Cẩm nang

Cẩm nang quy trình và phê duyệt yêu cầu mua hàng

Lên kế hoạch cho các trường dữ liệu, bước phê duyệt và bàn giao trong quy trình yêu cầu mua hàng trước khi mở một mẫu mua sắm.

Quy trình yêu cầu mua hàng hoạt động hiệu quả nhất khi bản ghi yêu cầu đã đầy đủ trước khi bắt đầu phê duyệt. Hãy dùng cẩm nang này để xác định trường dữ liệu nào cần có trong yêu cầu, người phê duyệt cần những bằng chứng gì, cách kiểm tra ngân sách nên vận hành ra sao và khi nào yêu cầu nên chuyển sang bước theo dõi tiếp của bộ phận mua hàng hoặc tạo đơn đặt hàng.

Xem lại quy trình yêu cầuMở mẫu yêu cầu mua hàng

Bắt đầu từ: Biểu mẫu yêu cầu mua hàng

Bắt đầu với một bản ghi yêu cầu đầy đủ

Yêu cầu mua hàng thường bị chậm lại vì người phê duyệt chỉ nhận được một mô tả ngắn hoặc một chuỗi tin nhắn. Quy trình nên thu thập đủ bối cảnh để đưa ra quyết định rõ ràng trước khi yêu cầu được chuyển tới bước rà soát.

Người yêu cầu, phòng ban, địa điểm, ngày cần hàng và lý do kinh doanh.
Mô tả mặt hàng hoặc dịch vụ, số lượng, giá trị ước tính, nhà cung cấp ưu tiên và tệp đính kèm.
Mã ngân sách, dự án, trung tâm chi phí, danh mục mua hàng và lý do ngoại lệ chính sách.
Mức độ khẩn cấp, ghi chú của người yêu cầu, tệp hỗ trợ và bước theo dõi tiếp bắt buộc của bộ phận mua hàng.

Trường dữ liệu phê duyệt cần phù hợp với mức độ rủi ro mua hàng

Không phải mọi yêu cầu đều cần cùng một lộ trình rà soát. Hãy dùng ngưỡng giá trị, danh mục, trạng thái ngân sách và các trường dữ liệu ngoại lệ để quyết định liệu yêu cầu có cần quản lý rà soát, tài chính rà soát, mua sắm rà soát hay bộ phận mua hàng theo dõi tiếp hay không.

Phê duyệt của quản lý cho nhu cầu thông thường và mức độ phù hợp với phòng ban.
Phê duyệt của tài chính cho giới hạn ngân sách, ngoại lệ, CapEx hoặc các yêu cầu giá trị cao.
Rà soát của bộ phận mua sắm cho hoạt động tìm nguồn cung, lựa chọn nhà cung cấp, điều khoản hợp đồng hoặc mức sẵn sàng cho PO.
Trạng thái trả lại và các trường dữ liệu thiếu thông tin khi yêu cầu chưa sẵn sàng.

Hiển thị rõ bước bàn giao cho bộ phận mua hàng

Ngay cả các yêu cầu đã được phê duyệt vẫn có thể thất bại nếu bước bàn giao cho bộ phận mua hàng không rõ ràng. Yêu cầu cần thể hiện ai phụ trách tìm nguồn cung, có cần so sánh nhà cung cấp hay không và liệu bước tiếp theo là đơn đặt hàng hay bản ghi thay đổi mua sắm.

Người phụ trách bộ phận mua hàng, ngày bàn giao, trạng thái nhà cung cấp, trạng thái báo giá và ngày PO dự kiến.
Ghi chú tìm nguồn cung, liên kết so sánh nhà cung cấp và lý do chọn nhà cung cấp khi xem xét nhiều hơn một bên.
Trạng thái yêu cầu PO, trạng thái phê duyệt PO và ghi chú cập nhật cho người yêu cầu.
Lý do thay đổi và giá trị điều chỉnh nếu phạm vi hoặc thời điểm thay đổi sau khi phê duyệt.

