Xác định cách công việc di chuyển
Xác định giai đoạn, quyết định, đường trả lại, bằng chứng bắt buộc và kết quả cuối cùng.
Hướng dẫn quản lý quy trình công việc
Quản lý quy trình công việc: Khái niệm, hệ thống, quy trình và ví dụ
Quản lý dòng công việc là thực tiễn xác định, gán, thực hiện, giám sát và cải thiện một chuỗi làm việc lặp lại để mỗi mục có giai đoạn hiện tại, người phụ trách chịu trách nhiệm, ngày hết hạn, đường dẫn ngoại lệ và ghi kết quả.
Một hệ thống quản lý quy trình hữu ích không chỉ vẽ các bước. Hệ thống còn kết nối định nghĩa quy trình với hồ sơ đang xử lý, phân công, quyết định, cam kết dịch vụ, ngoại lệ, lịch sử và chỉ số vận hành để người quản lý biết việc nào đang chờ, vì sao bị tắc và nên cải thiện điều gì tiếp theo.
Chỉ định người phụ trách tiếp theo cho từng việc
Hiển thị người phụ trách hiện tại, hạn xử lý, người dự phòng, ủy quyền và chuyển cấp.
Tìm công việc đang chờ và ngoại lệ
Xem tồn đọng, thời gian ở từng giai đoạn, quá hạn, trả lại, khối lượng và ngoại lệ chưa xử lý.
Khắc phục nút thắt lớn nhất đã đo được
Dùng lịch sử và chỉ số hiệu suất để lần lượt cải thiện từng điểm chậm hoặc lỗi.
Thiết kế quy trìnhXem tuyến phê duyệt, người phụ trách từng nút và các quyết định có thể thực hiệnKiểm tra cách quy trình kết nối yêu cầu với xem xét, trả lại, phê duyệt và hoàn tất.Xem quy trình đang vận hành 
Công việc hiện tại và kết quảTheo dõi trạng thái, khối lượng, công việc đang chờ và kết quảMở các yêu cầu đứng sau từng số liệu trên bảng điều khiển để tìm việc chậm trước khi bị bỏ sót.Xem ứng dụng quy trình 
Lịch sử thực hiện
Giữ lần trả lại và phê duyệt sau đó trong cùng một dấu vết
Theo dõi việc gửi, từ chối, sửa chữa, phê duyệt và hoàn tất cùng người phụ trách, thời điểm, nhận xét và hồ sơ đã thay đổi.
- Lịch sử quyết định
- Nhận xét
- Hồ sơ đã thay đổi
Kiểm soát theo dõi
Thông báo cho những người đang chờ quy trình
Gửi nhắc việc qua thiết bị di động hoặc email cho người phê duyệt và người nhận bản sao, hoặc đẩy sự kiện quy trình sang hệ thống khác để theo dõi.
- Nhắc việc di động
- Thông báo email
- Đẩy từ máy chủ
Phân loại phần mềm liên quan
Bạn cũng cần quy tắc tự động hóa và hành động hệ thống?
Dùng hướng dẫn về phần mềm tự động hóa quy trình để so sánh điều kiện kích hoạt, quy tắc định tuyến, phê duyệt, hành động tự động, tích hợp, xử lý ngoại lệ và báo cáo vận hành.
Đánh giá phần mềm tự động hóa quy trình làm việcChu kỳ quản lý dòng công việc
Gắn thiết kế quy trình với công việc hằng ngày
Một workflow có thể được quản lý khi nhóm có thể xác định các bước, gán mỗi yêu cầu, xử lý luồng xử lý thông thường và ngoại lệ, xem công việc chờ đợi, và cải thiện quy trình bằng cách sử dụng kết quả thực tế.
Quản lý quy trình công việc là gì?
Quản lý dòng công việc là ngành định nghĩa, gán, thực hiện, giám sát và cải thiện một chuỗi làm việc lặp lại. Trong quản lý dòng công việc kinh doanh, mỗi mục làm việc vẫn còn hiển thị khi nó di chuyển qua các giai đoạn, người phụ trách, quyết định, giao hàng, ngoại lệ và kết thúc, để nhóm có thể vận hành quy trình một cách nhất quán và cải thiện nó từ bằng chứng.
- Định nghĩa luồng công việc mô tả các giai đoạn, quy tắc, vai trò và kết quả dự định.
