PO承認とPO追跡は分けて管理する
承認は、その発注を発行できるかどうかを判断するものです。追跡は、発行後に何が起きたかを把握するものです。ワークフローでは、判断用フィールドとフォローアップ用フィールドを混在させず、両方を見える状態に保つ必要があります。
- PO承認ステータス、承認者、金額、サプライヤー、予算の背景情報、判断メモ。
- PO担当者、PO番号、発行日、サプライヤー確認、納期予定。
- 申請者への更新状況、例外理由、フォローアップ担当者。
- 変更理由、改定金額、改定日、変更時に必要な承認。
ガイド
購買発注書の承認・追跡ガイド
購買発注書の追跡ワークフローで必要となる承認、購買担当者への引き継ぎ、サプライヤー確認、納品、変更管理の各フィールドを設計します。
購買発注書の業務は、申請が承認された後に可視性を失いやすくなります。このガイドでは、PO承認と発注追跡にどのフィールドを含めるべきかを整理し、調達、経理、申請者、サプライヤーが、何が承認・発行・確認・遅延・変更されたかを把握できるようにします。
どこから始めるか: 発注書追跡管理納品トラブルが起きる前にサプライヤー確認を追跡する
最も早い警告サインは、未確認の発注や、遅れ始めている納期予定であることが多くあります。サプライヤー確認と次の対応フィールドを追加することで、遅延が深刻化する前に購買担当者が動けます。
- サプライヤー連絡先、確認ステータス、出荷予定日、納品予定日。
- 未解決の質問、不足書類、サプライヤーメモ、購買担当者のフォローアップ日。
- 遅延、一部対応、変更、未確認の発注に対するリスクステータス。
- 業務運営や顧客への約束に影響する発注のエスカレーション担当者。
変更内容を承認済みの発注にひも付ける
POの変更には、理由と担当者を明確に見える形で残す必要があります。変更追跡がないと、承認済みの発注、改定金額、納期への影響、サプライヤーフォローのつながりをチームが見失います。
- 元のPO、変更理由、改定金額、改定納品日、申請者への影響。
- 承認要否、承認者、判断日、関連ファイル。
- サプライヤー確認と購買担当者の次の対応。
- 変更が受理、却下、差し替えされた際のクローズ状況。
PO追跡が調達レポートを支える仕組み
整理されたPO管理があれば、メールやスプレッドシートから状況を再構築しなくても、未完了の発注、確認遅れ、滞留フォロー、変更されたコミットメントを見直しやすくなります。
- 未着手、承認済み、発行済み、確認済み、遅延、受領済み、完了、変更済みの各ステータス。
- ステータス別・購買担当者別の滞留状況。
- サプライヤー確認の抜け漏れと納品予定リスク。
- カテゴリ別またはサプライヤー別の変更件数と変更理由。
PO追跡フィールド
購買発注書の承認・追跡フィールド
これらのフィールドを使って、購買業務が進んだ後も承認判断、サプライヤーフォロー、発注ステータスを可視化します。
フィールド領域記録する内容主なステータスフォローアップ担当者
承認判断PO金額、サプライヤー、予算の背景情報、承認者、判断メモ。保留中、承認済み、差し戻し、却下。承認者または購買担当者
発注発行PO番号、発行日、購買担当者、サプライヤー連絡先。下書き、発行済み、確認待ち。購買担当者
サプライヤー確認確認ステータス、出荷予定日、納品予定日。確認済み、一部対応、遅延、未確認。購買担当者またはサプライヤー担当者
納品フォロー受領予定日、遅延理由、申請者への更新、次の対応。順調、リスクあり、遅延、受領済み。購買担当者または受領担当者
変更管理変更理由、改定金額、改定日、承認要否。変更申請中、承認済み、完了。申請者、購買担当者、または承認者
テンプレート
PO承認と発注フォローをつなげる
このガイドでPO承認・追跡フィールドを定義し、その後、発注業務をPO申請、承認、ベンダー比較、調達変更のテンプレートに接続します。
最初に使うのに最適なテンプレート最適な出発点: 購買発注書管理
承認済みの発注に対して、サプライヤー確認、納期予定日、滞留状況、次の対応を1つの見やすい管理で把握したい場合は、ここから始めましょう。
発注書追跡管理承認後に発行された発注書を、サプライヤー確認、納品予定日、滞留状況、次の対応まで含めて1つのリアルタイム管理台帳で追跡できます。
発注承認サプライヤーへPOを発行する前に、承認段階、支出例外、リリースの阻害要因を管理し、発注のサインオフを確実にします。
発注依頼承認済みの購買案件を、サプライヤー選定・見積詳細・価格情報・購買担当者の担当を1つのワークフローで管理できる発注依頼に変換します。
購買申請フォームソーシングやPO業務を始める前に、購買申請の詳細、品目仕様、予算情報、承認者、希望納期を収集します。
ベンダー比較チェックリスト候補ベンダーを共通の評価基準、見積根拠、リスク、要件、発注先推奨とあわせて、1つのレビューワークフローで比較します。
調達変更申請調達変更申請を、影響範囲、サプライヤーへの影響、承認、申請者への更新を1つのワークフローで管理します。関連する調達テンプレートを見る
PO追跡が調達ワークフローにどう組み込まれるかを見る
FAQ
購買発注書の承認と追跡に関する質問
PO承認とPO追跡は違いますか？
はい。PO承認は発行前の判断を記録するものです。PO追跡は、発注が進んだ後のサプライヤー確認、納品状況、遅延、変更を管理するものです。
購買発注書の管理には何を含めるべきですか？
PO担当者、サプライヤー、PO番号、承認ステータス、発行日、確認ステータス、納品予定日、遅延理由、次の対応、変更履歴を含めるべきです。
どのような場合にPO変更で承認が必要ですか？
変更が金額、範囲、サプライヤー、納期、予算、契約条件、または事業リスクに影響する場合は承認を必須にします。
PO追跡を購買申請に戻ってつなげることはできますか？
はい。元の申請にひも付けることで、申請者や承認者は、その発注が必要になった理由や承認後に何が変わったかを把握しやすくなります。
次のステップ
購買発注書管理を開く
Jodooテンプレートをプレビューしたうえで、発注状況、サプライヤーフォロー、納品追跡、変更管理を貴社の購買プロセスに合わせて調整できます。