Jadwalkan demoDaftar

Platform

PlatformPembuat aplikasiPembuat formulirAlur kerjaDashboardIntegrasi

Solusi

Pesanan & inventarisPerintah produksiManajemen leanPemeliharaan peralatanWork order purnajualCRMManajemen proyekManajemen tugasKonstruksi

Template AI

Template AI

Sumber daya

Dokumentasi bantuanPanduan mulai cepatMitraKomunitasTemplateBlogTentang kamiKeamanan

Harga

Harga
Jadwalkan demoDaftar
Template AI
Panduan
Panduan Workflow Pengadaan
Panduan Workflow dan Persetujuan Permintaan Pembelian
Panduan

Panduan Workflow dan Persetujuan Permintaan Pembelian

Rencanakan field, langkah persetujuan, dan handoff dalam workflow permintaan pembelian sebelum membuka template pengadaan.

Workflow permintaan pembelian akan berjalan paling baik saat record permintaan sudah lengkap sebelum persetujuan dimulai. Gunakan panduan ini untuk menentukan field apa saja yang harus ada dalam permintaan, bukti apa yang dibutuhkan penyetuju, bagaimana pengecekan anggaran seharusnya berjalan, dan kapan permintaan harus diteruskan ke tindak lanjut tim pembelian atau pembuatan purchase order.

Tinjau workflow permintaanBuka template permintaan pembelian
Formulir Permintaan PembelianMulai dari: Formulir Permintaan Pembelian
01

Mulai dengan record permintaan yang lengkap

Permintaan pembelian sering melambat karena penyetuju hanya menerima deskripsi singkat atau rangkaian pesan. Workflow harus mengumpulkan konteks yang cukup agar keputusan bisa diambil dengan jelas sebelum permintaan masuk ke tahap review.

  • Pengaju, departemen, lokasi, tanggal dibutuhkan, dan alasan bisnis.
  • Deskripsi item atau layanan, jumlah, estimasi nilai, preferensi pemasok, dan lampiran.
  • Kode anggaran, proyek, cost center, kategori pembelian, dan alasan pengecualian kebijakan.
  • Tingkat urgensi, catatan pengaju, file pendukung, dan tindak lanjut tim pembelian yang diperlukan.
02

Field persetujuan harus sesuai dengan risiko pembelian

Tidak semua permintaan membutuhkan alur review yang sama. Gunakan ambang batas, kategori, status anggaran, dan field pengecualian untuk menentukan apakah permintaan memerlukan review manajer, review keuangan, review pengadaan, atau tindak lanjut tim pembelian.

  • Persetujuan manajer untuk kebutuhan rutin dan kesesuaian dengan departemen.
  • Persetujuan keuangan untuk batas anggaran, pengecualian, CapEx, atau permintaan bernilai tinggi.
  • Review pengadaan untuk sourcing, pemilihan pemasok, syarat kontrak, atau kesiapan PO.
  • Field status dikembalikan dan informasi yang kurang saat permintaan belum siap.
03

Buat handoff ke tim pembelian terlihat jelas

Permintaan yang sudah disetujui tetap bisa gagal jika handoff ke tim pembelian tidak jelas. Permintaan harus menunjukkan siapa yang menjadi owner sourcing, apakah perbandingan pemasok diperlukan, dan apakah langkah berikutnya adalah purchase order atau record perubahan pengadaan.

  • Owner tim pembelian, tanggal handoff, status pemasok, status penawaran, dan perkiraan tanggal PO.
  • Catatan sourcing, tautan perbandingan vendor, dan alasan penetapan pemenang saat lebih dari satu pemasok dipertimbangkan.
  • Status permintaan PO, status persetujuan PO, dan catatan pembaruan untuk pengaju.
  • Alasan perubahan dan jumlah revisi jika cakupan atau waktu berubah setelah persetujuan.
04

Cara permintaan pembelian terhubung ke workflow terkait

Intake permintaan pembelian biasanya berada sebelum persetujuan, proses purchase order, perbandingan vendor, dan pelacakan pesanan. Menjaga handoff tersebut tetap terlihat membantu tim pengadaan dan keuangan bekerja dari jejak record yang sama.

  • Gunakan field requisition saat permintaan membutuhkan detail anggaran dan item yang lebih formal.
  • Gunakan persetujuan anggaran saat nilai atau pengecualian kebijakan membutuhkan review keuangan.
  • Gunakan permintaan PO dan persetujuan PO saat tim pembelian siap membuat pesanan.
  • Gunakan kontrol perubahan pengadaan saat permintaan yang sudah disetujui berubah setelah dirilis.
Field permintaan

Field permintaan pembelian yang perlu ditentukan sebelum persetujuan

Gunakan field ini sebagai titik awal, lalu sesuaikan persetujuan dan bukti yang wajib dilampirkan berdasarkan kategori, nilai, dan risiko kebijakan.

