Daftar

Platform

PlatformPembuat aplikasiPembuat formulirAlur kerjaDasborIntegrasi

Solusi

Pesanan & inventarisPerintah produksiManajemen leanPemeliharaan peralatanWork order purnajualCRMManajemen proyekManajemen tugasKonstruksi

Template AI

Template AI

Sumber daya

Dokumentasi bantuanPanduan mulai cepatMitraKomunitasTemplatBlogTentang kamiKeamanan

Harga

Harga
Daftar
Template AI
Panduan
Panduan Workflow Pengadaan
Panduan Persetujuan dan Pelacakan Pesanan Pembelian
Panduan

Panduan Persetujuan dan Pelacakan Pesanan Pembelian

Rencanakan field persetujuan, handoff tim pembelian, konfirmasi pemasok, pengiriman, dan perubahan di balik alur kerja pelacakan pesanan pembelian.

Pekerjaan pesanan pembelian dapat kehilangan visibilitas setelah permintaan disetujui. Panduan ini membantu tim menentukan field mana yang perlu ada dalam persetujuan PO dan pelacakan pesanan agar tim pengadaan, keuangan, pengaju, dan pemasok dapat melihat apa yang sudah disetujui, dirilis, dikonfirmasi, tertunda, atau berubah.

Tinjau field pelacakan POBuka template pelacak PO
Pelacak Purchase OrderMulai dari: Pelacak Purchase Order
01

Pisahkan persetujuan PO dari pelacakan PO

Persetujuan menjawab apakah pesanan dapat dirilis. Pelacakan menjawab apa yang terjadi setelah dirilis. Alur kerja harus menjaga keduanya tetap terlihat tanpa mencampur kolom keputusan dengan kolom tindak lanjut.

  • Status persetujuan PO, pemberi persetujuan, jumlah, pemasok, konteks anggaran, dan catatan keputusan.
  • Penanggung jawab PO, nomor PO, tanggal rilis, konfirmasi pemasok, dan pengiriman yang dijanjikan.
  • Status pembaruan pengaju, alasan pengecualian, dan penanggung jawab tindak lanjut.
  • Alasan perubahan, nilai revisi, tanggal revisi, dan persetujuan yang diperlukan untuk perubahan.
02

Lacak konfirmasi pemasok sebelum masalah pengiriman muncul

Tanda peringatan paling awal sering kali berupa pesanan yang belum dikonfirmasi atau tanggal yang dijanjikan yang mulai mundur. Tambahkan field konfirmasi pemasok dan langkah berikutnya agar tim pembelian bisa bertindak sebelum keterlambatan menjadi mendesak.

  • Kontak pemasok, status konfirmasi, tanggal kirim yang dijanjikan, dan tanggal pengiriman yang dijanjikan.
  • Pertanyaan terbuka, dokumen yang belum lengkap, catatan pemasok, dan tanggal tindak lanjut tim pembelian.
  • Status risiko untuk pesanan yang terlambat, sebagian, berubah, atau belum dikonfirmasi.
  • Penanggung jawab eskalasi untuk pesanan yang berdampak pada operasional atau komitmen pelanggan.
03

Hubungkan perubahan kembali ke pesanan yang disetujui

Perubahan PO memerlukan alasan dan penanggung jawab yang terlihat jelas. Tanpa pelacakan perubahan, tim akan kehilangan kaitan antara pembelian yang disetujui, jumlah revisi, dampak pengiriman, dan tindak lanjut pemasok.

  • PO asli, alasan perubahan, jumlah revisi, tanggal pengiriman revisi, dan dampak pada pengaju.
  • Persetujuan yang diperlukan, pemberi persetujuan, tanggal keputusan, dan file pendukung.
  • Konfirmasi pemasok dan langkah berikutnya untuk tim pembelian.
  • Status penutupan saat perubahan diterima, ditolak, atau diganti.
04

Bagaimana pelacakan PO mendukung pelaporan pengadaan

Pelacak PO yang rapi memudahkan peninjauan pesanan terbuka, konfirmasi yang terlambat, aging tindak lanjut, dan komitmen yang berubah tanpa harus menyusun ulang status dari email dan spreadsheet.

  • Status terbuka, disetujui, dirilis, dikonfirmasi, tertunda, diterima, ditutup, dan berubah.
  • Aging berdasarkan status dan penanggung jawab tim pembelian.
  • Kesenjangan konfirmasi pemasok dan risiko pengiriman yang dijanjikan.
  • Volume perubahan dan alasannya berdasarkan kategori atau pemasok.
Field pelacakan PO

Field persetujuan dan pelacakan pesanan pembelian

Gunakan field ini agar keputusan persetujuan, tindak lanjut pemasok, dan status pesanan tetap terlihat setelah proses pembelian berjalan.

