nhân viên và quản lý gửi thông tin biểu mẫu hoàn ứng chi phí đi công tác với ngày đi, danh mục chi phí, chứng từ biên lai, tổng số tiền yêu cầu, ngoại lệ chính sách, quyết định phê duyệt và trạng thái chi trả.
Mẫu hoàn ứng chi phí đi công tác
Rà soát các yêu cầu hoàn ứng chi phí đi công tác với bối cảnh chuyến đi, chứng từ biên lai, ngoại lệ chính sách, định tuyến phê duyệt và trạng thái chi trả.
Được xây dựng cho đội ngũ tài chính cần quy trình thu thập biên lai rõ ràng hơn, rà soát ngoại lệ và theo dõi trạng thái chi trả sau các chuyến công tác.
Tùy chỉnh danh mục yêu cầu, quy tắc biên lai, định tuyến phê duyệt và bảng tổng quan hoàn ứng để phù hợp với chính sách chi phí của bạn. Xem trước quy trình Biểu mẫu hoàn ứng chi phí đi công tác, sau đó tùy chỉnh trường dữ liệu, chế độ xem, vai trò và tự động hóa cho đội ngũ của bạn.
Quy trình tương tácXem trước chính
Mở bản xem trước trực tiếpXem luồng thực tế trước khi dùng mẫu.Mở xem trước
Tổng quan
Mẫu này giúp bạn quản lý gì
Đội ngũ tài chính và vận hành sử dụng mẫu này khi nhân viên gửi chi phí công tác sau các chuyến đi, sự kiện hoặc công việc hiện trường. Mẫu giúp tập trung ngày đi, danh mục chi phí, chứng từ biên lai, ngoại lệ chính sách, lịch sử phê duyệt và trạng thái chi trả vào cùng một nơi để người rà soát có thể xử lý chứng từ hoặc thông tin còn thiếu trước khi hoàn ứng được giải ngân.
Phù hợp với ai
Những đội ngũ hưởng lợi nhiều nhất từ mẫu này
bộ phận tài chính và người phê duyệt rà soát biên lai còn thiếu, ngoại lệ chính sách, định tuyến phê duyệt, yêu cầu trùng lặp và mức độ sẵn sàng chi trả trước khi bản ghi được chuyển tiếp.
quản lý vận hành tài chính theo dõi các yêu cầu hoàn ứng chi phí đi công tác, phê duyệt đang chờ xử lý, tồn đọng ngoại lệ và trạng thái đã chi trả từ một không gian làm việc chung.
Bao gồm những gì
Các quy trình và thành phần có trong mẫu này
Quy trình chính
Tiếp nhận biểu mẫu hoàn ứng chi phí đi công tác.
Ghi nhận ngày đi, danh mục chi phí, chứng từ biên lai, tổng số tiền yêu cầu, ngoại lệ chính sách, quyết định phê duyệt và trạng thái chi trả mà không buộc đội ngũ phải dựng lại bối cảnh về sau.
Định tuyến rà soát và quyết định.
Chuyển các trường hợp thiếu biên lai, ngoại lệ chính sách, định tuyến phê duyệt, yêu cầu trùng lặp và mức độ sẵn sàng chi trả đến đúng người phụ trách với trạng thái, nhận xét và lời nhắc hiển thị rõ ràng.
Hiển thị ngoại lệ và theo dõi tiếp.
Theo dõi các yêu cầu hoàn ứng chi phí đi công tác, phê duyệt đang chờ xử lý, tồn đọng ngoại lệ và trạng thái đã chi trả để dễ xử lý các công việc tồn lâu, thông tin còn thiếu và ngoại lệ chưa được giải quyết.
Bản ghi sẵn sàng cho báo cáo.
Lưu trữ lịch sử có thể tìm kiếm, quyết định của người phụ trách, dấu thời gian và ghi chú theo dõi tiếp để phục vụ kiểm toán và công việc lặp lại.
Thành phần bao gồm
- Yêu cầu kê khai chi phí
- Ghi chú theo dõi tiếp hồ sơ gửi
- Các dòng chi phí
- Nhật ký trạng thái hoàn ứng
- Yêu cầu đang chờ phê duyệt
- Hàng đợi hồ sơ gửi mới
- Hàng đợi rà soát hồ sơ gửi
- Hàng đợi ngoại lệ biên lai
- Nhắc nhở thiếu biên lai
- Nhắc nhở hồ sơ gửi chưa đầy đủ
- Cảnh báo phê duyệt cho quản lý
- Thông báo hoàn tất hoàn ứng
- Nhân viên yêu cầu
- Quản lý trực tiếp
- Nhân viên xử lý tài chính
Vì sao các đội ngũ sử dụng mẫu này
Vì sao quy trình này hiệu quả
- Giữ ngày đi, danh mục chi phí, chứng từ biên lai, tổng số tiền yêu cầu, ngoại lệ chính sách, quyết định phê duyệt và trạng thái chi trả trong một bản ghi sẵn sàng để rà soát.
