워크플로 자동화: 정의, 예제 및 작동 방식

워크플로 자동화는 무엇입니까?

워크플로 자동화는 반복 가능한 비즈니스 프로세스를 조정하기 위해 소프트웨어 규칙을 사용하는 것입니다. 요청이나 사건을 캡처하고, 조건을 평가하고, 다음 단계에 대한 배정 또는 경로를 지정하고, 판단이 필요한 인간의 결정을 기록하며, 승인된 행동을 수행하고, 현재 상태와 이력를 가시적으로 유지합니다.

• 워크플로은 업무, 담당자, 의사결정 및 결과의 전체 순서입니다.
• 자동화는 그 순서 안에서 규칙에 의한 움직임이나 행동입니다.
• 목표는 신뢰할 수 있는 프로세스 기록입니다. 단순히 클릭이 줄어드는 것이 아닙니다.

워크플로 자동화는 트리거에서 클로즈까지 어떻게 작동하는지

워크플로은 제출된 양식, 변경 된 기록, 예정된 날짜 또는 시스템 이벤트와 같은 트리거로 시작합니다. 워크플로은 다음 조건들을 적용하고, 작업을 할당하고, 필요하면 승인을 요청하며, 자동으로 동작을 수행하고 최종 결과 또는 해결되지 않은 예외를 기록합니다.

• 트리거가 프로세스를 시작합니다. 필요한 필드는 입력을 사용할 수 있도록 합니다.
• 조건은 금액, 위험, 부서, 카테고리 또는 지위를 평가합니다.
• 인간의 검토는 판단, 정책 예외 및 책임의 순환에 머물러 있습니다.
• 자동화된 동작은 기록을 업데이트하거나 담당자를 할당하거나 알림를 보내거나 작업을 일정에 맞춰서 시스템을 통합하거나 문서를 생성할 수 있습니다.
• 대시보드와 이력에서는 대기 작업, 늦은 단계, 예외 및 완료된 결과를 보여줍니다.

비즈니스 팀의 업무 흐름 자동화 사례

재무 승인, 구매 요청, 직원 인보딩, IT 액세스, 문서 제어, 검사 및 작업 주문은 구조화된 접수, 인식 가능한 의사 결정, 여러 가지 전달을 결합하기 때문에 일반적인 예입니다. 그리고 완성된 것을 명확하게 정의합니다. 위의 예제 매트릭스는 각각의 프로세스를 그 트리거, 자동 출력 및 성공 메트릭에 연결합니다.

디지털, 비즈니스, 저 코드 및 지능형 워크플로 자동화

이 용어는 서로 다른 범위를 설명하거나 네 개의 관계없는 제품 카테고리보다는 다양한 구축 방법을 설명합니다. 디지털 워크플로 자동화는 수동 전달을 연결된 기록과 규칙으로 대체합니다. 비즈니스 워크플로우 자동화는 그 패턴을 운영 프로세스에 적용합니다. 저 코드 워크플로 자동화는 팀들이 프로세스를 시각적으로 구성할 수 있게 해줍니다. 지능적인 워크플로 자율은 AI 지원 된 분류, 추출, 권고 또는 결정을 명시적 인 지배로 추가합니다.

• 디지털 업무 흐름 자동화는 추적 가능한 디지털 프로세스를 통해 정보와 의사결정을 이동시키는 것을 강조합니다.
• 비즈니스 워크플로우 자동화는 팀, 역할 및 시스템에서 운영 결과를 강조합니다.
• 로코드 또는 노 코드 워크플로 자동화는 양식, 규칙, 시각 및 통합이 구성되는 방식을 강조합니다.
• 지능적이거나AI워크플로 자동화는 분류, 추출, 요약 또는 추천을 할 수 있지만 담당자는 여전히 신뢰와 예외 및 최종 책임에 대한 지배가 필요합니다.

비즈니스 프로세스 워크플로우 자동화는 무엇입니까?

