nhân viên và quản lý gửi thông tin biểu mẫu hoàn ứng chi phí đi công tác với ngày đi, danh mục chi phí, chứng từ biên lai, tổng số tiền yêu cầu, ngoại lệ chính sách, quyết định phê duyệt và trạng thái chi trả.
Mẫu hoàn ứng chi phí đi công tác
Rà soát các yêu cầu hoàn ứng chi phí đi công tác với bối cảnh chuyến đi, chứng từ biên lai, ngoại lệ chính sách, định tuyến phê duyệt và trạng thái chi trả.
Được xây dựng cho đội ngũ tài chính cần quy trình thu thập biên lai rõ ràng hơn, rà soát ngoại lệ và theo dõi trạng thái chi trả sau các chuyến công tác.
Tùy chỉnh danh mục yêu cầu, quy tắc biên lai, định tuyến phê duyệt và bảng tổng quan hoàn ứng để phù hợp với chính sách chi phí của bạn. Xem trước quy trình Biểu mẫu hoàn ứng chi phí đi công tác, sau đó tùy chỉnh trường dữ liệu, chế độ xem, vai trò và tự động hóa cho đội ngũ của bạn.
Quy trình tương tácXem trước chính
Mở bản xem trước mẫu trực tiếpXem quy trình đang chạy trước khi dùng mẫu.Mở xem trước trực tiếp
Tổng quan
Mẫu này giúp bạn quản lý gì
Đội ngũ tài chính và vận hành sử dụng mẫu này khi nhân viên gửi chi phí công tác sau các chuyến đi, sự kiện hoặc công việc hiện trường. Mẫu giúp tập trung ngày đi, danh mục chi phí, chứng từ biên lai, ngoại lệ chính sách, lịch sử phê duyệt và trạng thái chi trả vào cùng một nơi để người rà soát có thể xử lý chứng từ hoặc thông tin còn thiếu trước khi hoàn ứng được giải ngân.
Phù hợp với ai
Những đội ngũ hưởng lợi nhiều nhất từ mẫu này
bộ phận tài chính và người phê duyệt rà soát biên lai còn thiếu, ngoại lệ chính sách, định tuyến phê duyệt, yêu cầu trùng lặp và mức độ sẵn sàng chi trả trước khi bản ghi được chuyển tiếp.
quản lý vận hành tài chính theo dõi các yêu cầu hoàn ứng chi phí đi công tác, phê duyệt đang chờ xử lý, tồn đọng ngoại lệ và trạng thái đã chi trả từ một không gian làm việc chung.
Bao gồm những gì
Các quy trình và thành phần có trong mẫu này
Quy trình chính
Tiếp nhận biểu mẫu hoàn ứng chi phí đi công tác.
Ghi nhận ngày đi, danh mục chi phí, chứng từ biên lai, tổng số tiền yêu cầu, ngoại lệ chính sách, quyết định phê duyệt và trạng thái chi trả mà không buộc đội ngũ phải dựng lại bối cảnh về sau.
Luồng xét duyệt và quyết định.
Chuyển các trường hợp thiếu biên lai, ngoại lệ chính sách, định tuyến phê duyệt, yêu cầu trùng lặp và mức độ sẵn sàng chi trả đến đúng người phụ trách với trạng thái, nhận xét và lời nhắc hiển thị rõ ràng.
Khả năng theo dõi ngoại lệ và công việc tiếp theo.
Theo dõi các yêu cầu hoàn ứng chi phí đi công tác, phê duyệt đang chờ xử lý, tồn đọng ngoại lệ và trạng thái đã chi trả để dễ xử lý các công việc tồn lâu, thông tin còn thiếu và ngoại lệ chưa được giải quyết.
Bản ghi sẵn sàng cho báo cáo.
Lưu giữ lịch sử có thể tìm kiếm, quyết định của người phụ trách, dấu thời gian và ghi chú theo dõi tiếp để phục vụ kiểm toán và các công việc lặp lại.
Thành phần bao gồm
- Yêu cầu kê khai chi phí
- Ghi chú theo dõi tiếp yêu cầu đã gửi
- Các dòng chi phí
- Nhật ký trạng thái hoàn ứng
- Yêu cầu đang chờ phê duyệt
- Hàng đợi hồ sơ gửi mới
- Hàng đợi rà soát hồ sơ gửi
- Hàng đợi ngoại lệ biên lai
- Nhắc nhở thiếu biên lai
- Nhắc nhở yêu cầu chưa hoàn chỉnh
- Cảnh báo phê duyệt cho quản lý
- Thông báo hoàn tất hoàn ứng
- Nhân viên yêu cầu
- Quản lý trực tiếp
- Nhân viên xử lý tài chính
Vì sao các đội ngũ sử dụng mẫu này
Vì sao quy trình này hiệu quả
- Giữ ngày đi, danh mục chi phí, chứng từ biên lai, tổng số tiền yêu cầu, ngoại lệ chính sách, quyết định phê duyệt và trạng thái chi trả trong một bản ghi sẵn sàng để rà soát.
