Tentukan cara pekerjaan bergerak
Tentukan tahap, keputusan, jalur pengembalian, bukti wajib, dan hasil akhir.
Panduan manajemen alur kerja
Manajemen Alur Kerja: Pengertian, Sistem, Proses, dan Contoh
Manajemen alur kerja adalah praktik mendefinisikan, menugaskan, mengeksekusi, memantau, dan meningkatkan urutan pekerjaan yang dapat diulang sehingga setiap item memiliki tahap saat ini, penanggung jawab bertanggung jawab, tanggal jatuh tempo, jalur pengecualian, dan tercatat Hasilnya.
Sistem manajemen workflow yang berguna tidak hanya menggambar langkah proses. Sistem ini menghubungkan definisi proses dengan catatan yang sedang berjalan, penugasan, keputusan, tingkat layanan, pengecualian, riwayat, dan metrik operasional agar manajer dapat melihat pekerjaan yang menunggu, penyebab hambatan, dan perbaikan berikutnya.
Tetapkan penanggung jawab berikutnya untuk setiap pekerjaan
Tampilkan penanggung jawab saat ini, tenggat, pengganti, delegasi, dan eskalasi.
Temukan pekerjaan yang menunggu dan pengecualian
Lihat backlog, usia tahap, pekerjaan lewat tenggat, pengembalian, beban kerja, dan pengecualian terbuka.
Perbaiki hambatan terbesar yang terukur
Gunakan riwayat dan metrik kinerja untuk memperbaiki satu titik keterlambatan atau kegagalan setiap kali.
Desain workflowLihat jalur persetujuan, penanggung jawab node, dan keputusan yang tersediaTinjau cara workflow menghubungkan permintaan dengan peninjauan, pengembalian, persetujuan, dan penutupan.Jelajahi workflow yang dikelola 
Pekerjaan dan hasil saat iniPantau status, beban kerja, pekerjaan menunggu, dan hasilBuka permintaan di balik setiap angka dasbor dan temukan pekerjaan terlambat sebelum terlewat.Lihat aplikasi workflow 
Riwayat pelaksanaan
Simpan pekerjaan yang dikembalikan dan persetujuan berikutnya dalam satu jejak
Ikuti pengajuan, penolakan, perbaikan, persetujuan, dan penutupan dengan penanggung jawab, waktu, komentar, dan catatan perubahan yang terlihat.
- Riwayat keputusan
- Komentar
- Catatan yang diubah
Kontrol tindak lanjut
Beri tahu orang yang sedang menunggu workflow
Kirim pengingat seluler atau email kepada pemberi persetujuan dan penerima salinan, atau dorong peristiwa workflow ke sistem lain untuk ditindaklanjuti.
- Pengingat seluler
- Notifikasi email
- Dorongan server
Kategori perangkat lunak terkait
Juga membutuhkan aturan otomatisasi dan tindakan sistem?
Gunakan panduan perangkat lunak otomatisasi workflow untuk membandingkan pemicu, aturan perutean, persetujuan, tindakan otomatis, integrasi, penanganan pengecualian, dan laporan operasional.
Evaluasi perangkat lunak otomatisasi alur kerjaSiklus manajemen alur kerja
Selaraskan desain workflow dengan pekerjaan sehari-hari
Alur kerja dapat dikelola ketika tim dapat mendefinisikan langkah-langkah, menetapkan setiap permintaan, menangani jalur normal dan pengecualian, melihat pekerjaan menunggu, dan meningkatkan proses menggunakan hasil yang sebenarnya.
Apa itu manajemen alur kerja?
Manajemen alur kerja adalah disiplin mendefinisikan, menugaskan, mengeksekusi, memantau, dan meningkatkan urutan pekerjaan yang dapat diulang. Dalam manajemen alur kerja bisnis, setiap item pekerjaan tetap terlihat saat bergerak melalui tahap, penanggung jawab, keputusan, penyerahan, pengecualian, dan penutupan, sehingga tim dapat mengoperasikan proses secara konsisten dan meningkatkannya dari bukti.
- Definisi alur kerja menggambarkan tahap, aturan, peran dan hasil yang dimaksud.
- Rekam kerja menunjukkan tahap saat ini, penanggung jawab yang bertanggung jawab, tanggal jatuh tempo, bukti, dan sejarah.
- Manajemen menghubungkan keduanya: ia menjaga pekerjaan hidup selaras dengan proses yang dimaksud dan mengungkapkan di mana proses perlu berubah.