비즈니스 프로세스 워크플로우 자동화는 개별 업무 흐름, 사람, 규칙, 기록 및 시스템 행동을 연결하여 광범위한 비즈니스 프로세스를 엔드-투-엔드 결과로 이동합니다. 이 문구는 두 가지 범위를 결합합니다. 워크플로 자동화는 정의된 일련의 과제 및 의사결정을 조정하고, 비즈니스 프로세스 자동화는 더 큰 운영 과정에 걸쳐 여러 업무 흐름과 시스템을 조정합니다.

• 승인, 탑재 요청, 문서 검토 또는 예외 해결 등 한 가지 제한된 시퀀스에 대한 워크플로 자동화를 사용하십시오.
• 비즈니스 프로세스 자동화를 사용하면 결과물이 여러 워크플로우, 팀, 소스 시스템, 핸도프 및 성능 측정을 넘나들 때 사용됩니다.
• 이름의 프로세스 담당자, 시스템 레코드 경계, 예외 담당자 및 개별 워크플로이 별도로 자동화 될 경우에도 엔드-투-엔드 성공 메트릭을 유지하십시오.
• 공식적인 모델링, 프로세스 마이닝, 엔터프라이즈 거버넌스, 대규모 크로시스템 실행 또는 지속적인 프로세스 최적화가 핵심이 될 때 BPM 또는 프로세스 오케스트레이션을 선택하십시오.

통합, RPA 및 BPM에서 워크플로 자동화를 분리

이러한 접근 방식은 함께 작동할 수 있지만 서로 다른 계층을 해결합니다. 워크플로 자동화는 반복 가능한 비즈니스 프로세스와 그 담당자를 조정합니다. 통합은 데이터를 시스템들 사이에 이동시킵니다. RPA는 인터페이스에서 사용자 동작을 모방합니다. 비즈니스 프로세스 관리는 팀과 시스템에서 광범위한 엔드-투-엔드 프로세스를 지배하고 개선합니다.

• 양식, 승인, 할당, 리마인더, 증빙 자료 및 상태가 주요 격차인 경우 구성 가능한 워크플로을 사용하십시오.
• 신뢰할 수 있는 시스템이 데이터를 교환하거나 행동을 촉발할 때 통합을 사용한다.
• 기존 인터페이스에는 실용적인 API가 없을 때 RPA를 사용하며 반복 가능한 화면 작업이 자동화되어야 합니다.
• 조직이 프로세스 아키텍처, 모델링, 거버넌스 및 많은 워크플로에서 지속적인 개선이 필요할 때 BPM를 사용합니다.

업무 흐름 자동화의 이점과 이를 증명하는 측정값

자동화는 측정 가능한 운영 결과를 향상시키면 가치를 창출합니다. 얼마나 많은 단계가 자동화되었는지 보고하기보다는 속도, 품질, 책임감, 예외 처리 등에 대한 과정과 그 전후의 과정을 비교하십시오.

• 취득부터 결정 또는 종료까지의 사이클 시간
• 첫 번째 통과의 완전성 및 반환 또는 재작업률
• 시간이 걸리면서, 담당자, 팀 또는 승인을 받는 단계로 기다립니다.
• 과장률, 예외 연령, 격상 수와 재개 작업
• 정책 준수, 의사 결정 이력의 완전성 및 감사 증빙 자료.

프로세스 적합성에 따라 워크플로 자동화 소프트웨어를 선택

올바른 플랫폼은 여러분의 팀의 기록과 결정에 맞아야 합니다. 양식 및 조회에 대해 얼마나 빨리 구성하고, 라우팅 규칙을 표현하고, 인적 검토를 보존하고, 예외를 처리하며, 시스템을 연결하고, 액세스 권한을 제어하고 유지보수 부담을 발생시키지 않고 워크플로에 대한 보고서를 작성할 수 있는지 평가하십시오.

• 프로세스, 데이터 모델, 담당자, 조건, 예외 및 성공 메트릭으로 시작하십시오.
• 개별적으로 기능 목록을 비교하는 대신 실제 워크플로을 테스트하십시오.
• 금융, ERP, CRM, HRIS, 문서 또는 전문 시스템 책임에 대해 명확하게 유지하십시오.
• 시스템 간 프로세스 거버넌스가 주요 요구 사항이 될 때 더 넓은 BPM 또는 오케스트레이션 플랫폼을 선택하십시오.