- Tài liệu công việc cho thấy giai đoạn hiện tại, người phụ trách có trách nhiệm, ngày hết hạn, bằng chứng và lịch sử.
- Quản lý kết nối hai điều này: nó giữ cho công việc sống phù hợp với quy trình dự định và phơi bày những nơi cần thay đổi quá trình.
Quản lý dòng công việc so với tự động hóa dòng công
Quản lý dòng công việc quản lý cách định nghĩa, phân bổ, giám sát và cải thiện dòng công. Tự động hóa dòng công việc sử dụng các quy tắc và hành động hệ thống để di chuyển các phần của dòng công trình đó với sự phối hợp thủ công ít hơn. Một dòng công việc có thể được quản lý với một vài hành động tự động, và một dòng công trình tự động vẫn cần quản lý khi công việc được trả về, trì hoãn, phân bổ lại hoặc thay đổi.
- Quản lý hỏi liệu quá trình có đúng giai đoạn, người phụ trách, mức độ dịch vụ và kết quả hay không.
- Tự động hóa hỏi các kích hoạt, quy tắc, thông báo, cập nhật và tích hợp có thể chạy đáng tin cậy.
- Sử dụng cả hai khi nhóm cần công việc nhân lực có trách nhiệm và các hành động hệ thống dự đoán trong cùng một quá trình.
Hệ thống quản lý dòng công việc nên chứa những gì
Một định nghĩa hệ thống quản lý dòng công việc thực tế bắt đầu với sự kết nối giữa mô hình quy trình và công việc đang được thực hiện. Nó nên cho phép một nhóm xác định các giai đoạn và quy tắc, ghi lại hồ sơ công việc, gán trách nhiệm, bảo quản quyết định và bằng chứng, xử lý ngoại lệ, và báo cáo về khối lượng làm việc và hiệu suất quá trình.
- Quản lý luồng công việc kỹ thuật số giữ định nghĩa, hồ sơ hiện tại, sở hữu và lịch sử thực thi kết nối thay vì chia chúng ra giữa các tin nhắn và tệp.
- Một định nghĩa luồng công việc trực quan hoặc cấu trúc với các đường lối nhập, quyết định, trở lại, leo thang và kết thúc rõ ràng.
- Các mẫu và hồ sơ mang dữ liệu và bằng chứng cần thiết cho bước tiếp theo.
- Các nhiệm vụ dựa trên vai trò, xếp hàng, ngày hết hạn, nhắc nhở, quyền và sở hữu trở lại.
- Lịch sử về các bài nộp, quyết định, bình luận, thay đổi, trả lại, chuyển nhượng và kết quả hoàn thành.
- Các bảng điều khiển cho việc chậm trễ, tuổi tác, thời gian giai đoạn, tải trọng công việc, ngoại lệ, lợi nhuận và mức độ dịch vụ.
Quá trình quản lý dòng công việc từ thiết kế đến cải tiến
Bắt đầu bằng cách xác định kết quả kinh doanh và hồ sơ tối thiểu cần thiết để đạt được nó. Khét các tuyến đường bình thường và ngoại lệ, gán vai trò và mức độ dịch vụ, thực hiện công việc thực sự trong quá trình, theo dõi nơi công việc chờ hoặc quay lại, và thay đổi một phần kiểm soát của dòng chảy làm việc tại một thời điểm.
- Định nghĩa kết quả, tiêu chí nhập học, giai đoạn, quyết định, bằng chứng và định nghĩa đã hoàn thành.
- Đưa một người phụ trách quy trình cộng với chủ sở thích hiện tại và ngày hết hạn cho mỗi mặt hàng công việc.
- Hoạt động bình thường, trả lại, trễ, không có người phụ trách và hành động thất bại.
- Đánh giá thời gian chu kỳ, thời gian chờ đợi, độ hoàn chỉnh lần qua đầu tiên, tỷ lệ trả lại, số dư và tuổi ngoại lệ.
- Xác định sự chậm trễ hoặc điểm thất bại được đo lớn nhất, sau đó so sánh các biện pháp tương tự sau khi thay đổi.