Cách yêu cầu mua hàng kết nối với các quy trình liền kề

Khâu tiếp nhận yêu cầu mua hàng thường nằm trước các bước phê duyệt, xử lý đơn đặt hàng, so sánh nhà cung cấp và theo dõi đơn hàng. Giữ các bước bàn giao này hiển thị rõ ràng sẽ giúp bộ phận mua sắm và tài chính cùng làm việc trên một chuỗi bản ghi thống nhất.

Dùng các trường dữ liệu của phiếu đề nghị mua hàng khi yêu cầu cần thông tin ngân sách và chi tiết hạng mục chính thức hơn.
Dùng phê duyệt ngân sách khi giá trị hoặc ngoại lệ chính sách cần được tài chính rà soát.
Dùng yêu cầu PO và phê duyệt PO khi bộ phận mua hàng sẵn sàng tạo đơn hàng.
Dùng kiểm soát thay đổi mua sắm khi một yêu cầu đã phê duyệt thay đổi sau khi phát hành.

Trường dữ liệu yêu cầu

Các trường dữ liệu yêu cầu mua hàng cần xác định trước khi phê duyệt

Dùng các trường dữ liệu này làm điểm khởi đầu, sau đó điều chỉnh phê duyệt và bằng chứng bắt buộc theo danh mục, giá trị và rủi ro chính sách.

Nhóm trường dữ liệuThông tin cần thu thậpVì sao quan trọngBước bàn giao tiếp theo

Bối cảnh người yêu cầuNgười yêu cầu, phòng ban, địa điểm, ngày cần hàng, lý do kinh doanh.Người phê duyệt có thể hiểu mức độ khẩn cấp và trách nhiệm phụ trách.Rà soát bởi quản lý hoặc phòng ban.

Chi tiết mua hàngMặt hàng, dịch vụ, số lượng, giá trị ước tính, nhà cung cấp ưu tiên, tệp.Bộ phận mua sắm có thể quyết định đã sẵn sàng cho tìm nguồn cung hoặc xử lý PO hay chưa.Rà soát bởi bộ phận mua hàng hoặc chuyển sang phiếu đề nghị mua hàng.

Ngân sách và chính sáchTrung tâm chi phí, mã ngân sách, dự án, ngưỡng giá trị, lý do ngoại lệ.Tài chính có thể kiểm tra mức độ phù hợp của khoản chi trước khi cam kết.Phê duyệt ngân sách.

Định tuyến phê duyệtNgười phê duyệt, quyết định, lý do trả lại, thông tin còn thiếu, ngày phê duyệt.Bản ghi cho thấy vì sao yêu cầu được tiếp tục hoặc bị đình lại.Phê duyệt PO hoặc bàn giao cho bộ phận mua hàng.

Theo dõi tiếp của bộ phận mua hàngNgười phụ trách bộ phận mua hàng, trạng thái báo giá, quyết định nhà cung cấp, trạng thái PO, cập nhật cho người yêu cầu.Nhu cầu đã được phê duyệt vẫn được theo dõi rõ ràng sau khi ra quyết định.Yêu cầu PO, trình theo dõi PO hoặc kiểm soát thay đổi.

Mẫu

Biến yêu cầu mua hàng thành một quy trình được kiểm soát

Dùng cẩm nang để xác định các trường dữ liệu tiếp nhận và phê duyệt, sau đó kết nối yêu cầu với các mẫu phiếu đề nghị mua hàng, phê duyệt ngân sách, phê duyệt PO và theo dõi đơn hàng.

Mẫu phù hợp nhất để bắt đầuĐiểm khởi đầu phù hợp nhất: Biểu mẫu yêu cầu mua hàng

Bắt đầu tại đây khi đội ngũ của bạn cần một bản ghi tiếp nhận duy nhất cho hạng mục được yêu cầu, nhu cầu kinh doanh, bối cảnh ngân sách, trạng thái phê duyệt và theo dõi tiếp của bộ phận mua hàng.

