Определите движение работы
Задайте этапы, решения, возвраты, обязательные подтверждения и итоговые результаты.
Руководство по управлению рабочими процессами
Управление процессами: определение, система и примеры
Управление рабочим потоком - это практика определения, назначения, выполнения, мониторинга и улучшения повторяемой последовательности работ, чтобы каждый элемент имел текущий этап, ответственного владельца, срок действия, путь исключения и запись Результат.
Практичная система управления рабочими процессами не ограничивается схемой этапов. Она связывает описание процесса с текущими записями, назначениями, решениями, уровнями обслуживания, исключениями, историей и операционными показателями, чтобы руководители видели, какая работа ожидает, почему она заблокирована и что следует улучшить дальше.
Назначьте следующего ответственного для каждой работы
Показывайте текущего и резервного ответственных, срок, делегирование и эскалацию.
Найдите ожидающие и нестандартные работы
Показывайте очередь, время на этапе, просрочки, возвраты, загрузку и открытые исключения.
Устраните самый значимый измеримый узкий участок
Используйте историю и показатели, чтобы поочередно устранять задержки и причины сбоев.
Схема процессаПосмотрите маршрут согласования, владельца этапа и доступные решенияПроверьте, как процесс связывает запрос с проверкой, возвратом, согласованием и закрытием.Открыть управляемый процесс 
Текущая работа и результатыКонтролируйте статусы, загрузку, ожидание и результатыОткройте запросы за каждым показателем панели и найдите задержки до того, как их упустят.Открыть приложение процесса 
История выполнения
Храните возврат и последующее согласование в одной цепочке
Отслеживайте подачу, отказ, исправление, согласование и закрытие вместе с ответственным, временем, комментариями и изменениями записи.
- История решений
- Комментарии
- Измененные записи
Контроль сопровождения
Уведомляйте тех, кто ожидает процесс
Отправляйте мобильные или почтовые напоминания согласующим и получателям копии либо передавайте событие процесса в другую систему.
- Мобильные напоминания
- Почтовые уведомления
- Серверная отправка
Соотношение программного обеспечения
Нужны также правила автоматизации и системные действия?
Используйте руководство по программному обеспечению для автоматизации рабочих процессов, чтобы сравнить триггеры, правила маршрутизации, согласования, автоматические действия, интеграции, обработку исключений и операционные отчёты.
Оценка программного обеспечения для автоматизации потоков работыЦикл управления рабочим потоком
Свяжите проектирование процесса с ежедневной работой
рабочий процесс является управляемым, когда команда может определить шаги, назначить каждое запрос, обрабатывать нормальные и исключительные пути, увидеть работу ожидания и улучшить процесс с использованием фактических результатов.
Что такое управление рабочими процессами?
Управление рабочим потоком - это дисциплина определения, назначения, выполнения, мониторинга и улучшения повторяемой последовательности работы. В управлении рабочим потоком бизнеса каждый элемент работы остается видимым по мере его перемещения через этапы, владельцев, решения, передачи, исключения и закрытие, чтобы команда могла последовательно работать над процессом и улучшать его с - Доказательства.
- Определение рабочего процесса описывает намеченные этапы, правила, роли и результаты.
- Запись работы показывает текущий этап, ответственного владельца, срок действия, доказательства и историю.
- Управление соединяет эти два фактора: оно поддерживает работу в соответствии с намеченным процессом и выявляет, где процесс должен измениться.
Управление рабочим потоком против автоматизации
Управление рабочим потоком регулирует, как процесс работы определяется, присваивается, контролируется и улучшается. Автоматизация рабочего процесса использует правила и системные действия для перемещения частей этого рабочего процесса с меньшей ручной координацией. рабочий процесс может быть управлен с помощью нескольких автоматизированных действий, и автоматический рабочий поход все еще нуждается в управлении при возвращении работы, отсрочке, переназначении или изменении.
- Руководство спрашивает, есть ли в процессе правильные этапы, владельцы, уровни обслуживания и результаты.
- Автоматизация спрашивает, какие триггеры, правила, уведомления, обновления и интеграции могут работать надежно.
- Используйте оба, когда команда нуждается в ответственной работе человека и предсказуемых системных действий в одном процессе.
Что должна содержать система управления рабочим потоком
Определение системы управления рабочим потоком начинается с связи между моделью процесса и выполняемой работой. Она должна позволить команде определять этапы и правила, записывать трудовой процесс, назначать ответственность, хранить решения и доказательства, обрабатывать исключения и отчитываться о рабочей нагрузке и результативности процессов.
- Управление цифровым потоком работы сохраняет связь между определением, текущей записью, собственностью и историей исполнения вместо того, чтобы разделить их на сообщения и файлы.