Ví dụ về quản lý dòng công việc trên các nhóm kinh doanh
Việc chấp thuận, kết nối, xem xét tài liệu, yêu cầu truy cập, mua sắm, kiểm tra và giải quyết vấn đề là những ví dụ hữu ích về quản lý dòng công việc vì mỗi sản phẩm tạo ra một mục làm việc có thể theo dõi với các giai đoạn được nhận biết, người phụ trách, những quyết định, ngoại lệ và kết quả.
- Tài chính: giám sát yêu cầu chi phí không đầy đủ, tuổi tác chấp thuận, hoàn lại, ngoại lệ chính sách và đóng cửa.
- HR: phối hợp các nhiệm vụ trên tàu, phụ thuộc, ngày hạn, ngoại lệ và sẵn sàng trong ngày đầu tiên.
- TI: quản lý truy cập hoặc yêu cầu dịch vụ thông qua phân loại, ủy quyền, thực hiện, xác minh và đóng cửa.
- Kiểm soát tài liệu: quản lý bản thảo, xem xét, trả lại, phê duyệt, công bố, sửa đổi và lưu giữ bằng chứng.
- Các hoạt động: quản lý kiểm tra, hành động khắc phục, lệnh làm việc, vấn đề leo thang và hoàn thành được xác minh.
Quản lý dòng công việc so với quản lý nhiệm vụ, quản lý dự án và BPM
Quản lý quy trình và quản lý workflow có phần giao nhau nhưng khác nhau về phạm vi. Quản lý nhiệm vụ tổ chức từng đầu việc riêng lẻ. Quản lý dự án điều phối công việc tạm thời để tạo ra một kết quả riêng biệt. Quản lý quy trình công việc dự án chuẩn hóa các bước tiếp nhận, rà soát, phê duyệt, thay đổi và kết thúc lặp lại trong môi trường dự án. Quản lý workflow vận hành các luồng công việc lặp lại đó, còn workflow BPM có thể nằm trong một quy trình đầu cuối rộng hơn, trải qua nhiều workflow, hệ thống, phòng ban và chỉ số hiệu suất.
- Chọn quản lý nhiệm vụ khi nhu cầu chính là danh sách việc phải làm cá nhân hoặc nhóm.
- Chọn quản lý dự án khi phạm vi, milestones, phụ thuộc, tài nguyên và một lần giao hàng là trung tâm.
- Chọn quản lý dòng công việc khi các hồ sơ lặp đi lặp lại cần các giai đoạn nhất quán, định tuyến, sở hữu, bằng chứng và giám sát.
- Chọn chuyên gia BPM khi kiến trúc quy trình chính thức, BPMN, khai thác quy trình, mô phỏng, quản trị doanh nghiệp hoặc tổ chức xuyên hệ thống là trung tâm.
Làm thế nào để đo lường quản lý luồng công việc hiệu quả
Quản lý lưu lượng công việc hiệu quả cải thiện cả lưu lượng và kiểm soát. Đánh giá thời gian công việc dành cho di chuyển và chờ đợi, chất lượng hồ sơ vào mỗi giai đoạn, độ tin cậy của người phụ trách và tỷ lệ ngoại lệ đạt được kết quả xác minh.
- Thời gian chu kỳ cuối đến cuối và thời gian chờ đợi trong mỗi giai đoạn.
- Sự hoàn thành của lần qua đầu tiên, tỷ lệ trả lại, tỷ trọng làm việc lại và mở lại công việc.
- Lưu lượng, phân phối lão hóa, tỷ lệ trễ và khối lượng công việc của người phụ trách.
- Tỷ lệ ngoại lệ, tuổi ngoại lệ , tốc độ leo thang và thời gian giải quyết.
- Lịch sử hoàn chỉnh của quyết định, tuân thủ chính sách và kết thúc đã được xác minh.
Cách chọn hệ thống quản lý dòng công việc
Kiểm tra từng hệ thống bằng một quá trình lặp lại mà nhóm của bạn đã hiểu. Đánh giá liệu nền tảng có thể đại diện cho hồ sơ, vai trò, quyết định, đường dẫn ngoại lệ, quyền, lịch sử và báo cáo mà không buộc quá trình vào bảng nhiệm vụ chung hoặc che giấu nó trong kỹ thuật logic tự động hóa.
- Bắt đầu từ một mẫu quản lý dòng công việc chỉ khi hồ sơ, vai trò, quyết định, ngoại lệ và biện pháp của nó phù hợp với quy trình bạn cần để hoạt động.
