Руководство

Руководство по рабочему процессу и согласованию запроса на закупку

Продумайте поля, этапы согласования и передачи задачи в рабочем процессе запроса на закупку до открытия шаблона закупок.

Рабочий процесс запроса на закупку работает лучше всего, когда запись запроса полностью заполнена до начала согласования. Используйте это руководство, чтобы определить, какие поля должны быть в запросе, какие подтверждающие материалы нужны согласующим, как должна работать проверка бюджета и когда запрос должен переходить к последующему действию команды закупок или созданию заказа на покупку.

Проверить рабочий процесс запросаОткрыть шаблон запроса на закупку

Начните с: Форма заявки на закупку

Начните с полной записи запроса

Запросы на закупку часто замедляются, когда согласующие получают только краткое описание или переписку в сообщениях. Рабочий процесс должен собирать достаточно контекста для принятия понятного решения до того, как запрос попадет на рассмотрение.

Заявитель, подразделение, локация, требуемая дата и бизнес-обоснование.
Описание товара или услуги, количество, ориентировочная сумма, предпочтительный поставщик и вложения.
Код бюджета, проект, центр затрат, категория закупки и причина отклонения от политики.
Срочность, заметки заявителя, подтверждающие файлы и необходимые последующие действия команды закупок.

Поля согласования должны соответствовать риску закупки

Не каждому запросу нужен одинаковый маршрут рассмотрения. Используйте пороговые значения, категории, статус бюджета и поля исключений, чтобы определить, нужна ли запросу проверка менеджером, финансовой командой, отделом закупок или последующее действие команды закупок.

Согласование менеджером для стандартных потребностей и соответствия задачам подразделения.
Согласование финансовой командой для лимитов бюджета, исключений, CapEx или запросов на крупные суммы.
Проверка отделом закупок для выбора источника поставки, поставщика, условий договора или готовности к PO.
Статус возврата и поля недостающей информации, если запрос еще не готов.

Сделайте передачу задачи команде закупок прозрачной

Даже согласованные запросы дают сбой, если передача задачи команде закупок неясна. В запросе должно быть видно, кто отвечает за поиск поставщика, требуется ли сравнение поставщиков и будет ли следующим шагом заказ на покупку или запись об изменении закупки.

Ответственный из команды закупок, дата передачи задачи, статус поставщика, статус коммерческого предложения и ожидаемая дата PO.
Заметки по поиску поставщика, ссылка на сравнение поставщиков и обоснование выбора, если рассматривается более одного поставщика.
Статус запроса на PO, статус согласования PO и заметки по обновлению для заявителя.
Причина изменения и пересмотренная сумма, если объем или сроки меняются после согласования.

Как запросы на закупку связаны со смежными рабочими процессами

Прием заявки по запросу на закупку обычно предшествует согласованиям, работе с заказом на покупку, сравнению поставщиков и отслеживанию заказа. Если эти передачи задачи остаются прозрачными, закупки и финансы могут работать по единой истории записей.

Используйте поля заявки на закупку, если запросу нужны более формальные данные по бюджету и детализация позиций.
Используйте согласование бюджета, если сумма или исключение из политики требуют проверки финансовой командой.
Используйте запрос на PO и согласование PO, когда команда закупок готова создать заказ.
Используйте контроль изменений закупки, если согласованный запрос меняется после выпуска.

Поля запроса

Поля запроса на закупку, которые нужно определить до согласования

Используйте эти поля как отправную точку, а затем настройте согласования и обязательные подтверждающие материалы по категории, сумме и риску нарушения политики.

Область поляЧто нужно фиксироватьПочему это важноСледующая передача задачи

Контекст заявителяЗаявитель, подразделение, локация, требуемая дата, бизнес-обоснование.Согласующие понимают срочность и то, кто отвечает за запрос.Проверка менеджером или подразделением.

Детали закупкиТовар, услуга, количество, ориентировочная сумма, предпочтительный поставщик, файлы.Отдел закупок может понять, готов ли запрос к поиску поставщика или работе с PO.Проверка командой закупок или заявка на закупку.

Бюджет и политикаЦентр затрат, код бюджета, проект, пороговое значение, причина исключения.Финансовая команда может проверить соответствие расходов до принятия обязательств.Согласование бюджета.

