Den Arbeitsablauf definieren
Phasen, Entscheidungen, Rückgabewege, erforderliche Nachweise und Ergebnisse festlegen.
Leitfaden zum Workflow-Management
Workflow-Management: Definition, System und Beispiele
Workflowmanagement ist die Praxis, eine sich wiederholende Arbeitsfolge zu definieren, zu zugeordnet, auszuführen, zu überwachen und zu verbessern, so dass jeder Artikel eine aktuelle Stufe, verantwortungsbewusste Eigentümerin, Ablaufdatum, Ausnahmezug und aufgezeichnet hat Das Ergebnis.
Ein praxistaugliches Workflow-Management-System bildet nicht nur Prozessschritte ab. Es verbindet die Prozessdefinition mit laufenden Vorgängen, Zuständigkeiten, Entscheidungen, Servicezielen, Ausnahmen, dem Verlauf und operativen Kennzahlen. So erkennen Verantwortliche, welche Arbeit wartet, warum sie blockiert ist und was als Nächstes verbessert werden sollte.
Jeder Aufgabe die nächste Zuständigkeit geben
Aktuelle Zuständigkeit, Fälligkeit, Vertretung, Delegation und Eskalation anzeigen.
Wartende und abweichende Vorgänge finden
Rückstand, Verweildauer, Überfälligkeit, Rückgaben, Auslastung und offene Ausnahmen sehen.
Den größten messbaren Engpass beheben
Mit Verlauf und Kennzahlen jeweils eine Verzögerung oder Fehlerursache verbessern.
Workflow-DesignFreigabeweg, Knotenzuständigkeit und mögliche Entscheidungen prüfenSehen Sie, wie der Workflow einen Antrag mit Prüfung, Rückgabe, Freigabe und Abschluss verbindet.Verwalteten Workflow ansehen 
Laufende Arbeit und ErgebnisseStatus, Arbeitsmenge, wartende Vorgänge und Ergebnisse überwachenÖffnen Sie die Anträge hinter den Dashboard-Zahlen und erkennen Sie Verzögerungen, bevor sie übersehen werden.Workflow-Anwendung ansehen 
Ausführungsverlauf
Rückgabe und spätere Freigabe in einer Spur behalten
Einreichung, Ablehnung, Korrektur, Freigabe und Abschluss mit Zuständigkeit, Zeitpunkt, Kommentaren und Änderungen nachvollziehen.
- Entscheidungshistorie
- Kommentare
- Geänderte Datensätze
Nachverfolgung
Auf den Workflow wartende Personen benachrichtigen
Senden Sie mobile oder E-Mail-Erinnerungen an Prüfende und Empfänger oder übertragen Sie das Workflow-Ereignis zur Nachverfolgung an ein anderes System.
- Mobile Erinnerungen
- E-Mail-Benachrichtigungen
- Server-Push
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Benötigen Sie zusätzlich Automatisierungsregeln und Systemaktionen?
Nutzen Sie den Leitfaden zu Workflow-Automatisierungssoftware, um Auslöser, Weiterleitungsregeln, Freigaben, automatische Aktionen, Integrationen, Ausnahmebehandlung und operative Berichte zu vergleichen.
Bewertung von Workflow-AutomatisierungssoftwareWorkflowmanagementzyklus
Workflow-Design und tägliche Arbeit aufeinander abstimmen
Ein Workflow ist verwaltbar, wenn das Team die Schritte definieren kann, jede Anfrage zuordnen kann, normalen und Ausnahmewege handhaben kann, Wartearbeiten sehen kann und den Prozess mit tatsächlichen Ergebnissen verbessern kann.
Was ist Workflow-Management?
Workflowmanagement ist die Disziplin, eine sich wiederholende Arbeitssequenz zu definieren, zuzuordnen, auszuführen, zu überwachen und zu verbessern. Im Geschäftsworkflowmanagement bleibt jeder Arbeitspunkt sichtbar, wenn er sich durch Stufen, Verantwortliche, Entscheidungen, Übergaben, Ausnahmen und Abschluss bewegt. Nachweise.
- Die Definition des Workflows beschreibt die beabsichtigten Stufen, Regeln, Rollen und Ergebnisse.
