การแยก ใบแจ้งหนี้ ของประจําจากข้อมูลที่หายไป, ความไม่ตรงกับความเป็นจริง, จัดเก็บและการรับรองคืน
คู่มือ
คู่มือระบบอัตโนมัติสำหรับเวิร์กโฟลว์เจ้าหนี้
สร้างกระบวนการอัตโนมัติสำหรับรับใบแจ้งหนี้ ตรวจสอบความตรงกัน ลงรหัสบัญชี อนุมัติ จัดการข้อยกเว้น เตรียมชำระเงิน และรายงานเจ้าหนี้
ระบบอัตโนมัติสำหรับเวิร์กโฟลว์เจ้าหนี้เชื่อมใบแจ้งหนี้แต่ละใบกับข้อมูล ผู้รับผิดชอบ การตัดสินใจ ข้อยกเว้น และสถานะความพร้อมชำระเงินที่จำเป็น คู่มือนี้ช่วยกำหนดกระบวนการปฏิบัติงาน ระบุว่าระบบใดรับผิดชอบในแต่ละส่วน และตรวจสอบแอปติดตามเจ้าหนี้ของ Jodoo ที่ใช้งานได้จริงก่อนปรับให้เข้ากับกระบวนการการเงินของคุณ
เริ่มจาก: ตัวติดตามงานเจ้าหนี้การค้าตอบตรง
ระบบอัตโนมัติสำหรับเจ้าหนี้การค้าคืออะไร
การอัตโนมัติกระบวนการทํางานที่ต้องจ่ายบัญชีสอดคล้องกับวิธีการรับ ใบแจ้งหนี้, ยืนยัน, ติดต่อ, รหัส, อนุมัติ, แก้ไข, จัดเตรียมเพื่อชําระเงิน และปรับปรุง. มันเชื่อมโยง ใบแจ้งหนี้ กับผู้รับผิดชอบ, กติกาการตัดสินใจ, วันหมดอายุ, ข้อยกเว้น, หลักฐาน, และประวัติสถานะเพื่อ AP สามารถเห็นสิ่งที่พร้อม, อะไรถูกขัง, และใครกระทําต่อไป
การอัตโนมัติกระบวนการที่ต้องจ่ายบัญชี ไม่จําเป็นต้องมีสินค้าเดียวเป็นผู้รับผิดชอบทุกขั้นตอน การทํางานที่อัตโนมัติของบัญชีต้องจ่ายใช้ OCR หรือการแปรรูปเอกสารสําหรับการจับ, Jodoo สําหรับการตรวจสอบและติดตามการยกเว้นได้แบบตั้งค่า และ ERP หรือระบบบัญชีเพื่อส่งเงินและชําระเงิน.
ให้ความสําคัญในการทํางานตามวันกําหนด, อายุ, คุ้มค่า, โบลเกอร์ และการเตรียมพร้อมแทนลําดับของกล่องจดหมาย
ทําให้บทความที่พิจารณา, ผลงาน, ความคิดเห็น, เหตุผลการกลับมา และประวัติสถานะสามารถค้นหาได้
กระบวนการอัตโนมัติบัญชีที่ต้องจ่าย
สร้างกระบวนการทํางาน จากการรับ ใบแจ้งหนี้ ไปยังการประสานงาน
ให้ทุกระยะบันทึกขั้นต่ํา การควบคุมอย่างชัดเจน และผู้รับผิดชอบชื่อ อัตโนมัติการส่งมือแบบประจํา โดยยังคงให้ความผิดตรง, ข้อมูลหายไป, การตัดสินใจกลับคืน และการรวมกันที่ล้มเหลว เป็นงานที่ต้องแก้ไข
- 01
รับและลงทะเบียน
ไฟล์ ใบแจ้งหนี้ ผู้ขาย เบอร์ เงินประมาณ วันเงินแหล่งและผู้รับผิดชอบการเข้า
กองที่ต้องการและตรวจสอบระบุการสํารองสองครั้ง ก่อนที่ ใบแจ้งหนี้ จะเข้าสู่การตรวจสอบ - 02
ยืนยันและตรงกัน