- Визуальное или структурированное определение рабочего процесса с ясными путями входа, принятия решений, возвращения, эскалации и закрытия.
- Формы и записи, содержащие данные и доказательства, требуемые для следующего шага.
- Назначения на основе ролей, очереди, сроки истечения срока, напоминания, разрешения и права возврата.
- История представлений, решений, замечаний, изменений, возвратов, переназначений и завершенных результатов.
- Дашборд для отставания, старения, времени этапов, нагрузки работы, исключений, доходов и уровней обслуживания.
Процесс управления рабочим потоком от проектирования до совершенствования
Начните с определения результата бизнеса и минимального уровня, необходимого для достижения его. Описание нормальных и исключительных маршрутов, назначение ролей и уровней обслуживания, выполнение реальной работы в процессе, мониторинг ожидания или возвращения работ и изменение одной контролируемой части рабочего процесса одновременно.
- Определите результат, критерии вступления, этапы, решения, доказательства и определение достигнутого.
- Назначить владельца процесса плюс текущего владельцу и дату истечения срока для каждого пункта работы.
- Обычные, возвращенные, опоздавшие, недоступные владельцы и пути неудачных действий.
- Измерение времени цикла, времени ожидания, полноты первого прохождения, показателя возврата, отсталости и возраста исключения.
- Установите наибольшую измеренную задержку или точку неудачи, а затем сравните те же меры после изменения.
Примеры управления рабочим потоком в бизнес-группах
Утверждение, включение в систему, проверка документов, запросы на доступ к ним, закупки, инспекции и разрешение проблем являются полезными примерами управления рабочим процессом, поскольку каждый из них производит отслеживаемый элемент работы с узнаваемыми этапами, владельцами, решения, исключения и результат.
- Финансы: контроль за неполными запросами на расходы, старением одобрения, возвратом, исключением политики и закрытием.
- HR: координируют задачи по включению, зависимости, сроки истечения срока действия, исключения и готовность к первому дню.
- IT: управляйте доступом или заявками на обслуживание через триггеры, авторизацию, выполнение, проверку и закрытие.
- Контроль документов: управление проектом, обзором, возвратом, утверждением, публикацией, пересмотром и хранением доказательств.
- Операции: управление инспекциями, коррекционными действиями, рабочими приказами, эскалацией вопросов и проверкой завершения.
Управление рабочим потоком против управления задачами, управления проектами и BPM
Управление процессами и рабочими процессами частично пересекаются, но различаются по масштабу. Управление задачами организует отдельные поручения. Управление проектами координирует временную работу ради уникального результата. Управление проектными рабочими процессами стандартизирует повторяющиеся этапы приема, проверки, согласования, изменения и закрытия внутри проекта. Управление рабочими процессами обеспечивает движение повторяющихся рабочих единиц, а рабочий процесс BPM может быть частью более широкого сквозного процесса, охватывающего несколько рабочих процессов, систем, подразделений и показателей.
- Выберите управление задачей, когда главная потребность в них - личный или командный список задач.
- Выберите управление проектом, когда центральным является охват, этапы развития, зависимости, ресурсы и одноразовый результат.
- Выберите управление рабочим потоком, когда повторяющиеся записи требуют последовательных этапов, маршрутизации, собственности, доказательств и мониторинга.
- Выберите специалиста BPM, когда формальная архитектура процессов, BPMN, процесс добычи, симуляция, корпоративное управление или кросс-система оркестрации является центральным.
Как измерять эффективное управление рабочим потоком
Эффективное управление рабочим потоком улучшает как поток, так и контроль. Измерить время работы, затрачиваемое на перемещение и ожидание, качество записи, входящей в каждый этап, надежность собственности и скорость, с которой исключения достигают проверенного результата.
- Время от конца до конца цикла и время ожидания на каждом этапе.
- Первый проход, процент возвращения, процент переработки и работа.
- Задержка, распределение по возрасту, просроченность и рабочая нагрузка владельца.
- Объем исключения, возраст исключения и время разрешения.
- Полная история принятия решений, соблюдение политики и проверенный завершение.
Как выбрать систему управления рабочим потоком
Проверьте каждую систему с помощью одного повторяющегося процесса, который ваша команда уже понимает. Оценить, может ли платформа представлять записи, роли, решения, маршруты исключения, разрешения, историю и отчетность без принуждения процесса в общую панель задач или скрывать ее внутри технических логика автоматизации.
- Начните с шаблона управления рабочим потоком только тогда, когда его запись, роли, решения, исключения и меры совпадают с процессом, который вам нужен для работы.
