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Leitfäden
Leitfäden für Finanzfreigaben
Leitfaden für die Workflow-Automatisierung in der Kreditorenbuchhaltung
Leitfaden

Leitfaden für die Workflow-Automatisierung in der Kreditorenbuchhaltung

Planen Sie Workflows für die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung - von Rechnungserfassung und Kontierung bis Freigabe, Sperren, Zahlungsbereitschaft und Nachverfolgungs-Dashboards.

AP-Automatisierung ist besonders hilfreich, wenn Rechnungen, Kontierung, Freigaben, Sperren und Zahlungsbereitschaft in einem sichtbaren Workflow zusammenlaufen. Nutzen Sie diesen Leitfaden, um die Felder und Übergaben hinter Ihrer AP-Automatisierung zu definieren, bevor Sie die passendste Jodoo-Vorlage auswählen.

AP-Automatisierungsfelder prüfenAP-Tracker öffnen
Kreditoren-TrackerStarten Sie mit: Kreditoren-Tracker
01

Rechnungskontext vor der AP-Prüfung erfassen

AP-Automatisierung basiert auf vollständigen Rechnungsdatensätzen. Fehlende Lieferanten-, Kontierungs- oder Bestellinformationen führen weiterhin zu manueller Nachverfolgung.

  • Lieferant, Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Fälligkeitsdatum, Betrag und Datei.
  • PO, Vertrag, anfragende Person, Kostenstelle, Abteilung und Kontierungsfelder.
  • AP-Owner, Kontierungsstatus, Status der Erstprüfung und Kennzeichen für fehlende Informationen.
  • Kennzeichen für Dubletten, Abweichungen oder Ausnahmen.
02

Sperren und zurückgegebene Elemente sichtbar machen

Eine blockierte Rechnung sollte nicht wie ein normales Backlog aussehen. Sie braucht einen Grund, einen Owner, den nächsten Schritt und ein Fälligkeitsdatum.

  • Sperrgrund, Rückgabegrund, verantwortlicher Owner für den Blocker und Datum zur Nachverfolgung.
  • Freigabe-Owner, Entscheidungsstatus, Prüfanmerkungen und Eskalationskennzeichen.
  • Altersstruktur offener Posten nach Fälligkeitsdatum, Sperrgrund, Owner und Lieferant.
  • Freigabebereitschaft, nachdem der Blocker beseitigt wurde.
03

Freigabe mit Zahlungsvorbereitung verbinden

Freigegebene Rechnungen benötigen weiterhin eine kontrollierte Zahlungsvorbereitung. Halten Sie Zahlungsmethode, ACH-Bereitschaft und Freigabestatus mit dem AP-Datensatz verknüpft.

  • Zahlungsmethode, Zahlungslauf, verantwortlicher Owner für die Freigabe und Zahlungsstatus.
  • ACH- oder Bankprüfung, falls erforderlich.
  • Tracker für Lieferantenzahlungen und Hinweise zur Zahlungsavisierung.
  • Vertraglicher Zahlungsmeilenstein oder geplante Verpflichtung, wenn relevant.
AP-Workflow-Felder

Felder für die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung

Verwenden Sie diese Felder, um Rechnungserfassung, AP-Prüfung, Sperren, Freigabe und Zahlungsbereitschaft in einem Workflow zusammenzuführen.

AP-SchrittZu erfassenVermeideter BlockerOwner
ErfassungLieferant, Rechnung, Betrag, Fälligkeitsdatum, Datei, PO.Fehlender Rechnungskontext.AP
KontierungSachkonto, Abteilung, Projekt, Kostenstelle.Freigabe oder Zahlung nicht möglich.Buchhaltung
FreigabeFreigebende Person, Entscheidung, Notizen, Rückgabegrund.Keine Zahlungsentscheidung.Freigebende Person
SperreSperrgrund, Blocker-Owner, Datum zur Nachverfolgung.Unsichtbares AP-Backlog.AP oder anfragende Person
ZahlungsbereitschaftZahlungsmethode, verantwortlicher Owner für die Freigabe, Status des Zahlungslaufs.Freigegebene, aber unbezahlte Rechnung.AP oder Treasury
Vorlagen

Rechnungsfreigabe mit Zahlungsbereitschaft verknüpfen

Nutzen Sie den Leitfaden, um AP-Workflow-Felder zu definieren, und verknüpfen Sie dann Rechnungsfreigabe, Zahlungsanfragen, ACH-Freigabe, Tracking von Lieferantenzahlungen und vertragliche Zahlungspläne.

