Daftar

Platform

PlatformPembuat aplikasiPembuat formulirAlur kerjaDasborIntegrasi

Solusi

Pesanan & inventarisPerintah produksiManajemen leanPemeliharaan peralatanWork order purnajualCRMManajemen proyekManajemen tugasKonstruksi

Template AI

Template AI

Sumber daya

Dokumentasi bantuanPanduan mulai cepatMitraKomunitasTemplatBlogTentang kamiKeamanan

Harga

Harga
Daftar
Template AI
Panduan
Panduan Workflow Pengadaan
Panduan Alur Kerja dan Persetujuan Permintaan Pembelian
Panduan

Panduan Alur Kerja dan Persetujuan Permintaan Pembelian

Rencanakan field, langkah persetujuan, dan handoff dalam alur kerja permintaan pembelian sebelum membuka template pengadaan.

Alur kerja permintaan pembelian akan berjalan paling baik saat catatan permintaan sudah lengkap sebelum persetujuan dimulai. Gunakan panduan ini untuk menentukan field apa saja yang harus ada dalam permintaan, bukti apa yang dibutuhkan penyetuju, bagaimana pengecekan anggaran seharusnya berjalan, dan kapan permintaan harus diteruskan ke tindak lanjut tim pembelian atau pembuatan purchase order.

Tinjau alur kerja permintaanBuka template permintaan pembelian
Formulir Permintaan PembelianMulai dari: Formulir Permintaan Pembelian
01

Mulai dengan catatan permintaan yang lengkap

Permintaan pembelian sering melambat karena penyetuju hanya menerima deskripsi singkat atau rangkaian pesan. Alur kerja harus mengumpulkan konteks yang cukup agar keputusan bisa diambil dengan jelas sebelum permintaan masuk ke tahap review.

  • Pengaju, departemen, lokasi, tanggal dibutuhkan, dan alasan bisnis.
  • Deskripsi item atau layanan, jumlah, estimasi nilai, preferensi pemasok, dan lampiran.
  • Kode anggaran, proyek, cost center, kategori pembelian, dan alasan pengecualian kebijakan.
  • Tingkat urgensi, catatan pengaju, file pendukung, dan tindak lanjut tim pembelian yang diperlukan.
02

Field persetujuan harus sesuai dengan risiko pembelian

Tidak semua permintaan membutuhkan alur review yang sama. Gunakan ambang batas, kategori, status anggaran, dan kolom pengecualian untuk menentukan apakah permintaan memerlukan review manajer, review keuangan, review pengadaan, atau tindak lanjut tim pembelian.

  • Persetujuan manajer untuk kebutuhan rutin dan kesesuaian dengan departemen.
  • Persetujuan keuangan untuk batas anggaran, pengecualian, CapEx, atau permintaan bernilai tinggi.
  • Review pengadaan untuk sourcing, pemilihan pemasok, syarat kontrak, atau kesiapan PO.
  • Field status dikembalikan dan informasi yang kurang saat permintaan belum siap.
03

Buat handoff ke tim pembelian terlihat jelas

Permintaan yang sudah disetujui tetap bisa gagal jika handoff ke tim pembelian tidak jelas. Permintaan harus menunjukkan siapa yang menjadi penanggung jawab sourcing, apakah perbandingan pemasok diperlukan, dan apakah langkah berikutnya adalah purchase order atau record perubahan pengadaan.

  • Penanggung jawab tim pembelian, tanggal handoff, status pemasok, status penawaran, dan perkiraan tanggal PO.
  • Catatan sourcing, tautan perbandingan vendor, dan alasan penetapan pemenang saat lebih dari satu pemasok dipertimbangkan.
  • Status permintaan PO, status persetujuan PO, dan catatan pembaruan untuk pengaju.
  • Alasan perubahan dan jumlah revisi jika cakupan atau waktu berubah setelah persetujuan.
04

Cara permintaan pembelian terhubung ke alur kerja terkait

Intake permintaan pembelian biasanya berada sebelum persetujuan, proses purchase order, perbandingan vendor, dan pelacakan pesanan. Menjaga handoff tersebut tetap terlihat membantu tim pengadaan dan keuangan bekerja dari jejak catatan yang sama.

  • Gunakan field requisition saat permintaan membutuhkan detail anggaran dan item yang lebih formal.
  • Gunakan persetujuan anggaran saat nilai atau pengecualian kebijakan membutuhkan review keuangan.
  • Gunakan permintaan PO dan persetujuan PO saat tim pembelian siap membuat pesanan.
  • Gunakan kontrol perubahan pengadaan saat permintaan yang sudah disetujui berubah setelah dirilis.
Field permintaan

Field permintaan pembelian yang perlu ditentukan sebelum persetujuan

Gunakan field ini sebagai titik awal, lalu sesuaikan persetujuan dan bukti yang wajib dilampirkan berdasarkan kategori, nilai, dan risiko kebijakan.

