Leitfaden

Leitfaden für Bestellfreigabe und Bestell-Tracking

Planen Sie die Felder für Freigabe, Übergabe an das Einkaufsteam, Lieferantenbestätigung, Lieferung und Änderungen in einem Workflow für Bestell-Tracking.

Bei Bestellungen geht die Transparenz oft verloren, nachdem eine Anfrage freigegeben wurde. Dieser Leitfaden hilft Teams dabei zu entscheiden, welche Felder in die Freigabe und Nachverfolgung von Bestellungen gehören, damit Einkauf, Finanzteam, anfragende Personen und Lieferanten sehen können, was freigegeben, an Lieferanten gesendet, bestätigt, verzögert oder geändert wurde.

Tracking-Felder für Bestellungen prüfenVorlage für Bestell-Tracker öffnen

Starten Sie mit: Bestell-Tracker

Bestellfreigabe und Bestell-Tracking getrennt halten

Die Freigabe beantwortet, ob die Bestellung an den Lieferanten gesendet werden kann. Das Tracking zeigt, was nach dem Versand passiert ist. Der Workflow sollte beides sichtbar machen, ohne Entscheidungsfelder mit Feldern für die Nachverfolgung zu vermischen.

Freigabestatus der Bestellung, freigebende Person, Betrag, Lieferant, Budgetkontext und Entscheidungsnotizen.
PO-Verantwortliche, PO-Nummer, Versanddatum an den Lieferanten, Lieferantenbestätigung und zugesagter Liefertermin.
Status-Update für die anfragende Person, Ausnahmegrund und Verantwortliche für die Nachverfolgung.
Änderungsgrund, angepasster Wert, angepasstes Datum und erforderliche Freigabe für Änderungen.

Lieferantenbestätigung verfolgen, bevor Lieferprobleme auftreten

Das erste Warnsignal ist oft eine unbestätigte Bestellung oder ein zugesagter Termin, der sich verschiebt. Fügen Sie Felder für Lieferantenbestätigung und nächste Schritte hinzu, damit das Einkaufsteam handeln kann, bevor Verzögerungen kritisch werden.

Kontakt beim Lieferanten, Bestätigungsstatus, zugesagtes Versanddatum und zugesagter Liefertermin.
Offene Fragen, fehlende Dokumente, Hinweis des Lieferanten und Termin für die Nachverfolgung durch das Einkaufsteam.
Risikostatus für verspätete, teilweise erfüllte, geänderte oder unbestätigte Bestellungen.
verantwortliche Person für Eskalationen bei Bestellungen, die den Betrieb oder Kundenzusagen beeinflussen.

Änderungen wieder mit der freigegebenen Bestellung verknüpfen

Änderungen an Bestellungen brauchen einen sichtbaren Grund und eine eindeutig verantwortliche Person. Ohne Änderungsverfolgung verlieren Teams den Bezug zwischen der freigegebenen Bestellung, dem angepassten Betrag, den Auswirkungen auf die Lieferung und der Nachverfolgung beim Lieferanten.

Ursprüngliche PO, Änderungsgrund, angepasster Betrag, angepasster Liefertermin und Auswirkungen auf die anfragende Person.
Erforderliche Freigabe, freigebende Person, Entscheidungsdatum und zugehörige Dateien.
Bestätigung durch den Lieferanten und nächste Aktion des Einkaufsteams.
Abschlussstatus, wenn die Änderung akzeptiert, abgelehnt oder ersetzt wurde.

Wie Bestell-Tracking das Reporting im Einkauf unterstützt

Ein sauberer Bestell-Tracker erleichtert die Auswertung offener Bestellungen, verspäteter Bestätigungen, überfälliger Nachverfolgungen und geänderter Zusagen, ohne Status aus E-Mails und Tabellen neu zusammenstellen zu müssen.

Status wie offen, freigegeben, versendet, bestätigt, verzögert, eingegangen, abgeschlossen und geändert.
Liegedauer nach Status und Verantwortliche im Einkauf.
Lücken bei Lieferantenbestätigungen und Risiko bei zugesagten Lieferterminen.
Änderungsvolumen und Gründe nach Kategorie oder Lieferant.

Felder für Bestell-Tracking

Felder für Bestellfreigabe und Bestell-Tracking

Nutzen Sie diese Felder, um Freigabeentscheidungen, Nachverfolgung bei Lieferanten und den Bestellstatus sichtbar zu halten, nachdem der Einkauf fortgesetzt wurde.

