Trennen Sie Routinerechnungen von fehlenden Daten, Fehlen der Übereinstimmung, Haltungen und zurückgegebenen Genehmigungen.
Leitfaden
Leitfaden zur Automatisierung von Kreditoren-Workflows
Erstellen Sie einen automatisierten Kreditorenprozess für Rechnungseingang, Abgleich, Kontierung, Genehmigung, Ausnahmen, Zahlungsfreigabe und AP-Berichte.
Die Automatisierung von Kreditoren-Workflows verbindet jede Rechnung mit den erforderlichen Daten, Zuständigkeiten, Entscheidungen, Ausnahmen und dem aktuellen Stand der Zahlungsfreigabe. Dieser Leitfaden hilft, den tatsächlichen Ablauf zu definieren, die Systemverantwortung je Ebene festzulegen und einen funktionierenden Jodoo-AP-Tracker zu prüfen, bevor er an den eigenen Finanzprozess angepasst wird.
Starten Sie mit: Kreditoren-TrackerDirektes Antworten
Was ist die automatische Workflow-Automatisierung?
Die automatische Arbeitsabwicklung von Zahlungsrechnungen koordiniert, wie eine Rechnung empfangen, validiert, abgestimmt, kodiert, genehmigt, gelöst, zur Bezahlvorbereitung vorbereitet und vereinbart wird. Es verbindet die Rechnung mit den Eigentümern, Entscheidungsschutzregeln, Ablaufdatums, Ausnahmen, Nachweisen und Statusverlauf, damit AP sehen kann, was bereit ist, was blockiert wird und wer als nächstes handelt.
Die automatische Abwicklung von Rechnungen erfordert nicht, dass jedes Schritt eines Produkts besitzt wird. Ein automatischer Workflow für zahlbare Konten verwendet häufig OCR oder Dokumentenverarbeitung zur Erfassung, Jodoo zum konfigurierbaren Überprüfungs- und Ausnahmerücksichtigung sowie eine ERP- oder Buchhaltungsplattform zur Veröffentlichung und Bezahlung.
Priorisieren Sie die Arbeit nach Ablaufdatum, Alter, Wert, Blocker und Bereitschaft anstelle der Eingangsreihenfolge.
Halten Sie den überarbeiteten Kontext, das Ergebnis, die Kommentare, den Rücksendungsgrund und den Status-Historik durchsuchbar.
Abgabe von Zahlungsmitteln
Aufbau des Workflows von Rechnungsempfang bis zur Vereinbarung
Geben Sie jeder Stufe einen Mindestregister, eine explizite Kontrolle und einen benannten Verantwortliche. Automatische Routine-Handshands, während Ungleichheiten, fehlende Daten, zurückgegebene Entscheidungen und fehlgeschlagenen Integrationen als Arbeit sichtbar bleiben müssen.
- 01
Empfang und Registrierung
Rechnungsdatei, Anbieter, Nummer, Betrag, Daten, Währung, Quelle und Erfassungbesitzer.
Erforderliche Felder und duplizierte Referenzprüfung vor der Überprüfung der Rechnung. - 02
Validieren und Übereinstimmen
PO, Empfang, Vertrag, Steuer, Bankdetails und gegebenenfalls Vertrauen-Extraction-Kontext.
Streckungsschwäche oder unsichere Werte an einen benannten Validierungsbesitzer. - 03
Code und Klassifizierung
Einheit, Abteilung, GL-Konto, Kostenzentrum, Projekt, Kategorie und Buchhaltungsinhaber.
Verhindern, dass die Genehmigung eine fehlende oder umstrittene Codierung verbergt. - 04
Genehmigung oder Beilegung
Anerkennung, Schwelle, Entscheidung, Kommentare, Rückstimmungsgrund, Festlegung von Grund und Eskalationsdatum.
Die Genehmigungen und Ausnahmen werden an die Rechnungversion und den Geschäftskontext gebunden. - 05
Bereiten Sie sich auf die Zahlung vor
Zahlungsmethode, Laufzeit, Ablaufdatum, Bereitschaftsstatus, Release-Inhaber und Endblocker.
Abgesonderte Genehmigung von Zahlungsgenehmigung und Ausführung. - 06
Veröffentlichung und Versöhnung
ERP- oder Buchhaltungsreferenz, Zahlungsstatus, Überweisungen, Aussöhnungsergebnis und Abschlussgeschichte.
Schließen Sie nur, wenn das autoritäre Finanzsystem das Ergebnis bestätigt.
