Cẩm nang

Cẩm nang phê duyệt và theo dõi đơn đặt hàng

Lập kế hoạch các trường dữ liệu cho phê duyệt, bàn giao cho bộ phận mua hàng, xác nhận của nhà cung cấp, giao hàng và thay đổi trong quy trình theo dõi đơn đặt hàng.

Công việc xử lý đơn đặt hàng có thể mất khả năng hiển thị sau khi yêu cầu được phê duyệt. Cẩm nang này giúp đội ngũ xác định những trường dữ liệu nào nên có trong phê duyệt PO và theo dõi đơn hàng để mua sắm, tài chính, người yêu cầu và nhà cung cấp đều có thể biết điều gì đã được phê duyệt, phát hành, xác nhận, trì hoãn hoặc thay đổi.

Xem lại các trường dữ liệu theo dõi POMở mẫu theo dõi PO

Bắt đầu từ: Theo dõi đơn đặt hàng

Tách riêng phê duyệt PO với theo dõi PO

Phê duyệt trả lời liệu đơn hàng có thể được phát hành hay không. Theo dõi trả lời điều gì đã xảy ra sau khi phát hành. Quy trình nên giữ cả hai phần này hiển thị rõ ràng mà không trộn lẫn trường dữ liệu quyết định với trường dữ liệu theo dõi tiếp.

Trạng thái phê duyệt PO, người phê duyệt, giá trị, nhà cung cấp, bối cảnh ngân sách và ghi chú quyết định.
Người phụ trách PO, số PO, ngày phát hành, xác nhận của nhà cung cấp và ngày giao dự kiến.
Trạng thái cập nhật cho người yêu cầu, lý do ngoại lệ và người phụ trách theo dõi tiếp.
Lý do thay đổi, giá trị đã điều chỉnh, ngày đã điều chỉnh và yêu cầu phê duyệt cho các thay đổi.

Theo dõi xác nhận của nhà cung cấp trước khi phát sinh vấn đề giao hàng

Dấu hiệu cảnh báo sớm nhất thường là đơn hàng chưa được xác nhận hoặc ngày dự kiến đang bị chậm. Hãy thêm các trường dữ liệu về xác nhận của nhà cung cấp và hành động tiếp theo để bộ phận mua hàng có thể xử lý trước khi sự chậm trễ trở nên khẩn cấp.

Thông tin liên hệ nhà cung cấp, trạng thái xác nhận, ngày xuất hàng dự kiến và ngày giao hàng dự kiến.
Các câu hỏi còn mở, tài liệu còn thiếu, ghi chú từ nhà cung cấp và ngày theo dõi tiếp của bộ phận mua hàng.
Trạng thái rủi ro cho các đơn hàng bị trễ, giao một phần, thay đổi hoặc chưa xác nhận.
Người phụ trách leo thang xử lý cho các đơn hàng ảnh hưởng đến vận hành hoặc cam kết với khách hàng.

Liên kết các thay đổi trở lại đơn hàng đã được phê duyệt

Các thay đổi PO cần có lý do và người phụ trách được hiển thị rõ ràng. Nếu không theo dõi thay đổi, đội ngũ sẽ mất liên kết giữa đơn đặt hàng đã được phê duyệt, giá trị điều chỉnh, tác động đến giao hàng và việc theo dõi tiếp với nhà cung cấp.

PO gốc, lý do thay đổi, giá trị đã điều chỉnh, ngày giao hàng đã điều chỉnh và tác động đến người yêu cầu.
Có cần phê duyệt hay không, người phê duyệt, ngày quyết định và tệp đính kèm hỗ trợ.
Xác nhận của nhà cung cấp và hành động tiếp theo của bộ phận mua hàng.
Trạng thái hoàn tất khi thay đổi được chấp nhận, từ chối hoặc thay thế.

Cách theo dõi PO hỗ trợ báo cáo mua sắm

Một trình theo dõi PO rõ ràng giúp bạn dễ xem xét các đơn hàng đang mở, xác nhận bị trễ, các mục theo dõi tiếp tồn đọng theo thời gian và các cam kết đã thay đổi mà không cần dựng lại trạng thái từ email và bảng tính.

Các trạng thái đang mở, đã phê duyệt, đã phát hành, đã xác nhận, bị trễ, đã nhận, đã đóng và đã thay đổi.
Tồn đọng theo thời gian theo trạng thái và người phụ trách mua hàng.
Khoảng trống trong xác nhận của nhà cung cấp và rủi ro về ngày giao dự kiến.
Khối lượng thay đổi và lý do theo danh mục hoặc nhà cung cấp.

Trường dữ liệu theo dõi PO

Các trường dữ liệu cho phê duyệt và theo dõi đơn đặt hàng

Dùng các trường dữ liệu này để giữ rõ ràng các quyết định phê duyệt, việc theo dõi tiếp nhà cung cấp và trạng thái đơn hàng sau khi hoạt động mua hàng tiếp tục được triển khai.