- Используйте обычный случай плюс неполные, возвращенные, задержанные, переназначенные и исключительные случаи.
- Просите операторов найти нынешнего владельца, причину задержки, следующее действие и доказательства решения.
- Проверьте, могут ли менеджеры видеть время этапных мероприятий, задержки работы, рабочую нагрузку, доходы и нерешенные исключения.
- Сохраняйте четкие границы между проектом, CRM, ERP, документом, финансами, интеграцией, RPA и специализированным BPM.
Карта системы управления рабочим потоком
Свяжите схему процесса с записями, которыми команда пользуется каждый день
Используйте эту карту, чтобы проверить, может ли система управлять как предполагаемым рабочим потоком, так и работами, которые в настоящее время проходят через нее.
Область управленияСистема записейВопрос управленияДоказательства для сохранения
ОпределениеСтадии, критерии входа, решения, пути возвращения и результаты.Процесс, который планируется провести, ясен?Версия, правило, роль и дата вступления в силу.
НазначениеТекущий владелец, роль, очередь, срок и владелец отступления.Кто несет ответственность за следующее действие?История назначения, переназначения, делегирования и эскалации.
ИсполнениеТребованные поля, доказательства, комментарии, решения и действия.Можно ли правильно пройти следующий шаг?Представленные ценности, привязанность, решение, причина и результат действия.
КонтрольСтадия, статус, временные знаки, задержка, нагрузка и состояние исключения.Где работа ждет или не успеет?Время этапа, дата истечения срока, причина возвращения, владелец исключения и состояние уровня обслуживания.
УлучшениеРезультат, время цикла, качество первого прохождения и запись изменений.Какая измеряемая задержка или точка неудачи должна измениться дальше?Предыдущая и последная метрика, изменение владельца, дата выпуска и результат обзора.
Встройтесь в это.Jodoo
Настройка одного управляемого потока работы с записи на панель управления
Jodoo может соединять формы, записи, узлы рабочего процесса, условия, одобрения, задания, напоминания, разрешения, историю и панели управления в одном настройке.
Начните с одного повторяющегося рабочего процесса, где не ясно, кто владеет или работает в ожидании. Сохраняйте честность в границах системы: Jodoo может управлять конфигурируемыми операционными записями и рабочими процессами, ориентированными на человека, а специалисты BPM, проект, ERP, CRM, финансы, документ, RPA или оркестрационные системы должны владеть возможностей, которые они лучше всего выполняют.
Определите состояние записи и потока работы
Создать запись приема, необходимые доказательства, связанные записи, этапы, решения, причины возвращения, состояния исключения и конечный результат.
- Сохраняйте в записи видны текущий этап, владелец, дата истечения срока и следующее действие.
- Отделить нормальный закрытый от отменённых, отвергнутых, заблокированных и нерешенных результатов.
Назначить владельцев и управлять исключительными маршрутами
Настройка ролевого маршрутизации, органа одобрения, напоминаний, права собственности на отказ, делегирования, эскалации и разрешений.
- Тест неполный, возвращенный, задержанный, недоступный владелец, переназначенный и случаев неудачи.
- Сохраняйте, кто изменил запись, принял решение или разрешил исключение.
Следить за потоком и улучшать одно ограничение
Создайте виды и панели для работы в ожидании, задержки, старения, нагрузки, доходов, исключений, времени цикла и завершенных результатов.
- Используйте одно и то же метрическое определение до и после контролируемого изменения рабочего процесса.
- Улучшить наиболее значительную проверенную причину задержки или возврата до расширения рабочего процесса.
Шаблоны
Примеры открытого рабочего процесса с видимыми владельцами и статусом
Проверьте, как действительный запрос проходит через этапы, решения, возвраты, напоминания, завершение и отчетность, прежде чем адаптировать области и управление к вашему собственному процессу.
Лучший шаблон для стартаПроверьте рабочий процесс с записями, решениями и историей
Рабочий процесс утверждения расходов показывает практическую схему управления: полный прием, владение этапными данными, решения рецензентов, возвращенная работа, история эскалации и панель для ожидания и заполнения запросов.
Рабочий процесс согласования расходовНаправляйте согласование расходов через решения согласующих, обработку исключений и контроль просрочек в едином структурированном рабочем процессе.
Рабочий процесс согласования закупокУправляйте заявкой на закупку, поставщиком, суммой, владельцем бюджета, уровнем согласования, примечанием по исключению и статусом решения.
Процесс утверждения счетовИспользуйте шаблон рабочего процесса одобрения счета для проверки AP, финансового обзора, утверждения бюджета, исключений, истории принятия решений и готовности к платежам.