- Sử dụng trường hợp bình thường cộng với trường hợp không đầy đủ, trả lại, trễ, tái phân bổ và ngoại lệ.
- Hãy yêu cầu các nhà khai thác tìm người phụ trách hiện tại, lý do trì hoãn, hành động tiếp theo và bằng chứng quyết định.
- Kiểm tra xem người quản lý có thể thấy thời gian giai đoạn, số dư, khối lượng công việc, trả lại và ngoại lệ chưa được giải quyết không.
- Giữ ranh giới dự án, CRM, ERP, tài liệu, tài chính, tích hợp, RPA và BPM chuyên nghiệp rõ ràng.
Bản đồ hệ thống quản lý dòng công việc
Kết nối thiết kế quy trình với hồ sơ nhóm sử dụng mỗi ngày
Sử dụng bản đồ này để kiểm tra xem hệ thống có thể quản lý cả dòng công việc dự định và công việc đang di chuyển thông qua nó hay không.
Khu vực quản lýBiểu đồ hệ thốngCâu hỏi quản lýBằng chứng để giữ
Định nghĩaCác giai đoạn, tiêu chí nhập cảnh, quyết định, đường trở lại và kết quả.Quá trình dự định có rõ ràng không?Phiên bản, quy tắc, vai trò và ngày hiệu lực.
Phân côngngười phụ trách hiện tại, vai trò, xếp hàng, ngày hết hạn và người phụ trách trở lại.Ai chịu trách nhiệm cho hành động tiếp theo?Lịch sử giao nhiệm, chuyển nhiệm, ủy quyền và leo thang.
Thực hiệnCác lĩnh vực, bằng chứng, bình luận, quyết định và hành động cần thiết.Liệu bước tiếp theo có thể được hoàn thành đúng không?Các giá trị, kết nối, quyết định, lý do và kết quả hành động được gửi đi.
Kiểm traGiai đoạn, tình trạng, thời gian, hậu quả, tải trọng công việc và tình trạng ngoại lệ.Làm việc đang chờ hay thất bại ở đâu?Thời gian giai đoạn, ngày hết hạn, lý do trả lại, người phụ trách ngoại lệ và tình trạng cấp dịch vụ.
Cải tiếnKết quả, thời gian chu kỳ, chất lượng vượt qua đầu tiên và hồ sơ thay đổi.Điểm chậm trễ hoặc điểm thất bại nào được đo sẽ thay đổi tiếp theo?Métric trước và sau, thay đổi người phụ trách, ngày phát hành và kết quả xem xét.
Xây dựng trong Jodoo
Thiết lập một dòng công việc được quản lý từ ghi đến bảng điều khiển
Jodoo có thể kết nối các biểu mẫu, hồ sơ, nút lưu lượng công việc, điều kiện, phê duyệt, giao dịch, nhắc nhở, quyền, lịch sử và bảng điều khiển trong một ứng dụng cấu hình.
Bắt đầu với một quy trình làm việc lặp đi lặp lại trong đó người phụ trách hoặc công việc chờ không rõ ràng. Giữ ranh giới hệ thống trung thực: Jodoo có thể quản lý các hồ sơ hoạt động cấu hình và dòng công việc tập trung vào con người, trong khi chuyên gia BPM, dự án, ERP, CRM, tài chính, tài liệu, RPA hoặc hệ thống dàn nhạc nên sở hữu khả năng họ thực hiện tốt nhất.
Định nghĩa trạng thái hồ sơ và dòng công việc
Tạo hồ sơ nhập, bằng chứng cần thiết, hồ sơ liên kết, giai đoạn, quyết định, lý do trả lại, trạng thái ngoại lệ và kết quả cuối cùng.
- Giữ giai đoạn hiện tại, người phụ trách, ngày hết hạn và hành động tiếp theo hiển thị trong hồ sơ.
- Chia tách kết quả đóng cửa bình thường từ các kết quả bị hủy bỏ, bác bỏ, chặn và chưa được giải quyết.
Đưa người phụ trách và vận hành các tuyến đường ngoại lệ
Cài đặt định tuyến dựa trên vai trò, thẩm quyền phê duyệt, nhắc nhở, sở hữu trở lại, ủy thác, leo thang và quyền.
