Was hat die Arbeit ausgelöst?
Benennen Sie das konkrete Ereignis: angenommenes Angebot, Mitarbeiterantrag, Entscheidung einer Führungskraft, fällige Qualifikation, geplanter Austritt oder neue Information.
HR-WORKFLOW FÜR DIE PERSONALVERWALTUNG
HR employee operations workflow for decisions, tasks, exceptions, and outcomes
Bilden Sie die Arbeit ab dem auslösenden Ereignis ab – Neueinstellung, Wechsel, Abwesenheit, Qualifikation, Beurteilung oder Austritt – und verknüpfen Sie die beteiligten Personen und Datensätze bis zum Abschluss.
Nutzen Sie dieses Workflow-Modell, um Entscheidungen und Folgemaßnahmen auf HR, Führungskräfte, IT, Gebäudemanagement, Entgeltabrechnung und Arbeitsmittelverantwortliche zu verteilen.
Für bis zu fünf Nutzer kostenlos. Keine Kreditkarte erforderlich.
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Melden Sie sich an, um fiktive Beispieldatensätze anzusehen. Installieren Sie eine Kopie, bevor Sie Beschäftigten Zugriff geben, vertrauliche Informationen hinzufügen oder eigene HR-Regeln hinterlegen.
7Fragen zu jeder Übergabe
6verknüpfte Personalhistorien
2zur Prüfung an Führungskräfte weitergeleitete Anträge
Richten Sie den Workflow an den Übergaben aus
Onboarding, Abwesenheiten und Positionswechsel benötigen unterschiedliche Datensätze. Jeder verlässliche Prozess beantwortet jedoch dieselben Kontrollfragen.
Welcher Datensatz enthält den nötigen Zusammenhang?
Nutzen Sie einen mit den Mitarbeiterstammdaten verknüpften Antrag oder Plan, statt jedes vorübergehend benötigte Feld in das Mitarbeiterverzeichnis aufzunehmen.
Wer entscheidet und wer setzt um?
Trennen Sie die Person, die die Änderung genehmigt, von den Verantwortlichen für Zugänge, Arbeitsmittel, Dokumente, Vertretung, Schulungen und Datenaktualisierungen.
Wodurch wird der Abschluss belegt?
Definieren Sie den sichtbaren Endzustand, die Nachweise, das Datum und die Zuständigkeit, damit eine Genehmigung oder ein gesetztes Häkchen nicht mit einem abgeschlossenen Ergebnis verwechselt wird.
Nutzen Sie für jedes Personalereignis einen passenden Ablauf
Auslöser, Entscheidung, Sonderfälle und Abschlusskriterium müssen zur Aufgabe passen.
Eintritt, Versetzung und Austritt
Koordinieren Sie Dokumente, Konten, Anwendungsgruppen, Lizenzen, Geräte, Schulungen, die Übergabe an Führungskräfte, Wissenstransfer und Abschluss auf einen gemeinsamen Zieltermin hin.
Änderung von Personaldaten
Prüfen Sie bisherige und beantragte Werte, Prüfberechtigung, Wirksamkeitsdatum, Umsetzungsstatus und gespeicherte Historie.
Urlaub und Abwesenheiten
Entscheiden Sie über den Antrag, weisen Sie eine Vertretung zu, dokumentieren Sie die Übergabe, machen Sie Sonderfälle sichtbar und schließen Sie die Rückkehrprüfung ab.
Qualifikation und Personalentwicklung
Verknüpfen Sie Stellenanforderungen, Nachweise, Prüfungen, Ablaufdaten, Einsatzbeschränkungen, Mitarbeitergespräche und Folgemaßnahmen mit klaren Zuständigkeiten.