- Giúp biên lai còn thiếu, ngoại lệ chính sách, định tuyến phê duyệt, yêu cầu trùng lặp và mức độ sẵn sàng chi trả được hiển thị rõ trước khi công việc chuyển sang bước tiếp theo.
- Cung cấp cho đội ngũ tài chính, vận hành và phê duyệt một nơi theo dõi chung về các yêu cầu hoàn ứng chi phí đi công tác, phê duyệt đang chờ xử lý, tồn đọng ngoại lệ và trạng thái đã chi trả.
Xác minh trực tiếpXem trước trong tab mới
Xem quy trình trong ngữ cảnh thực tếXem quy trình đang chạy trước khi dùng mẫu.Xác minh trực tiếp
Xem trước mẫu
Xem mẫu hiển thị trên các chế độ xem chính
Hàng đợi biểu mẫu hoàn ứng chi phí đi công tác.
Rà soát các yêu cầu hoàn ứng chi phí đi công tác, phê duyệt đang chờ xử lý, tồn đọng ngoại lệ và trạng thái đã chi trả từ một hàng đợi dùng chung.
Biểu mẫu hoàn ứng chi phí đi công tác.
Ghi nhận ngày đi, danh mục chi phí, chứng từ biên lai, tổng số tiền yêu cầu, ngoại lệ chính sách, quyết định phê duyệt và trạng thái chi trả trong một bản ghi.
Bảng tổng quan biểu mẫu hoàn ứng chi phí đi công tác.
Theo dõi các yêu cầu hoàn ứng chi phí đi công tác, phê duyệt đang chờ xử lý, tồn đọng ngoại lệ và trạng thái đã chi trả trên các bản ghi đang mở và đã hoàn tất.
Cách hoạt động
Từ thiết lập đến triển khai
Người gửi mở biểu mẫu hoàn ứng chi phí đi công tác và cung cấp ngày đi, danh mục chi phí, chứng từ biên lai, tổng số tiền yêu cầu, ngoại lệ chính sách, quyết định phê duyệt và trạng thái chi trả.
bộ phận tài chính và người phê duyệt rà soát bản ghi, yêu cầu bổ sung thông tin còn thiếu và ghi lại quyết định hoặc ngoại lệ.
Người phụ trách cập nhật trạng thái, phân công theo dõi tiếp và liên tục thông báo cho người yêu cầu hoặc các bên liên quan khi công việc được xử lý.
Các bản ghi đã hoàn tất vẫn có thể tìm kiếm cùng với quyết định, bằng chứng, dấu thời gian và lịch sử theo dõi tiếp để phục vụ báo cáo hoặc kiểm toán.
Câu hỏi thường gặp
Câu hỏi thường gặp về mẫu này
Mẫu hoàn ứng chi phí đi công tác này bao gồm những gì?
Mẫu bao gồm ngày đi, danh mục chi phí, chứng từ biên lai, tổng số tiền yêu cầu, ngoại lệ chính sách, quyết định phê duyệt và trạng thái chi trả, cùng với các chế độ xem rà soát, theo dõi trạng thái và ghi chú theo dõi tiếp cho đội ngũ tài chính, vận hành và phê duyệt.
Có thể tùy chỉnh trường dữ liệu và quy trình không?
Có. Bạn có thể thay đổi trường dữ liệu của biểu mẫu, logic xác thực, chế độ xem, trạng thái, vai trò, bảng tổng quan và tự động hóa để phù hợp với quy trình của mình.
Đội nhóm có thể sử dụng mẫu trên thiết bị di động không?
Có. Đội ngũ có thể gửi, rà soát và cập nhật bản ghi từ máy tính hoặc thiết bị di động.
Người rà soát có thể phát hiện thông tin còn thiếu trước khi công việc được chuyển tiếp không?
Có. Người rà soát có thể đánh dấu thông tin còn thiếu, yêu cầu cập nhật, phân công người phụ trách và theo dõi biên lai còn thiếu, ngoại lệ chính sách, định tuyến phê duyệt, yêu cầu trùng lặp và mức độ sẵn sàng chi trả.
Mẫu này phù hợp nhất với những đội nhóm nào?
Mẫu này phù hợp nhất với đội ngũ tài chính, vận hành và phê duyệt cần một cách rõ ràng hơn để quản lý các yêu cầu hoàn ứng chi phí đi công tác, phê duyệt đang chờ xử lý, tồn đọng ngoại lệ và trạng thái đã chi trả.
AI có thể hỗ trợ điều chỉnh mẫu này không?
Có. AI có thể giúp điều chỉnh trường dữ liệu, chế độ xem, tự động hóa và các bước quy trình cho quy trình biểu mẫu hoàn ứng chi phí đi công tác của bạn.
