Đội ngũ tài chính cần một cách thống nhất để rà soát tạm ứng công tác trước khi thanh toán.
Mẫu biểu mẫu yêu cầu tạm ứng công tác
Thu thập và phê duyệt tạm ứng công tác cho nhân viên với thông tin chuyến đi, số tiền đề nghị, mã ngân sách, kiểm tra chính sách, trạng thái thanh toán và bước bàn giao sang báo cáo chi phí trong cùng một quy trình.
Dành cho đội ngũ tài chính và người phê duyệt tại các phòng ban cần một cách rõ ràng hơn để đi từ tiếp nhận yêu cầu đến thanh toán và đối soát.
Tùy chỉnh các trường dữ liệu yêu cầu, vai trò phê duyệt, điểm kiểm tra thanh toán, nhắc việc và bảng tổng quan theo chính sách công tác của bạn. Xem trước quy trình tạm ứng công tác, sau đó tùy chỉnh trường dữ liệu, người phê duyệt, chế độ xem trạng thái, nhắc việc và bảng tổng quan tài chính cho đội ngũ của bạn.
Quy trình tương tácXem trước chính
Mở bản xem trước mẫu trực tiếpXem quy trình đang chạy trước khi dùng mẫu.Mở xem trước trực tiếp
Tổng quan
Mẫu này giúp bạn quản lý gì
Dùng biểu mẫu yêu cầu tạm ứng công tác này để thu thập thông tin chuyến đi, số tiền tạm ứng đề nghị, mã ngân sách, kiểm tra chính sách, phê duyệt của quản lý, trạng thái thanh toán và theo dõi đối soát trước và sau chuyến công tác của nhân viên.
Phù hợp với ai
Những đội ngũ hưởng lợi nhiều nhất từ mẫu này
Quản lý phòng ban kiểm tra mục đích chuyến đi, số tiền đề nghị, mã ngân sách và mức độ phù hợp với chính sách trước khi phê duyệt.
Các đội ngũ muốn thay thế yêu cầu tạm ứng qua email bằng bản ghi có thể tìm kiếm và lịch sử trạng thái rõ ràng.
Bộ phận vận hành tài chính theo dõi các khoản tạm ứng đã thanh toán, bị từ chối hoặc vẫn đang chờ phê duyệt.
Đội ngũ kế toán liên kết khoản thanh toán tạm ứng với báo cáo chi phí phát sinh sau đó và công việc đối soát.
Bao gồm những gì
Các quy trình và thành phần có trong mẫu này
Quy trình chính
Tiếp nhận yêu cầu tạm ứng công tác
Ghi nhận người đi công tác, mục đích chuyến đi, điểm đến, ngày đi, số tiền đề nghị, mã ngân sách, tệp đính kèm và ghi chú chính sách trước khi bắt đầu phê duyệt.
Rà soát ngân sách, chính sách và thanh toán
Chuyển yêu cầu qua phê duyệt của quản lý và tài chính, ghi nhận ngoại lệ, xác nhận điều kiện thanh toán và cập nhật trạng thái cho người yêu cầu.
Bảng tổng quan thanh toán tạm ứng
Theo dõi các phê duyệt đang chờ, khoản tạm ứng đã thanh toán, đối soát quá hạn, mức độ sử dụng ngân sách và hàng đợi ngoại lệ trong một nơi.
Thành phần bao gồm
- Biểu mẫu yêu cầu tạm ứng công tác
- Nhật ký thanh toán và đối soát
- Sổ đăng ký tạm ứng công tác
- Hàng đợi yêu cầu tạm ứng đang chờ
- Bảng tổng quan tạm ứng công tác
- Nhắc phê duyệt
- Nhắc đối soát
- Người yêu cầu
- Quản lý phòng ban
- Tài chính
Vì sao các đội ngũ sử dụng mẫu này
Vì sao quy trình này hiệu quả
- Giữ kết nối giữa thông tin yêu cầu, phê duyệt, trạng thái thanh toán và ghi chú đối soát trong một bản ghi.
- Giảm trao đổi qua lại bằng cách làm rõ các thông tin bắt buộc về chuyến đi, ngân sách và chính sách ngay từ bước tiếp nhận.
- Cung cấp cho bộ phận tài chính góc nhìn trực tiếp về các khoản tạm ứng chưa thanh toán, đã thanh toán, bị từ chối và chưa đối soát.
- Tạo lịch sử có thể tìm kiếm cho việc kiểm tra thanh toán, rà soát kiểm toán và theo dõi cuối tháng.
- Giúp quản lý phê duyệt tạm ứng công tác nhanh hơn mà vẫn kiểm soát tốt ngân sách và việc tuân thủ chính sách.
Xác minh trực tiếpXem trước trong tab mới
Xem quy trình trong ngữ cảnh thực tếXem quy trình đang chạy trước khi dùng mẫu.Xác minh trực tiếp
Xem trước mẫu
Xem mẫu hiển thị trên các chế độ xem chính
Tiếp nhận yêu cầu tạm ứng công tác
Thu thập thông tin chuyến đi, số tiền đề nghị, mã ngân sách, phê duyệt, tệp đính kèm và trạng thái thanh toán trong một biểu mẫu có cấu trúc.
