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Leitfäden
Leitfäden für Beschaffungs-Workflows
Leitfaden für Einkaufsanfrage-Workflow und Freigaben
Leitfaden

Leitfaden für Einkaufsanfrage-Workflow und Freigaben

Planen Sie Felder, Freigabeschritte und Übergaben in einem Einkaufsanfrage-Workflow, bevor Sie eine Beschaffungsvorlage öffnen.

Ein Workflow für Einkaufsanfragen funktioniert am besten, wenn der Anfragedatensatz vollständig ist, bevor die Freigabe beginnt. Nutzen Sie diesen Leitfaden, um festzulegen, welche Felder in die Anfrage gehören, welche Nachweise für Freigaben nötig sind, wie Budgetprüfungen ablaufen sollen und wann die Anfrage in die Nachverfolgung durch den Einkauf oder in die Erstellung einer Bestellung übergehen sollte.

Anfrage-Workflow prüfenEinkaufsanfrage-Vorlage öffnen
Formular für BeschaffungsanfragenStarten Sie mit: Formular für Beschaffungsanfragen
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Mit einem vollständigen Anfragedatensatz starten

Einkaufsanfragen verlangsamen sich oft, weil Freigebende nur eine kurze Beschreibung oder einen Nachrichtenverlauf erhalten. Der Workflow sollte genug Kontext erfassen, damit eine klare Entscheidung möglich ist, bevor die Anfrage zur Prüfung geht.

  • Anfragende Person, Abteilung, Standort, gewünschtes Lieferdatum und geschäftlicher Grund.
  • Beschreibung von Artikel oder Dienstleistung, Menge, geschätzter Betrag, bevorzugter Lieferant und Anhänge.
  • Budgetcode, Projekt, Kostenstelle, Einkaufskategorie und Begründung für Richtlinienausnahmen.
  • Dringlichkeit, Hinweise der anfragenden Person, unterstützende Dateien und erforderliche Nachverfolgung durch den Einkauf.
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Freigabefelder sollten zum Einkaufsrisiko passen

Nicht jede Anfrage braucht denselben Prüfpfad. Nutzen Sie Schwellenwerte, Kategorien, Budgetstatus und Ausnahmefelder, um zu entscheiden, ob die Anfrage eine Prüfung durch Vorgesetzte, das Finanzteam, den Einkauf oder eine Nachverfolgung durch den Einkauf benötigt.

  • Freigabe durch Vorgesetzte für routinemäßigen Bedarf und Abteilungsfit.
  • Freigabe durch das Finanzteam bei Budgetgrenzen, Ausnahmen, CapEx oder Anfragen mit hohem Wert.
  • Prüfung durch den Einkauf für Sourcing, Lieferantenauswahl, Vertragsbedingungen oder PO-Bereitschaft.
  • Status "Zurückgegeben" und Felder für fehlende Informationen, wenn die Anfrage noch nicht bereit ist.
03

Die Übergabe an den Einkauf sichtbar machen

Auch freigegebene Anfragen scheitern, wenn die Übergabe an den Einkauf unklar ist. In der Anfrage sollte sichtbar sein, wer für das Sourcing zuständig ist, ob ein Lieferantenvergleich erforderlich ist und ob als Nächstes eine Bestellung oder ein Datensatz für Beschaffungsänderungen folgt.

  • Einkaufsverantwortliche, Übergabedatum, Lieferantenstatus, Angebotsstatus und voraussichtliches PO-Datum.
  • Sourcing-Notizen, Link zum Lieferantenvergleich und Begründung der Vergabe, wenn mehr als ein Lieferant berücksichtigt wird.
  • Status der PO-Anfrage, Status der PO-Freigabe und Hinweise für Updates an die anfragende Person.
  • Änderungsgrund und überarbeiteter Betrag, wenn sich Umfang oder Termin nach der Freigabe ändern.
04

So verbinden sich Einkaufsanfragen mit angrenzenden Workflows

Die Erfassung von Einkaufsanfragen liegt in der Regel vor Freigaben, der Bearbeitung von Bestellungen, Lieferantenvergleichen und der Bestellverfolgung. Wenn diese Übergaben sichtbar bleiben, können Einkauf und Finanzteam mit derselben Datensatzhistorie arbeiten.

  • Nutzen Sie Felder für Bedarfsanforderungen, wenn die Anfrage formellere Budget- und Artikeldetails erfordert.
  • Nutzen Sie Budgetfreigaben, wenn Betrag oder Richtlinienausnahme eine Prüfung durch das Finanzteam erfordern.
  • Nutzen Sie PO-Anfrage und PO-Freigabe, wenn der Einkauf bereit ist, die Bestellung zu erstellen.
  • Nutzen Sie die Steuerung von Beschaffungsänderungen, wenn sich eine freigegebene Anfrage nach der Freigabe ändert.
Anfragefelder

Felder für Einkaufsanfragen, die vor der Freigabe definiert werden sollten

Nutzen Sie diese Felder als Ausgangspunkt und passen Sie Freigaben sowie erforderliche Nachweise dann nach Kategorie, Betrag und Richtlinienrisiko an.

