Отделите рутинные счета от отсутствующих данных, несоответствий, хранения и возвращенных одобрений.
Руководство
Автоматизация кредиторской задолженности: руководство
Настройте автоматизированный процесс приема, сверки и кодирования счетов, согласования, обработки исключений, подготовки платежей и отчетности по кредиторской задолженности.
Автоматизация процессов кредиторской задолженности связывает каждый счет с необходимыми данными, ответственным, решением, исключениями и статусом готовности к оплате. Руководство помогает определить рабочий процесс, распределить ответственность между системами и проверить действующий трекер Jodoo перед адаптацией к вашим финансовым процедурам.
Начните с: Трекер счетов к оплатеНепосредственный ответ
Как автоматизировать кредиторскую задолженность?
Автоматизация оплачиваемого рабочего процесса счетов координирует то, как получается счет, проверяется, совпадает, кодируется, одобряется, разрешается, готовится к платежу и согласовывается. Он соединяет счет с владельцами, правилами принятия решений, сроками истечения срока, исключениями, доказательствами и историей состояния, чтобы AP могла видеть, что готово, что заблокировано и кто действует дальше.
Автоматизация процессов счетов не требует одного продукта, чтобы владеть каждым шагом. Автоматизированный платежный рабочий процесс счетов обычно использует OCR или обработку документов для захвата, Jodoo для конфигурируемого обзора и наблюдения за исключением, а также ERP или учетную платформу для размещения и оплаты.
Приоритеты работы по дате истечения срока, возрасту, стоимости, блокировщику и готовности вместо порядка в почтовом ящике.
Сохраняйте проверенный контекст, результат, комментарии, причину возвращения и историю состояния.
Процесс автоматизации оплачиваемых счетов
Создать рабочий процесс от получения счета до согласования
Дайте каждому этапу минимальный рекорд, ясный контроль и имя владельца. Автоматизируйте рутинные передачи при сохранении несоответствий, отсутствующих данных, возвращенных решений и неудачных интеграций видимыми как работа, которую необходимо решить.
- 01
Прием и регистрация
Файл счета, поставщик, номер, сумма, даты, валюта, источник и владелец ввода.
Необходимые поля и двойная проверка ссылки перед внесением фактуры в обзор. - 02
Валидация и совпадение
PO, контекст получения, договора, налоговых, банковских данных и доверия к выводу, если это применимо.
Несовместимость маршрута или неопределенные значения для названного владельца валидации. - 03
Кодирование и классификация
Субъект, отдел, счет GL, центр затрат, проект, категория и владелец бухгалтерского учета.
Предотвращение скрытия отсутствующего или оспариваемого кодирования. - 04
Утвердить или решить
Подтверждение, порог, решение, комментарии, ответ на причину, утверждение причины и дата эскалации.
Проверяйте утверждения и исключения, связанные с версией фактуры и бизнес-контекстом. - 05
Подготовиться к оплате
Способ оплаты, срок действия, дата истечения срока, состояние готовности, владелец выпуска и окончательный блокировщик.
Отдельное одобрение от разрешения на оплату и исполнения. - 06
Пост и согласование
ERP или учетная справка, состояние платежей, денежные переводы, результат примирения и история закрытия.
Закрыть только тогда, когда авторитетная финансовая система подтвердит результат.
Ручной и автоматизированный AP
Заменить поиск в почтовом ящике на видимые элементы управления и исключения
Автоматизация должна изменить то, как управляется работа, а не просто переместить ту же цепочку электронной почты в другой инструмент. Сравните ручную точку неудачи с записью, правилом, владельцем и мерой, которая должна заменить ее.
