先建立完整的申請記錄
採購申請常會延誤，是因為簽核人收到的只有簡短說明或訊息對話串。在申請送交審核前，工作流程應先收集足夠的背景資訊，讓簽核人能清楚做出判斷。
- 申請人、部門、地點、需求日期，以及業務需求原因。
- 品項或服務說明、數量、預估金額、偏好供應商，以及附件。
- 預算代碼、專案、成本中心、採購類別，以及政策例外原因。
- 急迫程度、申請人備註、佐證檔案，以及需要採購團隊進行的後續追蹤。
指南
採購申請工作流程與簽核指南
在開啟採購範本前，先規劃採購申請工作流程所需的欄位、簽核步驟與交接安排。
採購申請工作流程要順利運作，關鍵在於簽核開始前，申請記錄就已完整。您可透過本指南決定哪些欄位應納入申請、簽核人需要哪些佐證資料、預算檢查應如何進行，以及申請應在何時轉入採購團隊後續追蹤或建立採購訂單。
從這裡開始： 採購申請表單簽核欄位應符合採購風險
不是每一筆申請都需要相同的審查路徑。您可依門檻、類別、預算狀態與例外欄位，判斷申請是否需要主管審核、財務審核、採購審查，或交由採購團隊後續處理。
- 主管簽核，用於確認日常需求與是否符合部門需求。
- 財務簽核，用於預算上限、例外情況、CapEx 或高金額申請。
- 採購審查，用於尋源、供應商選擇、合約條款或 PO 就緒狀態確認。
- 當申請尚未就緒時，應提供退回狀態與缺漏資訊欄位。
讓採購團隊交接清楚可見
即使申請已核准，若採購團隊交接不清楚，流程仍可能失敗。申請中應清楚顯示由誰負責尋源、是否需要供應商比價，以及下一步是建立採購訂單還是採購變更記錄。
- 採購負責人、交接日期、供應商狀態、報價狀態，以及預計 PO 日期。
- 若評估超過一家供應商，應記錄尋源備註、供應商比較連結，以及決選理由。
- PO 申請狀態、PO 簽核狀態，以及提供給申請人的更新備註。
- 若核准後範圍或時程有變更，應記錄變更原因與修正後金額。
採購申請如何串接相鄰工作流程
採購申請進件通常位於簽核、採購訂單作業、供應商比較與訂單追蹤之前。讓這些交接清楚可見，有助於採購與財務團隊依據同一條記錄軌跡協作。
- 當申請需要更正式的預算與品項明細時，請使用請購單欄位。
- 當金額或政策例外需要財務審核時，請使用預算簽核。
- 當採購團隊準備建立訂單時，請使用 PO 申請與 PO 簽核。
- 當已核准的申請在發出後發生變更時，請使用採購變更控制。
申請欄位
簽核前應先定義的採購申請欄位
您可先以這些欄位作為起點，再依類別、金額與政策風險調整簽核與必備佐證資料。
欄位區塊需擷取的內容重要原因下一個交接節點
申請人背景申請人、部門、地點、需求日期、業務需求原因。簽核人可了解急迫程度與責任歸屬。主管或部門審核。
採購明細品項、服務、數量、預估金額、偏好供應商、檔案。採購團隊可判斷是否已可進入尋源或 PO 作業。採購團隊審查或請購單。
預算與政策成本中心、預算代碼、專案、門檻、例外原因。財務可在承諾支出前先確認是否符合預算。預算簽核。
簽核分派簽核人、決策、退回原因、缺漏資訊、簽核日期。記錄可清楚顯示申請為何推進或卡住。PO 簽核或採購團隊交接。
採購團隊後續追蹤採購負責人、報價狀態、供應商決策、PO 狀態、申請人更新。已核准的需求在決策後仍持續可見。PO 申請、PO 追蹤器或變更控制。
範本
將採購申請轉為可控管的工作流程
使用本指南定義進件與簽核欄位，再將申請串接到請購單、預算簽核、PO 簽核與訂單追蹤範本。
最適合開始使用的範本最佳起點：採購申請表單
當您的團隊需要以單一進件記錄管理申請品項、業務需求、預算背景、簽核狀態與採購團隊後續追蹤時，請從這裡開始。
採購申請表單在尋源或 PO 作業開始前，收集採購申請明細、品項規格、預算脈絡、簽核人與需求日期。
採購進件表單在正式啟動採購前，先依業務需求、預算背景、供應商線索、附件與採購團隊審查，完成前期採購進件分派。
一般採購申請表單在採購尋源開始前，先提交包含預算代碼、業務需求與可供簽核細節的一般採購申請。
預算簽核工作流程讓預算申請依序經過額度檢查、差異審查與主管簽核，避免支出決策拖慢工作進度或未符合政策門檻。
採購單簽核在 PO 發送給供應商前，透過簽核階段、支出例外與發送阻擋條件，控管採購單核准流程。
採購訂單申請將已核准的採購需求轉為採購訂單申請，在同一個工作流程中整合供應商選擇、報價明細、價格資訊與採購負責歸屬。探索相關採購範本
了解採購申請如何銜接到 PO 作業
常見問題
關於採購申請工作流程的常見問題
這份指南和採購申請表單範本有什麼不同？
有。這份指南說明工作流程應包含哪些內容，以及簽核應如何推進；範本則提供團隊可直接使用的 Jodoo 結構，用來擷取與分派申請。
採購申請應在什麼時候轉為請購單？
當申請需要預算代碼、逐項明細、專案分攤，或在採購開始前需要更嚴格的簽核佐證時，就應改用較正式的請購單。
採購訂單簽核應放在哪個階段？
PO 簽核通常發生在申請已具備足夠的業務與預算背景之後，尤其是在採購團隊已建立或準備好採購訂單時。
採購申請工作流程中最重要的欄位是什麼？
最重要的欄位，就是目前最常造成返工的那一項。對許多團隊來說，這通常是業務需求原因、預算背景、需求日期、供應商選擇，或簽核負責人。
下一步
開啟採購申請範本
先預覽 Jodoo 範本，再依您的採購流程調整品項欄位、簽核佇列、申請人狀態與採購團隊交接安排。