- Thử nghiệm không đầy đủ, trả lại, trễ, không có người phụ trách, được phân bổ lại và trường hợp thất bại.
- Bảo tồn những người đã thay đổi hồ sơ, đưa ra quyết định hoặc giải quyết ngoại lệ.
Theo dõi dòng chảy và cải thiện một hạn chế
Xây dựng các khung cảnh và bảng điều khiển cho công việc chờ, đợt chậm trễ, lão hóa, tải trọng công việc, trả lại, ngoại lệ, thời gian chu kỳ và kết quả hoàn thành.
- Sử dụng cùng một định nghĩa số liệu trước và sau khi thay đổi dòng công việc được kiểm soát.
- Cải thiện lý do trì hoãn hoặc trả lại được xác minh lớn nhất trước khi mở rộng dòng công việc.
Mẫu
Ví dụ về dòng công việc mở với người phụ trách và trạng thái hiển thị
Kiểm tra cách yêu cầu thực sự di chuyển qua các giai đoạn, quyết định, trả về, nhắc nhở, kết thúc và báo cáo trước khi thích nghi các lĩnh vực và quản lý cho quy trình của riêng bạn.
Mẫu phù hợp nhất để bắt đầuKiểm tra một quy trình làm việc với hồ sơ, quyết định và lịch sử
Quá trình làm việc phê duyệt chi phí cho thấy một mô hình quản lý thực tế: nhập đầy đủ, sở hữu giai đoạn, quyết định của nhà đánh giá, công việc trả lại, lịch sử leo thang và bảng điều khiển để chờ đợi và hoàn thành yêu cầu.
Quy trình phê duyệt chi phíĐịnh tuyến quy trình phê duyệt chi phí qua các quyết định của người phê duyệt, xử lý ngoại lệ và theo dõi các mục quá hạn trong một quy trình phê duyệt có cấu trúc.
Quy trình Phê duyệt Mua sắmQuản lý yêu cầu mua hàng, nhà cung cấp, số tiền, người phụ trách ngân sách, cấp phê duyệt, ghi chú ngoại lệ và trạng thái quyết định.
Giai đoạn công việc chấp thuận hóa đơnSử dụng mô hình quy trình công việc phê duyệt hóa đơn để xác nhận AP, đánh giá tài chính, phê chuẩn ngân sách, ngoại lệ, lịch sử quyết định và sẵn sàng thanh toán.
Quy trình phê duyệt hợp đồngĐịnh tuyến phê duyệt hợp đồng với thông tin tiếp nhận, người phụ trách rà soát, ghi chú ngoại lệ, bối cảnh ngân sách, các điểm kiểm tra nghĩa vụ và theo dõi trạng thái.
Quy trình phê duyệt bảng chấm côngĐịnh tuyến bảng chấm công qua phê duyệt của quản lý, rà soát giờ còn thiếu, yêu cầu chỉnh sửa, kiểm tra hạn chốt lương và theo dõi tiếp ngoại lệ.
Biểu mẫu yêu cầu tài khoản người dùngThu thập chi tiết yêu cầu tài khoản, định tuyến phê duyệt quyền truy cập, phân công người phụ trách cấp quyền và đảm bảo mọi yêu cầu tài khoản người dùng đều có thể truy vết từ lúc tiếp nhận đến khi kích hoạt.Chọn tài nguyên quản lý workflow tiếp theo
Đánh giá phần mềm quản lý quy trìnhSo sánh phần mềm quản lý quy trìnhTìm hiểu làm thế nào tự động hóa quy trình công việc hoạt độngĐánh giá phần mềm tự động hóa quy trình làm việcSo sánh phần mềm tự động hóa quy trình làm việcQuản lý các dòng công việc tài liệuQuản lý các dòng công việc kế toánQuản lý quy trình làm việc của công ty dịch vụ thuếQuản lý các dòng công việc tiếp thịQuản lý các dòng công việc bán hàng và CRMQuản lý quy trình làm việc của nhân viênQuản lý quy trình làm việc yêu cầu CNTT
Xem các ví dụ quản lý quy trình
Câu hỏi thường gặp
Quản lý dòng công việc FAQ
Quản lý quy trình công việc là gì?