APшагРучной рабочий процессАвтоматическое управлениеИзмерение
Прием счетовСчета поступают через отдельные почтовые ящики или файлы, а AP воспроизводит тот же контекст.Структурированная запись ввода подтверждает требуемые поля и сохраняет исходный файл прикрепленным.Полность первого прохождения и скорость переработки
СверкаРецензенты сравнивают счеты, заказы на покупку, квитанции и контракты в различных системах.Совпадающие результаты и различия направляются к правому владельцу исключения с доказательствами.Уровень несоответствия, возраст исключения и стоимость
КодированиеВопросы о ГЛ, центре расходов, проектах и налогах проходят по электронной почте или в чате.Требованные кодирующие поля, статус валидации и причины возвращения остаются в учете счета.Время цикла кодирования и процент возврата
ОдобрениеAP направляет счёт и неоднократно спрашивает, кто должен принять решение или почему он задерживается.Правила назначают одобряющего, сохраняют контекст принятия решений и усиливают задержанную работу.Время утверждения и задержанные решения
Готовность к оплатеСогласование рассматривается как доказательство того, что счет был запланирован или оплачен.Одобрение, готовность к оплате, освобождение, выплаченный статус и примирение остаются отдельными государствами.Задержки готовых к оплате и пропущенные сроки
Последующие действия по аудитуФинансы восстанавливают историю из сообщений, файлов и записей системы бухгалтерского учета.На счету хранятся собственники, решения, исключения, доказательства и справки о финансовой системе.Отслеживаемые записи и пробелы в доказательствах
Логика совпадения и исключения
Укажите каждому пути счета различный контроль
Не описывайте каждый счёт как совпадающий. Определите, что было сравнито, какая толерантность не была принята, кто владеет разницей и какие доказательства требуются перед выпуском залога.
Подтверждение бизнес-контекста до утверждения
Требуйте доказательства продавца, заявителя, контракта или услуги, кодирования, владельца предприятия и исключительных причин, если не существует ордера на покупку.
Перейдите неполные или неподтвержденные счета обратно до того, как они войдут в очередь на одобрение.Сравните счет с заказам на покупку
Рекордные различия в цене, количестве, валюте, налоге, поставщике и уровне линий между фактурой и PO.
Посылайте ошибки терпимости указанному покупателю, заявителю или владельцу AP.Добавьте к решению доказательства получения
Сравните счет с заказами покупки и квитанцией товаров или услуг до готовности к оплате.
До тех пор, пока не будет решен недостаток, поврежденные предметы, частичные расписки и разрывы в времени, оставайтесь заметными.Сохранить дубликаты и изменения данных поставщиков
Ссылки на двойные флаги, необычные суммы, изменения банковских деталей, налоговые вопросы или неопределенные извлеченные значения для независимого обзора.
Отделить лицо, разрешающее исключение, от лица, разрешая оплату, если это требуется в соответствии с политикой.Рабочий процесс Jodoo AP на практике
Проверяйте вход счетов, историю состояния и устаревшую панель управления
Следуйте за записями, используемыми командой AP для перемещения счетов путем проверки и наблюдения за исключением. Откройте любой вид, чтобы исследовать приложение Jodoo и адаптировать рабочий процесс к вашему процессу.
Выберите правильный слой AP
Где?Jodooи когда следует обратиться к специалистуAPплатформа
JodooВ случае, если это необходимо для выполнения задач, то они должны быть выполнены в специальных системах.
- Поле счетов, пути одобрения, причины исключения и очереди владельцев должны соответствовать вашему процессу.
- AP нуждается в напоминаниях, истории состояния, подтверждающих доказательств и настраиваемых панелей управления.
- Вам нужен слой обзора, который может дополнить существующую систему бухгалтерского учета или ERP.
- Неприкосновенный с высоким объемом.OCR, электронная ссылка на расчет или сеть поставщиков обязательна.
- Основным требованием является соответствие нативной ERP, налоговая валидация, контроль мошенничества или исполнение платежей.
- Финансы нуждаются в самом продукте AP для размещения, расчетов и авторитетного результата бухгалтерского учета.
Границы системы
Определите, в какой системе есть информация, рабочий процесс и финансовая правда.
Автоматизация AP часто охватывает более одного продукта. Назначайте каждому слою четкую работу и убедитесь, что идентификатор, направление синхронизации, владелец неисправности и доказательства согласования ясны перед выбором программного обеспечения.
OCRили интеллектуальная обработка документов
Используйте этот слой для классификации файлов с расчетами, извлечения полей, оценки доверия и маршрута неопределенных значений для проверки.