Nhóm trường dữ liệuThông tin cần ghi nhậnTrạng thái hữu íchNgười phụ trách theo dõi tiếp

Quyết định phê duyệtGiá trị PO, nhà cung cấp, bối cảnh ngân sách, người phê duyệt, ghi chú quyết định.Chờ xử lý, đã phê duyệt, trả lại, từ chối.Người phê duyệt hoặc bộ phận mua hàng

Phát hành đơn hàngSố PO, ngày phát hành, người phụ trách mua hàng, liên hệ nhà cung cấp.Bản nháp, đã phát hành, chờ xác nhận.Bộ phận mua hàng

Xác nhận của nhà cung cấpTrạng thái xác nhận, ngày dự kiến xuất kho, ngày giao hàng dự kiến.Đã xác nhận, một phần, bị trễ, chưa xác nhận.Bộ phận mua hàng hoặc người phụ trách nhà cung cấp

Theo dõi tiếp giao hàngNgày nhận dự kiến, lý do chậm trễ, cập nhật cho người yêu cầu, hành động tiếp theo.Đúng tiến độ, có rủi ro, bị trễ, đã nhận.Bộ phận mua hàng hoặc người phụ trách tiếp nhận

Kiểm soát thay đổiLý do thay đổi, giá trị đã điều chỉnh, ngày đã điều chỉnh, có cần phê duyệt hay không.Đã yêu cầu thay đổi, đã phê duyệt, đã đóng.Người yêu cầu, bộ phận mua hàng hoặc người phê duyệt

Mẫu

Kết nối phê duyệt PO với theo dõi tiếp đơn hàng

Dùng cẩm nang này để xác định các trường dữ liệu cho phê duyệt và theo dõi PO, sau đó kết nối công việc xử lý đơn hàng với các mẫu cho yêu cầu PO, phê duyệt, so sánh nhà cung cấp và thay đổi mua sắm.

Mẫu phù hợp nhất để bắt đầuĐiểm khởi đầu tốt nhất: Trình theo dõi đơn đặt hàng

Bắt đầu từ đây khi các đơn hàng đã được phê duyệt cần có xác nhận từ nhà cung cấp, ngày giao dự kiến, trạng thái tồn đọng theo thời gian và các hành động tiếp theo trong một trình theo dõi trực quan.

Theo dõi đơn đặt hàngTheo dõi các đơn đặt hàng đã phát hành sau khi phê duyệt với xác nhận từ nhà cung cấp, ngày giao hàng cam kết, trạng thái tồn đọng theo thời gian và các bước tiếp theo trong một trình theo dõi trực tiếp.

Phê duyệt đơn đặt hàngKiểm soát việc ký duyệt đơn đặt hàng với các cấp phê duyệt, ngoại lệ chi tiêu và các yếu tố chặn phát hành trước khi PO được gửi cho nhà cung cấp.

Yêu cầu đơn đặt hàngChuyển các khoản mua sắm đã được phê duyệt thành yêu cầu đơn đặt hàng với lựa chọn nhà cung cấp, chi tiết báo giá, mức giá và bộ phận mua hàng phụ trách trong một quy trình.

Biểu mẫu yêu cầu mua hàngThu thập chi tiết yêu cầu mua hàng, thông số mặt hàng, bối cảnh ngân sách, người phê duyệt và ngày cần có trước khi bắt đầu tìm nguồn cung ứng hoặc xử lý PO.

Danh sách kiểm tra so sánh nhà cung cấpSo sánh các nhà cung cấp đã vào danh sách rút gọn bằng cùng tiêu chí chấm điểm, bằng chứng báo giá, rủi ro, yêu cầu và đề xuất trao thầu trong một quy trình rà soát.

Yêu cầu thay đổi mua sắmQuản lý yêu cầu thay đổi mua sắm với tác động đến phạm vi, ảnh hưởng đến nhà cung cấp, phê duyệt và cập nhật cho người yêu cầu trong một quy trình.

Các nhóm mẫu liên quan

Khám phá các mẫu mua sắm liên quan

Mẫu quy trình mua sắm Mẫu phê duyệt tài chính Mẫu quản lý nhà cung cấp

Quy trình liên kết

Xem cách theo dõi PO phù hợp với quy trình mua sắm

Bộ quy trình từ yêu cầu mua hàng đến PO

Câu hỏi thường gặp

Câu hỏi về phê duyệt và theo dõi đơn đặt hàng

Phê duyệt PO có khác với theo dõi PO không?

Có. Phê duyệt PO ghi lại quyết định trước khi phát hành. Theo dõi PO giám sát xác nhận từ nhà cung cấp, trạng thái giao hàng, chậm trễ và các thay đổi sau khi đơn hàng được tiếp tục xử lý.

Một trình theo dõi đơn đặt hàng nên gồm những gì?

Nên bao gồm người phụ trách PO, nhà cung cấp, số PO, trạng thái phê duyệt, ngày phát hành, trạng thái xác nhận, ngày giao hàng dự kiến, lý do chậm trễ, hành động tiếp theo và lịch sử thay đổi.

Khi nào một thay đổi PO cần được phê duyệt?

Hãy yêu cầu phê duyệt khi thay đổi ảnh hưởng đến giá trị, phạm vi, nhà cung cấp, thời điểm giao hàng, ngân sách, điều khoản hợp đồng hoặc rủi ro kinh doanh.

Theo dõi PO có thể kết nối lại với yêu cầu mua hàng không?

Có. Liên kết trở lại yêu cầu gốc giúp người yêu cầu và người phê duyệt hiểu vì sao đơn hàng được tạo ra và điều gì đã thay đổi sau khi phê duyệt.

Bước tiếp theo

Mở trình theo dõi đơn đặt hàng

Xem trước mẫu của Jodoo, sau đó điều chỉnh trạng thái đơn hàng, theo dõi tiếp nhà cung cấp, theo dõi giao hàng và kiểm soát thay đổi theo quy trình mua hàng của bạn.

Xem trước mẫu này

Nền tảng

Giải pháp

Mẫu AI

Tài nguyên

Bảng giá