Manuelle versus automatisierte AP
Ersetzen Sie das Nachfahren von Posteingangsboxen durch sichtbare Kontrollen und Ausnahmen
Die Automatisierung sollte die Art und Weise ändern, wie die Arbeit gesteuert wird, nicht nur die gleiche E-Mail-Kette in ein anderes Werkzeug verschieben. Vergleichen Sie den manuellen Fehlerpunkt mit der Datensatz, Regel, Verantwortliche und Maßnahme, die ihn ersetzen sollte.
AP-SchrittHandwerkflowAutomatisierte SteuerungMessung
Erfassung der RechnungRechnungen kommen über separate Posteingangskästen oder Dateien und AP spielt den gleichen Kontext wieder.Eine strukturierte Erfassung-Datei validiert die erforderlichen Felder und hält die Quelldatei beigefügt.Vollständigkeit und Umschlagrate des ersten Durchgangs
AbgleichDie Prüfer vergleichen Rechnungen, Bestellungen, Quittungen und Verträge in verschiedenen Systemen.Die Übereinstimmung der Ergebnisse und Unterschiede führt zum richtigen Ausnahmegebiss mit Nachweisen.Ungleichheit, Ausnahmealter und Wert
CodingGL, Kostenzentrum, Projekt und Steuerfragen werden über E-Mail oder Chat vermittelt.Die erforderlichen Codierungsfelder, der Validierungsstatus und die zurückgegebenen Gründe bleiben in der Rechnung aufgenommen.Zeit und Renditenquote des Codierungszyklus
GenehmigungAP sendet eine Rechnung weiter und fragt immer wieder, wer die Entscheidung treffen soll oder warum sie verzögert wird.Die Regeln überweisen den Genehmigenden, bewahren den Entscheidungskontext und eskalieren die verspäteten Arbeiten.Genehmigungszeit und überfällige Entscheidungen
ZahlungsbereitschaftEine Genehmigung wird als Nachweis dafür behandelt, dass die Rechnung geplant oder bezahlt wurde.Die Genehmigung, die Zahlungsbereitschaft, die Freilassung, der bezahlte Status und die Versöhnung bleiben getrennt.Zahlungsbereitschaft und verpasste Fälligkeitsdaten
Folgendes PrüfverfahrenFinanzen erstellen die Verlauf aus Nachrichten, Dateien und Buchhaltungssystem-Noten.Die Rechnung enthält ihre Verantwortliche, Entscheidungen, Ausnahmen, Nachweise und Referenzen zum Finanzsystem.Nachverfolgbare Datensätze und Nachweislücken
Gleichstellungs- und Ausnahmelogik
Geben Sie jedem Rechnungsweg eine andere Steuerung
Beschreiben Sie nicht jede Rechnung als matched. Definieren Sie, was verglichen wurde, welche Toleranz fehlgeschlagen ist, wer den Unterschied besitzt und welcher Nachweis vor der Veröffentlichung des Haltes erforderlich ist.
Validieren Sie den Geschäftskontext vor Genehmigung
Anfordern Sie den Verkäufer, den Antragsteller, Vertrag oder Dienstleistungserklärung, die Codierung, den Unternehmer und Ausnahmegründe, wenn keine Bestellung vorliegt.
Entfernen Sie unvollständige oder nicht unterstützte Rechnungen, bevor sie in die Genehmigungszeile gelangen.Vergleiche die Rechnung mit dem Kaufbestell
Rekordpreis, Menge, Währung, Steuer, Lieferant und Linie-Einschränkungen zwischen Rechnungs und PO.
Verschieben Sie Toleranzfehler an einen benannten Käufer, Anforderer oder AP-Ausnahmegebissene.Hinzufügen von Belegen für den Empfang der Entscheidung
Vergleichen Sie die Rechnung mit dem Kaufbestellungsantrag und der Waren- oder Dienstleistungsbewilligung vor Zahlungsbereitschaft.
Beobachten Sie die Mangel, beschädigte Gegenstände, teilweise Erfassung und Zeitunterschiede bis zur Lösung.Halten Sie Duplikate und Änderungen der Lieferantendaten
Flagge-Duplikate, ungewöhnliche Beträge, Änderungen der Bankdetails, Steuerprobleme oder unsichere ausgezogene Werte zur unabhängigen Überprüfung.
Trennen Sie die Person, die die Ausnahme löst, von der Person, welche eine Zahlung genehmigt, wenn dies in den Fällen erforderlich ist.Jodoo AP-Workflow in der Praxis
Überprüfen Sie die Erfassung von Rechnungen, den Status und das veraltete Dashboard
Folgen Sie den Datensätze, die ein AP-Team verwendet, um Rechnungen durch Überprüfung und Ausnahmerücksichtigung zu bewegen. Öffnen Sie jede Ansicht, um die Jodoo-App zu erkunden und den Workflow an Ihren Prozess anzupassen.