- Giúp biên lai còn thiếu, ngoại lệ chính sách, định tuyến phê duyệt, yêu cầu trùng lặp và mức độ sẵn sàng chi trả được hiển thị rõ trước khi công việc chuyển sang bước tiếp theo.
- Cung cấp cho đội ngũ tài chính, vận hành và phê duyệt một nơi theo dõi chung về các yêu cầu hoàn ứng chi phí đi công tác, phê duyệt đang chờ xử lý, tồn đọng ngoại lệ và trạng thái đã chi trả.
Xác minh trực tiếpXem trước trong tab mới
Xem quy trình trong ngữ cảnh thực tếXem luồng thực tế trước khi dùng mẫu.Xác minh trực tiếp
Xem trước mẫu
Xem mẫu hiển thị trên các chế độ xem chính
Hàng đợi biểu mẫu hoàn ứng chi phí đi công tác.
Rà soát các yêu cầu hoàn ứng chi phí đi công tác, phê duyệt đang chờ xử lý, tồn đọng ngoại lệ và trạng thái đã chi trả từ một hàng đợi dùng chung.
Biểu mẫu hoàn ứng chi phí đi công tác.
Ghi nhận ngày đi, danh mục chi phí, chứng từ biên lai, tổng số tiền yêu cầu, ngoại lệ chính sách, quyết định phê duyệt và trạng thái chi trả trong một bản ghi.
Bảng tổng quan biểu mẫu hoàn ứng chi phí đi công tác.
Theo dõi các yêu cầu hoàn ứng chi phí đi công tác, phê duyệt đang chờ xử lý, tồn đọng ngoại lệ và trạng thái đã chi trả trên các bản ghi đang mở và đã hoàn tất.
Cách hoạt động
Từ thiết lập đến triển khai
Người gửi mở biểu mẫu hoàn ứng chi phí đi công tác và cung cấp ngày đi, danh mục chi phí, chứng từ biên lai, tổng số tiền yêu cầu, ngoại lệ chính sách, quyết định phê duyệt và trạng thái chi trả.
bộ phận tài chính và người phê duyệt rà soát bản ghi, yêu cầu bổ sung thông tin còn thiếu và ghi lại quyết định hoặc ngoại lệ.
Người phụ trách cập nhật trạng thái, phân công theo dõi tiếp và giữ cho người yêu cầu hoặc các bên liên quan luôn được cập nhật khi công việc tiếp tục được xử lý.
Các bản ghi đã hoàn tất vẫn có thể tìm kiếm với quyết định, chứng từ, dấu thời gian và lịch sử theo dõi tiếp để phục vụ báo cáo hoặc kiểm toán.
Câu hỏi thường gặp
Câu hỏi thường gặp về mẫu này
Mẫu hoàn ứng chi phí đi công tác này bao gồm những gì?
Mẫu bao gồm ngày đi, danh mục chi phí, chứng từ biên lai, tổng số tiền yêu cầu, ngoại lệ chính sách, quyết định phê duyệt và trạng thái chi trả, cùng với các chế độ xem rà soát, theo dõi trạng thái và ghi chú theo dõi tiếp cho đội ngũ tài chính, vận hành và phê duyệt.
Có thể tùy chỉnh trường dữ liệu và quy trình không?
Có. Bạn có thể thay đổi trường dữ liệu của biểu mẫu, logic xác thực, chế độ xem, trạng thái, vai trò, bảng tổng quan và tự động hóa để phù hợp với quy trình của mình.
Đội ngũ có thể sử dụng trên thiết bị di động không?
Có. Đội ngũ có thể gửi, rà soát và cập nhật bản ghi từ máy tính hoặc thiết bị di động.
Người rà soát có thể phát hiện thông tin còn thiếu trước khi công việc được chuyển tiếp không?
Có. Người rà soát có thể đánh dấu thông tin còn thiếu, yêu cầu cập nhật, phân công người phụ trách và theo dõi biên lai còn thiếu, ngoại lệ chính sách, định tuyến phê duyệt, yêu cầu trùng lặp và mức độ sẵn sàng chi trả.
Mẫu này phù hợp nhất với ai?
Mẫu này phù hợp nhất với đội ngũ tài chính, vận hành và phê duyệt cần một cách rõ ràng hơn để quản lý các yêu cầu hoàn ứng chi phí đi công tác, phê duyệt đang chờ xử lý, tồn đọng ngoại lệ và trạng thái đã chi trả.
AI có thể hỗ trợ điều chỉnh mẫu này không?
Có. AI có thể giúp điều chỉnh trường dữ liệu, chế độ xem, tự động hóa và các bước quy trình cho quy trình biểu mẫu hoàn ứng chi phí đi công tác của bạn.
Tình huống sử dụng
Xem các tình huống sử dụng liên quan cho mẫu này
Mẫu liên quan
Thêm mẫu gần với quy trình này
Bắt đầu với mẫu này
Xem trước trước, rồi tùy chỉnh cho đội ngũ của bạn
Bắt đầu từ quy trình dựng sẵn, điều chỉnh trường dữ liệu và trạng thái, rồi triển khai một ứng dụng Jodoo phù hợp với đội ngũ của bạn.