- Die Arbeitsakte zeigt die aktuelle Stufe, verantwortungsbewusste Besitzerin, Ablaufdatum, Nachweise und Verlauf.
- Das Management verbindet die beiden: Es hält die Arbeit in Einklang mit dem beabsichtigten Prozess und zeigt, wo sich der Prozess ändern muss.
Workflowmanagement vs. Workflow-Automatisierung
Das Workflow-Management regelt, wie der Workflow definiert, zugeordnet, überwacht und verbessert wird. Die Workflow-Automatisierung verwendet Regeln und Systemaktionen, um Teile dieses Workflows mit weniger manueller Koordinierung zu bewegen. Ein Workflow kann mit wenigen automatisierten Aktionen verwaltet werden, und ein automatischer Workflow muss immer noch verwaltt werden, wenn Arbeit zurückgegeben, verzögert, neu zugewiesen oder geändert wird.
- Die Führung fragt, ob der Prozess die richtigen Stufen, Verantwortliche, Service-Niveaus und Ergebnisse hat.
- Automatisierung fragt, welche Auslöser, Regeln, Benachrichtigungen, Updates und Integrationen zuverlässig ausgeführt werden können.
- Beide werden verwendet, wenn das Team verantwortungsbewusste Arbeit und vorhersehbare Systemaktionen im selben Prozess benötigt.
Was ein Workflow-Managementsystem enthalten sollte
Eine praktische Definition eines Workflow-Managementsystems beginnt mit der Verbindung zwischen einem Prozessmodell und der ausgeführten Arbeit. Es sollte einem Team erlauben, Stufen und Regeln zu definieren, die Arbeitsbilder aufzuzeichnen, Verantwortung zu übertragen, Entscheidungen und Nachweise zu bewahren, Ausnahmen zu behandeln und über die Arbeitsaufwand und die Prozessleistung zu berichten.
- Das digitale Workflow-Management hält die Definition, aktuelle Datensatz, Eigentums- und Ausführungsgeschichte miteinander verbunden, anstatt sie über Nachrichten und Dateien zu teilen.
- Eine visuelle oder strukturierte Definition des Workflows mit expliziten Eintritts-, Entscheidung- und Rückkehrspfaden, Eskalation- und Abschlusspfaden.
- Formular und Datensätze, die die für den nächsten Schritt erforderlichen Daten und Nachweise enthalten.
- Rollenbasierte Aufgaben, Schlange, Verfalldatums, Erinnerungen, Berechtigungen und Rückfallbesitz.
- Verlauf der Einreichungen, Entscheidungen, Kommentare, Änderungen, Rückführungen, Umstellungen und abgeschlossenen Ergebnisse.
- Dashboards für Backlog, Alterung, Bühnenzeit, Arbeitsbelastung, Ausnahmen, Renditen und Service-Levels.
Der Workflowmanagementprozess von der Konstruktion bis zur Verbesserung
Beginnen Sie mit der Definition des Geschäftsergebnisses und der erforderlichen Mindestbescheinigung, um es zu erreichen. Die normalen und außergewöhnlichen Routen zu erstellen, Rollen und Service-Levels zuzuordnen, durch den Prozess echte Arbeit auszuführen, zu überwachen, wo die Arbeit wartet oder zurückkehrt und einen kontrollierten Teil des Workflows gleichzeitig zu ändern.
- Definition des Ergebnisses, der Einstiegskriterien, der Stufen, der Entscheidungen, der Nachweise und der Definition von erledigt.
- Zuordnen Sie einen Prozessbesitzer plus einen aktuellen Verantwortliche und ein Ablaufdatum für jeden Arbeitspunkt.
- Normalen, zurückgegebenen, verspäteten, nicht verfügbaren Verantwortliche- und fehlgeschlagenen Aktionswege zu betreiben.
- Messen Sie die Zykluszeit, Wartezeit, Vollständigkeit des ersten Durchgangs, Rückkehrrate, Rückstand und Ausnahmez Alter.
- Festlegen Sie die größte gemessene Verzögerung oder den Fehlerpunkt und vergleichen Sie dann nach der Änderung dieselben Maßnahmen.