Beantworten Sie sieben Fragen, bevor Sie einen Personalprozess automatisieren
Nutzen Sie dieselben Fragen für verschiedene Prozesse und stimmen Sie Datensätze und Schritte auf das jeweilige Personalereignis ab.
| Question | Was festzulegen ist | Beispiel |
|---|---|---|
| Auslöser | Das Ereignis, mit dem die verbindlich zugewiesene Arbeit beginnt | Angebot angenommen, Abwesenheitsantrag eingereicht, Positionswechsel genehmigt, Qualifikation fällig |
| Zusammenhang | Datensatz und Fakten, die für die Entscheidung nötig sind | Person, bisheriger Wert, beantragter Wert, Datum, Begründung und Nachweise |
| Entscheidung | Zuständige Person und Kriterien für die Freigabe des weiteren Ablaufs | Genehmigung durch Führungskraft, HR-Prüfung oder Dokumentenprüfung |
| Aufgaben | Nachgelagerte Aufgaben und Zuständigkeiten | Konto erstellen oder deaktivieren, Gruppe und Lizenz zuweisen, Gerät bereitstellen oder zurücknehmen, Datensatz aktualisieren |
| Sonderfall | Der Umstand, der den Ablauf stoppt oder verändert | Fehlender Nachweis, Kontenkonflikt, nicht zurückgegebenes Gerät oder unvollständige Übergabe |
| Ergebnis | Das nutzbare Ergebnis und der Abschlussnachweis | Zugriff bestätigt, Datensatz aktuell, Vertretung zugewiesen, Arbeitsmittel zurückgegeben |
| Kennzahl | Verzögerung oder Fehler, bei denen sich eine Verbesserung lohnt | Zeit bis zur Aufgabenübernahme, Rückgabequote, überfällige Aufgaben und Abschluss nach Genehmigung |
Nutzen Sie Kennzahlen, die zeigen, wo Personalaufgaben stocken
Die Anzahl eingereichter Formulare sagt wenig darüber aus, ob Beschäftigte oder Unternehmen das beabsichtigte Ergebnis erreicht haben.
Zeit bis zur Aufgabenübernahme
Messen Sie die Zeit vom Auslöser bis zur Übernahme der nächsten Aufgabe durch eine benannte verantwortliche Person.
Rückgabe- und Korrekturquote
Erkennen Sie, welche Anträge wiederholt zurückgegeben werden, weil Hinweise, Nachweise oder Pflichtfelder unklar sind.
Abschluss nach der Genehmigung
Verfolgen Sie die Zeit von der Entscheidung bis zur übernommenen Datenänderung, eingerichteten Zugangsberechtigung, Geräterückgabe, Dokumentenprüfung oder einem anderen konkreten Ergebnis.
PASSEN SIE DIE ABLÄUFE AN IHR TEAM AN
Passen Sie Übergaben an veränderte Personalabläufe an
Prozessverantwortliche können Anträge, Prüfschritte, nachgelagerte Zuständigkeiten, Hinweise auf Sonderfälle und Abschlussprüfungen ändern, ohne jedes Personalereignis in dieselbe Vorlage zu zwängen.
Ein bereichsübergreifender Workflow lässt sich in wenigen Stunden einrichten und in Minuten an geänderte Teams, Richtlinien, Systeme und Zuständigkeiten anpassen.- 01Ergänzen Sie im Offboarding-Plan Aufgaben zum Entzug von Anwendungszugängen, Lizenzen und Gruppenmitgliedschaften oder zur Rückgabe von Geräten.
- 02Passen Sie die erforderliche Prüfung durch Führungskraft oder HR bei einem Positions- oder Standortwechsel an.
- 03Richten Sie eine Abschlusssperre ein, solange erforderliche Nachweise fehlen.
- 04Erstellen Sie eine Aufgabenliste für überfällige oder zur Prüfung bereitstehende Vorgänge im Beschäftigungsverhältnis.
Koordinieren Sie Übergaben im Beschäftigungsverhältnis mit Ihren bestehenden HR- und IT-Plattformen
Jodoo kann bereichsübergreifende Planung, Prüfung, Sonderfälle und Abschlussnachweise verwalten, während Fachsysteme gesetzlich geregelte oder technische Maßnahmen ausführen.