Manajemen alur kerja vs otomatisasi alur
Manajemen alur kerja mengatur bagaimana alur bekerja didefinisikan, ditugaskan, dipantau, dan ditingkatkan. Otomatisasi alur kerja menggunakan aturan dan tindakan sistem untuk memindahkan bagian dari alur tersebut dengan koordinasi manual yang kurang. Aliran kerja dapat dikelola dengan beberapa tindakan otomatis, dan aliran kerja otomatis masih membutuhkan manajemen ketika pekerjaan dikembalikan, ditunda, ditugaskan kembali, atau diubah.
- Manajemen bertanya apakah proses memiliki tahap yang tepat, pemiliknya, tingkat layanan, dan hasil.
- Otomatisasi bertanya apa pemicu, aturan, pemberitahuan, pembaruan, dan integrasi dapat berjalan dengan andal.
- Gunakan keduanya ketika tim membutuhkan pekerjaan manusia yang bertanggung jawab dan tindakan sistem yang dapat diprediksi dalam proses yang sama.
Apa yang harus di dalamnya sistem manajemen alur kerja
Definisi sistem manajemen alur kerja praktis dimulai dengan hubungan antara model proses dan pekerjaan yang sedang dijalankan. Ini harus membiarkan tim menentukan tahap dan aturan, menangkap catatan kerja, menugaskan tanggung jawab, menyimpan keputusan dan bukti, menangani pengecualian, dan melaporkan beban kerja dan kinerja proses.
- Digital workflow management menjaga definisi, catatan saat ini, kepemilikan, dan sejarah eksekusi terhubung alih-alih membagi mereka di antara pesan dan file.
- Definisi alur kerja visual atau terstruktur dengan jalur entri, keputusan, kembali, eskalasi dan penutupan eksplisit.
- Formulir dan catatan yang berisi data dan bukti yang diperlukan untuk langkah selanjutnya.
- Tugas berdasarkan peran, antrian, tanggal kadaluarsa, pengingat, izin, dan kepemilikan kembali.
- Sejarah untuk pengajuan, keputusan, komentar, perubahan, pengembalian, penugasan ulang, dan hasil yang selesai.
- Dashboard untuk backlog, penuaan, waktu tahap, beban kerja, pengecualian, pengembalian, dan tingkat layanan.
Proses manajemen alur kerja dari desain hingga perbaikan
Mulailah dengan mendefinisikan hasil bisnis dan catatan minimum yang diperlukan untuk mencapai itu. Memetakan rute normal dan pengecualian, atribusi peran dan tingkat layanan, menjalankan pekerjaan nyata melalui proses, memantau di mana pekerjaan menunggu atau kembali, dan mengubah satu bagian terkontrol dari alur kerja pada suatu waktu.
- Menentukan hasil, kriteria masuk, tahap, keputusan, bukti, dan definisi yang sudah dilakukan.
- Atribusi penanggung jawab proses ditambah penanggung jawab saat ini dan tanggal jatuh tempo untuk setiap item pekerjaan.
- Operasi normal, kembali, terlambat, tidak tersedia-penanggung jawab, dan gagal tindakan jalur.
- Mengukur waktu siklus, waktu tunggu, kelengkapan lulus pertama, tingkat pengembalian, keterlambatan, dan usia pengecualian.
- Perbaiki keterlambatan atau titik kegagalan terukur terbesar, lalu bandingkan langkah yang sama setelah perubahan.
Contoh manajemen alur kerja di seluruh tim bisnis
Perkenalan, onboarding, pemeriksaan dokumen, permintaan akses, pengadaan, inspeksi, dan pemecahan masalah adalah contoh manajemen alur kerja yang berguna karena masing-masing menghasilkan item pekerjaan yang dapat dilacak dengan tahap yang dikenali, pemiliknya, keputusan, pengecualian, dan hasil.
- Keuangan: memantau permintaan pengeluaran yang tidak lengkap, penuaan persetujuan, pengembalian, pengecualian kebijakan, dan penutupan.
- HR: koordinasi tugas onboarding, ketergantungan, tanggal kadaluarsa, pengecualian dan kesiapan hari pertama.
- IT: mengelola permintaan akses atau layanan melalui triage, otorisasi, pemenuhan, verifikasi, dan penutupan.
- Kontrol dokumen: mengelola draf, tinjauan, pengembalian, persetujuan, publikasi, revisi, dan penyimpanan bukti.
- Operasi: mengelola inspeksi, tindakan korektif, perintah kerja, masalah eskalasi, dan penyelesaian yang diverifikasi.