สถานที่ PO, ใบรับรอง,สัญญา,ภาษี,รายละเอียดทางธนาคารและความไว้วางใจในการเก็บเงินเมื่อเหมาะสม
การไม่ตรงกับเส้นทางหรือค่าที่ไม่แน่นอนให้ผู้รับผิดชอบการยืนยันชื่อ - 03
โก๊ดและจัดประเภท
หน่วยงาน, กรม, บัญชี GL, ศูนย์ค่าใช้จ่าย, โครงการ, ประเภทและผู้รับผิดชอบบัญชี
ป้องกันการอนุมัติในการซ่อนรอกโค๊ดที่หายไปหรือขัดแย้ง - 04
ยอมรับ หรือแก้ไข
ยอมรับ ราคาขั้นต่ํา ตัดสินใจ ความคิดเห็น
ให้มีการตรวจสอบการอนุมัติและข้อยกเว้นที่เกี่ยวข้องกับฉบับ ใบแจ้งหนี้ และสถานการณ์ทางธุรกิจ - 05
เตรียมจ่าย
วิธีการชําระเงิน การดําเนินงาน วันที่หมดอายุ สถานการณ์การเตรียมพร้อม ผู้รับผิดชอบการปล่อย และบล็อกเกอร์สุดท้าย
การอนุมัติแยกจากการอนุญาตจ่ายและการดําเนินงาน - 06
โพสต์และปรับปรุง
ERP หรืออ้างอิงบัญชี สถานการณ์การจ่ายเงิน การส่งเงิน ผลการปรับปรุงและประวัติการปิด
ปิดเมื่อระบบการเงินที่มีอํานาจยืนยันผล
แผน vs AP อัตโนมัติ
แทนการไล่ตามตู้จดหมายด้วยควบคุมและข้อยกเว้นที่เห็น
อัตโนมัติควรเปลี่ยนวิธีการควบคุมงาน ไม่ใช่แค่ย้ายโซ่อีเมลเดียวกันไปยังเครื่องมืออื่น เปรียบเทียบจุดผิดพลาดมือกับบันทึก กฎ ผู้รับผิดชอบ และมาตรการที่ควรแทน
ขั้นตอน APกระบวนการทํางานมือการควบคุมอัตโนมัติการวัด
การรับบัญชีค่า ใบแจ้งหนี้ จะมาผ่านกล่องจดหมายหรือไฟล์ที่แยกกัน และ AP เล่นในสภาพเดียวกันการบันทึกการเข้าแบบโครงสร้างจะยืนยันสนามที่ต้องการและเก็บไฟล์แหล่งติดต่อความครบถ้วนของการผ่านครั้งแรกและอัตราการทํางานใหม่
การตรวจสอบความตรงกันนักวิเคราะห์เปรียบเทียบ ใบแจ้งหนี้, คําสั่งซื้อ, ใบรับรองและสัญญาในระบบต่าง ๆผลผลและความแตกต่างที่ตรงกัน จะไปยังผู้รับผิดชอบการยกเว้นที่ถูกต้อง พร้อมหลักฐานอัตราการไม่ตรงกัน, อายุของการยกเว้น และค่า
การลงรหัสGL ศูนย์ค่าใช้จ่าย โครงการ และคําถามภาษีส่งผ่านอีเมลหรือแชทสาขาที่ต้องเขียนโค้ด,สถานะการยืนยัน และเหตุผลที่กลับมาอยู่ในบันทึก ใบแจ้งหนี้ระยะเวลารอบการโค๊ดและอัตราการตอบแทน
การอนุมัติAP ส่ง ใบแจ้งหนี้ และถามหลายครั้งว่าใครควรตัดสินใจหรือทําไมมันช้ากฎหมายมอบผู้อนุมัติ การรักษาสถานการณ์ในการตัดสินใจ และเพิ่มการทํางานที่ช้าระยะเวลาการอนุมัติและการตัดสินใจที่ชําระ
