Đội ngũ CNTT rà soát yêu cầu giấy phép phần mềm mới trước khi cấp quyền truy cập.
Mẫu biểu mẫu yêu cầu giấy phép phần mềm
Quản lý yêu cầu giấy phép phần mềm với thông tin người yêu cầu, nhu cầu kinh doanh, tên sản phẩm, loại giấy phép, số lượng, trung tâm chi phí, phê duyệt của người phụ trách ngân sách, ngày gia hạn, trạng thái xử lý và kế hoạch thu hồi.
Dành cho đội ngũ CNTT và người phụ trách ngân sách cần một quy trình kiểm soát cho yêu cầu phần mềm, rà soát chi phí, gia hạn và quyết định thu hồi giấy phép.
Tùy chỉnh danh mục phần mềm, định tuyến phê duyệt, trường dữ liệu chi phí, nhắc gia hạn, mốc kiểm tra thu hồi và bảng tổng quan để phù hợp với quy trình quản lý giấy phép của bạn. Xem trước quy trình yêu cầu giấy phép phần mềm, sau đó tùy chỉnh trường dữ liệu yêu cầu, quy tắc phê duyệt, nhắc gia hạn và bảng tổng quan CNTT cho đội ngũ của bạn.
Quy trình tương tácXem trước chính
Mở bản xem trước mẫu trực tiếpXem quy trình đang chạy trước khi dùng mẫu.Mở xem trước trực tiếp
Tổng quan
Mẫu này giúp bạn quản lý gì
Sử dụng biểu mẫu yêu cầu giấy phép phần mềm này để phê duyệt nhu cầu phần mềm, theo dõi số lượng và chi phí giấy phép, quản lý xử lý, giám sát gia hạn và ghi nhận quyết định thu hồi trước khi giấy phép không dùng đến trở thành chi phí định kỳ.
Phù hợp với ai
Những đội ngũ hưởng lợi nhiều nhất từ mẫu này
Người phụ trách ngân sách kiểm tra trung tâm chi phí, số lượng giấy phép và nhu cầu kinh doanh trước khi phê duyệt.
Đội ngũ mua sắm hoặc tài chính theo dõi chi phí phần mềm định kỳ và rủi ro gia hạn.
Đội ngũ bảo mật và vận hành CNTT ghi nhận quyết định phê duyệt, xử lý và thu hồi giấy phép.
Nhà quản lý thay thế các yêu cầu phần mềm không chính thức bằng lịch sử yêu cầu và gia hạn có thể tra cứu.
Bao gồm những gì
Các quy trình và thành phần có trong mẫu này
Quy trình chính
Tiếp nhận yêu cầu giấy phép phần mềm
Thu thập thông tin người yêu cầu, tên sản phẩm, loại giấy phép, số lượng, nhu cầu kinh doanh, trung tâm chi phí, người phụ trách ngân sách và tệp đính kèm.
Theo dõi chi phí, phê duyệt và xử lý
Định tuyến phê duyệt, ghi nhận quyết định ngân sách, theo dõi trạng thái cấp phát và lưu lại việc phân bổ giấy phép đã hoàn tất.
Bảng tổng quan gia hạn và thu hồi
Theo dõi yêu cầu đang chờ, chi phí đã được phê duyệt, các kỳ gia hạn sắp tới, giấy phép có thể thu hồi và các tác vụ xử lý quá hạn.
Thành phần bao gồm
- Biểu mẫu yêu cầu giấy phép phần mềm
- Nhật ký xử lý giấy phép
- Sổ đăng ký giấy phép phần mềm
- Hàng đợi yêu cầu giấy phép đang chờ
- Bảng tổng quan yêu cầu giấy phép
- Nhắc gia hạn
- Thông báo thu hồi
- Người yêu cầu
- Người phụ trách ngân sách
- Vận hành CNTT
Vì sao các đội ngũ sử dụng mẫu này
Vì sao quy trình này hiệu quả
- Giúp yêu cầu giấy phép phần mềm minh bạch từ nhu cầu kinh doanh đến phê duyệt và cấp phát.
- Hỗ trợ người phụ trách ngân sách rà soát chi phí, số lượng và tác động gia hạn trước khi mua giấy phép mới.
- Cung cấp cho CNTT một hàng đợi trực tiếp cho các phê duyệt đang chờ, xử lý, gia hạn và theo dõi tiếp việc thu hồi.
- Lưu trữ quyết định về giấy phép để dễ tra cứu khi kiểm toán, rà soát chi phí và lập kế hoạch gia hạn với nhà cung cấp.
- Giảm chi phí phần mềm ngoài kiểm soát bằng cách liên kết yêu cầu, phê duyệt và hành động thu hồi.
Xác minh trực tiếpXem trước trong tab mới
Xem quy trình trong ngữ cảnh thực tếXem quy trình đang chạy trước khi dùng mẫu.Xác minh trực tiếp
Xem trước mẫu
Xem mẫu hiển thị trên các chế độ xem chính
Tiếp nhận yêu cầu giấy phép phần mềm
Thu thập sản phẩm, loại giấy phép, số lượng, trung tâm chi phí, nhu cầu kinh doanh, tệp đính kèm, trạng thái phê duyệt và ngày gia hạn.
Chế độ xem phê duyệt và xử lý giấy phép
Theo dõi phê duyệt ngân sách, xử lý của CNTT, người phụ trách gia hạn, kế hoạch thu hồi và cập nhật trạng thái mà không cần bàn giao qua bảng tính.