FeldbereichWas erfasst werden sollteNützlicher StatusVerantwortliche für die Nachverfolgung

FreigabeentscheidungPO-Betrag, Lieferant, Budgetkontext, freigebende Person, Entscheidungsnotizen.Ausstehend, freigegeben, zurückgegeben, abgelehnt.Freigebende Person oder Einkaufsteam

BestellversandPO-Nummer, Versanddatum, Verantwortliche im Einkauf, Lieferantenkontakt.Entwurf, versendet, Bestätigung ausstehend.Einkaufsteam

LieferantenbestätigungBestätigungsstatus, zugesagtes Versanddatum, zugesagter Liefertermin.Bestätigt, teilweise, verzögert, unbestätigt.Einkaufsteam oder verantwortliche Person für den Lieferanten

Nachverfolgung der LieferungErwarteter Wareneingang, Grund für Verzögerung, Update für die anfragende Person, nächste Aktion.Im Plan, gefährdet, verspätet, eingegangen.Einkaufsteam oder Verantwortliche im Wareneingang

ÄnderungssteuerungÄnderungsgrund, angepasster Betrag, angepasstes Datum, Freigabe erforderlich.Änderung angefragt, freigegeben, abgeschlossen.Anfragende Person, Einkaufsteam oder freigebende Person

Vorlagen

Bestellfreigabe mit der Nachverfolgung verknüpfen

Nutzen Sie den Leitfaden, um Felder für Bestellfreigabe und Bestell-Tracking zu definieren, und verknüpfen Sie die Bestellverfolgung anschließend mit Vorlagen für Bestellanforderungen, Freigaben, Lieferantenvergleiche und Änderungen im Einkauf.

Beste Vorlage für den EinstiegBester Einstiegspunkt: Bestell-Tracker

Starten Sie hier, wenn freigegebene Bestellungen Lieferantenbestätigungen, zugesagte Liefertermine, Liegedauerstatus und nächste Schritte in einem sichtbaren Tracker brauchen.

Bestell-TrackerVerfolgen Sie freigegebene Bestellungen nach der Genehmigung mit Lieferantenbestätigungen, zugesagten Lieferterminen, Überfälligkeitsstatus und nächsten Schritten in einem zentralen Live-Tracker.

BestellfreigabeSteuern Sie die Freigabe von Bestellungen mit Freigabestufen, Ausnahmen bei Ausgaben und Release-Sperren, bevor eine Bestellung an den Lieferanten gesendet wird.

BestellanforderungWandeln Sie freigegebene Einkäufe in Bestellanforderungen um – mit Lieferantenauswahl, Angebotsdetails, Preisen und Zuständigkeit des Einkaufsteams in einem Workflow.

Formular für BeschaffungsanfragenErfassen Sie Kaufanfragen, Artikelspezifikationen, Budgetkontext, Freigeber und Bedarfstermine, bevor Sourcing oder PO-Arbeit beginnt.

Checkliste für den LieferantenvergleichVergleichen Sie vorausgewählte Anbieter in einem Prüf-Workflow mit gemeinsamen Bewertungskriterien, Angebotsnachweisen, Risiken, Anforderungen und Vergabeempfehlungen.

BeschaffungsänderungsanfrageVerwalten Sie Beschaffungsänderungsanfragen mit Auswirkungen auf den Umfang, Lieferantenfolgen, Freigaben und Updates für anfragende Personen in einem Workflow.

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So passt Bestell-Tracking in den Einkaufs-Workflow

Workflow-Paket von Bestellanforderung bis PO

FAQ

Fragen zu Bestellfreigabe und Bestell-Tracking

Ist die PO-Freigabe etwas anderes als das PO-Tracking?

Ja. Die PO-Freigabe dokumentiert die Entscheidung vor dem Versand. Das PO-Tracking überwacht Lieferantenbestätigung, Lieferstatus, Verzögerungen und Änderungen, nachdem die Bestellung weiterbearbeitet wird.

Was sollte ein Bestell-Tracker enthalten?

Er sollte PO-Verantwortliche, Lieferant, PO-Nummer, Freigabestatus, Versanddatum, Bestätigungsstatus, zugesagten Liefertermin, Grund für Verzögerung, nächste Aktion und Änderungshistorie enthalten.

Wann sollte eine Änderung an einer PO eine Freigabe erfordern?

Verlangen Sie eine Freigabe, wenn sich die Änderung auf Betrag, Umfang, Lieferant, Liefertermin, Budget, Vertragsbedingungen oder das Geschäftsrisiko auswirkt.

Kann das PO-Tracking wieder mit Bestellanforderungen verknüpft werden?

Ja. Die Verknüpfung mit der ursprünglichen Anfrage hilft anfragenden Personen und Freigebenden zu verstehen, warum die Bestellung existiert und was sich nach der Freigabe geändert hat.

Nächster Schritt

Bestell-Tracker öffnen

Sehen Sie sich die Jodoo-Vorlage in der Vorschau an und passen Sie dann Bestellstatus, Nachverfolgung bei Lieferanten, Liefertracking und Änderungssteuerung an Ihren Einkaufsprozess an.

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