先建立完整的申请记录
采购申请之所以经常推进缓慢，是因为审批人收到的往往只有简短说明或一串消息记录。工作流应在申请进入审核前收集足够的背景信息，支持清晰决策。
- 申请人、部门、地点、需求日期和业务原因。
- 物品或服务描述、数量、预估金额、供应商偏好和附件。
- 预算编码、项目、成本中心、采购类别和政策例外原因。
- 紧急程度、申请人备注、支持文件和所需的采购团队跟进。
手册
采购申请工作流与审批手册
在启用采购模板前，先规划采购申请工作流中的字段、审批步骤和交接方式。
当审批开始前，申请记录已完整填写时，采购申请工作流的效果最佳。使用本手册，确定哪些字段应纳入申请、审批人需要哪些证明材料、预算校验应如何进行，以及申请应在何时进入采购团队跟进或采购订单创建环节。
从这里开始： 采购申请表审批字段应与采购风险匹配
并非每个申请都需要相同的审批路径。可使用金额门槛、类别、预算状态和例外字段，判断该申请是否需要经理审核、财务审核、采购审核或采购团队跟进。
- 经理审批，用于确认常规需求及部门匹配性。
- 财务审批，用于预算上限、例外情况、CapEx 或高金额申请。
- 采购审核，用于寻源、供应商选择、合同条款或 PO 准备情况。
- 当申请尚未准备就绪时，设置退回状态和信息缺失字段。
让采购团队交接清晰可见
即使申请已获批准，如果采购团队交接不明确，流程仍可能失败。申请中应显示谁负责寻源、是否需要供应商比选，以及下一步是创建采购订单还是进入采购变更记录。
- 采购团队负责人、交接日期、供应商状态、报价状态和预计 PO 日期。
- 当涉及多个供应商时，记录寻源备注、供应商比选链接和中选理由。
- PO 申请状态、PO 审批状态和申请人更新备注。
- 如果批准后范围或时间发生变化，记录变更原因和修订金额。
采购申请如何连接相邻工作流
采购申请受理通常位于审批、采购订单处理、供应商比选和订单跟踪之前。让这些交接环节保持可见，有助于采购和财务团队基于同一条记录轨迹开展协作。
- 当申请需要更正式的预算和物品明细时，使用请购字段。
- 当金额或政策例外需要财务审核时，使用预算审批。
- 当采购团队准备创建订单时，使用 PO 申请和 PO 审批。
- 当已批准的申请在发布后发生变化时，使用采购变更控制。
申请字段
审批前应定义的采购申请字段
可先以这些字段为起点，再根据类别、金额和政策风险调整审批要求及所需证明材料。
字段范围需采集内容重要原因下一步交接
申请人信息申请人、部门、地点、需求日期、业务原因。帮助审批人理解紧急程度和负责关系。经理或部门审核。
采购明细物品、服务、数量、预估金额、供应商偏好、文件。帮助采购判断是否已可进入寻源或 PO 处理。采购团队审核或请购。
预算与政策成本中心、预算编码、项目、门槛、例外原因。帮助财务在承诺支出前确认是否符合预算。预算审批。
审批分派审批人、决定、退回原因、缺失信息、审批日期。记录可显示申请为何继续推进或为何停滞。PO 审批或采购团队交接。
采购团队跟进采购团队负责人、报价状态、供应商决定、PO 状态、申请人更新。确保已批准需求在决策后仍然可见。PO 申请、PO 跟踪器或变更控制。
模板
将采购申请转化为可控的工作流
使用本手册定义受理和审批字段，然后将申请连接到请购、预算审批、PO 审批和订单跟踪模板。
最适合开始使用的模板最佳起点：采购申请表单
当您的团队需要用一条受理记录统一管理申请物品、业务需求、预算背景、审批状态和采购团队跟进时，请从这里开始。
采购申请表在寻源或 PO 工作开始前，记录采购申请详情、物料规格、预算背景、审批人和期望到货日期。
采购受理表单在采购启动前，先按业务需求、预算背景、供应商线索、附件和采购团队审核进行早期采购受理分派。
通用采购申请表在寻源开始前，提交包含预算编码、业务需求和可直接进入审批的详细信息的通用采购申请。
预算审批工作流搭建实时预算审批工作流，统一管理申请提交、限额检查、差异复核、审批人流转和可审计的状态跟踪。
采购订单审批在向供应商下发 PO 之前，通过审批阶段、支出例外和放行阻断项来管控采购订单签核。
采购订单申请将已获批的采购转为采购订单申请，在一个工作流中统一管理供应商选择、报价明细、价格信息和采购负责人归属。查看相关采购模板
了解采购申请如何进入 PO 流程
常见问题
关于采购申请工作流的常见问题
本手册与采购申请表单模板有什么不同？
有区别。本手册说明工作流应包含哪些内容，以及审批应如何流转；模板则为团队提供可直接使用的 Jodoo 结构，用于采集和分派申请。
采购申请应在何时转为请购？
当采购启动前，申请需要预算编码、逐项明细、项目分摊或更严格的审批证明材料时，应使用更正式的请购流程。
采购订单审批应放在哪个环节？
PO 审批通常发生在申请已具备充分业务和预算背景之后，尤其是在采购团队已创建或准备好采购订单时。
采购申请工作流中最重要的字段是什么？
最重要的字段，是当前最容易引发返工的那个字段。对许多团队来说，通常是业务原因、预算背景、需求日期、供应商选择或审批负责人。
下一步
打开采购申请模板
先预览 Jodoo 模板，再根据您的采购流程调整物品字段、审批队列、申请人状态和采购团队交接设置。