Bảng tổng quan giấy phép phần mềm
Xem các yêu cầu đang mở, giấy phép đã phê duyệt, kỳ gia hạn sắp tới, người phụ trách chi phí và tác vụ thu hồi trong một bảng tổng quan.
Cách hoạt động
Từ thiết lập đến triển khai
Người yêu cầu gửi nhu cầu phần mềm, thông tin sản phẩm, số lượng, trung tâm chi phí và lý do kinh doanh.
Người phụ trách ngân sách hoặc quản lý rà soát chi phí, nhu cầu sử dụng và mức độ phù hợp với chính sách trước khi phê duyệt.
CNTT hoặc bộ phận mua sắm xử lý yêu cầu đã được phê duyệt và ghi nhận chi tiết cấp phát.
Bảng tổng quan hiển thị các yêu cầu đang chờ, giấy phép đã phê duyệt, ngày gia hạn và các giấy phép có thể thu hồi.
Các bản ghi đã hoàn tất lưu lại lịch sử phê duyệt, bối cảnh chi phí, ghi chú gia hạn và quyết định thu hồi.
Câu hỏi thường gặp
Câu hỏi thường gặp về mẫu này
Mẫu biểu mẫu yêu cầu giấy phép phần mềm này bao gồm những gì?
Mẫu bao gồm tiếp nhận yêu cầu giấy phép, phê duyệt ngân sách, theo dõi xử lý của CNTT, ngày gia hạn, theo dõi tiếp việc thu hồi, bảng tổng quan và bản ghi mẫu.
Có thể tùy chỉnh quy tắc phê duyệt và danh mục giấy phép không?
Có. Bạn có thể thay đổi danh mục phần mềm, trường dữ liệu chi phí, vai trò người phê duyệt, giá trị trạng thái, nhắc gia hạn, quyền truy cập và chế độ xem bảng tổng quan.
Ai nên sử dụng mẫu này?
Mẫu được thiết kế cho CNTT, mua sắm, tài chính và người phụ trách ngân sách cần kiểm soát tốt hơn các yêu cầu phần mềm và chi phí giấy phép.
Mẫu có hỗ trợ quản lý gia hạn và giấy phép không sử dụng không?
Có. Mẫu bao gồm ngày gia hạn, kế hoạch thu hồi và bảng tổng quan để các đội ngũ rà soát giấy phép trước khi chi phí lặp lại.
Tình huống sử dụng
Xem các tình huống sử dụng liên quan cho mẫu này
10 mẫu
Phần mềm rà soát quyền truy cập người dùng
Lập kế hoạch rà soát quyền truy cập người dùng với danh mục quyền truy cập, xác nhận của người phụ trách, ghi chú ngoại lệ, tác vụ thu hồi, bằng chứng và theo dõi trạng thái sẵn sàng cho kiểm toán.
Biểu mẫu yêu cầu cấp quyền truy cập / Biểu mẫu yêu cầu tài khoản người dùng / Yêu cầu cấp quyền truy cập VPN17 mẫuMẫu quy trình truy cập và bảo mật
Dùng trung tâm này cho yêu cầu truy cập, rà soát quyền hạn, kiểm soát khách đến thăm, xử lý ngoại lệ và các quy trình vận hành liên quan đến bảo mật.
Biểu mẫu yêu cầu cấp quyền truy cập / Biểu mẫu yêu cầu tài khoản người dùng / Yêu cầu cấp quyền truy cập VPNBộ quy trình
Xem mẫu này phù hợp ở đâu trong một quy trình đầy đủ
15 mẫu
Bộ mẫu quy trình kiểm soát yêu cầu truy cập & bảo mật
Kết nối các quy trình yêu cầu truy cập, thiết lập tài khoản, truy cập VPN và truy cập đặc quyền, ngoại lệ chính sách, xác nhận, kiểm soát khách ra vào và bàn giao chìa khóa.
01 Ghi nhận nhu cầu truy cập02 Rà soát truy cập đặc quyền và truy cập từ xa03 Kiểm soát xác nhận và chìa khóa04 Theo dõi quyền ra vào của kháchBiểu mẫu yêu cầu cấp quyền truy cập / Biểu mẫu yêu cầu tài khoản người dùng / Yêu cầu cấp quyền truy cập VPN11 mẫuBộ quy trình quản lý thay đổi IT
Lập kế hoạch cho yêu cầu thay đổi IT, rà soát tác động, định tuyến phê duyệt, nhiệm vụ triển khai, phương án hoàn tác, xác nhận và kết thúc sẵn sàng cho kiểm toán.
01 Ghi nhận yêu cầu thay đổi02 Rà soát rủi ro và phê duyệt03 Điều phối triển khai04 Xác nhận và kết thúcPhần mềm kiểm soát thay đổi / Yêu cầu ngoại lệ chính sách / Biểu mẫu yêu cầu cấp quyền truy cậpHướng dẫn
Lập kế hoạch quy trình liên quan đến mẫu này
Mẫu liên quan
Thêm mẫu gần với quy trình này
Bắt đầu với mẫu này
Xem trước trước, rồi tùy chỉnh cho đội ngũ của bạn
Bắt đầu từ quy trình dựng sẵn, điều chỉnh trường dữ liệu và trạng thái, rồi triển khai một ứng dụng Jodoo phù hợp với đội ngũ của bạn.