Wählen Sie die richtige AP-Schicht
Wo Jodoo passtund wann eine spezialisierte AP-Plattform verwendet werden soll
Jodoo ist am stärksten als konfigurierbarer Workflow und Ausnahme-Schicht rund um Finanzergebnisse. Die Festnahme, die Aufstellung und die Zahlung in spezialisierten Systemen halten, wenn dies der Kernbedarf ist.
- Rechnungsfelder, Genehmigungswege, Ausnahmergebnisse und Eigentümerreihen müssen Ihrem Verfahren entsprechen.
- AP braucht Erinnerungen, Statusverlauf, unterstützende Nachweise und konfigurierbare Dashboards.
- Sie benötigen eine Überprüfungsschicht, die ein bestehendes Buchhaltungs- oder ERP-System ergänzen kann.
- Eine hochvolumige berührungslose OCR, eine elektronische Rechnungsstellung oder ein Lieferantennetzwerk ist obligatorisch.
- Die wichtigsten Voraussetzungen sind die native ERP-Matching, Steuervalidierung, Betrugskontrolle oder Zahlungsausführung.
- Die Finanzen benötigen das AP-Produkt selbst, um die Veröffentlichung, Abwicklung und das autoritäre Hauptbuchresultat zu besitzen.
Systemgrenze
Entscheiden Sie, welches System die Aufnahme, den Workflow und die finanzielle Wahrheit besitzt
Die Automation von AP umfasst oft mehr als ein Produkt. Zu jeder Schicht eine klare Aufgabe zuweisen und den Identifikator, die Synchronisierungsrichtung, den Fehlerbesitzer und die Versöhnungsergebnisse vor der Auswahl von Software explizit zu machen.
OCR oder intelligente Dokumentenverarbeitung
Verwenden Sie diese Schicht, um Rechnungsdateien zu klassifizieren, Felder auszuziehen, Vertrauen zu bewerten und unsichere Werte zur Validierung zu verweisen.
Die Gewinnung ersetzt nicht die Genehmigung des Unternehmens, den Ausnahmegesitz, die Veröffentlichung oder die Zahlungskontroll.Jodoo AP-Datensätze und Nachverfolgung
Verwenden Sie konfigurierbare Datensätze, Formulare, Statusverlauf, Eigentümerzeilen, Erinnerungen, Genehmigungen, Ausnahmelogs und Dashboards um die Rechnung herum.
Das System, das die Rechnung veröffentlicht und bezahlt, soll für finanzielle Salden und Transaktionen zugelassen bleiben.Buchhaltung oder ERP
Verwenden Sie das Finanzsystem für die Hauptdaten des Anbieters, den Posting, die Steuerbehandlung, das allgemeine Ledger, die Zahlungsvorführung und die Versöhnung.
Definieren Sie die Synchronisierungsrichtung, Aufzeichnungsidentifikatoren, Fehlerbesitzer und über das Übergabe hinaus gespeicherte Nachweise.Betriebsmaßnahmen
Messung von Flüssen und Ausnahmennicht nur Rechnungsabkommen
Verwenden Sie Maßnahmen, die zeigen, ob der Prozess leichter zu bedienen wird und ob blockierte Rechnungen auf ein kontrolliertes Ergebnis voran gehen.
- Vollständigkeit der Aufnahme
- Rechnungen, die mit dem erforderlichen Anbieter, Betrag, Datum, Datei und Coding-Kontext überprüft werden.
- Ausnahmerückstand
- Öffnen Sie Rechnungen nach Unvereinbarkeit oder Aufbewahrung, Verantwortliche, Alter, Ablaufdatum und Wert.
- Zeit des Genehmigungszyklus
- Vergangenheit vom Status für Überprüfung bis zu einer aufgezeichneten Genehmigung, Rückgabe oder Ablehnung.
- Zahlungsbereitschaft
- Genehmigte Rechnungen, die noch einen Freisetzungsblocker haben, keinen Zahlungskontext oder eine verzweifelte nächste Aktion fehlen.
- Nachvollziehbarkeit
- Rechnungen mit verknüpften Statusverlauf, Entscheidungserkenntnissen, Bezugnahme auf das Finanzsystem und Abschlussergebnis.