Tình huống sử dụng
Xem các tình huống sử dụng liên quan cho mẫu này
6 mẫu
phần mềm quản lý chi phí
Quản lý việc gửi chi phí, kiểm tra biên lai, ngoại lệ chính sách, phê duyệt, bàn giao hoàn phí và báo cáo trong một quy trình có thể cấu hình.
Quy trình phê duyệt chi phí / Yêu Cầu Hoàn Trả Chi Phí / Biểu mẫu yêu cầu thanh toán chi phí6 mẫuphần mềm hoàn trả chi phí
Đưa yêu cầu hoàn phí từ chứng từ đầy đủ qua quản lý và tài chính kiểm tra đến trạng thái sẵn sàng thanh toán và đã thanh toán rõ ràng.
Yêu Cầu Hoàn Trả Chi Phí / Quy trình phê duyệt chi phí / Biểu mẫu yêu cầu thanh toán chi phí5 mẫuphần mềm quản lý chi phí công tác
Liên kết chuyến đi đã duyệt, chi phí thực tế, biên lai, kiểm tra chính sách, tạm ứng, ngoại lệ và theo dõi hoàn phí.
Biểu mẫu hoàn ứng chi phí đi công tác / Mẫu hoàn trả chi phí đi lại / Biểu mẫu yêu cầu đi công tác9 mẫuHệ thống phê duyệt công tác
Xây dựng hệ thống phê duyệt công tác cho yêu cầu đi công tác, kiểm tra chính sách, xét duyệt của quản lý, tạm ứng công tác, bàn giao hoàn ứng và khả năng theo dõi cho bộ phận tài chính.
Mẫu hoàn trả chi phí đi lại / Biểu mẫu hoàn ứng chi phí đi công tác / Mẫu biểu mẫu yêu cầu tạm ứng công tác29 mẫuMẫu phê duyệt tài chính
Bắt đầu từ đây để chi tiêu, chi phí, thanh toán, chi trả, trả lại, theo đuổi AR, và phê duyệt tài chính mà cần kiểm soát mạnh hơn.
Trình theo dõi yêu cầu tài chính / Mẫu ứng dụng phê duyệt ngân sách / Quy trình phê duyệt chi phíBộ quy trình
Xem mẫu này phù hợp ở đâu trong một quy trình đầy đủ
So sánh phần mềm
So sánh các lựa chọn phần mềm liên quan đến mẫu này
5 mẫu
So sánh 5 phần mềm quản lý chi phí hàng đầu
So sánh Jodoo, Expensify, Ramp, SAP Concur và Zoho Expense về biên lai, phê duyệt, thẻ doanh nghiệp, công tác, báo cáo, bàn giao cho tài chính và điều chỉnh quy trình.
Quy trình phê duyệt chi phí / Yêu Cầu Hoàn Trả Chi Phí / Biểu mẫu yêu cầu thanh toán chi phí5 mẫuSo sánh 4 phần mềm hoàn trả chi phí hàng đầu
So sánh Jodoo, Zoho Expense, Rippling và Expensify về chứng từ đề nghị, phê duyệt, hồ sơ bị trả lại, trạng thái nhân viên có thể xem, hoàn trả chi phí và quản trị.
Yêu Cầu Hoàn Trả Chi Phí / Biểu mẫu yêu cầu thanh toán chi phí / Quy trình phê duyệt chi phí4 mẫutốt nhất phần mềm quản lý chi phí công tác：so sánh 4 lựa chọn
So sánh SAP Concur, Jodoo, Navan và Perk về năng lực, trường hợp phù hợp và giới hạn sản phẩm đối với biên lai, chính sách, ngoại lệ, hoàn trả chi phí, thẻ doanh nghiệp, đặt dịch vụ và tạm ứng.
Biểu mẫu hoàn ứng chi phí đi công tác / Biểu mẫu yêu cầu đi công tác / Quy trình phê duyệt chi phíHướng dẫn
Lập kế hoạch quy trình liên quan đến mẫu này
Cẩm nang
Hướng dẫn quy trình phê duyệt công tác
Lập kế hoạch quy trình phê duyệt công tác cho yêu cầu đi công tác, kiểm tra chính sách, rà soát của quản lý, tạm ứng công tác, bàn giao hoàn ứng và theo dõi tài chính.
Cẩm nangHướng dẫn quy trình quản lý chi phí
Lập kế hoạch quy trình quản lý chi phí cho yêu cầu của nhân viên, chứng từ chi phí, rà soát chính sách, phê duyệt, hoàn trả chi phí và theo dõi tiếp từ bộ phận tài chính.
Mẫu liên quan
Thêm mẫu gần với quy trình này
Bắt đầu với mẫu này
Xem trước trước, rồi tùy chỉnh cho đội ngũ của bạn
Bắt đầu từ quy trình dựng sẵn, điều chỉnh trường dữ liệu và trạng thái, rồi triển khai một ứng dụng Jodoo phù hợp với đội ngũ của bạn.