將 PO 簽核與 PO 追蹤分開管理
簽核回答的是訂單是否可以發出。追蹤回答的是發出之後發生了什麼。工作流程應讓兩者都清楚可見，同時避免將決策欄位與後續追蹤欄位混在一起。
- PO 簽核狀態、簽核人、金額、供應商、預算背景與決策備註。
- PO 負責人、PO 編號、發出日期、供應商確認與承諾交期。
- 申請人更新狀態、例外原因與後續追蹤負責人。
- 變更原因、修訂金額、修訂日期，以及變更是否需要簽核。
指南
採購訂單簽核與追蹤指南
規劃採購訂單追蹤工作流程中的簽核、採購交接、供應商確認、交期與變更欄位。
採購訂單作業在申請核准後，往往容易失去可視性。本指南協助團隊判斷哪些欄位應納入 PO 簽核與訂單追蹤，讓採購、財務、申請人與供應商都能清楚掌握哪些內容已核准、已發出、已確認、延遲或變更。
從這裡開始： 採購訂單追蹤器在交期問題出現前追蹤供應商確認狀態
最早的警訊通常是訂單尚未確認，或承諾日期開始延後。加入供應商確認與下一步行動欄位，讓採購團隊能在延誤變得緊急之前先行處理。
- 供應商聯絡人、確認狀態、承諾出貨日與承諾交貨日。
- 待確認問題、缺少文件、供應商備註與採購後續追蹤日期。
- 針對延遲、部分交付、變更或未確認訂單的風險狀態。
- 影響營運或客戶承諾之訂單的升級處理負責人。
將變更回連到已核准的訂單
PO 變更需要有清楚可見的原因與負責人。若缺乏變更追蹤，團隊就會失去已核准採購、修訂金額、交期影響與供應商後續追蹤之間的關聯。
- 原始 PO、變更原因、修訂金額、修訂交期與對申請人的影響。
- 是否需要簽核、簽核人、決策日期與佐證檔案。
- 供應商確認回覆與採購下一步行動。
- 當變更被接受、駁回或替換時的結案狀態。
PO 追蹤如何支援採購報表
清楚的 PO 追蹤器可讓您更容易檢視未結訂單、延遲確認、逾期後續追蹤與承諾變更，不必再從電子郵件與試算表重新整理狀態。
- 未結、已核准、已發出、已確認、已延遲、已收貨、已結案與已變更等狀態。
- 依狀態與採購負責人檢視逾期時間。
- 供應商確認缺口與承諾交期風險。
- 依類別或供應商分析變更數量與原因。
PO 追蹤欄位
採購訂單簽核與追蹤欄位
使用這些欄位，讓採購作業推進後的簽核決策、供應商後續追蹤與訂單狀態保持清楚可見。
欄位範圍應記錄內容實用狀態後續追蹤負責人
簽核決策PO 金額、供應商、預算背景、簽核人、決策備註。待簽核、已核准、已退回、已駁回。簽核人或採購負責人
訂單發出PO 編號、發出日期、採購負責人、供應商聯絡人。草稿、已發出、待確認。採購負責人
供應商確認確認狀態、承諾出貨日、承諾交貨日。已確認、部分確認、已延遲、未確認。採購負責人或供應商負責人
交期後續追蹤預計收貨日、延遲原因、申請人更新、下一步行動。進度正常、有風險、已延遲、已收貨。採購負責人或收貨負責人
變更控管變更原因、修訂金額、修訂日期、是否需要簽核。已提出變更、已核准、已結案。申請人、採購負責人或簽核人
範本
將 PO 簽核銜接到訂單後續追蹤
使用本指南定義 PO 簽核與追蹤欄位，接著將訂單作業串接至採購申請、簽核、供應商比較與採購變更範本。
最適合開始使用的範本最佳起點：採購訂單追蹤器
當已核准的訂單需要在同一個清楚可見的追蹤器中管理供應商確認、承諾交期、逾期狀態與下一步行動時，請從這裡開始。
採購訂單追蹤器在簽核完成後，於同一個即時追蹤器中追蹤已發出的採購訂單，掌握供應商確認、承諾交期、逾期狀況與下一步行動。
採購單簽核在 PO 發送給供應商前，透過簽核階段、支出例外與發送阻擋條件，控管採購單核准流程。
採購訂單申請將已核准的採購需求轉為採購訂單申請，在同一個工作流程中整合供應商選擇、報價明細、價格資訊與採購負責歸屬。
採購申請表單在尋源或 PO 作業開始前，收集採購申請明細、品項規格、預算脈絡、簽核人與需求日期。
供應商比較檢查清單在同一個審查工作流程中，使用共用評分標準、報價佐證、風險、需求與授標建議比較入圍供應商。
採購變更申請在單一工作流程中管理採購變更申請，涵蓋範圍影響、供應商影響、簽核與申請人更新。探索相關採購範本
了解 PO 追蹤如何融入採購工作流程
常見問題
關於採購訂單簽核與追蹤的常見問題
PO 簽核和 PO 追蹤有什麼不同？
有。PO 簽核記錄的是發出前的決策。PO 追蹤監控的是訂單推進後的供應商確認、交期狀態、延遲與變更。
採購訂單追蹤器應包含哪些內容？
應包含 PO 負責人、供應商、PO 編號、簽核狀態、發出日期、確認狀態、承諾交貨日、延遲原因、下一步行動與變更歷程。
PO 變更在什麼情況下需要簽核？
當變更會影響金額、範圍、供應商、交期、預算、合約條款或業務風險時，就應要求簽核。
PO 追蹤可以回連到採購申請嗎？
可以。連回原始申請有助於讓申請人與簽核人了解該訂單為何存在，以及核准後有哪些內容發生變更。
下一步
開啟採購訂單追蹤器
先預覽 Jodoo 範本，再依您的採購流程調整訂單狀態、供應商後續追蹤、交期追蹤與變更控管。