Quản lý dòng công việc là thực tiễn xác định, gán, thực hiện, giám sát và cải thiện một chuỗi làm việc lặp lại để mỗi mục có giai đoạn hiện tại, người phụ trách chịu trách nhiệm, ngày hết hạn, đường dẫn ngoại lệ và ghi kết quả.
Hệ thống quản lý quy trình công việc là gì?
Một hệ thống quản lý dòng công việc kết nối một định nghĩa dòng công tác với hồ sơ làm việc trực tiếp. Nó giúp các nhóm cấu hình các giai đoạn và quy tắc, gán trách nhiệm, thu thập quyết định và bằng chứng, xử lý ngoại lệ, bảo tồn lịch sử, và theo dõi tải trọng công việc và hiệu suất quá trình.
Sự khác biệt giữa quản lý dòng chảy công việc và tự động hóa dòng chảy làm việc là gì?
Quản lý dòng công việc quản lý cách định nghĩa, phân bổ, giám sát và cải thiện công việc. Tự động hóa quy trình công việc sử dụng các kích hoạt, quy tắc và hành động hệ thống để di chuyển những phần dự đoán của công việc đó. Hầu hết các dòng công việc hoạt động đều được hưởng lợi từ cả hai.
Quản lý dòng công việc có giống như quản lý dự án không?
Không. Quản lý dự án điều phối công việc tạm thời nhằm tạo ra một kết quả riêng biệt, thường thông qua các mốc, quan hệ phụ thuộc, nguồn lực và thời hạn. Quản lý workflow vận hành các đầu việc lặp lại qua những giai đoạn, người phụ trách, quyết định và kết quả nhất quán. Quản lý quy trình công việc dự án là phần giao nhau: nó chuẩn hóa các yêu cầu, vòng rà soát, phê duyệt, thay đổi và hồ sơ kết thúc lặp lại trong dự án mà không thay thế việc lập kế hoạch dự án.
Quản lý lưu lượng công việc khác với BPM như thế nào?
Quản lý dòng công việc vận hành một chuỗi lặp lại bị giới hạn. Quản lý quy trình kinh doanh quản lý và cải thiện các quy trình toàn diện rộng hơn có thể chứa nhiều dòng công việc, hệ thống, nhóm, kiểm soát và biện pháp hiệu suất. Các công cụ BPM chuyên nghiệp phù hợp hơn khi mô hình hóa chính thức, khai thác quy trình, mô phỏng hoặc quản lý quy trình doanh nghiệp là trung tâm.
Những ví dụ về quản lý dòng công việc là gì?
Ví dụ phổ biến bao gồm phê duyệt chi phí và hóa đơn, yêu cầu mua hàng, việc gia nhập nhân viên, yêu sách truy cập CNTT, xem xét tài liệu, kiểm tra, hành động khắc phục, lệnh làm việc và giải quyết vấn đề.
Một hệ thống quản lý dòng công việc nên theo dõi các số liệu nào?
Theo dõi thời gian chu kỳ kết thúc đến kết thúc, thời gian chờ giai đoạn, hoàn chỉnh lần qua đầu tiên, tỷ lệ quay lại và tái công việc, quá trình làm vặt, tuổi tác, lao động trễ, tải trọng công việc của người phụ trách, độ tuổi ngoại lệ, tốc độ leo thang, tính đầy đủ lịch sử quyết định và được xác minh Kết thúc.
Jodoo có thể được sử dụng như một hệ thống quản lý dòng công việc không?
Jodoo có thể hỗ trợ các biểu mẫu, hồ sơ, nút lưu lượng công việc, điều kiện định tuyến, phê duyệt, giao dịch, nhắc nhở, quyền, lịch sử, tích hợp, xem và bảng điều khiển. Chọn một chuyên gia BPM, dự án, ERP, CRM, tài chính, tài liệu, RPA hoặc hệ thống dàn xếp khi khả năng danh mục sâu hơn là yêu cầu chính.
Bước tiếp theo
Kiểm tra một quy trình công việc chấp thuận chi phí trong Jodoo
Xem lại hồ sơ yêu cầu, luồng công việc trực quan, bằng chứng chấp thuận, công việc trả về, lịch sử thực hiện và bảng điều khiển, sau đó sử dụng mẫu như một điểm khởi đầu cho một quy trình mà nhóm của bạn cần quản lý.