Добыча не заменяет одобрение бизнеса, исключение собственности, размещение или контроль платежей.Jodoo APзаписи и последующие действия
Используйте конфигурируемые записи, формы, историю состояния, очереди владельцев, напоминания, одобрения, журналы исключений и панели управления вокруг счета.
Сохраняйте систему, которая публикует и оплачивает счета, авторитетную для финансовых балансов и транзакций.Бухгалтерский учет или ERP
Используйте финансовую систему для генеральных данных поставщиков, размещения, налоговой обработки, общего реестра, исполнения платежей и примирения.
Определить направление синхронизации, идентификаторы записей, владельца неисправности и доказательства, хранящиеся на передаче.Операционные меры
Измерение потока и исключенияне только объем счета
Используйте меры, которые показывают, становится ли процесс проще работать и движутся ли заблокированные счета к контролируемому результату.
- Полность приема
- Счетные счета, входящие в обзор с необходимым поставщиком, суммой, датой, файлом и контекстом кодирования.
- Задержка исключений
- Откройте счета по причине несоответствия или наличия, владельца, возраста, даты истечения срока и стоимости.
- Время утвердительного цикла
- Прошлое время от состояния готового к пересмотру до зафиксированного одобрения, возвращения или отказа.
- Готовность к оплате
- Утвержденные счета, которые все еще имеют блокировщик выпуска, отсутствуют контекст платежа или ожидается следующее действие.
- Прослеживаемость
- Счета с связанной историей состояния, доказательством принятия решений, сведением о финансовой системе и результатом закрытия.
Удостоверение контекста счета до пересмотра AP
Автоматизация AP зависит от полного учета счетов. Пропавший контекст поставщика, кодирования или покупки все равно создаст ручное наблюдение.
- Поставщик, номер счета, дата счета и срок действия.
- PO, контракт, просьба, центр затрат, отдел и кодирование полей.
- Владелец AP, статус кодирования, состояние первого обзора и отсутствие знамена информации.
- Дублируемые, несоответствующие или исключительные показатели.
Сделайте видимыми задержания и возвращенные предметы
Блокированный счет не должен выглядеть как обычный запас. Ему нужна причина, владелец, следующее действие и срок рождения.
- Задержите причину, возвратите причину владельца блокера и дату последующего.
- Владелец одобрения, статус решения, записи об обзоре и флаг эскалации.
- Пожилой до срока, разумный, владелец и продавец.
- Выпустите готовность после очистки блокатора.
Подключение одобрения к выпуску платежей
Утвержденные счета все еще требуют контролируемой подготовки платежей. Сохраняйте способ оплаты, готовность ACH и статус выпуска связанные с записью AP.
- Способ оплаты, срок платежа, владелец выпуска и статус платежа.
- ACH или банковский обзор, если это необходимо.
- Продавец отслеживает платежи и денежные переводы.
- Цель контрактного платежа или плановый обязательство, если это уместно.
Поле рабочего процесса AP
Поле автоматизации счетов, подлежащих оплате
Используйте эти поля, чтобы сохранить прием счетов, обзор AP, хранения, одобрения и готовность к оплате в одном процессе работы.
APшагЧто нужно фиксироватьБлокировщик избежалОтветственное лицо
ПриемПродавец, счет, сумма, дата истечения срока, файлPO.Отсутствует контекст счета.AP
КодированиеСчет GL, отдел, проект, центр затрат.Не могу одобрить или заплатить.Бухгалтерский учет
СогласованиеПодтверждение, решение, записки, обратная причина.Нет решения о выплате.Подтверждение
Держись.Придерживайтесь причины, владелец блокировки, дата последующего.Тихий заклад AP.APили просьбой
Готовность к оплатеСпособ оплаты, освобождение владельца, состояние работы.Утвержденный, но не оплаченный счет.AP или казначейство
Шаблоны
Подключение утверждения счета к готовности к платежу
Используйте руководство для определения полей рабочего процесса AP, а затем подключите утверждение счетов, запросы оплаты, выпуск ACH, отслеживание платежей поставщиков и расписания контрактных платежей.