Beste Vorlage für den EinstiegBester Einstiegspunkt: Tracker für die Kreditorenbuchhaltung

Starten Sie hier, wenn Ihr Finanzteam eine zentrale Backlog-Ansicht für Rechnungen, Sperren, Kontierung, Zahlungsbereitschaft, Owner-Nachverfolgung und Altersstatus offener Posten benötigt.

Kreditoren-TrackerKreditoren-TrackerVerfolgen Sie AP-Rechnungen nach Lieferant, Rechnungsnummer, Betrag, Fälligkeitsdatum, Codierungsstatus, Sperrgrund, Owner für Ausnahmen und Bereitschaft für den Zahlungslauf.AP-Rechnungsfreigabe-WorkflowAP-Rechnungsfreigabe-WorkflowLeiten Sie Lieferantenrechnungen durch Kontierungsprüfung, Freigabestatus, Sperrgründe, Owner für Ausnahmen, Audit-Trail und Freigabebereitschaft für den Zahlungslauf.RechnungsanfrageRechnungsanfrageErfassen Sie Rechnungsanfragen mit Zahlungsempfängerangaben, Rechnungsreferenzen und klarer Zuständigkeit in der Kreditorenbuchhaltung, bevor Prüfung oder Zahlungsplanung starten.Formular für ZahlungsanforderungenFormular für ZahlungsanforderungenErfassen Sie Zahlungsanforderungen mit Zahlungsempfängerdaten, Nachweisdokumenten und sichtbarer Freigabebereitschaft, bevor Mittel freigegeben werden.ACH-ZahlungsanforderungsformularACH-ZahlungsanforderungsformularErfassen Sie ACH-Zahlungsanforderungen mit Bankdaten von Lieferanten, Rechnungsbetrag, Fälligkeitsdatum, Zahlungsreferenz, Freigabestatus und Nachverfolgung der Freigabe im Zahlungslauf.Vorlage für ein ZahlungsfreigabeformularVorlage für ein ZahlungsfreigabeformularVerwenden Sie ein Zahlungsfreigabeformular, um Zahlungsdaten, Dateien, Prüfstatus, Entscheidungen der Verantwortlichen und AP-Follow-up-Maßnahmen zu erfassen.Tracker für LieferantenzahlungenTracker für LieferantenzahlungenVerfolgen Sie Auszahlungen an Lieferanten mit blockierten Rechnungen, Überweisungszeitpunkten und Zahlungsstatus, bevor sich die Nachverfolgung mit Lieferanten aufstaut.Vertragszahlungsplan-TrackerVertragszahlungsplan-TrackerVerfolgen Sie Meilensteine für Vertragszahlungen mit Lieferant, Rechnungsnummer, Betrag, Fälligkeitsdatum, Voraussetzungen, Freigabestatus, Sperrgrund und Bereitschaft für den Zahlungslauf.
FAQ

Fragen zu AP-Automatisierungs-Workflows

Was ist AP-Automatisierung in der Kreditorenbuchhaltung?

AP-Automatisierung strukturiert Rechnungserfassung, Kontierung, Freigabe, Ausnahmebehandlung und Zahlungsbereitschaft, damit AP-Teams manuelle Nachverfolgung reduzieren und das Backlog klar überblicken können.

Ist ein AP-Tracker dasselbe wie eine Rechnungsfreigabe?

Nein. Eine Rechnungsfreigabe leitet eine bestimmte Rechnung durch die Prüfung. Ein AP-Tracker zeigt das umfassendere Backlog über Rechnungen, Sperren, Owner, Altersstruktur offener Posten und Zahlungsbereitschaft hinweg.

Wo passt die ACH-Freigabe in die AP-Automatisierung?

Die ACH-Freigabe folgt auf die Rechnungs- oder Zahlungsfreigabe, wenn das Finanzteam Prüfungen von Bankdaten, Sichtbarkeit des Freigabestatus, Kontext zur Zahlungsavisierung und Transparenz zum Payment Owner benötigt.

Nächster Schritt

Die AP-Tracker-Vorlage öffnen

Sehen Sie sich die Jodoo-Vorlage in der Vorschau an und passen Sie dann Rechnungsstatus, Kontierung, Freigabe-Queues, Sperrgründe, Zahlungsbereitschaft und AP-Dashboards an Ihren Prozess an.

Vorschau dieser Vorlage