ความพร้อมในการชำระเงินการอนุมัติถูกพิจารณาเป็นหลักฐานว่า ใบแจ้งหนี้ ได้กําหนดการหรือจ่ายการอนุมัติ เตรียมจ่าย ปล่อยตัว สถานที่ได้รับเงิน และการปรับปรุงยังคงเป็นรัฐที่แตกต่างกันเตรียมชําระเงิน ล่าสุดและไม่ถึงวันที่กําหนดการ
การติดตามการตรวจสอบการเงินสร้างประวัติศาสตร์ใหม่ จากข้อความ ไฟล์ และบันทึกระบบบัญชีบัญชีเก็บผู้รับผิดชอบ, การตัดสินใจ, ข้อยกเว้น, หลักฐานและการอ้างอิงระบบการเงินรายงานที่สามารถติดตามและข้อขาดหลักฐาน
ความเหมาะสมและการยกเว้น
ให้เส้นทางการชําระบัญชีแต่ละครั้ง มีการควบคุมที่แตกต่างกัน
อย่าอธิบายตราทุกใบว่า คู่กัน. กําหนดสิ่งที่เปรียบเทียบ, ความอดทนที่ล้มเหลว, ใครเป็นผู้รับผิดชอบความแตกต่าง, และหลักฐานอะไรที่ต้องการก่อนที่จะปล่อยตัว
ยืนยันสถานการณ์ธุรกิจก่อนการอนุมัติ
เรียกผู้ขาย, ผู้ขอ, ข้อตกลงหรือหลักฐานการบริการ, โคดิ้ง, ผู้รับผิดชอบธุรกิจ และเหตุผลเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อไม่มีคําสั่งซื้อ
ส่งชําระบัญชีที่ไม่สมบูรณ์หรือไม่ได้รับการสนับสนุนกลับก่อนที่พวกเขาเข้าแถวการอนุมัติเปรียบเทียบ ใบแจ้งหนี้ กับการสั่งซื้อ
ราคาบันทึก, จํานวน, เงินการเงิน,ภาษี, ผู้ให้บริการและความแตกต่างระดับเส้นระหว่าง ใบแจ้งหนี้ และ PO
ส่งความล้มเหลวของความอดทนให้กับผู้ซื้อ, ผู้ขอหรือผู้รับผิดชอบการยกเว้น APเพิ่มหลักฐานการรับสินค้าไปยังการตัดสินใจ
เปรียบเทียบ ใบแจ้งหนี้ กับการสั่งซื้อสินค้าและใบรับของสินค้าหรือบริการ ก่อนที่พร้อมชําระเงิน
ทําให้ความขาดแคลน ของสินค้า ที่เสียหาย รายรับบางส่วน และ ความแตกต่าง ใน เวลา เห็นได้ จนกว่า จะถูกแก้ไขจองแหล่งฉบับและการเปลี่ยนแปลงข้อมูลผู้ขาย
เผยแปลตัวสําเนา, รายการไม่ธรรมดา, การเปลี่ยนแปลงรายละเอียดธนาคาร, ปัญหาภาษี หรือค่าที่ถอดออกมาไม่แน่นอนเพื่อตรวจสอบอิสระ
การแยกตัวผู้แก้ไขการยกเว้นจากคนที่อนุญาตให้มีการจ่ายเงิน เมื่อนโยบายต้องการการทํางาน Jodoo AP ในปฏิบัติการ
ตรวจสอบการเข้า ใบแจ้งหนี้, ประวัติสถานะ และกระดานดาร์ชบอร์ดที่เก่า
ติดตามบันทึกที่ทีม AP ใช้ในการเคลื่อนไหว ใบแจ้งหนี้tions ผ่านการตรวจสอบและการติดตามเว้น เปิดวิวใดๆ เพื่อสํารวจแอพ Jodoo และปรับการทํางานให้เหมาะกับกระบวนการของคุณ
เลือกชั้น AP ที่เหมาะสม
ที่ Jodoo ใส่และเมื่อใช้งาน พลาทฟอร์ม AP ผู้เชี่ยวชาญ
Jodoo มีความแข็งแกร่งที่สุดในฐานะการทํางานที่สามารถปรับปรุงได้ และชั้นข้อยกเว้นรอบบันทึกทางการเงิน จัดการจับ, ส่งออกและจ่ายเงินในระบบเชี่ยวชาญ เมื่อนั่นเป็นความต้องการหลัก
