Danh mục biểu mẫu
Tên, mục đích, đối tượng, người phụ trách, phòng ban, trạng thái hiện tại, ứng dụng nguồn và quy trình liên quan.
Tình huống sử dụng
Phần mềm quản lý biểu mẫu nghiệp vụ có kiểm soát
Quản trị biểu mẫu nghiệp vụ tái sử dụng, người phụ trách, quyền, hồ sơ đã gửi, thay đổi, chế độ xem làm việc và quyết định ngừng dùng giữa các đội.
- Mỗi biểu mẫu đều có người phụ trách và mục đích hiện tại rõ ràng
- Dữ liệu gửi luôn sẵn dùng cho các vai trò cần xử lý
- Thay đổi và biểu mẫu không dùng được phát hiện trước khi tạo rủi ro
Bắt đầu miễn phí. Không cần thẻ tín dụng.
Dành cho lãnh đạo vận hành, chủ quy trình, đội tuân thủ và quản trị viên ứng dụng.Dùng khi danh mục biểu mẫu nghiệp vụ phải lưu người phụ trách, bằng chứng, ngoại lệ và hành động tiếp theo.Cập nhật đồng thời trường, quyền, luồng, chế độ xem lọc và dashboard trong khi vẫn hiển thị người phụ trách và quyết định xem xét.
Cách phần mềm quản lý biểu mẫu vận hành
Thay biểu mẫu trùng lặp và vô chủ bằng danh mục hiển thị rõ để đội ngũ vận hành và thay đổi có trách nhiệm.
Phần mềm quản lý biểu mẫu giúp đội ngũ biết biểu mẫu nào đang hiện hành, ai phụ trách, ai xem được dữ liệu, dữ liệu gửi được dùng ra sao và điều gì xảy ra khi quy trình thay đổi. Đơn vị hữu ích không phải tệp trong thư mục mà là biểu mẫu được quản trị, gắn với hồ sơ và công việc nó tạo ra.
Danh mục biểu mẫu được quản trị
Gán cho mỗi biểu mẫu nghiệp vụ người phụ trách, phiên bản hiện tại và quyết định ngừng dùng
Quản lý định nghĩa biểu mẫu, quyền, yêu cầu thay đổi, mức sử dụng và trạng thái ngừng dùng như một danh mục thay vì dựa vào tên tệp và kinh nghiệm truyền miệng.
Hồ sơ kiểm soát
Trường dùng chung, quyền theo vai trò, dữ liệu nhạy cảm, kênh gửi, thông báo, nhu cầu lưu giữ và cách dùng tiếp theo.
Yêu cầu thay đổi
Trường hoặc quy tắc được yêu cầu, lý do, tác động, người xem xét, quyết định, kết quả kiểm thử, ngày phát hành và thông báo.
Rà soát danh mục
Khối lượng gửi, thiếu người phụ trách, biểu mẫu trùng, trường lỗi thời, biểu mẫu không dùng, ngoại lệ quyền và quyết định ngừng dùng.
Vòng đời biểu mẫu
Đăng ký, rà soát, phát hành và ngừng dùng biểu mẫu với trách nhiệm rõ ràng
Quản lý mỗi biểu mẫu như một tài sản nghiệp vụ có người phụ trách hiện tại, lộ trình thay đổi được duyệt, tín hiệu sử dụng và quyết định ngừng dùng rõ ràng.
- 1Đăng ký từng biểu mẫu đang dùng và người phụ tráchTên, mục đích, đối tượng, người phụ trách, phòng ban, trạng thái hiện tại, ứng dụng nguồn và quy trình liên quan.
- 2Chuẩn hóa trường dữ liệu, quyền truy cập và mục đíchTrường dùng chung, quyền theo vai trò, dữ liệu nhạy cảm, kênh gửi, thông báo, nhu cầu lưu giữ và cách dùng tiếp theo.
- 3Rà soát thay đổi và phát hành phiên bản hiện tạiTrường hoặc quy tắc được yêu cầu, lý do, tác động, người xem xét, quyết định, kết quả kiểm thử, ngày phát hành và thông báo.
- 4Theo dõi mức sử dụng, ngoại lệ và việc ngừng dùngKhối lượng gửi, thiếu người phụ trách, biểu mẫu trùng, trường lỗi thời, biểu mẫu không dùng, ngoại lệ quyền và quyết định ngừng dùng.
Quyết định và ngoại lệ
Xử lý biểu mẫu vô chủ và trùng lặp như ngoại lệ vận hành
Biểu mẫu không có người phụ trách hiện tại, mục đích rõ, quyền phù hợp hoặc người dùng tiếp theo phải vào hàng đợi rà soát. Chỉ hợp nhất phiên bản trùng khi đội ngũ hiểu hồ sơ và quyết định nào phụ thuộc vào chúng.
Cho phép quản trị viên được phê duyệt duy trì danh mục
Cho phép quản trị viên được phê duyệt thay đổi biểu mẫu và công việc liên quan
Cập nhật đồng thời trường, quyền, luồng, chế độ xem lọc và dashboard trong khi vẫn hiển thị người phụ trách và quyết định xem xét.
Dùng Jodoo cho biểu mẫu tiếp tục đóng vai trò hồ sơ nghiệp vụ đang hoạt động
- Biểu mẫu phòng ban tạo yêu cầu, vụ việc, phê duyệt, kiểm tra hoặc theo dõi.
- Danh mục cần người phụ trách, chế độ xem theo vai trò, quy trình và kiểm soát thay đổi.
