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Workflow-Pakete
Workflow-Paket von Einkaufsanfrage bis PO
Workflow-Paket

Workflow-Paket von Einkaufsanfrage bis PO

Verbinden Sie Bedarfserfassung, Budgetprüfung, Nachverfolgung durch das Einkaufsteam, Erstellung von Bestellungen und PO-Statusverfolgung in einem einzigen Beschaffungs-Workflow.

Dieses Paket ist für Beschaffungs- und Finanzteams, die sicherstellen müssen, dass Einkaufsanfragen von der Erfassung durch die anfragende Person ?ber Freigabe, Beschaffung und Nachverfolgung der Bestellung laufen, ohne Owner-, Budget- oder Statuskontext zu verlieren.

Workflow-Phasen anzeigenStartvorlage öffnen
Beschaffungsteams, die Einkaufsanfragen aus vielen Abteilungen erhalten.Finanzverantwortliche, die Budgetkontext benoetigen, bevor Ausgaben verbindlich zugesagt werden.Operations-Verantwortliche, die die E-Mail-basierte Nachverfolgung von Einkäufen ersetzen möchten.
Formular für BeschaffungsanfragenFormular für BeschaffungsanfragenFormular für allgemeine BestellanforderungenFormular für allgemeine BestellanforderungenBudgetfreigabe-WorkflowBudgetfreigabe-Workflow
01Einkaufsanfrage erfassen02Freigabe und Budgetprüfung routen03Freigegebenen Bedarf in die Bestellbearbeitung überführen04Änderungen und Bestellstatus nachverfolgen
Workflow-Phasen

So sind die Vorlagen im Prozess miteinander verbunden

01

Einkaufsanfrage erfassen

Starten Sie mit einem strukturierten Anfragedatensatz, damit Artikeldetails, Timing, Budgetkontext und Zuständigkeit der anfragenden Person vor der Prüfung vollständig vorliegen.

Formular für BeschaffungsanfragenErfassen Sie Kaufanfragen, Artikelspezifikationen, Budgetkontext, Freigeber und Bedarfstermine, bevor Sourcing oder PO-Arbeit beginnt.Formular für allgemeine BestellanforderungenReichen Sie allgemeine Bestellanforderungen mit Budgetcodes, geschäftlicher Begründung und freigabefertigen Details ein, bevor die Beschaffung beginnt.
02

Freigabe und Budgetprüfung routen

Trennen Sie die routinemäßige Prüfung durch die Führungskraft von Budgetausnahmen, Schwellenwertprüfungen und Freigabeentscheidungen, die Transparenz für das Finanzteam erfordern.

Budgetfreigabe-WorkflowLeiten Sie Budgetanfragen durch Limitprüfungen, Abweichungsprüfungen und die Freigabe durch Vorgesetzte, bevor Ausgabenentscheidungen die Arbeit verzögern oder Richtlinienschwellen verfehlt werden.BestellfreigabeSteuern Sie die Freigabe von Bestellungen mit Freigabestufen, Ausnahmen bei Ausgaben und Release-Sperren, bevor eine Bestellung an den Lieferanten gesendet wird.
03

Freigegebenen Bedarf in die Bestellbearbeitung überführen

Geben Sie dem Einkaufsteam einen Übergabe-Datensatz für Lieferantenauswahl, Angebotsdetails, Vorbereitung der Bestellung und Statusupdates für die anfragende Person.

BestellanforderungWandeln Sie freigegebene Einkäufe in Bestellanforderungen um – mit Lieferantenauswahl, Angebotsdetails, Preisen und Zuständigkeit des Einkaufsteams in einem Workflow.Checkliste für den LieferantenvergleichVergleichen Sie vorausgewählte Anbieter in einem Prüf-Workflow mit gemeinsamen Bewertungskriterien, Angebotsnachweisen, Risiken, Anforderungen und Vergabeempfehlungen.
04

Änderungen und Bestellstatus nachverfolgen

Sorgen Sie dafür, dass freigegebene Bestellungen, Änderungen, Verzögerungen und Nachverfolgungsaufgaben nach der Einkaufsentscheidung sichtbar bleiben.