Manajemen alur kerja vs manajemen tugas, manajemen proyek, dan BPM
Manajemen proses dan alur kerja saling beririsan, tetapi cakupannya berbeda. Manajemen tugas mengatur penugasan individual. Manajemen proyek mengoordinasikan pekerjaan sementara untuk menghasilkan keluaran yang unik. Manajemen alur kerja proyek menerapkan kontrol penerimaan, peninjauan, persetujuan, perubahan, dan penutupan yang berulang di dalam lingkungan proyek. Manajemen alur kerja menjalankan jalur item kerja yang berulang, sedangkan alur kerja BPM dapat menjadi bagian dari proses menyeluruh yang lebih luas dan dikelola di beberapa alur kerja, sistem, departemen, serta ukuran kinerja.
- Pilih manajemen tugas ketika kebutuhan utama adalah daftar pekerjaan pribadi atau tim.
- Pilih manajemen proyek ketika ruang lingkup, tonggak sejarah, ketergantungan, sumber daya, dan satu kali pengiriman adalah pusat.
- Pilih manajemen alur kerja ketika rekaman berulang membutuhkan tahap yang konsisten, routing, kepemilikan, bukti, dan pemantauan.
- Pilih BPM spesialis ketika arsitektur proses formal, BPMN, proses pertambangan, simulasi, pemerintahan perusahaan, atau orkestrasi lintas sistem adalah pusat.
Bagaimana mengukur manajemen alur kerja yang efektif
Manajemen alur kerja yang efektif meningkatkan aliran dan kontrol. Mengukur waktu yang dibutuhkan untuk bekerja bergerak dan menunggu, kualitas catatan memasuki setiap tahap, keandalan kepemilikan, dan tingkat di mana pengecualian mencapai hasil yang diverifikasi.
- Periode siklus akhir-ke-akhir dan waktu menunggu di setiap tahap.
- Keputusan pertama, tingkat pengembalian, tingkat pekerjaan ulang, dan kembali membuka pekerjaan.
- Backlog, distribusi penuaan, tingkat keterlambatan, dan beban kerja penanggung jawab.
- Volume pengecualian, usia pengecualiannya, tingkat eskalasi, dan waktu resolusi.
- Sejarah keputusan lengkap, kepatuhan kebijakan dan penutupan yang diverifikasi.
Cara memilih sistem manajemen alur kerja
Uji setiap sistem dengan satu proses berulang yang tim Anda sudah mengerti. Evaluasi apakah platform dapat mewakili catatan, peran, keputusan, rute pengecualian, izin, sejarah, dan pelaporan tanpa memaksa proses ke dalam papan tugas umum atau menyembunyikannya di dalam teknis logika otomatisasi.
- Mulai dari template manajemen alur kerja hanya ketika catatan, peran, keputusan, pengecualian, dan langkahnya sesuai dengan proses yang Anda butuhkan untuk beroperasi.
- Gunakan kasus normal ditambah kasus yang tidak lengkap, dikembalikan, terlambat, ditugaskan kembali, dan pengecualian.
- Minta operator untuk menemukan penanggung jawab saat ini, alasan penundaan, tindakan berikutnya, dan bukti keputusan.
- Periksa apakah manajer dapat melihat waktu tahap, backlog, beban kerja, pengembalian, dan pengecualian yang belum teratasi.
- Jagalah batas-batas proyek, CRM, ERP, dokumen, keuangan, integrasi, RPA, dan BPM spesialis yang jelas.
Peta sistem manajemen alur kerja
Hubungkan desain workflow dengan catatan yang dipakai tim setiap hari
Gunakan peta ini untuk menguji apakah sistem dapat mengelola alur kerja yang dimaksud dan pekerjaan yang saat ini bergerak di dalamnya.
Area ManajemenRekaman sistemPertanyaan manajemenBukti untuk disimpan
DefinisiTahap, kriteria masuk, keputusan, jalur kembali dan hasil.Apakah proses yang dimaksud jelas?Versi, aturan, peran, dan tanggal efektif.
Penugasanpenanggung jawab saat ini, peran, antrian, tanggal jatuh tempo, dan penanggung jawab kembali.Siapa yang bertanggung jawab atas tindakan berikutnya?Asesmen, reassignment, delegasi, dan sejarah eskalasi.
PelaksanaanBidang yang diperlukan, bukti, komentar, keputusan dan tindakan.Bisakah langkah selanjutnya dilakukan dengan benar?Nilai, keterikatan, keputusan, alasan dan hasil tindakan yang diajukan.
PemantauanTahap, status, timestamp, backlog, beban kerja, dan keadaan pengecualian.Di mana pekerjaan menunggu atau gagal?Waktu tahap, tanggal jatuh tempo, alasan kembali, penanggung jawab pengecualian, dan status tingkat layanan.