- สาขา ใบแจ้งหนี้tions, เส้นทางการอนุมัติ เหตุผลของการยกเว้น และแถวผู้รับผิดชอบต้องตรงกับกระบวนการของคุณ
- APจําเป็นต้องมีการเตือน, ประวัติสถานะ, หลักฐานสนับสนุน และดัชบอร์ดที่สามารถตั้งค่าได้
- คุณต้องการชั้นตรวจสอบที่สามารถเสริมระบบบัญชีหรือ ERP ที่มีอยู่
- OCR ไม่สัมผัสขนาดใหญ่, การชําระเงินอิเล็กทรอนิกส์ หรือเครือข่ายผู้จัดจําหน่ายเป็นบังคับใช้
- การตรงกับ ERP ของพื้นที่ การยืนยันภาษี การควบคุมการโกง หรือการดําเนินการชําระเงิน เป็นความจําเป็นหลัก
- การเงินต้องการผลิตภัณฑ์ AP ตัวเอง เพื่อเป็นผู้รับผิดชอบการจัดจดทะเบียน, การชําระเงิน และผลงานหลักฐานที่มีอํานาจ
ขอบเขตระบบ
ตัดสินใจว่าระบบใดคือของ การจับ, กระบวนการทํางาน, และความจริงทางการเงิน
การอัตโนมัติ AP มักรวมถึงมากกว่าสินค้าเดียว มอบงานให้ทุกชั้นชัดเจน และทําให้ตัวประชานะคะแนน สินครอนิเมชั่นทิศทาง ผู้รับผิดชอบความล้มเหลวและหลักฐานการสอดคล้องชัดเจน ก่อนเลือกโปรแกรม
การแปรรูปเอกสารแบบ OCR หรือฉลาด
ใช้ชั้นนี้เพื่อประเภทไฟล์ ใบแจ้งหนี้ สร้างสนาม คะแนนความมั่นใจ และเส้นทางค่าไม่แน่นอนสําหรับการยืนยัน
การถอดไม่ได้แทนการอนุมัติธุรกิจ, ผู้รับผิดชอบเฉพาะตัว, การจัดจ้างหรือการควบคุมการจ่ายเงินรายงาน AP Jodoo และการติดตาม
ใช้บันทึกที่สามารถตั้งค่าได้ รูปแบบ ประวัติสถานะ รายการผู้มีสินค้า จําเตือน การอนุมัติ ล็อกข้อยกเว้น และดัชบอร์ดรอบ ใบแจ้งหนี้
ระบบที่ส่งและชําระ ใบแจ้งหนี้ ให้เป็นสิทธิภาพสําหรับสมดุลเงินและธุรกิจการบัญชี หรือ ERP
ใช้ระบบการเงินสําหรับข้อมูลหลักของผู้จัดจําหน่าย, การจัดจ้าง, การบํารุงภาษี, หนังสือบัญชีทั่วไป, การดําเนินการชําระเงิน และการประสานงาน
กําหนดทิศทางสัญลักษณ์ บันทึกตัวประจํา ผู้รับผิดชอบความล้มเหลว และหลักฐานที่เก็บไว้ตลอดการส่งมาตรการดําเนินงาน
การวัดกระแสและการยกเว้น
ใช้มาตรการที่เปิดเผยว่ากระบวนการจะเริ่มง่ายขึ้นหรือไม่ และว่า ใบแจ้งหนี้ ที่ถูกกักขวางกําลังเคลื่อนไปสู่ผลที่ควบคุม
- ความครบถ้วนของการรับประทาน
- บัญชีเข้าตรวจสอบพร้อมกับผู้ให้บริการที่ต้องการ เงิน, วัน, รายงานและสภาพของการโค๊ด
- รายการที่เหลือ
- เปิด ใบแจ้งหนี้tions โดยไม่ตรงกันหรือถือเหตุผล, ผู้รับผิดชอบ, อายุ, วันชําระและค่า