Beispiele für das Management von Workflow in den Geschäftsteams
Die Genehmigung, die Einführung, die Dokumentenprüfung, die Zugangsanfragen, die Beschaffung, die Inspektionen und die Lösung von Problemen sind nützliche Beispiele für das Workflow-Management, da jeder eine verfolgbarer Arbeitsstück mit erkennbaren Stufen erzeugt. Die Kommission hat die Möglichkeit, eine Entscheidung zu treffen.
- Finanzen: Überwachen Sie unvollständige Ausgabenanfragen, Veralterung der Genehmigungen, Rückführungen, Ausnahmen aus den Richtlinien und Abschluss.
- HR: Koordinierung von Aufträgen, Abhängigkeiten, Verfallstermine, Ausnahmen und Bereitschaft zum ersten Tag.
- IT: Verwaltung von Zugangs- oder Dienstleistungsaufforderungen durch Triege, Genehmigung, Erfüllung, Überprüfung und Abschluss.
- Dokumentenkontrolle: Verwaltung von Entwürfen, Überprüfung, Rückgabe, Genehmigung, Veröffentlichung, Revision und Nachweisbewahrung.
- Operationen: Kontrolle von Inspektionen, Korrekturmaßnahmen, Arbeitsaufträge, Ausweitung der Aufschwung und verifizierte Abschluss.
Workflowmanagement vs. Aufgabenmanagement, Projektmanagement und BPM
Prozess- und Workflow-Management überschneiden sich, unterscheiden sich aber im Umfang. Aufgabenmanagement organisiert einzelne Zuweisungen. Projektmanagement koordiniert befristete Arbeit mit einem einmaligen Ergebnis. Projekt-Workflow-Management standardisiert wiederkehrende Erfassung, Prüfung, Freigabe, Änderung und Abschluss innerhalb eines Projekts. Workflow-Management steuert diese wiederkehrenden Vorgänge; ein BPM-Workflow kann dagegen Teil eines umfassenderen End-to-End-Prozesses sein, der mehrere Workflows, Systeme, Abteilungen und Kennzahlen umfasst.
- Wählen Sie die Aufgabenverwaltung, wenn eine persönliche oder ein Team-To-Do-Liste vor allem erforderlich ist.
- Wählen Sie Projektmanagement, wenn Umfang, Meilensteine, Abhängigkeiten, Ressourcen und einmalige Lieferwerte zentral sind.
- Wählen Sie Workflow-Management, wenn wiederkehrende Datensätze konsistente Stufen, Routing, Eigentum, Nachweise und Überwachung benötigen.
- Wählen Sie spezialisierte BPM, wenn die formelle Prozessarchitektur, BPMN, Prozessmining, Simulation, Unternehmensführung oder systemübergreifende Orchestration zentral sind.
Wie man ein effektives Workflow-Management messen kann
Eine wirksame Workflowmanagement verbessert sowohl den Fluss als auch die Kontrolle. Messen Sie die Zeit, die Arbeit in Bewegung und Warte verbracht, die Qualität der Datensätze, die in jede Stufe eingehen, die Zuverlässigkeit des Eigentums und die Geschwindigkeit, mit der Ausnahmen zu einem überprüften Ergebnis gelangen.
- End-to-end Zykluszeit und Zeit warten in jeder Stufe.
- Erstpass-Fülle, Rückkehrrate, Umschlagrate und Wiederaufnahme.
- Nachstehende Auflagen, Veraltungsverteilung, Verspätung und Verantwortliche-Arbeitsbelastung.
- Ausnahmevolumen, Ausnahmez Alter, Eskalationsrate und Auflösungszeit.
- Vollständigkeit der Entscheidungshistorie, Einhaltung der Richtlinien und überprüfte Abschlussvorgänge.
Wie man ein Workflow-Managementsystem wählt
Testen Sie jedes System mit einem wiederkehrenden Prozess, den Ihr Team bereits versteht. Beurteilen Sie, ob die Plattform den Datensatz, Rollen, Entscheidungen, Ausnahmeroute, Berechtigungen, Verlauf und Berichterstattung darstellen kann, ohne den Prozess in ein allgemeines Taskboard zu zwingen oder ihn innerhalb technischer Daten zu verstecken Automatisierungslogik.