Erfassen Sie den Rechnungskontext vor der AP-Überprüfung
Die automatische AP-Automatisierung hängt von vollständigen Rechnungsunterlagen ab. Fehlende Lieferant, Coding oder Kaufkontext wird immer noch manuelle Nachverfolgung erzeugen.
- Verkäufer, Rechnungsnummer, Rechnungstermin, Ablaufdatum, Betrag und Akten.
- PO, Vertrag, Anforderer, Kostenzentrum, Abteilung und Codingfelder.
- AP-Verantwortliche, Coding Status, erstes Überprüfungsstatus und fehlende Informationsflagge.
- Duplizierte, nicht übereinstimmende oder Ausnahmeindikatoren.
Veröffentlichen Sie die Rücksendungen und die Erhaltungen
Eine blockierte Rechnung sollte nicht wie ein gewöhnlicher Backlog aussehen. Es braucht einen Grund, Verantwortliche, nächste Aktion und Fälligkeitsdatum.
- Halten Sie den Grund, zurückerhalten den Grund und das Datum des Aufschlusses.
- Genehmigungsbesitzer, Entscheidungstatus, Überprüfungsnotizen und Eskalationsbanner.
- Alterung bis zum Fälligkeitsdatum, Verstand, Verantwortliche und Verkäufer.
- Bereitstellung nach der Ablösung des Blocker.
Anbindung der Genehmigung an die Zahlungsfreigabe
Die genehmigten Rechnungen müssen noch eine kontrollierte Zahlungsaufbereitung erfordern. Behalten Sie die Zahlungsmethode, die Bereitschaft der ACH und den Release-Status mit dem AP-Bericht verknüpft.
- Zahlungsmethode, Zahlungsablauf, Freilassungsbesitzer und Zahlungsstatus.
- ACH oder Banküberprüfung, wenn erforderlich.
- Verkäufer-Zahlungspulse und Überweisungen.
- Vertragsabschluss- oder geplante Verpflichtung, soweit relevant.
AP-Workflowfelder
Berechnungen zu zahlen Automationsfelder
Verwenden Sie diese Felder, um die Erfassung von Rechnungen, AP-Überprüfung, Halte, Genehmigung und Zahlungsbereitschaft in einem Workflow zu halten.
AP-SchrittWas erfasst werden sollteBlocker vermiedenVerantwortliche Person
ErfassungVerkäufer, Rechnung, Betrag, Ablaufdatum, Akten,PO.Fehlende Rechnungskontext.AP
CodingGL-Konto, Abteilung, Projekt, Kostenzentrum.Kann nicht genehmigen oder bezahlen.Buchhaltung
FreigabeAnerkennung, Entscheidung, Notizen, zurückweisende Vernunft.Keine Zahlungsentscheidung.Die Anerkennung
Halten SieHalten Sie sich auf Grund, Block-Verantwortliche, Folge-Datum.Ein schweigender AP-Backlog.AP oder Antragsteller
ZahlungsbereitschaftZahlungsmethode, Freilassung Verantwortliche, Betrieb Status.Genehmigte, aber nicht bezahlte Rechnung.AP oder Finanzministerium
Vorlagen
Verbindung der Rechnungsabnahme zur Zahlungsbereitschaft
Verwenden Sie den Leitfaden, um AP-Workflowfelder zu definieren und verbinden Sie dann die Rechnungsabnahme, Zahlungsanfragen, ACH-Veröffentlichung, die Abfolge der Zahlungen von Anbietern und die Vertragsabzahlungszeiten.
Beste Vorlage für den EinstiegBeste Ausgangspunkt: Zahlungsverkehrs- und Verlustrechnungen
Beginnen Sie hier, wenn die Finanzen eine Rücklageansicht für Rechnungen benötigen, hält, kodiert, Zahlungsbereitschaft, Nachverfolgung des Eigentümers und Alterungsstatus.
Kreditoren-TrackerVerfolgen Sie AP-Rechnungen nach Lieferant, Rechnungsnummer, Betrag, Fälligkeitsdatum, Codierungsstatus, Sperrgrund, zuständige Person für Ausnahmen und Bereitschaft für den Zahlungslauf.
Abwicklung der RechnungsprüfungenVorlage für AP-Prüfung, Finanz- und Budgetfreigabe, Ausnahmen, Entscheidungshistorie und Zahlungsbereitschaft.
RechnungsanfrageErfassen Sie Rechnungsanfragen mit Zahlungsempfängerangaben, Rechnungsreferenzen und klarer Zuständigkeit in der Kreditorenbuchhaltung, bevor Prüfung oder Zahlungsplanung starten.