- ระยะเวลารอบการอนุมัติ
- เวลาที่ผ่านมาจากสถานการณ์พร้อมการตรวจสอบถึงการรับรอง, การคืนหรือการปฏิเสธ
- ความพร้อมในการชำระเงิน
- บัญชีที่ได้รับการอนุมัติ ที่ยังมีเครื่องป้องกันการปล่อย, หมดสภาพของการจ่ายเงิน, หรือช้าไปในการกระทําต่อไป
- การตรวจสอบย้อนหลัง
- บัญชีที่มีประวัติสถานะที่เกี่ยวข้องหลักฐานการตัดสินใจ รายงานระบบการเงิน และผลปิด
เก็บข้อมูลใบแจ้งหนี้ให้ครบก่อนการตรวจสอบของ AP
ระบบอัตโนมัติของ AP ต้องอาศัยเรคคอร์ดใบแจ้งหนี้ที่ครบถ้วน หากขาดข้อมูลผู้ขาย การลงรหัส หรือบริบทการจัดซื้อ ก็ยังต้องมีการติดตามงานด้วยตนเอง
- ผู้ขาย เลขที่ใบแจ้งหนี้ วันที่ใบแจ้งหนี้ วันครบกำหนด ยอดเงิน และไฟล์แนบ
- PO สัญญา ผู้ขอ ศูนย์ต้นทุน แผนก และฟิลด์การลงรหัส
- ผู้รับผิดชอบงาน AP สถานะการลงรหัส สถานะการตรวจสอบครั้งแรก และตัวบ่งชี้ข้อมูลไม่ครบ
- ตัวบ่งชี้รายการซ้ำ ข้อมูลไม่ตรงกัน หรือข้อยกเว้น
ทำให้รายการพักและรายการที่ส่งกลับมองเห็นได้ชัดเจน
ใบแจ้งหนี้ที่ถูกบล็อกไม่ควรดูเหมือนงานค้างทั่วไป ควรมีเหตุผล ผู้รับผิดชอบงาน ขั้นตอนถัดไป และวันครบกำหนดที่ชัดเจน
- เหตุผลการพักรายการ เหตุผลที่ส่งกลับ ผู้รับผิดชอบตัวบล็อก และวันที่ติดตามงาน
- ผู้รับผิดชอบการอนุมัติ สถานะการตัดสินใจ บันทึกการตรวจสอบ และธงการยกระดับ
- สถานะค้างนานตามวันครบกำหนด เหตุผลการพักรายการ ผู้รับผิดชอบงาน และผู้ขาย
- ความพร้อมในการปล่อยรายการหลังจากแก้ไขตัวบล็อกแล้ว
เชื่อมการอนุมัติกับการปล่อยชำระเงิน
ใบแจ้งหนี้ที่อนุมัติแล้วก็ยังต้องมีการเตรียมการชำระเงินอย่างมีการควบคุม ให้ข้อมูลวิธีชำระเงิน ความพร้อมของ ACH และสถานะการปล่อยชำระเงินเชื่อมกับเรคคอร์ด AP ไว้เสมอ
- วิธีชำระเงิน รอบการจ่ายเงิน ผู้รับผิดชอบการปล่อยชำระเงิน และสถานะการชำระเงิน
- การตรวจสอบ ACH หรือธนาคารเมื่อจำเป็น
- ตัวติดตามการชำระเงินให้ผู้ขายและหมายเหตุการโอนเงิน
- หลักไมล์การชำระเงินตามสัญญาหรือภาระผูกพันตามกำหนดการเมื่อเกี่ยวข้อง
ฟิลด์เวิร์กโฟลว์ AP
ฟิลด์ระบบอัตโนมัติสำหรับเจ้าหนี้การค้า
ใช้ฟิลด์เหล่านี้เพื่อรวมการรับใบแจ้งหนี้ การตรวจสอบ AP การพักรายการ การอนุมัติ และความพร้อมในการชำระเงินไว้ในเวิร์กโฟลว์เดียว
ขั้นตอน APสิ่งที่ต้องเก็บปัญหาที่หลีกเลี่ยงได้ผู้รับผิดชอบ