- Beginnen Sie mit einer Vorlage für die Verwaltung von Workflow nur, wenn ihr Datensatz, Rollen, Entscheidungen, Ausnahmen und Maßnahmen dem Prozess entsprechen, den Sie betreiben müssen.
- Verwenden Sie einen normalen Fall plus unvollständige, zurückgegebene, verfallene, neu zugewiesene und Ausnahmefälle.
- Bitten Sie die Betreiber, den aktuellen Verantwortliche, den Grund für die Verzögerung, die nächste Aktion und die Entscheidung zu finden.
- Überprüfen Sie, ob Manager die Bühnenzeit, den Backlog, die Arbeitsbelastung, die Renditen und ungelöste Ausnahmen sehen können.
- Die Grenzen für Projekte, CRM, ERP, Dokumenten, Finanzen, Integration, RPA und spezielle BPM sind eindeutig zu halten.
Karte des Workflow-Managementsystems
Workflow-Design mit den täglich genutzten Vorgängen verbinden
Verwenden Sie diese Karte, um zu testen, ob ein System sowohl den beabsichtigten Workflow als auch die Arbeit verwalten kann, die sich derzeit durch ihn bewegt.
ManagementbereichSystemregisterFrage der VerwaltungNachweise zu behalten
DefinitionStufen, Eintrittskriterien, Entscheidungen, Rückkehrwege und Ergebnisse.Ist der beabsichtigte Prozess explizit?Version, Regel, Rolle und Datum der Wirkung.
ZuweisungDer aktuelle Verantwortliche, Rolle, Schlange, Verfalldatum und Rückfallbesitzer.Wer ist für die nächste Aktion verantwortlich?Zuweisung, Umstellung, Delegation und Eskalationsgeschichte.
AusführungErforderliche Felder, Nachweise, Kommentare, Entscheidungen und Maßnahmen.Kann der nächste Schritt richtig durchgeführt werden?Vorlegte Werte, Anhängen, Entscheidung, Grund und Handlungsresultat.
ÜberwachungStufe, Status, Zeitstempel, Rückstandszahlung, Arbeitsbelastung und Ausnahmezustand.Wo wartet die Arbeit oder versagt sie?Zeit der Etape, Ablaufdatum, Rückkehrgründe, Ausnahmebesitzer und Service-Stand.
VerbesserungErgebnis, Zykluszeit, Qualität des ersten Durchgangs und Veränderungsrekord.Welche gemessene Verzögerung oder Fehlpunkt sollte sich als nächstes ändern?Vor- und Nachmessung, Änderung des Eigentümers, Veröffentlichungsdatum und Ergebnis der Überprüfung.
Bauen Sie in Jodoo
Konfiguration eines verwalteten Workflows von Record auf Dashboard
Jodoo kann Formulare, Datensätze, Workflow-Knoten, Bedingungen, Genehmigungen, Zuweisungen, Erinnerungen, Berechtigungen, Historie und Dashboards in einer konfigurierbaren Anwendung verbinden.
Beginnen Sie mit einem wiederkehrenden Workflow, bei dem die Eigentums- oder Wartearbeit unklar ist.JodooDie Kommission hat die Möglichkeit, eine Reihe vonBPM, Projekt,ERP, CRMDie Kommission hat die Möglichkeit, eine Reihe von Maßnahmen zur Verbesserung der Wettbewerbsfähigkeit und des Umweltschutzes zu treffen.
Definieren Sie die Datensätze und den Workflowzustand
Erstellen Sie die Aufnahmeunterlagen, erforderliche Nachweise, verknüpfte Unterlagen, Stufen, Entscheidungen, Rückkehrgründe, Ausnahmezustände und Endergebnis.
- Halten Sie die aktuelle Etappe, den Verantwortliche, das Fälligkeitsdatum und die nächste Aktion in der Datensatz sichtbar.
- Trennen Sie die normalen Abschlüsse von abgesagten, abgelehnt, blockierten und ungelösten Ergebnissen.
Zuordnen der Verantwortliche und betreiben die Ausnahmezüge
Konfiguration von Rollenbasierten Routing, Genehmigungsbehörde, Erinnerungen, Rückfallbesitz, Delegation, Eskalation und Berechtigungen.