Area fieldYang perlu dicatatMengapa pentingHandoff berikutnya
Konteks pengajuPengaju, departemen, lokasi, tanggal dibutuhkan, alasan bisnis.Penyetuju dapat memahami urgensi dan siapa penanggung jawab-nya.Review manajer atau departemen.
Detail pembelianItem, layanan, jumlah, estimasi nilai, preferensi pemasok, file.Tim pengadaan dapat menentukan apakah sourcing atau proses PO sudah siap.Review tim pembelian atau requisition.
Anggaran dan kebijakanCost center, kode anggaran, proyek, ambang batas, alasan pengecualian.Tim keuangan dapat memeriksa kesesuaian pengeluaran sebelum komitmen dibuat.Persetujuan anggaran.
Routing persetujuanPenyetuju, keputusan, alasan pengembalian, informasi yang kurang, tanggal persetujuan.Record menunjukkan mengapa permintaan lanjut atau tertahan.Persetujuan PO atau handoff ke tim pembelian.
Tindak lanjut tim pembelianPenanggung jawab tim pembelian, status penawaran, keputusan pemasok, status PO, pembaruan untuk pengaju.Kebutuhan yang sudah disetujui tetap terlihat setelah keputusan dibuat.Permintaan PO, pelacak PO, atau kontrol perubahan.
Templat

Ubah permintaan pembelian menjadi alur kerja yang terkontrol

Gunakan panduan ini untuk menentukan field intake dan persetujuan, lalu hubungkan permintaan ke template requisition, persetujuan anggaran, persetujuan PO, dan pelacakan pesanan.

Template terbaik untuk memulaiTitik awal terbaik: Formulir Permintaan Pembelian

Mulai di sini saat tim Anda membutuhkan satu catatan intake untuk item yang diminta, kebutuhan bisnis, konteks anggaran, status persetujuan, dan tindak lanjut tim pembelian.

Formulir Permintaan PembelianFormulir Permintaan PembelianMengumpulkan permintaan pembelian dengan rincian item, konteks anggaran, catatan pemasok, routing persetujuan, handoff pembeli, dan PO mengikuti.Formulir Intake PengadaanFormulir Intake PengadaanTangkap intake pengadaan dengan kebutuhan bisnis, detail pemasok, konteks anggaran, file, catatan risiko, routing persetujuan, dan handoff ke tim pembelian.Formulir Permintaan Pembelian UmumFormulir Permintaan Pembelian UmumAjukan permintaan pembelian umum dengan kode anggaran, kebutuhan bisnis, dan detail siap persetujuan sebelum proses sourcing dimulai.Template Aplikasi Persetujuan AnggaranTemplate Aplikasi Persetujuan AnggaranGunakan template aplikasi persetujuan anggaran untuk mengatur routing permintaan berdasarkan batas nominal, owner anggaran, alasan pengecualian, tanggal jatuh tempo, bukti pendukung, dan dashboard status.Persetujuan Purchase OrderPersetujuan Purchase OrderKendalikan sign-off purchase order dengan tahapan approver, pengecualian pengeluaran, dan hambatan rilis sebelum PO diterbitkan ke supplier.Permintaan Purchase OrderPermintaan Purchase OrderMengubah pembelian yang disetujui menjadi permintaan order pembelian dengan pilihan pemasok, rincian kutipan, harga, dan kepemilikan pembeli dalam satu larutan.Formulir Permintaan PerlengkapanFormulir Permintaan PerlengkapanKumpulkan permintaan perlengkapan, detail item, jumlah, tanggal kebutuhan, status persetujuan, owner pemenuhan, dan update untuk pengaju.
Pertanyaan Umum

Pertanyaan tentang alur kerja permintaan pembelian

Apakah panduan ini berbeda dari template formulir permintaan pembelian?

Ya. Panduan ini menjelaskan apa saja yang harus ada dalam alur kerja dan bagaimana persetujuan seharusnya berjalan. Template memberi tim struktur Jodoo yang siap digunakan untuk mencatat dan mengatur pengarahan permintaan.

Kapan permintaan pembelian harus menjadi requisition?

Gunakan requisition yang lebih formal saat permintaan membutuhkan kode anggaran, detail per item, alokasi proyek, atau bukti persetujuan yang lebih ketat sebelum pembelian dimulai.

Di mana posisi persetujuan purchase order?

Persetujuan PO biasanya dilakukan setelah permintaan memiliki konteks bisnis dan anggaran yang memadai, terutama saat tim pembelian sudah membuat atau menyiapkan purchase order.

Field apa yang paling penting dalam alur kerja permintaan pembelian?

Field yang paling penting adalah field yang saat ini paling sering menyebabkan pengerjaan ulang. Bagi banyak tim, field tersebut adalah alasan bisnis, konteks anggaran, tanggal dibutuhkan, pilihan pemasok, atau penanggung jawab persetujuan.

Langkah berikutnya

Buka template permintaan pembelian

Pratinjau template Jodoo, lalu sesuaikan field item, antrean persetujuan, status pengaju, dan handoff ke tim pembelian sesuai proses pengadaan Anda.

Pratinjau template ini