Руководство

Руководство по согласованию и отслеживанию заказов на закупку

Продумайте поля для согласования, передачи задачи команде закупок, подтверждения поставщиком, поставки и изменений в рабочем процессе отслеживания заказа на закупку.

После согласования заявки работа с заказом на закупку часто теряет прозрачность. Это руководство поможет командам определить, какие поля нужны для согласования PO и отслеживания заказа, чтобы отделы закупок и финансов, заявители и поставщики видели, что согласовано, выпущено, подтверждено, задержано или изменено.

Посмотреть поля для отслеживания POОткрыть шаблон трекера PO

Начните с: Трекер заказов на закупку

Разделяйте согласование PO и отслеживание PO

Согласование отвечает на вопрос, можно ли выпускать заказ. Отслеживание показывает, что произошло после выпуска. Рабочий процесс должен сохранять прозрачность по обоим направлениям и не смешивать поля решения с полями для последующих действий.

Статус согласования PO, согласующий, сумма, поставщик, контекст бюджета и примечания к решению.
Ответственный за PO, номер PO, дата выпуска, подтверждение поставщика и обещанная поставка.
Статус информирования заявителя, причина исключения и ответственный за последующие действия.
Причина изменения, скорректированная сумма, скорректированная дата и необходимость согласования изменений.

Отслеживайте подтверждение поставщика до появления проблем с поставкой

Самый ранний сигнал риска часто связан с неподтвержденным заказом или сдвигающейся обещанной датой. Добавьте поля подтверждения поставщика и следующих действий, чтобы команда закупок могла отреагировать до того, как задержки станут критичными.

Контакт поставщика, статус подтверждения, обещанная дата отгрузки и обещанная дата поставки.
Открытые вопросы, недостающие документы, комментарий поставщика и дата последующего действия команды закупок.
Статус риска для поздних, частичных, измененных или неподтвержденных заказов.
Ответственный за эскалацию по заказам, которые влияют на операции или обязательства перед клиентами.

Связывайте изменения с согласованным заказом

Изменения в PO требуют понятной причины и ответственного. Без отслеживания изменений команда теряет связь между согласованной закупкой, скорректированной суммой, влиянием на поставку и последующими действиями с поставщиком.

Исходный PO, причина изменения, скорректированная сумма, скорректированная дата поставки и влияние на заявителя.
Требуется ли согласование, согласующий, дата решения и подтверждающие файлы.
Подтверждение от поставщика и следующее действие команды закупок.
Статус закрытия, если изменение принято, отклонено или заменено.

Как отслеживание PO помогает в отчетности по закупкам

Понятный трекер PO упрощает анализ открытых заказов, просроченных подтверждений, затянувшихся последующих действий и измененных обязательств без восстановления статусов по письмам и таблицам.

Статусы: открыт, согласован, выпущен, подтвержден, задержан, получен, закрыт и изменен.
Длительность нахождения заказа в каждом статусе и по каждому ответственному из команды закупок.
Пробелы в подтверждении поставщика и риски по обещанным срокам поставки.
Объем изменений и причины по категориям или поставщикам.

Поля для отслеживания PO

Поля для согласования и отслеживания заказов на закупку

Используйте эти поля, чтобы сохранять видимость решений по согласованию, последующих действий с поставщиком и статуса заказа после того, как работа по закупке переходит к следующему этапу.

