Заказать демоЗарегистрироваться

Платформа

ПлатформаКонструктор приложенийКонструктор формРабочий процессДашбордИнтеграции

Решения

Заказы и складПроизводственный заказБережливое производствоОбслуживание оборудованияПослепродажные заявкиCRMУправление проектамиУправление задачамиСтроительство

ИИ-шаблоны

ИИ-шаблоны

Ресурсы

СправкаКраткое руководство по началу работыПартнерыСообществоШаблоныБлогО насБезопасность

Тарифы

Тарифы
Заказать демоЗарегистрироваться
ИИ-шаблоны
Руководства
Руководства по финансовым согласованиям
Руководство по автоматизации обработки счетов к оплате
Руководство

Руководство по автоматизации обработки счетов к оплате

Планируйте рабочие процессы автоматизации обработки счетов к оплате: прием счетов, бухгалтерскую разметку, согласование, блокировки, готовность к оплате и дашборды для контроля.

Автоматизация обработки счетов к оплате полезна, когда счета, бухгалтерская разметка, согласования, блокировки и готовность к оплате проходят через один прозрачный рабочий процесс. Используйте это руководство, чтобы определить поля и передачи задач перед выбором подходящего шаблона Jodoo.

Посмотреть поля для автоматизации счетов к оплатеОткрыть трекер счетов к оплате
Трекер счетов к оплатеНачните с: Трекер счетов к оплате
01

Фиксируйте контекст счета до проверки специалистами по кредиторской задолженности

Автоматизация обработки счетов к оплате зависит от полноты записей по счетам. Если данных о поставщике, разметке или закупке не хватает, все равно понадобятся ручные уточнения.

  • Поставщик, номер счета, дата счета, срок оплаты, сумма и файл.
  • Заказ на закупку, договор, заявитель, центр затрат, отдел и поля бухгалтерской разметки.
  • Ответственный за обработку счета, статус разметки, статус первичной проверки и флаг недостающей информации.
  • Индикаторы дубликата, расхождения или исключения.
02

Сделайте блокировки и возвращенные счета заметными

Заблокированный счет не должен выглядеть как обычная очередь. Для него нужны причина, ответственный, следующее действие и срок.

  • Причина блокировки, причина возврата, ответственный за устранение препятствия и дата последующего действия.
  • Ответственный за согласование, статус решения, примечания к проверке и флаг эскалации.
  • Разбивка по сроку оплаты, причине блокировки, ответственному и поставщику.
  • Готовность к проведению платежа после устранения препятствия.
03

Свяжите согласование с проведением платежа

Даже согласованные счета требуют контролируемой подготовки платежа. Держите способ оплаты, готовность ACH-платежа и статус проведения связанными с записью по счету к оплате.

  • Способ оплаты, платежный цикл, ответственный за проведение и статус платежа.
  • Проверка ACH или банковских данных, когда она требуется.
  • Трекер платежей поставщикам и примечания к платежу.
  • Этап оплаты по договору или плановое обязательство, если применимо.
Поля рабочего процесса по счетам к оплате

Поля автоматизации счетов к оплате

Используйте эти поля, чтобы вести прием счетов, проверку, блокировки, согласование и готовность к оплате в одном рабочем процессе.

Этап обработки счетовЧто фиксироватьКакого препятствия избежатьОтветственный
ПриемПоставщик, счет, сумма, срок оплаты, файл, заказ на закупку.Не хватает контекста по счету.Команда по счетам к оплате
Бухгалтерская разметкаБухгалтерский счет, отдел, проект, центр затрат.Нельзя согласовать или оплатить.Бухгалтерия
СогласованиеОтветственный за согласование, решение, примечания, причина возврата.Нет решения по оплате.Ответственный за согласование
БлокировкаПричина блокировки, ответственный за устранение препятствия, дата последующего действия.Незаметная очередь счетов к оплате.Команда по счетам к оплате или заявитель
Готовность к оплатеСпособ оплаты, ответственный за проведение, статус платежного цикла.Счет согласован, но не оплачен.Команда по счетам к оплате или казначейство
Шаблоны

Свяжите согласование счета с готовностью к оплате

Используйте руководство, чтобы определить поля рабочего процесса по счетам к оплате, а затем связать согласование счетов, запросы на оплату, отправку ACH-платежей, отслеживание оплат поставщикам и графики платежей по договорам.

Лучший шаблон для стартаЛучшая отправная точка: трекер счетов к оплате

Начните здесь, если финансовой команде нужно единое представление очереди по счетам, блокировкам, разметке, готовности к оплате, контролю ответственных и статусу просрочки.

Трекер счетов к оплатеТрекер счетов к оплатеОтслеживайте счета к оплате по поставщику, номеру счета, сумме, сроку оплаты, статусу кодирования, причине удержания, ответственному за обработку исключений и готовности к запуску платежей.Рабочий процесс согласования счетов APРабочий процесс согласования счетов APНаправляйте счета поставщиков на проверку кодов учета, согласование, разбор причин блокировки, обработку исключений, аудитный след и контроль готовности к оплате.Запрос на счетЗапрос на счетСобирайте запросы на счета с данными получателя платежа, ссылками на счет и указанием ответственного в AP до начала проверки или планирования оплаты.Форма запроса на оплатуФорма запроса на оплатуСобирайте запросы на оплату с данными получателя, подтверждающими документами и статусом готовности к согласованию до перечисления средств.Форма запроса на ACH-платежФорма запроса на ACH-платежСобирайте запросы на ACH-платежи с банковскими реквизитами поставщика, суммой счета, сроком оплаты, контекстом назначения платежа, статусом согласования и отслеживанием включения в платежный цикл.Шаблон формы авторизации платежаШаблон формы авторизации платежаИспользуйте форму авторизации платежа, чтобы собрать платежные данные, файлы, статус проверки, решения ответственных и действия по AP.Трекер выплат поставщикамТрекер выплат поставщикамОтслеживайте выплаты поставщикам, включая заблокированные счета, сроки перевода средств и статус оплаты, до того как необходимость связаться с поставщиками превратится в накопившуюся очередь задач.Трекер графика платежей по договоруТрекер графика платежей по договоруОтслеживайте этапы платежей по договору: поставщика, номер счета, сумму, срок оплаты, обязательные условия, статус согласования, причину удержания и готовность к запуску платежа.
Часто задаваемые вопросы

Вопросы о рабочих процессах автоматизации счетов к оплате

Что такое автоматизация счетов к оплате?

Автоматизация счетов к оплате структурирует прием счетов, бухгалтерскую разметку, согласование, обработку исключений и готовность к оплате, чтобы специалисты по кредиторской задолженности сокращали ручные уточнения и ясно видели очередь.

Трекер счетов к оплате — это то же самое, что согласование счетов?

Нет. Согласование счета направляет конкретный счет на проверку. Трекер счетов к оплате показывает более широкую очередь по счетам, блокировкам, ответственным, срокам задолженности и готовности к оплате.

Где согласование ACH вписывается в автоматизацию счетов к оплате?

Согласование ACH выполняется после согласования счета или платежа, когда финансовой команде нужна проверка банковских реквизитов, статус проведения, контекст платежа и видимость ответственного за оплату.

Следующий шаг

Откройте шаблон трекера счетов к оплате

Откройте предпросмотр шаблона Jodoo, затем адаптируйте статусы счетов, бухгалтерскую разметку, очереди согласования, причины блокировки, готовность к оплате и дашборды по счетам к оплате под свой процесс.

Предпросмотр этого шаблона