FeldbereichWas erfasst werden sollWarum es wichtig istNächste Übergabe
Kontext der anfragenden PersonAnfragende Person, Abteilung, Standort, gewünschtes Lieferdatum, geschäftlicher Grund.Freigebende können Dringlichkeit und Zuständigkeit besser verstehen.Prüfung durch Management oder Abteilung.
EinkaufsdetailsArtikel, Dienstleistung, Menge, geschätzter Betrag, bevorzugter Lieferant, Dateien.Der Einkauf kann entscheiden, ob Sourcing oder PO-Bearbeitung bereit ist.Prüfung durch den Einkauf oder Bedarfsanforderung.
Budget und RichtlinieKostenstelle, Budgetcode, Projekt, Schwellenwert, Begründung für Ausnahmen.Das Finanzteam kann prüfen, ob die Ausgabe vor der Beauftragung ins Budget passt.Budgetfreigabe.
Freigabe-RoutingFreigebende Person, Entscheidung, Rückgabegrund, fehlende Informationen, Freigabedatum.Der Datensatz zeigt, warum die Anfrage weiterlief oder ins Stocken geriet.PO-Freigabe oder Übergabe an den Einkauf.
Nachverfolgung durch den EinkaufEinkaufsverantwortliche, Angebotsstatus, Lieferantenentscheidung, PO-Status, Status-Update für die anfragende Person.Freigegebener Bedarf bleibt nach der Entscheidung sichtbar.PO-Anfrage, PO-Tracker oder Änderungssteuerung.
Vorlagen

Einkaufsanfragen in einen kontrollierten Workflow überführen

Nutzen Sie den Leitfaden, um Erfassungs- und Freigabefelder zu definieren, und verbinden Sie die Anfrage anschließend mit Vorlagen für Bedarfsanforderung, Budgetfreigabe, PO-Freigabe und Bestellverfolgung.

Beste Vorlage für den EinstiegBester Startpunkt: Einkaufsanfrageformular

Starten Sie hier, wenn Ihr Team einen zentralen Erfassungsdatensatz für angefragte Artikel, geschäftlichen Bedarf, Budgetkontext, Freigabestatus und die Nachverfolgung durch den Einkauf benötigt.

Formular für BeschaffungsanfragenFormular für BeschaffungsanfragenErfassen Sie Kaufanfragen, Artikelspezifikationen, Budgetkontext, Freigeber und Bedarfstermine, bevor Sourcing oder PO-Arbeit beginnt.Formular für die BeschaffungsanfrageFormular für die BeschaffungsanfrageErfassen Sie frühe Beschaffungsanfragen mit geschäftlichem Bedarf, Budgetrahmen, Lieferantenhinweisen, Anhängen und Prüfung durch das Einkaufsteam, bevor das Sourcing startet.Formular für allgemeine BestellanforderungenFormular für allgemeine BestellanforderungenReichen Sie allgemeine Bestellanforderungen mit Budgetcodes, geschäftlicher Begründung und freigabefertigen Details ein, bevor die Beschaffung beginnt.Budgetfreigabe-WorkflowBudgetfreigabe-WorkflowLeiten Sie Budgetanfragen durch Limitprüfungen, Abweichungsprüfungen und die Freigabe durch Vorgesetzte, bevor Ausgabenentscheidungen die Arbeit verzögern oder Richtlinienschwellen verfehlt werden.BestellfreigabeBestellfreigabeSteuern Sie die Freigabe von Bestellungen mit Freigabestufen, Ausnahmen bei Ausgaben und Release-Sperren, bevor eine Bestellung an den Lieferanten gesendet wird.BestellanforderungBestellanforderungWandeln Sie freigegebene Einkäufe in Bestellanforderungen um – mit Lieferantenauswahl, Angebotsdetails, Preisen und Zuständigkeit des Einkaufsteams in einem Workflow.
FAQ

Fragen zu Workflows für Einkaufsanfragen

Unterscheidet sich dieser Leitfaden von der Vorlage für das Einkaufsanfrageformular?

Ja. Der Leitfaden erklärt, was der Workflow enthalten sollte und wie Freigaben ablaufen sollten. Die Vorlage gibt Teams eine einsatzbereite Jodoo Struktur für die Erfassung und das Routing von Anfragen.

Wann sollte aus einer Einkaufsanfrage eine Bedarfsanforderung werden?

Nutzen Sie eine formellere Bedarfsanforderung, wenn die Anfrage Budgetcodes, Positionsdetails, Projektzuordnung oder strengere Freigabenachweise benötigt, bevor der Einkauf beginnt.

Wo passt die PO-Freigabe hinein?

Die PO-Freigabe erfolgt in der Regel, nachdem die Anfrage genügend geschäftlichen und budgetbezogenen Kontext enthält, insbesondere wenn der Einkauf die Bestellung erstellt oder vorbereitet hat.

Was ist das wichtigste Feld in einem Workflow für Einkaufsanfragen?

Das wichtigste Feld ist das, das aktuell Nacharbeit verursacht. Für viele Teams sind das der geschäftliche Grund, der Budgetkontext, das gewünschte Lieferdatum, die Lieferantenauswahl oder der Freigabeverantwortliche.

Nächster Schritt

Einkaufsanfrage-Vorlage öffnen

Sehen Sie sich die Jodoo-Vorlage in der Vorschau an und passen Sie anschließend Artikelfelder, Freigabewarteschlangen, Status für die anfragende Person und Übergaben an den Einkauf an Ihren Beschaffungsprozess an.

Vorschau dieser Vorlage