Область поляЧто фиксироватьПолезный статусОтветственный за последующие действия

Решение по согласованиюСумма PO, поставщик, контекст бюджета, согласующий, примечания к решению.Ожидает, согласован, возвращен, отклонен.Согласующий или команда закупок

Выпуск заказаНомер PO, дата выпуска, ответственный из команды закупок, контакт поставщика.Черновик, выпущен, ожидает подтверждения.Команда закупок

Подтверждение поставщикаСтатус подтверждения, обещанная дата отгрузки, обещанная дата поставки.Подтвержден, частично подтвержден, задержан, не подтвержден.Команда закупок или ответственный со стороны поставщика

Сопровождение поставкиОжидаемое получение, причина задержки, обновление для заявителя, следующее действие.По плану, под риском, задержан, получен.Команда закупок или ответственный за приемку

Контроль измененийПричина изменения, скорректированная сумма, скорректированная дата, требуется ли согласование.Изменение запрошено, согласовано, закрыто.Заявитель, команда закупок или согласующий

Шаблоны

Свяжите согласование PO с дальнейшим сопровождением заказа

Используйте это руководство, чтобы определить поля для согласования и отслеживания PO, а затем связать отслеживание заказа с шаблонами заявки на закупку, согласования, сравнения поставщиков и изменений в закупках.

Лучший шаблон для стартаЛучший вариант для старта: трекер заказов на закупку

Начните здесь, если для согласованных заказов нужны подтверждения от поставщиков, обещанные даты поставки, статус по срокам и следующие действия в одном наглядном трекере.

Трекер заказов на закупкуОтслеживайте выпущенные заказы на закупку после согласования: подтверждения от поставщиков, обещанные даты поставки, просрочку и следующие действия — в одном актуальном трекере.

Согласование заказа на закупкуКонтролируйте согласование заказа на закупку с этапами утверждения, исключениями по расходам и блокирующими факторами перед отправкой заказа поставщику.

Заявка на заказ на поставкуПреобразуйте согласованные закупки в заявки на заказ на поставку: выбор поставщика, данные коммерческого предложения, цены и ответственность команды закупок — в одном рабочем процессе.

Форма запроса на закупкуФиксируйте детали запроса на закупку, спецификации позиций, бюджетный контекст, согласующих и нужные даты до начала сорсинга или работы с PO.

Чек-лист сравнения поставщиковСравнивайте поставщиков из шорт-листа по единым критериям оценки, подтверждениям коммерческих предложений, рискам, требованиям и рекомендациям по выбору в одном рабочем процессе проверки.

Запрос на изменение закупкиУправляйте запросами на изменение закупки: влияние на объем работ, последствия для поставщиков, согласования и обновления для заявителя — в одном рабочем процессе.

Связанные группы шаблонов

Посмотрите связанные шаблоны для закупок

Шаблоны рабочих процессов закупок Шаблоны согласования для финансов Шаблоны управления поставщиками

Связанный рабочий процесс

Посмотрите, как отслеживание PO вписывается в рабочий процесс закупок

Пакет рабочих процессов от заявки на закупку до PO

Часто задаваемые вопросы

Вопросы о согласовании и отслеживании заказов на закупку

Отличается ли согласование PO от отслеживания PO?

Да. Согласование PO фиксирует решение до выпуска заказа. Отслеживание PO контролирует подтверждение от поставщика, статус поставки, задержки и изменения после того, как заказ переходит к следующему этапу.

Что должен включать трекер заказов на закупку?

Он должен включать ответственного за PO, поставщика, номер PO, статус согласования, дату выпуска, статус подтверждения, обещанную дату поставки, причину задержки, следующее действие и историю изменений.

Когда изменение PO должно требовать согласования?

Требуйте согласование, если изменение влияет на сумму, объем, поставщика, сроки поставки, бюджет, условия договора или бизнес-риск.

Можно ли связать отслеживание PO с заявками на закупку?

Да. Связь с исходной заявкой помогает заявителям и согласующим понять, зачем был создан заказ и что изменилось после согласования.

Следующий шаг

Открыть трекер заказов на закупку

Посмотрите предпросмотр шаблона Jodoo, а затем адаптируйте статус заказа, последующие действия с поставщиком, отслеживание поставки и контроль изменений под ваш процесс закупок.

Предпросмотр этого шаблона

Платформа

Решения

ИИ-шаблоны

Ресурсы

Тарифы