Area fieldYang perlu dicatatStatus yang bergunaPenanggung jawab tindak lanjut
Keputusan persetujuanJumlah PO, pemasok, konteks anggaran, pemberi persetujuan, catatan keputusan.Menunggu, disetujui, dikembalikan, ditolak.Pemberi persetujuan atau tim pembelian
Rilis pesananNomor PO, tanggal rilis, penanggung jawab tim pembelian, kontak pemasok.Draf, dirilis, menunggu konfirmasi.Tim pembelian
Konfirmasi pemasokStatus konfirmasi, tanggal kirim yang dijanjikan, tanggal pengiriman yang dijanjikan.Terkonfirmasi, sebagian, tertunda, belum dikonfirmasi.Tim pembelian atau penanggung jawab pemasok
Tindak lanjut pengirimanPerkiraan penerimaan, alasan keterlambatan, pembaruan untuk pengaju, langkah berikutnya.Sesuai rencana, berisiko, terlambat, diterima.Tim pembelian atau penanggung jawab penerimaan
Kontrol perubahanAlasan perubahan, jumlah revisi, tanggal revisi, persetujuan yang diperlukan.Perubahan diajukan, disetujui, ditutup.Pengaju, tim pembelian, atau pemberi persetujuan
Templat

Hubungkan persetujuan PO dengan tindak lanjut pesanan

Gunakan panduan ini untuk menentukan field persetujuan dan pelacakan PO, lalu hubungkan proses pesanan ke template permintaan PO, persetujuan, perbandingan vendor, dan perubahan pengadaan.

Template terbaik untuk memulaiTitik awal terbaik: Pelacak Pesanan Pembelian

Mulai dari sini saat pesanan yang sudah disetujui memerlukan konfirmasi pemasok, tanggal pengiriman yang dijanjikan, status aging, dan langkah berikutnya dalam satu pelacak yang terlihat jelas.

Pelacak Purchase OrderPelacak Purchase OrderLacak purchase order (PO) yang sudah diterbitkan setelah persetujuan dengan konfirmasi pemasok, tanggal pengiriman yang dijanjikan, status aging, dan tindakan berikutnya.Persetujuan Purchase OrderPersetujuan Purchase OrderKendalikan sign-off purchase order dengan tahapan approver, pengecualian pengeluaran, dan hambatan rilis sebelum PO diterbitkan ke supplier.Permintaan Purchase OrderPermintaan Purchase OrderMengubah pembelian yang disetujui menjadi permintaan order pembelian dengan pilihan pemasok, rincian kutipan, harga, dan kepemilikan pembeli dalam satu larutan.Formulir Permintaan PembelianFormulir Permintaan PembelianMengumpulkan permintaan pembelian dengan rincian item, konteks anggaran, catatan pemasok, routing persetujuan, handoff pembeli, dan PO mengikuti.Checklist Perbandingan VendorChecklist Perbandingan VendorPuaskan vendor dengan kriteria yang tertimbang, nilai konteks, catatan risiko, bukti, dan rekomendasi shortlist dalam satu aliran kerja pilihan pemasok.Permintaan Perubahan PengodaanPermintaan Perubahan PengodaanKelola perubahan permintaan dengan dampak lingkup, implikasi pemasok, persetujuan, dan pemutakhiran permintaan dalam satu aliran kerja.
Pertanyaan Umum

Pertanyaan tentang persetujuan dan pelacakan pesanan pembelian

Apakah persetujuan PO berbeda dari pelacakan PO?

Ya. Persetujuan PO mencatat keputusan sebelum rilis. Pelacakan PO memantau konfirmasi pemasok, status pengiriman, keterlambatan, dan perubahan setelah pesanan diproses lebih lanjut.

Apa saja yang harus ada dalam pelacak pesanan pembelian?

Pelacak harus mencakup penanggung jawab PO, pemasok, nomor PO, status persetujuan, tanggal rilis, status konfirmasi, tanggal pengiriman yang dijanjikan, alasan keterlambatan, langkah berikutnya, dan riwayat perubahan.

Kapan perubahan PO harus memerlukan persetujuan?

Minta persetujuan jika perubahan berdampak pada jumlah, cakupan, pemasok, waktu pengiriman, anggaran, ketentuan kontrak, atau risiko bisnis.

Apakah pelacakan PO bisa dihubungkan kembali ke permintaan pembelian?

Ya. Tautan ke permintaan awal membantu pengaju dan pemberi persetujuan memahami alasan pesanan dibuat dan apa yang berubah setelah persetujuan.

Langkah berikutnya

Buka pelacak pesanan pembelian

Pratinjau template Jodoo, lalu sesuaikan status pesanan, tindak lanjut pemasok, pelacakan pengiriman, dan kontrol perubahan sesuai proses pembelian Anda.

Pratinjau template ini