員工訓練追蹤工具
為逾期訓練、缺席課程與退回的佐證資料指定明確的負責人及下一步行動。使用 Jodoo 訓練追蹤工具，或下載 Excel 版本。
從範例開始，依團隊需求調整。
依下一步行動管理每週待辦
尚未完成的訓練指派應讓承辦人知道要做什麼—不只是多一個紅色儲存格。
| 發現的情況 | 承辦人的下一步行動 | 目前還不能計入的項目 |
|---|---|---|
| 課程缺席 | 記錄原因、聯絡員工並安排補訓場次。 | 訓練完成 |
| 已超過到期日 | 確認阻礙原因，並與負責人議定新的行動。保留原本的延誤情形。 | 已處理完成的訓練指派 |
| 佐證資料已提交 | 將訓練完成結果與佐證檔案送交審查者。 | 已通過審查的訓練完成記錄 |
| 佐證資料遭退回 | 說明缺少的內容，並設定修正後續追蹤事項。 | 已滿足的要求 |
| 訓練完成記錄已通過審查 | 結束學習指派，並檢視是否仍有獨立的資格證明或實作要求。 | 不受限制的任務許可 |
課程缺席，也應保留完整歷程
Noah 錯過預定課程
承辦人保留 Noah 的指派與原訓練要求，記錄缺席情形，並說明需要補訓的原因。下一次課程與後續追蹤資訊會顯示在同一筆記錄。
怎樣的後續追蹤才有用？
- 指定明確的承辦人，不讓逾期標記無人負責。
- 安排補訓場次，或訂出具體的下一步行動。
- 記錄原因，區分人員缺席與訓練機構取消課程。
- 補訓實際完成後，再進行訓練完成審查。
讓佐證交接清楚明確
依現有訓練指派提交
選擇訓練指派，讓員工、資格與訓練版本保持連結。補上完成日期、結果與佐證檔案，不要另建一筆毫無關聯的試算表資料。
接受佐證，或註明原因後退回
審查者確認相關佐證資料。遭退回的記錄會維持待修正，不會只因已上傳檔案就計入已通過審查的訓練完成數。
持續呈現下一項要求
有些訓練指派完成後即可滿足要求，有些則是資格證明或實作評估的佐證。請使用 職務矩陣 查看尚待完成的項目，不要假設每門課程通過審查就代表目前已能勝任工作。
依訓練安排方式調整待辦清單
小型內部工作坊與已預約的外部資格訓練，需要不同的後續追蹤方式。您可新增承辦人所需的預約編號、取消原因或訓練機構聯絡人，調整檢視畫面以呈現特定場地的到期工作，或因較長的預約前置時間而調整提醒規則。這些變更都能沿用現有訓練指派，無須另行維護一份互不相連的追蹤表。
使用員工訓練追蹤工具
錯過訓練課程時，應如何記錄？
保留原本的訓練指派，記錄缺席情形與改期原因，再設定補訓場次及下一步行動。缺席課程應清楚列出，不宜只併入籠統的未完成總數。
出席課程就應標記為訓練完成嗎？
單憑出席還不夠。請記錄訓練結果及該訓練要求的佐證資料。在本應用程式中，提交的訓練完成記錄會維持審查中，直到審查者接受。
員工可以修正遭退回的提交內容嗎？
工作流程會隨提交記錄保留退回原因，方便修正後重新送審。啟用員工自助操作前，請先在已安裝的工作區中對應成員帳號，並指派適當的權限組。
可以先在 Excel 使用追蹤表嗎？
可以。下載檔案包含可編輯的訓練指派、範例記錄、下拉選單、到期日公式與摘要。當檔案難以處理關聯記錄與審查交接時，可使用 Jodoo 應用程式支援這些作業。
如何追蹤定期訓練？
為下一次訓練建立新的指派，並保留前一次已通過審查的完成記錄。若資格有到期日，請將新訓練連結至續期案件，不要覆寫原本的完成記錄。
讓已完成的訓練成為下一次決策的依據
使用訓練追蹤工具
先探索範例記錄，再為團隊設定要求、欄位與作業檢視畫面。