Chế độ xem phê duyệt và thanh toán tạm ứng
Theo dõi phê duyệt của quản lý, rà soát của tài chính, trạng thái thanh toán và người phụ trách đối soát mà không cần theo dõi bằng bảng tính.
Bảng tổng quan tạm ứng công tác
Xem các yêu cầu đang mở, khoản tạm ứng đã thanh toán, đối soát quá hạn và ngoại lệ chính sách từ bảng tổng quan trực tiếp.
Cách hoạt động
Từ thiết lập đến triển khai
Một nhân viên gửi yêu cầu tạm ứng công tác kèm thông tin chuyến đi, số tiền đề nghị, mã ngân sách và tệp hỗ trợ.
Quản lý phòng ban rà soát mục đích công việc, số tiền và mức độ phù hợp với chính sách trước khi phê duyệt hoặc từ chối yêu cầu.
Bộ phận tài chính kiểm tra ngân sách và điều kiện thanh toán, ghi nhận ngoại lệ và cập nhật trạng thái thanh toán.
Bảng tổng quan hiển thị các phê duyệt đang chờ, khoản tạm ứng đã thanh toán và các yêu cầu đang chờ đối soát với báo cáo chi phí.
Các bản ghi đã hoàn tất vẫn được lưu lại để phục vụ rà soát kiểm toán, lập báo cáo và cải thiện chính sách công tác trong tương lai.
Câu hỏi thường gặp
Câu hỏi thường gặp về mẫu này
Mẫu biểu mẫu yêu cầu tạm ứng công tác này gồm những gì?
Mẫu bao gồm bước tiếp nhận yêu cầu, phê duyệt của quản lý, rà soát của tài chính, theo dõi trạng thái thanh toán, theo dõi đối soát, bảng tổng quan và các bản ghi mẫu.
Bộ phận tài chính có thể tùy chỉnh các trường dữ liệu và luồng phê duyệt không?
Có. Bạn có thể thay đổi các trường dữ liệu yêu cầu, vai trò phê duyệt, giá trị trạng thái, điểm kiểm tra thanh toán, nhắc việc, quyền hạn và chế độ xem bảng tổng quan.
Ai nên sử dụng mẫu này?
Mẫu được thiết kế cho đội ngũ tài chính, quản lý phòng ban và đội ngũ kế toán xử lý việc phê duyệt và đối soát tạm ứng công tác cho nhân viên.
Mẫu này có thể kết nối với báo cáo chi phí phát sinh sau đó không?
Có. Mẫu có các trường dữ liệu và bước quy trình để liên kết từng khoản tạm ứng với báo cáo chi phí phát sinh sau đó và công việc theo dõi đối soát.
Tình huống sử dụng
Xem các tình huống sử dụng liên quan cho mẫu này
9 mẫu
Hệ thống phê duyệt công tác
Xây dựng hệ thống phê duyệt công tác cho yêu cầu đi công tác, kiểm tra chính sách, xét duyệt của quản lý, tạm ứng công tác, bàn giao hoàn ứng và khả năng theo dõi cho bộ phận tài chính.
Mẫu hoàn trả chi phí đi lại / Biểu mẫu hoàn ứng chi phí đi công tác / Mẫu biểu mẫu yêu cầu tạm ứng công tác26 mẫuMẫu phê duyệt tài chính
Bắt đầu tại đây với các quy trình phê duyệt ngân sách, chi phí, hóa đơn, thanh toán, tín dụng và bút toán cần kiểm soát chặt chẽ hơn.
Quy trình phê duyệt ngân sách / Quy trình phê duyệt chi phí / Trình theo dõi công nợ phải trảBộ quy trình
Xem mẫu này phù hợp ở đâu trong một quy trình đầy đủ
12 mẫu
Bộ quy trình phê duyệt thanh toán
Kết nối yêu cầu thanh toán, phê duyệt hóa đơn, kiểm soát giải ngân ACH, yêu cầu thanh toán bằng séc, theo dõi thanh toán cho nhà cung cấp và theo dõi tiếp của bộ phận AP.
01 Tiếp nhận yêu cầu thanh toán02 Xác minh hóa đơn và bối cảnh AP03 Kiểm soát giải ngân thanh toán04 Theo dõi tiếp thanh toánBiểu mẫu yêu cầu thanh toán / Yêu cầu thanh toán mua hàng / Quy trình phê duyệt hóa đơn AP17 mẫuBộ quy trình kiểm soát phê duyệt tài chính
Đưa phê duyệt ngân sách, chi phí, hóa đơn, thanh toán, CapEx, tín dụng và bút toán vào một quy trình kiểm soát tài chính rõ ràng hơn.
01 Tiếp nhận yêu cầu tài chính02 Rà soát ngân sách và bối cảnh chính sách03 Định tuyến phê duyệt có kiểm soát04 Theo dõi thanh toán và xử lý tiếpQuy trình phê duyệt ngân sách / Quy trình phê duyệt chi phí / Mẫu hoàn trả chi phí đi lạiMẫu liên quan
Thêm mẫu gần với quy trình này
Bắt đầu với mẫu này
Xem trước trước, rồi tùy chỉnh cho đội ngũ của bạn
Bắt đầu từ quy trình dựng sẵn, điều chỉnh trường dữ liệu và trạng thái, rồi triển khai một ứng dụng Jodoo phù hợp với đội ngũ của bạn.