การรับคำขอผู้ขาย ใบแจ้งหนี้ ยอดเงิน วันครบกำหนด ไฟล์ และ POขาดบริบทของใบแจ้งหนี้AP
การลงรหัสบัญชี GL แผนก โครงการ และศูนย์ต้นทุนไม่สามารถอนุมัติหรือชำระเงินได้ฝ่ายบัญชี
การอนุมัติผู้อนุมัติ การตัดสินใจ บันทึก และเหตุผลที่ส่งกลับไม่มีการตัดสินใจเรื่องการชำระเงินผู้อนุมัติ
การพักรายการเหตุผลการพักรายการ ผู้รับผิดชอบตัวบล็อก และวันที่ติดตามงานงานค้างของ AP ที่มองไม่เห็นAP หรือผู้ขอ
ความพร้อมในการชำระเงินวิธีชำระเงิน ผู้รับผิดชอบการปล่อยชำระเงิน และสถานะรอบการจ่ายใบแจ้งหนี้อนุมัติแล้วแต่ยังไม่จ่ายAP หรือฝ่ายคลัง
เทมเพลต
เชื่อมการอนุมัติใบแจ้งหนี้เข้ากับความพร้อมในการชำระเงิน
ใช้คู่มือนี้เพื่อกำหนดฟิลด์ของเวิร์กโฟลว์ AP จากนั้นเชื่อมการอนุมัติใบแจ้งหนี้ คำขอชำระเงิน การปล่อย ACH การติดตามการชำระเงินให้ผู้ขาย และตารางการชำระเงินตามสัญญา
เทมเพลตที่เหมาะที่สุดสำหรับการเริ่มต้นจุดเริ่มต้นที่เหมาะที่สุด: ตัวติดตามเจ้าหนี้การค้า
เริ่มที่นี่เมื่อทีมการเงินต้องการมุมมองงานค้างแบบรวมสำหรับใบแจ้งหนี้ รายการพัก การลงรหัส ความพร้อมในการชำระเงิน การติดตามผู้รับผิดชอบงาน และสถานะค้างนาน
ตัวติดตามงานเจ้าหนี้การค้าติดตามใบแจ้งหนี้ AP ตามผู้ขาย หมายเลขใบแจ้งหนี้ ยอดเงิน วันครบกำหนด สถานะการลงรหัส เหตุผลการพักรายการ เจ้าของงานข้อยกเว้น และความพร้อมสำหรับรอบการจ่ายเงิน
กระบวนการรับรองใบชําระใช้แบบลักษณะการทํางานของการอนุมัติ ใบแจ้งหนี้ สําหรับการยืนยัน AP, การตรวจสอบการเงิน, การอนุมรับงบประมาณ, ข้อยกเว้น, ประวัติการตัดสินใจ และความพร้อมในการจ่าย
คำขอใบแจ้งหนี้รวบรวมคำขอใบแจ้งหนี้พร้อมรายละเอียดผู้รับเงิน ข้อมูลอ้างอิงใบแจ้งหนี้ และผู้รับผิดชอบ AP ที่มองเห็นได้ก่อนเริ่มการตรวจสอบหรือกำหนดรอบการชำระเงิน
ฟอร์มคำขอชำระเงินเก็บคำขอชำระเงิน เอกสารประกอบ การอนุมัติ และสถานะการจ่ายเงินไว้ในเวิร์กโฟลว์การเงินเดียวที่สร้างบน Jodoo
แบบฟอร์มขอชําระเงิน ACHรวบรวมคําขอชําระเงินของ ACH ด้วยรายละเอียดทางธนาคารผู้จัดจําหน่าย, เงิน ใบแจ้งหนี้, วันหมดอายุ, สถานการณ์การส่งเงิน, สภาพการอนุมัติ และการติดตามการปล่อยการจ่าย
เทมเพลตแบบฟอร์มอนุมัติการชำระเงินใช้แบบฟอร์มอนุมัติการชำระเงินเพื่อรวบรวมรายละเอียดการชำระเงิน ไฟล์ประกอบ สถานะการตรวจทาน การตัดสินใจของผู้รับผิดชอบ และงานติดตามจาก AP.
