将 PO 审批与 PO 跟踪分开管理
审批回答的是订单是否可以发布，跟踪回答的是发布后发生了什么。工作流应让两者都保持可见，同时避免将决策字段与跟进字段混在一起。
- PO 审批状态、审批人、金额、供应商、预算背景和审批备注。
- PO 负责人、PO 编号、发布日期、供应商确认和承诺交付时间。
- 申请人更新状态、异常原因和跟进负责人。
- 变更原因、修订金额、修订日期，以及变更是否需要审批。
指南
采购订单审批与跟踪指南
规划采购订单跟踪工作流中与审批、采购团队交接、供应商确认、交付和变更相关的字段。
采购订单在申请获批后，后续工作往往会失去可见性。本指南可帮助团队确定哪些字段应纳入 PO 审批和订单跟踪中，让采购、财务、申请人和供应商清楚看到哪些内容已获批、已发布、已确认、已延迟或已变更。
从这里开始： 采购订单跟踪器在交付问题出现前跟踪供应商确认情况
最早的预警信号通常是订单未确认，或承诺日期开始延后。添加供应商确认和后续行动字段，让采购团队能在延误变得紧急之前采取行动。
- 供应商联系人、确认状态、承诺发货日期和承诺交付日期。
- 待解决问题、缺失文件、供应商备注和采购团队跟进日期。
- 针对延迟、部分交付、已变更或未确认订单的风险状态。
- 对运营或客户承诺产生影响的订单升级负责人。
将变更关联回已批准订单
PO 变更需要有清晰可见的原因和负责人。没有变更跟踪，团队就会失去已批准采购、修订金额、交付影响和供应商跟进之间的关联。
- 原始 PO、变更原因、修订金额、修订交付日期和对申请人的影响。
- 是否需要审批、审批人、决策日期和支持文件。
- 供应商确认回复和采购团队下一步行动。
- 当变更被接受、拒绝或替代时的关闭状态。
PO 跟踪如何支持采购报表
清晰的 PO 跟踪器可以帮助团队更轻松地查看未完成订单、延迟确认、滞留跟进和已变更承诺，而不必从邮件和电子表格中重新整理状态。
- 未完成、已批准、已发布、已确认、已延迟、已收货、已关闭和已变更等状态。
- 按状态和采购团队负责人统计滞留时间。
- 供应商确认缺口和承诺交付风险。
- 按类别或供应商统计变更数量及原因。
PO 跟踪字段
采购订单审批与跟踪字段
使用这些字段，让审批决策、供应商跟进和订单状态在采购工作推进后仍然清晰可见。
字段类别需记录内容常用状态跟进负责人
审批决策PO 金额、供应商、预算背景、审批人、审批备注。待审批、已批准、已退回、已拒绝。审批人或采购团队
订单发布PO 编号、发布日期、采购团队负责人、供应商联系人。草稿、已发布、待确认。采购团队
供应商确认确认状态、承诺发货日期、承诺交付日期。已确认、部分确认、已延迟、未确认。采购团队或供应商负责人
交付跟进预计收货时间、延迟原因、申请人更新、下一步行动。正常推进、有风险、已延迟、已收货。采购团队或收货负责人
变更控制变更原因、修订金额、修订日期、是否需要审批。已申请变更、已批准、已关闭。申请人、采购团队或审批人
模板
将 PO 审批与订单跟进连接起来
使用本指南定义 PO 审批和跟踪字段，然后将订单工作与 PO 申请、审批、供应商比价和采购变更模板连接起来。
最适合开始使用的模板最佳起点：采购订单跟踪器
当已批准订单需要在一个可视化跟踪器中统一管理供应商确认、承诺交付日期、滞留状态和后续行动时，请从这里开始。
采购订单跟踪器在审批通过后，用一个实时跟踪器统一跟踪已发出的采购订单，包括供应商确认、承诺交付日期、逾期状态和下一步动作。
采购订单审批在向供应商下发 PO 之前，通过审批阶段、支出例外和放行阻断项来管控采购订单签核。
采购订单申请将已获批的采购转为采购订单申请，在一个工作流中统一管理供应商选择、报价明细、价格信息和采购负责人归属。
采购申请表在寻源或 PO 工作开始前，记录采购申请详情、物料规格、预算背景、审批人和期望到货日期。
供应商对比核对清单在一个审核工作流中，使用统一评分标准、报价证据、风险、需求和授标建议对比入围供应商。
采购变更申请在一个工作流中管理采购变更申请，统一处理范围影响、供应商影响、审批和申请人更新。查看相关采购模板
了解 PO 跟踪如何融入采购工作流
常见问题
关于采购订单审批与跟踪的常见问题
PO 审批和 PO 跟踪有区别吗？
有。PO 审批记录的是发布前的决策，PO 跟踪监控的是订单推进后的供应商确认、交付状态、延误和变更。
采购订单跟踪器应包含哪些内容？
应包含 PO 负责人、供应商、PO 编号、审批状态、发布日期、确认状态、承诺交付日期、延迟原因、下一步行动和变更历史。
什么情况下 PO 变更需要审批？
当变更影响金额、范围、供应商、交付时间、预算、合同条款或业务风险时，应要求审批。
PO 跟踪可以关联回采购申请吗？
可以。关联回原始申请，有助于申请人和审批人了解订单为何存在，以及批准后发生了哪些变化。
下一步
打开采购订单跟踪器
先预览 Jodoo 模板，再根据您的采购流程调整订单状态、供应商跟进、交付跟踪和变更控制。