- Test unvollständig, zurückgegeben, verspätet, nicht verfügbar-Inhaber, neu zugewiesen und fehlgeschlagenen Aktionen Fälle.
- Bewahren Sie, wer die Datensatz geändert hat, die Entscheidung getroffen hat oder die Ausnahme gelöst hat.
Überwachen Sie den Fluss und verbessern Sie eine Einschränkung
Erstellen Sie Ansichten und Dashboards für Wartearbeiten, Rückstände, Alterung, Arbeitsbelastung, Renditen, Ausnahmen, Zykluszeit und abgeschlossenen Ergebnisse.
- Verwenden Sie die gleiche Metrikdefinition vor und nach einer kontrollierten Workflow-Änderung.
- Verbessern Sie die größte bestätigte Verzögerung oder Rückgabevorsicht, bevor Sie den Workflow erweitern.
Vorlagen
Öffnete Workflowbeispiele mit sichtbaren Eigentümern und Status
Überprüfen Sie, wie sich eine tatsächliche Anfrage durch Stufen, Entscheidungen, Rückführungen, Erinnerungen, Abschluss und Berichterstattung bewegt, bevor Sie die Bereiche und Governance an Ihren eigenen Prozess anpassen.
Beste Vorlage für den EinstiegÜberprüfen Sie einen Workflow mit Datensätze, Entscheidungen und Verlauf
Der Arbeitsablauf zur Genehmigung von Ausgaben zeigt ein praktisches Managementmuster: vollständige Erfassung, Stage-Eigentum, Entscheidungen der Prüfer, zurückgegebene Arbeit, Eskalationsgeschichte und ein Dashboard für Warte- und ausgefüllte Anfragen.
Spesenfreigabe-WorkflowLeiten Sie den Spesenfreigabe-Workflow mit Entscheidungen der Genehmigenden, Ausnahmebehandlung und Transparenz bei überfälligen Vorgängen in einem strukturierten Freigabe-Workflow.
Einkaufsfreigabe-WorkflowVerwalten Sie Bestellanforderung, Lieferant, Betrag, Budget-zuständige Person, Freigabestufe, Ausnahmehinweis und Entscheidungsstatus.
Abwicklung der RechnungsprüfungenVorlage für AP-Prüfung, Finanz- und Budgetfreigabe, Ausnahmen, Entscheidungshistorie und Zahlungsbereitschaft.
Workflow für VertragsfreigabenSteuern Sie Vertragsfreigaben mit Erfassungsdetails, zuständigen prüfenden Personen, Ausnahmenotizen, Budgetkontext, Verpflichtungs-Checkpoints und Statusverfolgung.
Workflow für die Freigabe von StundenzettelnLeiten Sie Stundenzettel durch die Freigabe durch Vorgesetzte, die Prüfung fehlender Stunden, Korrekturanfragen, Prüfungen vor dem Lohnabrechnungsstichtag und die Nachverfolgung von Ausnahmen.
Benutzerkonto-AnfrageformularErfassen Sie Kontoanfragen, leiten Sie Zugriffsfreigaben weiter, weisen Sie Verantwortliche zu und verfolgen Sie jede Anfrage bis zur Aktivierung.Wählen Sie die nächste Workflow Management-Ressource aus
Workflow-Management-Software bewertenWorkflow-Management-Software vergleichenErfahren Sie, wie die Workflow-Automatisierung funktioniertBewertung von Workflow-AutomatisierungssoftwareVergleiche Workflow-AutomatisierungssoftwareVerwalten Sie Dokumenten-WorkflowsVerwaltung von RechnungslegungsarbeitenWorkflows in Steuerkanzleien verwaltenVerwalten von Marketing-WorkflowsVerwaltung von Vertriebs- und CRM-WorkflowsVerwalten Sie die Arbeitsflüsse der MitarbeiterVerwalten von IT-Anforderungsworkflows
Beispiele für verwaltete Workflows ansehen
Häufige Fragen
Workflowmanagement FAQ
Was ist Workflow-Management?