PerbaikanHasil, waktu siklus, kualitas lulus pertama, dan catatan perubahan.Pelanjutan atau titik kegagalan yang diukur mana harus berubah selanjutnya?Sebelum dan sesudah metrik, perubahan penanggung jawab, tanggal rilis, dan hasil tinjauan.
Membangun dalam Jodoo
Mengkonfigurasi satu alur kerja yang dikelola dari rekaman ke dashboard
Jodoo dapat menghubungkan formulir, catatan, node alur kerja, kondisi, persetujuan, tugas, pengingat, izin, sejarah, dan dashboard dalam satu aplikasi yang dapat dikonfigurasi.
Mulailah dengan satu aliran kerja berulang di mana penanggung jawab atau pekerjaan menunggu tidak jelas. Jaga batas sistem jujur: Jodoo dapat mengelola catatan operasional yang dapat dikonfigurasi dan alur kerja berpusat pada manusia, sementara spesialis BPM, proyek, ERP, CRM, keuangan, dokumen, RPA, atau sistem orkestrasi harus memiliki kemampuan yang paling baik.
Menentukan catatan dan aliran kerja
Buat catatan pengambilan, bukti yang diperlukan, catatan terkait, tahap, keputusan, alasan pengembalian, negara pengecualian, dan hasil akhir.
- Jaga tahap saat ini, penanggung jawab, tanggal jatuh tempo, dan tindakan berikutnya terlihat dalam catatan.
- Pisahkan hasil yang normal dari hasil yang dibatalkan, ditolak, diblokir, dan belum teratasi.
Menugaskan penanggung jawab dan mengoperasikan rute pengecualian
Mengkonfigurasi routing berbasis peran, otoritas persetujuan, pengingat, kepemilikan kembali, delegasi, eskalasi, dan izin.
- Tes tidak lengkap, dikembalikan, terlambat, tidak tersedia penanggung jawab, ditugaskan kembali, dan gagal tindakan kasus.
- Menjaga siapa yang mengubah catatan, membuat keputusan, atau menyelesaikan pengecualian.
Memantau aliran dan memperbaiki satu kendala
Bangun tampilan dan dashboard untuk pekerjaan menunggu, backlog, penuaan, beban kerja, pengembalian, pengecualian, waktu siklus, dan hasil yang selesai.
- Gunakan definisi metrik yang sama sebelum dan setelah perubahan alur kerja terkontrol.
- Meningkatkan keterlambatan atau alasan kembali terbesar yang diverifikasi sebelum memperluas alur kerja.
Templat
Contoh alur kerja terbuka dengan penanggung jawab dan status yang terlihat
Periksa bagaimana permintaan nyata bergerak melalui tahap, keputusan, pengembalian, pengingat, penutupan, dan pelaporan sebelum menyesuaikan bidang dan tata kelola dengan proses Anda sendiri.
Template terbaik untuk memulaiPeriksa alur kerja dengan catatan, keputusan, dan sejarah
Aliran kerja persetujuan biaya menunjukkan pola manajemen praktis: pengambilan penuh, kepemilikan panggung, keputusan reviewer, pekerjaan yang dikembalikan, sejarah eskalasi, dan sebuah papan kontrol untuk menunggu dan menyelesaikan permintaan.
Alur kerja Persetujuan PengeluaranAtur perutean alur kerja persetujuan pengeluaran melalui keputusan approver, penanganan pengecualian, dan visibilitas keterlambatan dalam satu alur kerja persetujuan yang terstruktur.
Workflow Persetujuan PengadaanKelola permintaan pembelian, pemasok, jumlah, owner anggaran, tingkat persetujuan, catatan pengecualian, dan status keputusan.
Aktifasi invoice WorkflowGunakan template alur kerja persetujuan faktur untuk validasi AP, tinjauan keuangan, persetujuan anggaran, pengecualian, sejarah keputusan, dan kesiapan pembayaran.
Workflow Persetujuan KontrakAtur routing persetujuan kontrak dengan detail intake, owner reviewer, catatan pengecualian, konteks anggaran, checkpoint kewajiban, dan pelacakan status.
Workflow Persetujuan TimesheetArahkan timesheet melalui persetujuan manager, review jam yang hilang, permintaan koreksi, pengecekan batas cut-off payroll, dan tindak lanjut pengecualian.