Area fieldApa yang harus dicatatMengapa ini pentingHandoff berikutnya
Konteks pengajuPengaju, departemen, lokasi, tanggal dibutuhkan, alasan bisnis.Penyetuju dapat memahami urgensi dan siapa owner-nya.Review manajer atau departemen.
Detail pembelianItem, layanan, jumlah, estimasi nilai, preferensi pemasok, file.Tim pengadaan dapat menentukan apakah sourcing atau proses PO sudah siap.Review tim pembelian atau requisition.
Anggaran dan kebijakanCost center, kode anggaran, proyek, ambang batas, alasan pengecualian.Tim keuangan dapat memeriksa kesesuaian pengeluaran sebelum komitmen dibuat.Persetujuan anggaran.
Routing persetujuanPenyetuju, keputusan, alasan pengembalian, informasi yang kurang, tanggal persetujuan.Record menunjukkan mengapa permintaan lanjut atau tertahan.Persetujuan PO atau handoff ke tim pembelian.
Tindak lanjut tim pembelianOwner tim pembelian, status penawaran, keputusan pemasok, status PO, pembaruan untuk pengaju.Kebutuhan yang sudah disetujui tetap terlihat setelah keputusan dibuat.Permintaan PO, pelacak PO, atau kontrol perubahan.
Template

Ubah permintaan pembelian menjadi workflow yang terkontrol

Gunakan panduan ini untuk menentukan field intake dan persetujuan, lalu hubungkan permintaan ke template requisition, persetujuan anggaran, persetujuan PO, dan pelacakan pesanan.

Template terbaik untuk memulaiTitik awal terbaik: Formulir Permintaan Pembelian

Mulai di sini saat tim Anda membutuhkan satu record intake untuk item yang diminta, kebutuhan bisnis, konteks anggaran, status persetujuan, dan tindak lanjut tim pembelian.

Formulir Permintaan PembelianFormulir Permintaan PembelianCatat detail permintaan pembelian, spesifikasi item, konteks anggaran, approver, dan tanggal dibutuhkan sebelum sourcing atau pekerjaan PO dimulai.Formulir Intake PengadaanFormulir Intake PengadaanAtur perutean intake pengadaan tahap awal dengan kebutuhan bisnis, konteks anggaran, petunjuk pemasok, lampiran, dan review tim pembelian sebelum sourcing dimulai.Formulir Permintaan Pembelian UmumFormulir Permintaan Pembelian UmumAjukan permintaan pembelian umum dengan kode anggaran, kebutuhan bisnis, dan detail siap persetujuan sebelum proses sourcing dimulai.Alur kerja Persetujuan AnggaranAlur kerja Persetujuan AnggaranBuat workflow persetujuan anggaran live dengan intake pengajuan, pengecekan limit, review selisih, routing approver, dan pelacakan status siap audit.Persetujuan Purchase OrderPersetujuan Purchase OrderKendalikan sign-off purchase order dengan tahapan approver, pengecualian pengeluaran, dan hambatan rilis sebelum PO diterbitkan ke supplier.Permintaan Purchase OrderPermintaan Purchase OrderUbah pembelian yang sudah disetujui menjadi permintaan purchase order dengan pilihan supplier, detail penawaran, harga, dan penanggung jawab pembeli dalam satu alur kerja.
FAQ

Pertanyaan tentang workflow permintaan pembelian

Apakah panduan ini berbeda dari template formulir permintaan pembelian?

Ya. Panduan ini menjelaskan apa saja yang harus ada dalam workflow dan bagaimana persetujuan seharusnya berjalan. Template memberi tim struktur Jodoo yang siap digunakan untuk mencatat dan mengatur routing permintaan.

Kapan permintaan pembelian harus menjadi requisition?

Gunakan requisition yang lebih formal saat permintaan membutuhkan kode anggaran, detail per item, alokasi proyek, atau bukti persetujuan yang lebih ketat sebelum pembelian dimulai.

Di mana posisi persetujuan purchase order?

Persetujuan PO biasanya dilakukan setelah permintaan memiliki konteks bisnis dan anggaran yang memadai, terutama saat tim pembelian sudah membuat atau menyiapkan purchase order.

Field apa yang paling penting dalam workflow permintaan pembelian?

Field yang paling penting adalah field yang saat ini paling sering menyebabkan pengerjaan ulang. Bagi banyak tim, field tersebut adalah alasan bisnis, konteks anggaran, tanggal dibutuhkan, pilihan pemasok, atau owner persetujuan.

Langkah berikutnya

Buka template permintaan pembelian

Pratinjau template Jodoo, lalu sesuaikan field item, antrean persetujuan, status pengaju, dan handoff ke tim pembelian sesuai proses pengadaan Anda.

Pratinjau template ini