Biểu mẫu yêu cầu mua hàngThu thập chi tiết yêu cầu mua hàng, thông số mặt hàng, bối cảnh ngân sách, người phê duyệt và ngày cần có trước khi bắt đầu tìm nguồn cung ứng hoặc xử lý PO.

Biểu mẫu tiếp nhận mua sắmĐịnh tuyến khâu tiếp nhận mua sắm ban đầu với nhu cầu kinh doanh, bối cảnh ngân sách, gợi ý nhà cung cấp, tệp đính kèm và phần rà soát của bộ phận mua hàng trước khi bắt đầu tìm nguồn cung ứng.

Biểu mẫu yêu cầu mua hàng chungGửi yêu cầu mua hàng chung với mã ngân sách, nhu cầu kinh doanh và đầy đủ thông tin sẵn sàng cho phê duyệt trước khi bắt đầu tìm nguồn cung ứng.

Quy trình phê duyệt ngân sáchTạo quy trình phê duyệt ngân sách trực tiếp với tiếp nhận yêu cầu, kiểm tra hạn mức, rà soát chênh lệch, chuyển người phê duyệt và theo dõi trạng thái sẵn sàng cho kiểm toán.

Phê duyệt đơn đặt hàngKiểm soát việc ký duyệt đơn đặt hàng với các cấp phê duyệt, ngoại lệ chi tiêu và các yếu tố chặn phát hành trước khi PO được gửi cho nhà cung cấp.

Yêu cầu đơn đặt hàngChuyển các khoản mua sắm đã được phê duyệt thành yêu cầu đơn đặt hàng với lựa chọn nhà cung cấp, chi tiết báo giá, mức giá và bộ phận mua hàng phụ trách trong một quy trình.

Các nhóm mẫu liên quan

Khám phá các mẫu mua sắm liên quan

Mẫu quy trình mua sắm Mẫu phê duyệt tài chính Mẫu quản lý nhà cung cấp

Quy trình liên kết

Xem cách yêu cầu mua hàng chuyển sang xử lý PO

Bộ quy trình yêu cầu mua hàng sang PO

Câu hỏi thường gặp

Câu hỏi về quy trình yêu cầu mua hàng

Cẩm nang này có khác với mẫu biểu mẫu yêu cầu mua hàng không?

Có. Cẩm nang giải thích quy trình nên bao gồm những gì và cách các bước phê duyệt nên vận hành. Mẫu cung cấp cho đội ngũ một cấu trúc Jodoo sẵn dùng để thu thập và định tuyến yêu cầu.

Khi nào một yêu cầu mua hàng nên trở thành phiếu đề nghị mua hàng?

Hãy dùng một phiếu đề nghị mua hàng chính thức hơn khi yêu cầu cần mã ngân sách, chi tiết từng dòng hạng mục, phân bổ theo dự án hoặc bằng chứng phê duyệt chặt chẽ hơn trước khi bắt đầu mua.

Phê duyệt đơn đặt hàng phù hợp ở giai đoạn nào?

Phê duyệt PO thường diễn ra sau khi yêu cầu đã có đủ bối cảnh kinh doanh và ngân sách, đặc biệt khi bộ phận mua hàng đã tạo hoặc chuẩn bị đơn đặt hàng.

Trường dữ liệu nào là quan trọng nhất trong quy trình yêu cầu mua hàng?

Trường dữ liệu quan trọng nhất là trường hiện đang gây ra việc xử lý lại. Với nhiều đội ngũ, đó là lý do kinh doanh, bối cảnh ngân sách, ngày cần hàng, lựa chọn nhà cung cấp hoặc người phụ trách phê duyệt.

Bước tiếp theo

Mở mẫu yêu cầu mua hàng

Xem trước mẫu của Jodoo, sau đó điều chỉnh các trường dữ liệu hạng mục, hàng đợi phê duyệt, trạng thái người yêu cầu và bước bàn giao cho bộ phận mua hàng theo quy trình mua sắm của bạn.

Xem trước mẫu này

Nền tảng

Giải pháp

Mẫu AI

Tài nguyên

Bảng giá