Formulir Permintaan Akun PenggunaKumpulkan detail permintaan akun, arahkan persetujuan akses, tetapkan penanggung jawab penyiapan akun, dan pastikan setiap permintaan akun pengguna dapat ditelusuri dari penerimaan hingga aktivasi.Pilih sumber manajemen alur kerja berikutnya
Evaluasi perangkat lunak manajemen alur kerjaBandingkan perangkat lunak manajemen alur kerjaPelajari bagaimana otomatisasi alur kerja bekerjaEvaluasi perangkat lunak otomatisasi alur kerjaBandingkan perangkat lunak otomatisasi alur kerjaMengelola alur kerja dokumenMengelola alur kerja akuntansiKelola alur kerja firma pajakMengelola alur kerja pemasaranMengelola alur kerja penjualan dan CRMMengelola alur kerja karyawanMengelola alur kerja permintaan TI
Lihat contoh alur kerja terkelola
Pertanyaan Umum
FAQ manajemen alur kerja
Apa itu manajemen alur kerja?
Manajemen alur kerja adalah praktik mendefinisikan, menugaskan, mengeksekusi, memantau, dan meningkatkan urutan pekerjaan yang dapat diulang sehingga setiap item memiliki tahap saat ini, penanggung jawab bertanggung jawab, tanggal jatuh tempo, jalur pengecualian, dan tercatat Hasilnya.
Apa itu sistem manajemen alur kerja?
Sistem manajemen alur kerja menghubungkan definisi alur bekerja dengan catatan pekerjaan hidup. Ini membantu tim mengkonfigurasi tahap dan aturan, menugaskan tanggung jawab, menangkap keputusan dan bukti, menangani pengecualian, menyimpan sejarah, dan memantau beban kerja dan kinerja proses.
Apa perbedaan antara manajemen alur kerja dan otomatisasi alur pekerjaan?
Manajemen alur kerja mengatur bagaimana pekerjaan didefinisikan, ditugaskan, dipantau, dan ditingkatkan. Otomatisasi alur kerja menggunakan pemicu, aturan, dan tindakan sistem untuk memindahkan bagian yang dapat diprediksi dari pekerjaan itu. Sebagian besar alur kerja operasional mendapat manfaat dari keduanya.
Apakah manajemen alur kerja sama dengan manajemen proyek?
Tidak. Manajemen proyek mengoordinasikan pekerjaan sementara untuk menghasilkan keluaran yang unik, biasanya melalui tonggak, dependensi, sumber daya, dan tenggat. Manajemen alur kerja menjalankan item kerja berulang melalui tahap, penanggung jawab, keputusan, dan hasil yang konsisten. Manajemen alur kerja proyek adalah titik temu keduanya: permintaan, tinjauan, persetujuan, perubahan, dan catatan penutupan yang berulang di dalam proyek distandarkan tanpa menggantikan perencanaan proyek.
Bagaimana manajemen alur kerja berbeda dari BPM?
Manajemen alur kerja mengoperasikan urutan berulang terbatas. Manajemen proses bisnis mengatur dan meningkatkan proses end-to-end yang lebih luas yang dapat berisi beberapa alur kerja, sistem, tim, kontrol, dan langkah kinerja. Alat BPM spesialis lebih cocok ketika pemodelan formal, proses pertambangan, simulasi, atau pemerintahan proses perusahaan adalah pusat.
Apa contoh manajemen alur kerja?
Contoh umum termasuk persetujuan biaya dan faktur, permintaan pembelian, onboarding karyawan, permintaan akses TI, tinjauan dokumen, pemeriksaan, tindakan korektif, perintah kerja, dan resolusi masalah.
Metrik apa yang harus dilacak oleh sistem manajemen alur kerja?
Pelacakan waktu siklus akhir-ke-akhir, waktu tunggu tahap, kelengkapan lulus pertama, tingkat pengembalian dan pekerjaan ulang, keterlambatan, penuaan, pekerjaan terlambat, beban kerja penanggung jawab, usia pengecualian, tingkat eskalasi, kelengkapi sejarah keputusan, dan diverifikasi - Kesimpulan.
Apakah Jodoo bisa digunakan sebagai sistem manajemen alur kerja?
Jodoo dapat mendukung formulir yang dapat dikonfigurasi, catatan, node alur kerja, kondisi routing, persetujuan, penugasan, pengingat, izin, sejarah, integrasi, tampilan, dan dashboard. Pilih BPM, proyek, ERP, CRM, keuangan, dokumen, RPA, atau sistem orkestrasi spesialis ketika kemampuan kategori yang lebih dalam adalah persyaratan utama.
Langkah berikutnya
Periksa aliran kerja persetujuan pengeluaran dalam Jodoo
Ulasan rekaman permintaan, alur kerja visual, bukti persetujuan, pekerjaan yang dikembalikan, riwayat eksekusi, dan dashboard, kemudian gunakan template sebagai titik awal untuk proses yang perlu dikelola tim Anda.