Bestell-TrackerVerfolgen Sie freigegebene Bestellungen nach der Genehmigung mit Lieferantenbestätigungen, zugesagten Lieferterminen, Überfälligkeitsstatus und nächsten Schritten in einem zentralen Live-Tracker.BeschaffungsänderungsanfrageVerwalten Sie Beschaffungsänderungsanfragen mit Auswirkungen auf den Umfang, Lieferantenfolgen, Freigaben und Updates für anfragende Personen in einem Workflow.
Verknüpfte Details

Wichtige Details von der Anfrage bis zur Nachverfolgung beibehalten

  • Anfragende Person, Abteilung, gewünschtes Lieferdatum und geschäftlicher Bedarf werden aus der Erfassung der Anfrage in die Freigabe übernommen.
  • Budget-Owner, Freigabestatus, Schwellenwertausnahme und Entscheidungsnotizen werden in die Prüfung durch das Einkaufsteam übernommen.
  • Lieferant, Angebotsbetrag, PO-Owner und PO-Status bilden die gemeinsame Übergabe zwischen Beschaffung und Finanzteam.
  • Änderungsgrund, betroffene PO, angepasster Betrag und Owner für die Nachverfolgung machen Änderungen nach der Freigabe nachvollziehbar.
Bester Startpunkt

Wählen Sie die erste Vorlage nach Engpass

  • Beginnen Sie mit der Erfassung der Anfrage, wenn Einkaufsdetails unvollständig eingehen.
  • Beginnen Sie mit der Budgetfreigabe, wenn Anfragen erfasst werden, Entscheidungen aber stocken.
  • Beginnen Sie mit der Bestellverfolgung, wenn freigegebene Anfragen nach der Übergabe an das Einkaufsteam verschwinden.
Enthaltene Vorlagen

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Formular für das Onboarding von Lieferanten / Formular zur Lieferantenanlage / Formular für Lieferanteninformationen
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01 Finanzanfrage erfassen02 Budget- und Richtlinienkontext prüfen03 Kontrollierte Freigaben routen04 Zahlungen und Nachverfolgung im Blick behaltenVorlagen für Finanzfreigaben / Workflow-Vorlagen für den Einkauf / Vorlagen für LieferantenmanagementBudgetfreigabe-Workflow / Spesenfreigabe-Workflow / Rechnungsanfrage10 Vorlagen

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Verbinden Sie Lieferantenerfassung, Lieferantenanlage, Qualifizierungsprüfung, Vergleich, Audit und die Nachverfolgung von Korrekturmaßnahmen in einem durchgängigen Workflow für das Lieferantenmanagement.

01 Lieferantenanfrage erfassen02 Lieferantendatensatz anlegen03 Lieferanten bewerten und vergleichen04 Audits durchführen und Korrekturmaßnahmen nachverfolgenVorlagen für Lieferantenmanagement / Workflow-Vorlagen für den Einkauf / Vorlagen für FinanzfreigabenFormular für das Onboarding von Lieferanten / Formular zur Lieferantenanlage / Formular für Lieferanteninformationen11 Vorlagen

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01 Material anfragen und ausgeben02 Bestand empfangen und prüfen03 Rückgaben und Ausnahmen steuern04 Nachschub steuern und Lager auditierenVorlagen für Lager & Inventar / Workflow-Vorlagen für den Einkauf / Vorlagen für Qualität & Sicherheit / Vorlagen für Asset- & GerätekontrolleMaterialanforderungsformular / Materialausgabeformular / Wareneingangsprotokoll6 Vorlagen

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01 Vertragserfassung02 Freigaben und Ausnahmen routen03 Verpflichtungen und Termine nachverfolgen04 Vertragsverlängerungen und Verlängerungen verwaltenWorkflow-Vorlagen für den Einkauf / Vorlagen für Lieferantenmanagement / Vorlagen für FinanzfreigabenVertragserfassungsformular / Workflow für Vertragsfreigabe / Vertrags-Tracker
FAQs

Häufige Fragen zu diesem Workflow-Paket

Ist dieses Workflow-Paket eine einzelne Jodoo App?

Nein. Es ist ein Prozessplan, der mehrere veröffentlichte Jodoo-Vorlagen miteinander verbindet. Teams können zuerst mit der passendsten Vorlage starten und den Workflow dann an ihre Freigaberegeln anpassen oder mehrere Vorlagen kombinieren.

Unterstuetzt das sowohl einfache Anfragen als auch formale Bedarfsanforderungen?

Ja. Weniger komplexe Teams können mit dem Formular für Einkaufsanfragen beginnen, während Teams mit Budgetcodes und formalerer Prüfung das allgemeine Formular für Bedarfsanforderungen als Ausgangspunkt nutzen können.

Wo passt der Lieferantenvergleich hinein?

Der Lieferantenvergleich passt nach der Freigabe der Anfrage, aber vor dem finalen Abschluss der PO, insbesondere wenn das Einkaufsteam Lieferantenoptionen und die Begruendung der Vergabe dokumentieren muss.

Nächster Schritt

Starten Sie mit der passendsten Vorlage und passen Sie dann den Workflow an

Sehen Sie sich die erste Vorlage in diesem Workflow-Paket in der Vorschau an und passen Sie dann Felder, Owner, Status und Automatisierungen für Ihr Team an.

Startvorlage in der Vorschau ansehen