Mitarbeiterschulungen verfolgen
Geben Sie überfälligen Schulungen, versäumten Terminen und zurückgegebenen Nachweisen eine klare Zuständigkeit und nächste Maßnahme. Nutzen Sie den Jodoo-Schulungs-Tracker oder laden Sie die Excel-Version herunter.
Beginnen Sie mit dem Beispiel und passen Sie es an Ihr Team an.
Wöchentliche Warteschlange nach nächster Maßnahme bearbeiten
Eine offene Zuweisung sollte der Schulungskoordination zeigen, was zu tun ist – nicht bloß eine weitere rote Zelle erzeugen.
| Ausgangslage | Nächste Maßnahme der Schulungskoordination | Was noch nicht gezählt werden darf |
|---|---|---|
| Termin versäumt | Grund erfassen, Mitarbeitenden kontaktieren und Ersatztermin vereinbaren. | Abgeschlossene Schulung |
| Fälligkeit überschritten | Blocker prüfen und mit der zuständigen Person eine neue Maßnahme vereinbaren. Die ursprüngliche Verzögerung sichtbar lassen. | Erledigte Zuweisung |
| Nachweis eingereicht | Abschlussergebnis und Nachweisdatei zur Prüfung senden. | Freigegebener Abschluss |
| Nachweis zurückgegeben | Fehlende Angaben erläutern und Korrektur nachverfolgen. | Erfüllte Anforderung |
| Abschluss freigegeben | Lernzuweisung schließen und getrennte Qualifikations- oder Praxisanforderungen prüfen. | Uneingeschränkte Arbeitsberechtigung |
Der Verlauf eines versäumten Termins darf nicht verloren gehen
Noah versäumt seinen geplanten Termin
Die Schulungskoordination behält Noahs Zuweisung und ursprüngliche Anforderung bei, dokumentiert die versäumte Teilnahme und begründet den Ersatztermin. Neuer Termin und Folgemaßnahme bleiben im selben Datensatz sichtbar.
Was macht die Nachverfolgung nützlich?
- Eine benannte zuständige Person statt einer herrenlosen Überfälligkeitswarnung.
- Ein Ersatztermin oder eine konkrete nächste Maßnahme.
- Ein Grund, der Abwesenheit von einer Absage durch den Anbieter unterscheidet.
- Eine Abschlussprüfung, nachdem der neue Termin tatsächlich stattgefunden hat.
Nachweisübergabe klar gestalten
Abschluss zur bestehenden Zuweisung einreichen
Wählen Sie die Zuweisung, damit Mitarbeitende, Qualifikation und Schulungsversion verknüpft bleiben. Ergänzen Sie Abschlussdatum, Ergebnis und Nachweisdatei, statt eine unverbundene Tabellenzeile anzulegen.
Mit Begründung freigeben oder zurückgeben
Die prüfende Person kontrolliert den relevanten Nachweis. Ein zurückgegebener Datensatz bleibt zur Korrektur offen und zählt nicht als freigegebener Abschluss, nur weil eine Datei hochgeladen wurde.
Nächste Anforderung sichtbar halten
Einige Zuweisungen erfüllen die Anforderung vollständig, andere unterstützen einen Qualifikationsnachweis oder eine Praxisbewertung. Nutzen Sie die Rollenmatrix um offene Punkte zu erkennen, statt jeden freigegebenen Kurs automatisch als aktuelle Einsatzbereitschaft zu werten.
Warteschlange an die Schulungsorganisation anpassen
Ein kurzer interner Workshop und eine gebuchte externe Qualifikation benötigen unterschiedliche Folgemaßnahmen. Ergänzen Sie Buchungsreferenz, Absagegrund oder Anbieterkontakt. Zeigen Sie in der Ansicht fällige Aufgaben eines Standorts oder passen Sie Erinnerungen an längere Vorlaufzeiten an – direkt an den bestehenden Zuweisungen statt in einem separaten Tracker.
Den Tracker für Mitarbeiterschulungen nutzen
Wie dokumentiere ich einen versäumten Schulungstermin?
Behalten Sie die ursprüngliche Zuweisung, erfassen Sie die versäumte Teilnahme und den Grund für die Neuplanung und legen Sie danach Ersatztermin und nächste Maßnahme fest. Ein versäumter Termin sollte nicht in einer pauschalen Zahl unvollständiger Schulungen verschwinden.
Reicht die Teilnahme aus, um eine Schulung als abgeschlossen zu markieren?
Nein. Dokumentieren Sie Ergebnis und erwarteten Nachweis der Schulung. In dieser App bleibt ein eingereichter Abschluss in Prüfung, bis er freigegeben wird.
Können Mitarbeitende eine zurückgegebene Einreichung korrigieren?
Der Workflow speichert den Rückgabegrund zusammen mit der Einreichung, damit diese korrigiert und erneut geprüft werden kann. Bevor Sie den Self-Service für Mitarbeitende aktivieren, ordnen Sie die Mitgliederkonten zu und vergeben Sie im installierten Arbeitsbereich die passenden Berechtigungssätze.
Kann ich zunächst mit dem Excel-Tracker arbeiten?
Ja. Der Download enthält bearbeitbare Zuweisungen, Beispieldatensätze, Dropdowns, Fälligkeitsformeln und eine Zusammenfassung. Sobald verknüpfte Datensätze und Prüfungsübergaben in einer Datei schwer handhabbar werden, ergänzt die Jodoo-App diese Funktionen.
Wie erfasse ich wiederkehrende Schulungen?
Erstellen Sie für den nächsten Termin eine neue Zuweisung und bewahren Sie den vorherigen freigegebenen Abschluss auf. Hat eine Qualifikation ein Ablaufdatum, verknüpfen Sie die neue Aufgabe mit einem Erneuerungsvorgang, statt den bisherigen Abschluss zu überschreiben.
Abgeschlossene Schulungen in die nächste Entscheidung einbeziehen
Schulungs-Tracker nutzen
Sehen Sie die Beispieldatensätze an und konfigurieren Sie anschließend Anforderungen, Felder und Arbeitsansichten für Ihr Team.