ZahlungsanforderungsformularErfassen Sie Zahlungsanforderungen, Belege, Freigaben und den Auszahlungsstatus in einem Finanz-Workflow in Jodoo.
ACH ZahlungsantragACH-Zahlungsanfragen mit Bankdaten, Rechnungsbetrag, Fälligkeit, Verwendungszweck, Freigabe und Auszahlungsstatus erfassen.
Vorlage für ein ZahlungsfreigabeformularVerwenden Sie ein Zahlungsfreigabeformular, um Zahlungsdaten, Dateien, Prüfstatus, Entscheidungen der Verantwortlichen und AP-Nachverfolgung-Maßnahmen zu erfassen.
Tracker für LieferantenzahlungenVerfolgen Sie Auszahlungen an Lieferanten mit blockierten Rechnungen, Überweisungszeitpunkten und Zahlungsstatus, bevor sich die Nachverfolgung mit Lieferanten aufstaut.
Vertragszahlungsplan-TrackerVerfolgen Sie Meilensteine für Vertragszahlungen mit Lieferant, Rechnungsnummer, Betrag, Fälligkeitsdatum, Voraussetzungen, Freigabestatus, Sperrgrund und Bereitschaft für den Zahlungslauf.Verwandte AP- und Finanzierungsvorlagen erkunden
Siehe die AP-Rechnung und den Zahlungsvorgang
Häufige Fragen
Fragen zu den Arbeitsflüssen für die Automatisierung von AP
Was ist die automatische Workflow-Automatisierung?
Die automatische Arbeitsabwicklung von Zahlungskonten verbindet die Erfassung, Validierung oder Abgleich von Rechnungen, Kodierung, Genehmigung, Ausnahmerücksichtigung, Zahlungsbereitschaft und Statusverlauf in einem regeltem Verfahren. Es gibt jedem Rechnungsdatum einen aktuellen Verantwortliche, den Entscheidungstatus, den Blocker und die nächste Aktion anstelle von E-Mail-Nachverfolgung.
Ist ein AP-Tracker das gleiche wie eine Rechnungsabnahme?
- Nein, ich weiß nicht. Die Genehmigung von Rechnungen führt eine bestimmte Rechnung durch Überprüfung. Ein AP-Tracker zeigt den breiteren Rückstand auf Rechnungen, Holdings, Eigentümern, Alterung und Zahlungsbereitschaft an.
Wo passt die Genehmigung von ACH in die AP-Automatisierung?
Die Genehmigung von ACH passt nach der Rechnung oder Zahlungsgenehmigung, wenn die Finanzierungen Bankdetailsprüfungen, den Release-Status, den Überweisungskontext und die Sichtbarkeit des Zahlungsinhabers benötigen.
Ersetzt die AP-Workflow-Automatisierung Buchhaltung oder ERP-Software?
Normalerweise nicht. Die Buchhaltung oder die ERP-Software sollte weiterhin für die Hauptdaten des Anbieters, die Veröffentlichung, das allgemeine Hauptbuch, die Zahlungsausführung und die Vereinbarung maßgeblich bleiben. Eine Workflow-Schicht kann die Erfassung, Genehmigungen, Ausnahmen, Nachweise und Bereitschaft rund um dieses System koordinieren.
Wo passen OCR und intelligente Dokumentenverarbeitung?
OCR oder intelligente Dokumentverarbeitung liest eingehende Rechnungen, klassifiziert Dokumente, extrahiert Felder und markiert unsichere Werte zur Validierung. Der AP-Workflow führt dann die validierte Rechnung durch Abgleich, Codierung, Genehmigung, Ausnahmeresolution und Zahlungsbereitschaft.
Wie sollte ein Workflow für die automatische Bereitstellung von Zahlungsmitteln getestet werden?
Führen Sie eine reine Rechnung, ein Duplikat, einen PO-Ungleichheit, einen fehlenden Codierungswert, eine zurückgegebene Genehmigung, einen verspäteten Prüfer und eine Zahlungsfristen aus. Bestätigen Sie, dass jede Ausnahme einen Verantwortliche, Fälligkeitsdatum, Verlauf und sichtbaren Weg zur Zahlungsbereitschaft hat.
Nächster Schritt
Öffnen Sie die AP-Tracker-Vorlage
Sie können die Jodoo-Vorlage vorab sehen, dann den Rechnungsstatus, die Codierung, die Genehmigungszeilen, die Aufrechterhaltung der Gründe, die Zahlungsbereitschaft und AP-Dashboards an Ihren Prozess anpassen.