- Đội ngũ muốn một không gian có thể cấu hình thay cho công cụ biểu mẫu và theo dõi riêng biệt.
Giữ hồ sơ chính thức và kiểm soát tài liệu trong đúng hệ thống chuyên trách
Dùng nền tảng quản lý hồ sơ hoặc tài liệu chuyên dụng khi lưu giữ pháp lý, nội dung được xác thực, lịch lưu chính thức, tài liệu kiểm soát, xử lý vòng đời hồ sơ hoặc quản trị nội dung doanh nghiệp định hình hệ thống lưu trữ chính thức.
Mẫu
Mẫu trong tình huống sử dụng này
9 mẫu đã xuất bản phù hợp với nhóm quy trình này.
Thêm tình huống sử dụng
Khám phá các nhóm quy trình liên quan
So sánh phần mềm
So sánh các lựa chọn phần mềm cho quy trình này
4 mẫu
Phần mềm tạo biểu mẫu tốt nhất: so sánh 5 mô hình
So sánh năm lựa chọn trình tạo biểu mẫu về trải nghiệm người điền, quy trình, hồ sơ, quyền, dashboard, tích hợp, quản trị và thế mạnh chuyên biệt.
Biểu mẫu yêu cầu mua hàng / Biểu mẫu yêu cầu thanh toán / Mẫu danh sách kiểm tra kiểm soát chất lượng4 mẫuGiải pháp thay thế Google Forms cho quy trình nghiệp vụ
So sánh Google Forms và Jodoo về biểu mẫu trực tuyến, phản hồi di động, quy trình, hàng đợi người phụ trách, hồ sơ liên kết, quyền, ngoại lệ và dashboard.
Biểu mẫu phản hồi khách hàng / Phần mềm biểu mẫu đăng ký sự kiện / Biểu mẫu yêu cầu tài khoản người dùng4 mẫuGiải pháp thay thế Microsoft Forms cho công việc nghiệp vụ được kết nối
So sánh Microsoft Forms và Jodoo về khảo sát và tiếp nhận, phê duyệt, hàng đợi người phụ trách, hồ sơ đã gửi, quyền, ngoại lệ và dashboard.
Danh sách kiểm tra tiếp nhận nhân viên mới / Biểu mẫu yêu cầu tài khoản người dùng / Yêu Cầu Hoàn Trả Chi PhíCâu hỏi thường gặp
Câu hỏi về tình huống sử dụng này
Phần mềm quản lý biểu mẫu là gì?
Phần mềm quản lý biểu mẫu giúp đội ngũ biết biểu mẫu nào đang hiện hành, ai phụ trách, ai xem được dữ liệu, dữ liệu gửi được dùng ra sao và điều gì xảy ra khi quy trình thay đổi. Đơn vị hữu ích không phải tệp trong thư mục mà là biểu mẫu được quản trị, gắn với hồ sơ và công việc nó tạo ra.
Phần mềm quản lý biểu mẫu nên có những gì?
Ứng dụng phải kết nối danh mục biểu mẫu, hồ sơ kiểm soát, yêu cầu thay đổi và rà soát danh mục từ đăng ký biểu mẫu đang dùng cùng người phụ trách đến theo dõi sử dụng, ngoại lệ và ngừng dùng. Đội ngũ phải thấy người phụ trách, bằng chứng, ngoại lệ và hành động tiếp theo trên hồ sơ chịu trách nhiệm.
Có thể dùng Jodoo làm phần mềm quản lý biểu mẫu không?
Jodoo phù hợp với lãnh đạo vận hành, chủ quy trình, đội tuân thủ và quản trị viên ứng dụng cần biểu mẫu, quy trình, chế độ xem vai trò, hồ sơ đã gửi và dashboard có thể cấu hình. Phù hợp cho biểu mẫu phòng ban tạo yêu cầu, vụ việc, phê duyệt, kiểm tra hoặc theo dõi.
Giữ hồ sơ chính thức và kiểm soát tài liệu trong đúng hệ thống chuyên trách
Dùng nền tảng quản lý hồ sơ hoặc tài liệu chuyên dụng khi lưu giữ pháp lý, nội dung được xác thực, lịch lưu chính thức, tài liệu kiểm soát, xử lý vòng đời hồ sơ hoặc quản trị nội dung doanh nghiệp định hình hệ thống lưu trữ chính thức.
Đội ngũ nên kiểm thử ứng dụng này như thế nào?
Chạy một trường hợp bình thường từ đăng ký từng biểu mẫu đang dùng và người phụ trách đến theo dõi sử dụng, ngoại lệ và ngừng dùng, rồi kiểm thử trường hợp thiếu, bị trả lại, quá hạn hoặc ngoại lệ quyền trên thiết bị thật.
Bước tiếp theo
Kiểm thử một danh mục biểu mẫu nghiệp vụ thực tế từ lúc nhập đến hành động có trách nhiệm
Mở ứng dụng biểu mẫu Jodoo và chạy từ “Đăng ký từng biểu mẫu đang dùng và người phụ trách” đến “Theo dõi mức sử dụng, ngoại lệ và việc ngừng dùng”. Sau đó kiểm thử trường hợp thiếu, bị trả lại, quá hạn hoặc ngoại lệ quyền trước khi điều chỉnh trường, quy tắc, vai trò, quy trình, chế độ xem và dashboard.
Bắt đầu miễn phí. Không cần thẻ tín dụng.