Рабочий процесс согласования договоровНаправляйте договоры на согласование с данными приема заявки, назначенными проверяющими, примечаниями по исключениям, бюджетным контекстом, контрольными точками обязательств и отслеживанием статуса.
Рабочий процесс согласования табеля учета рабочего времениНаправляйте табели учета рабочего времени через согласование руководителем, проверку пропущенных часов, запросы на исправление, контроль сроков расчета зарплаты и последующие действия по исключениям.
Форма запроса учетной записи пользователяСобирайте запросы на учетные записи, направляйте согласования доступа, назначайте ответственных и отслеживайте заявки до активации.Выберите следующий ресурс управления рабочим потоком
Оценить ПО для управления рабочими процессамиСравнить ПО для управления рабочими процессамиУзнайте, как работает автоматизация потоков работыОценка программного обеспечения для автоматизации потоков работыСравните программное обеспечение для автоматизации рабочего процессаУправление документооборотамиУправление бухгалтерскими рабочими процессамиУправляйте рабочими процессами налоговой фирмыУправление маркетинговыми рабочими процессамиУправление рабочими процессами продаж и CRMУправление рабочими процессами сотрудниковУправление рабочими процессами обращений по ИТ
Посмотрите примеры управляемых процессов
Часто задаваемые вопросы
Вопросы по управлению рабочим потоками
Что такое управление рабочими процессами?
Управление рабочим потоком - это практика определения, назначения, выполнения, мониторинга и улучшения повторяемой последовательности работ, чтобы каждый элемент имел текущий этап, ответственного владельца, срок действия, путь исключения и запись Результат.
Что такое система управления рабочими процессами?
Система управления рабочим потоком соединяет определение рабочего процесса с живыми записями работы. Он помогает командам настроить этапы и правила, присвоить ответственность, захватить решения и доказательства, обрабатывать исключения, сохранить историю и контролировать рабочую нагрузку и производительность процессов.
В чем разница между управлением рабочим потоком и автоматизацией рабочего процесса?
Управление рабочим потоком регулирует то, как определяется работа, назначается, контролируется и улучшается. Автоматизация потоков работы использует триггеры, правила и действия системы для перемещения предсказуемых частей этой работы. Большинство операционных рабочих процессов получают выгоду от обоих.
Управление рабочим потоком то же самое, что управление проектами?
Нет. Управление проектами координирует временную работу ради уникального результата — обычно с помощью этапов, зависимостей, ресурсов и сроков. Управление рабочими процессами проводит повторяющиеся рабочие единицы через единые этапы, ответственных, решения и результаты. Управление проектными рабочими процессами находится на пересечении этих подходов: оно стандартизирует повторяющиеся запросы, проверки, согласования, изменения и записи о закрытии внутри проектов, не заменяя проектное планирование.
Чем управление рабочим потоком отличается от BPM?
Управление рабочим потоком управляет ограниченной повторяемой последовательностью. Управление бизнес-процессами регулирует и улучшает более широкие процессы от конца к концу, которые могут содержать несколько рабочих процессов, систем, команд, контролей и мер производительности. Специализированные инструменты BPM лучше подходят для того, чтобы иметь центральное место в формальном моделировании, процессовом майнинге, симуляции или управлении процессами предприятия.
Какие примеры управления рабочим потоком?
Общие примеры включают утверждения расходов и счетов, запросы на покупку, включение сотрудников в систему, запрос на доступ к ИТ-технологиям, проверку документов, инспекции, коррекционные действия, рабочие заказы и разрешение проблем.
Какие показатели следует отслеживать системой управления рабочим потоком?
Проследить время цикла от конца до конца, время ожидания этапа, полнота первого прохождения, уровень возвращения и переработки, задержки, старение, опоздание работы, рабочая нагрузка владельца, возраст исключения, скорость эскалации, полноту истории принятия решений и проверенные Заключение.
Могу.Jodooиспользовать в качестве системы управления рабочим потоком?
Jodoo может поддерживать конфигурируемые формы, записи, узлы рабочего процесса, условия маршрутизации, одобрения, назначения, напоминания, разрешения, историю, интеграции, просмотры и панели управления. Выберите специализированную систему BPM, проект, ERP, CRM, финансы, документ, RPA или оркестрационную систему, когда основным требованием являются ее более глубокие категории.
Следующий шаг
Проверьте рабочий процесс утверждения расходов вJodoo
Проверьте запись запроса, визуальный рабочий процесс, доказательства одобрения, возвращенная работа, история исполнения и панель управления, а затем используйте шаблон в качестве отправной точки для процесса, который ваша команда должна управлять.