Маршрутизация согласованияСогласующий, решение, причина возврата, недостающая информация, дата согласования.По записи видно, почему запрос продвинулся дальше или остановился.Согласование PO или передача задачи команде закупок.

Последующие действия команды закупокОтветственный из команды закупок, статус коммерческого предложения, решение по поставщику, статус PO, обновление для заявителя.Согласованная потребность остается видимой после принятия решения.Запрос на PO, трекер PO или контроль изменений.

Шаблоны

Превратите запросы на закупку в контролируемый рабочий процесс

Используйте руководство, чтобы определить поля приема заявки и согласования, а затем связать запрос с шаблонами заявки на закупку, согласования бюджета, согласования PO и отслеживания заказа.

Лучший шаблон для стартаОптимальная отправная точка: форма запроса на закупку

Начните здесь, если вашей команде нужна единая запись для приема заявки по запрашиваемым позициям, бизнес-обоснованию, бюджетному контексту, статусу согласования и последующим действиям команды закупок.

Форма заявки на закупкуСоберите запросы на покупку с деталями пункта, бюджетным контекстом, заметками поставщика, маршрутизацией одобрения, передачей покупателя и последующими действиями PO.

Форма приема заявок на закупкуФиксируйте заявки на закупку с бизнес-обоснованием, данными поставщика, бюджетным контекстом, файлами, примечаниями по рискам, маршрутизацией согласования и передачей команде закупок.

Форма общей заявки на закупкуПодавайте общие заявки на закупку с кодами бюджета, обоснованием потребности и данными для согласования до начала поиска поставщика.

Шаблон приложения для согласования бюджетаИспользуйте шаблон приложения для согласования бюджета, чтобы направлять запросы с учетом порогов суммы, ответственных за бюджет, причин исключений, сроков, подтверждающих материалов и дашбордов статуса.

Согласование заказа на поставкуКонтролируйте согласование заказа на закупку с этапами утверждения, исключениями по расходам и блокирующими факторами перед отправкой заказа поставщику.

Запрос на заказ на поставкуПреобразуйте согласованные закупки в заявки на заказ: поставщик, коммерческое предложение, цены и ответственность команды закупок в одном процессе.

Форма заявки на снабжениеСобирайте заявки на снабжение, сведения о позициях, количестве, требуемых сроках, статусе согласования, ответственном за исполнение и обновлениях для заявителя.

Связанные группы шаблонов

Изучите связанные шаблоны закупок

Шаблоны рабочих процессов для закупок Автоматизация закупочных процессов Система заявок на закупку Программное обеспечение для управления поставщиками Шаблоны согласования финансовых операций Шаблоны управления поставщиками ПО для управления производственными рабочими процессами

Связанный рабочий процесс

Посмотрите, как запросы на закупку переходят в работу с PO

Пакет рабочих процессов от заявки на закупку до PO

Часто задаваемые вопросы

Вопросы о рабочих процессах запросов на закупку

Чем это руководство отличается от шаблона формы запроса на закупку?

Да. В руководстве объясняется, что должно входить в рабочий процесс и как должно идти согласование. Шаблон дает командам готовую структуру Jodoo для сбора и маршрутизации запросов.

Когда запрос на закупку должен становиться заявкой на закупку?

Используйте более формальную заявку на закупку, если запросу нужны коды бюджета, детализация по строкам, распределение по проекту или более строгие подтверждающие материалы для согласования до начала закупки.

Где встраивается согласование заказа на покупку?

Согласование PO обычно идет после того, как в запросе уже достаточно бизнес-контекста и данных по бюджету, особенно если команда закупок уже создала или подготовила заказ на покупку.

Какое поле самое важное в рабочем процессе запроса на закупку?

Самое важное поле — то, из-за которого сейчас чаще всего возникает доработка. Для многих команд это бизнес-обоснование, бюджетный контекст, требуемая дата, выбор поставщика или ответственный за согласование.

Следующий шаг

Открыть шаблон запроса на закупку

Откройте предпросмотр шаблона Jodoo, а затем настройте поля позиций, очереди согласования, статус заявителя и передачу задачи команде закупок под свой процесс закупок.

Предпросмотр этого шаблона

Платформа

Решения

ИИ-шаблоны

Ресурсы

Тарифы