Koordinieren Sie Aufgaben mit Jodoo und klaren Zuständigkeiten
Verteilen Sie Aufgaben zu Eintritt, internem Wechsel, Abwesenheit und Austritt auf HR, Führungskräfte, IT, Gebäudemanagement, Entgeltabrechnung und Arbeitsmittelverantwortliche und definieren Sie ein gemeinsames, sichtbares Abschlusskriterium.
Lassen Sie jedes Fachsystem die dafür vorgesehenen Aufgaben ausführen
Identitätsdienste stellen Konten bereit, Geräteverwaltungssysteme verwalten Hardware, und Abrechnungs- oder Zusatzleistungssysteme führen ihre verbindlichen Berechnungen und Meldungen durch.
Verlangen Sie Nachweise, bevor Sie einen Personalvorgang abschließen
Dokumentieren Sie, wer Zugänge, Arbeitsmittel, Dokumente, Vertretung oder die Aktualisierung der Mitarbeiterstammdaten bestätigt hat. Eine Genehmigung oder Statusänderung allein belegt noch keinen Abschluss.
So verknüpfen Sie Personalprozesse und erhalten ihre Unterschiede
Was ist ein HR-Workflow für die Personalverwaltung?
Er bildet den zusammenhängenden Ablauf von einem Personalereignis oder Mitarbeiterantrag über Personaldatensatz, Prüfung, Folgeaufgaben und Sonderfälle bis zum Ergebnis und den Kennzahlen für die Steuerung ab.
Sollte jeder HR-Prozess denselben Workflow nutzen?
Nein. Nutzen Sie gemeinsame Kontrollprinzipien wie benannte Zuständigkeiten, Prüfung, Rückgabe, Behandlung von Sonderfällen und Abschlussnachweise. Stimmen Sie Datensatz und Abschlusskriterium jedoch gezielt auf Onboarding, Abwesenheit, Datenänderung, Qualifikation, Beurteilung oder Offboarding ab.
Ist eine Statusänderung dasselbe wie ein Genehmigungsworkflow?
Nein. Ein echter Genehmigungsworkflow leitet eine Aufgabe an eine berechtigte prüfende Person weiter, regelt, wer entscheiden darf, ermöglicht Rückgabe oder Ablehnung und dokumentiert das Ergebnis. Der gezeigte Änderungsantrag für Personaldaten nutzt einen integrierten Prüfablauf in Jodoo.
Kann Jodoo Mitarbeiterkonten selbst bereitstellen oder deaktivieren?
Jodoo kann den Antrag von HR an IT, Zuständigkeit, Fälligkeit, Sonderfälle und Bestätigung koordinieren. Änderungen an Konten, Gruppen, Lizenzen und Zugängen sollte der Identitätsdienst oder die Anwendungsadministration ausführen, sofern Sie keine separate Integration eingerichtet und geprüft haben.
Wie verhindern wir, dass HR-Workflows zu komplex werden?
Automatisieren Sie zuerst stabile Übergaben. Belassen Sie seltene Ermessensentscheidungen bei einer benannten prüfenden Person, machen Sie Sonderfälle klar sichtbar und ergänzen Sie Schritte nur dann, wenn sie konkrete Fehler verhindern oder den Abschluss belegen.
Was sollten wir messen?
Messen Sie die Zeit bis zur Aufgabenübernahme, zurückgegebene oder unvollständige Anträge, überfällige Folgeaufgaben, die Zeit von Genehmigung bis Umsetzung und den Anteil bestätigter Ergebnisse, nicht nur die Anzahl eingereichter Formulare.
DAS MITARBEITERSYSTEM IN DER PRAXIS ANSEHEN
Gestalten Sie Personalworkflows, die zu einem nutzbaren Ergebnis führen
Öffnen Sie die Aufgabenlisten mit Beispieldaten und die integrierte Änderungsprüfung. Bilden Sie anschließend Ihre eigenen Auslöser, Entscheidungsrechte, Aufgabenverantwortlichen, Sonderfälle und Abschlusskriterien ab.
App für Personalworkflows öffnen