Workflowmanagement ist die Praxis, eine sich wiederholende Arbeitsfolge zu definieren, zu zugeordnet, auszuführen, zu überwachen und zu verbessern, so dass jeder Artikel eine aktuelle Stufe, verantwortungsbewusste Eigentümerin, Ablaufdatum, Ausnahmezug und aufgezeichnet hat Das Ergebnis.
Was ist ein Workflow-Management-System?
Ein Workflow-Managementsystem verbindet eine Workflowdefinition mit Live-Arbeitsunterlagen. Es hilft Teams, Stufen und Regeln zu konfigurieren, Verantwortung zuzuweisen, Entscheidungen und Nachweise aufzunehmen, Ausnahmen zu behandeln, die Verlauf zu bewahren und Arbeitsbelastung und Prozessleistung zu überwachen.
Was ist der Unterschied zwischen Workflow Management und Workflow-Automatisierung?
Das Workflow-Management regelt, wie die Arbeit definiert, zugewiesen, überwacht und verbessert wird. Die Workflow-Automatisierung verwendet Auslöser, Regeln und Systemaktionen, um vorhersehbare Teile dieser Arbeit zu bewegen. Die meisten Betriebsarbeiten profitieren von beiden.
Ist das Workflow-Management gleichzeitig mit dem Projektmanagement?
Nein. Projektmanagement koordiniert befristete Arbeit mit einem einmaligen Ergebnis – meist über Meilensteine, Abhängigkeiten, Ressourcen und Termine. Workflow-Management führt wiederkehrende Vorgänge durch einheitliche Phasen, Verantwortlichkeiten, Entscheidungen und Ergebnisse. Projekt-Workflow-Management verbindet beide Ansätze: Es standardisiert wiederkehrende Anfragen, Prüfungen, Freigaben, Änderungen und Abschlussnachweise in Projekten, ohne die Projektplanung zu ersetzen.
Wie unterscheidet sich das Workflow Management von BPM?
Das Workflow-Management betreibt eine begrenzte sich wiederholbare Sequenz. Das Geschäftsprozessmanagement regelt und verbessert breitere End-to-End-Prozesse, die mehrere Arbeitsflüsse, Systeme, Teams, Kontrollen und Leistungsmaßnahmen enthalten können. Spezialistische BPM-Tools passen besser, wenn die formelle Modellierung, das Prozessminen, die Simulation oder die Unternehmensprozessführung zentral sind.
Welche Beispiele sind für das Management von Workflow?
Zu den üblichen Beispielen gehören die Genehmigung von Ausgaben und Rechnungen, Kaufanfragen, Anmeldung der Mitarbeiter, IT-Zugriffsanfragen.
Welche Metriken sollte ein Workflow-Managementsystem verfolgen?
Überwachen Sie die End-to-End-Zykluszeit, die Wartezeit der Stufe, die Vollständigkeit des ersten Durchgangs, die Rückkehr- und Wiederaufarbeitungsraten, den Verspätungsabschluss, das Altern, die verspätete Arbeit, die Arbeitsbelastung des Eigentümers, das Ausnahmez Alter, die Eskalationsrate, die vollständige Entscheidungshistorie und überprüft - Das ist ein Schlusskurs.
Kann Jodoo als Workflow-Management-System verwendet werden?
Jodoo kann konfigurierbare Formular, Datensätze, Workflow-Knoten, Routingbedingungen, Genehmigungen, Zuweisungen, Erinnerungen, Berechtigungen, Verlauf, Integrationen, Ansichten und Dashboards unterstützen. Wählen Sie ein spezialisiertes BPM, Projekt-, ERP- oder CRM-System, Finanzen, Dokumenten, RPA oder Orchestrierungssystem aus, wenn die größten Anforderungen an seine tieferen Kategorien erfüllt sind.
Nächster Schritt
Überprüfen Sie einen Workflow zur Genehmigung von Ausgaben in Jodoo
Überprüfen Sie die Anforderungsunterlagen, den visuellen Workflow, die Genehmigungsnachweise, zurückgegebene Arbeit, die Ausführungsgeschichte und das Dashboard. Verwenden Sie dann die Vorlage als Ausgangspunkt für einen Prozess, den Ihr Team verwalten muss.