Лучший шаблон для стартаЛучший исходный пункт: Отслеживающий счет
Начните здесь, когда финансам нужен один вид задержки для счетов, хранения, кодирования, готовности к оплате, отслеживания владельца и статуса старения.
Трекер счетов к оплатеОтслеживайте счета к оплате по поставщику, номеру счета, сумме, сроку оплаты, статусу кодирования, причине удержания, ответственному за обработку исключений и готовности к запуску платежей.
Процесс утверждения счетовИспользуйте шаблон рабочего процесса одобрения счета для проверки AP, финансового обзора, утверждения бюджета, исключений, истории принятия решений и готовности к платежам.
Запрос на счетСобирайте запросы на счета с данными получателя платежа, ссылками на счет и указанием ответственного в AP до начала проверки или планирования оплаты.
Форма запроса на оплатуСобирайте запросы на оплату, подтверждающие документы, согласования и статус выплаты в одном финансовом рабочем процессе, созданном в Jodoo.
Форма заявления на оплату ACHСобирайте ACH-запросы с банковскими данными поставщика, суммой, сроком, назначением, статусом согласования и выпуска платежа.
Шаблон формы авторизации платежаИспользуйте форму авторизации платежа, чтобы собрать платежные данные, файлы, статус проверки, решения ответственных и действия по AP.
Трекер выплат поставщикамОтслеживайте выплаты поставщикам, включая заблокированные счета, сроки перевода средств и статус оплаты, до того как необходимость связаться с поставщиками превратится в накопившуюся очередь задач.
Трекер графика платежей по договоруОтслеживайте этапы платежей по договору: поставщика, номер счета, сумму, срок оплаты, обязательные условия, статус согласования, причину удержания и готовность к запуску платежа.Исследуйте соответствующие шаблоны AP и финансов
См. расчет AP и рабочий процесс оплаты
Часто задаваемые вопросы
Вопросы по рабочим потокам автоматизации AP
Как автоматизировать кредиторскую задолженность?
Автоматизация оплачиваемого рабочего процесса счетов соединяет введение факторов, валидацию или соответствие, кодирование, одобрение, обработку исключений, готовность к платежам и историю состояния в одном регулируемом процессе. Он дает каждому счету текущего владельца, состояние решения, блокировщика и следующее действие вместо того, чтобы полагаться на электронное письмо.
Следить за AP - это то же самое, что одобрять счета?
- Нет, нет. Проведение проверки счета - направление одобрения конкретного счета. Трекер AP показывает более широкий запас счетов, держателей, владельцев, старения и готовности к оплате.
Где одобрение ACH входит в автоматизацию AP?
Одобрение ACH соответствует утверждению счета или платежа, когда финансированию требуются банковские проверки деталей, состояние выпуска, контекст перевода денежных средств и видимость владельца платежей.
Заменяет ли автоматизация рабочего процесса AP программное обеспечение по бухгалтерскому учету или ERP?
Обычно нет. Программное обеспечение по учету или ERP должно оставаться авторитетным для основных данных поставщиков, размещения, общей книги, исполнения платежей и согласования. Слой рабочего процесса может координировать прием, одобрение, исключения, доказательства и готовность вокруг этой системы.
В каком смысле OCR и интеллектуальная обработка документов подходят?
OCRили интеллектуальная обработка документов читает поступающие счета, классифицирует документы, выводит поля и отмечает неопределенные значения для проверки.APрабочий процесс затем направляет проверенный счет через сопоставление, кодирование, одобрение, разрешение исключения и готовность к платежу.
Как следует проверить рабочий процесс автоматизации счетов, подлежащих оплате?
Запустить чистый счет, дубликат, несовместимость PO, отсутствие кодирующей стоимости, возвращение одобрения, задержанный рецензент и отсрочку платежа. Убедитесь, что у каждого исключения есть владелец, дата истечения срока, история и видимый путь к готовности к оплате.
Следующий шаг
Откройте шаблон AP-трекера
Просмотреть шаблон Jodoo, а затем адаптировать статус счета, кодирование, очереди одобрения, причины задержки, готовность к оплате и панели AP вокруг вашего процесса.