ตัวติดตามการชำระเงินให้ผู้ขายติดตามการจ่ายเงินให้ผู้ขายด้วยการดูใบแจ้งหนี้ที่ถูกระงับ ช่วงเวลาการโอนเงิน และสถานะการชำระเงิน ก่อนที่การติดตามผู้ขายจะกลายเป็นงานค้างสะสม
ตัวติดตามกำหนดการชำระเงินตามสัญญาติดตามไมล์สโตนการชำระเงินตามสัญญาพร้อมข้อมูลผู้ขาย เลขที่ใบแจ้งหนี้ จำนวนเงิน วันครบกำหนด เอกสารหรือเงื่อนไขที่ต้องมีก่อน สถานะการอนุมัติ เหตุผลที่ถูกพักไว้ และความพร้อมสำหรับรอบการจ่ายเงินดูเทมเพลต AP และการเงินที่เกี่ยวข้อง
ดูเวิร์กโฟลว์ใบแจ้งหนี้และการชำระเงินของ AP
คำถามที่พบบ่อย
คำถามเกี่ยวกับเวิร์กโฟลว์ระบบอัตโนมัติของ AP
ระบบอัตโนมัติสำหรับเจ้าหนี้การค้าคืออะไร
ระบบอัตโนมัติสำหรับเจ้าหนี้การค้าช่วยจัดโครงสร้างการรับใบแจ้งหนี้ การลงรหัส การอนุมัติ การจัดการข้อยกเว้น และความพร้อมในการชำระเงิน เพื่อให้ทีม AP ลดการติดตามงานด้วยตนเองและเห็นภาพงานค้างได้ชัดเจน
ตัวติดตาม AP เหมือนกับการอนุมัติใบแจ้งหนี้หรือไม่
ไม่เหมือนกัน การอนุมัติใบแจ้งหนี้คือการส่งต่อใบแจ้งหนี้แต่ละใบเข้าสู่การตรวจสอบ ส่วนตัวติดตาม AP จะแสดงภาพรวมของงานค้างทั้งหมด ทั้งใบแจ้งหนี้ รายการพัก ผู้รับผิดชอบงาน สถานะค้างนาน และความพร้อมในการชำระเงิน
การอนุมัติ ACH อยู่ตรงไหนในระบบอัตโนมัติของ AP
การอนุมัติ ACH จะอยู่หลังการอนุมัติใบแจ้งหนี้หรือการอนุมัติการชำระเงิน เมื่อทีมการเงินต้องตรวจสอบรายละเอียดธนาคาร สถานะการปล่อยชำระเงิน ข้อมูลการโอนเงิน และการมองเห็นผู้รับผิดชอบงานชำระเงิน
การอัตโนมัติกระบวนการทํางานของ AP จะแทนที่โปรแกรมบัญชีหรือ ERP ไหม?
ปกติไม่ โปรแกรมบัญชีหรือ ERP ควรยังคงมีอํานาจสําหรับข้อมูลหลักของผู้ให้บริการ, การโพสต์, หนังสือใหญ่ทั่วไป, การดําเนินการชําระเงินและการปรับปรุง. ชั้นกระแสการทํางานสามารถประสานการรับ, การอนุมัติ, ข้อยกเว้น, หลักฐาน และความพร้อมรอบระบบนั้นได้
OCR และการแปรรูปเอกสารแบบฉลาดเหมาะกับอะไร?
OCR หรือการแปรรูปเอกสารที่ฉลาดอ่าน ใบแจ้งหนี้ ที่เข้ามา, ประเภทเอกลักษณ์, สรุปสนามและระบุค่าไม่แน่นอนเพื่อยืนยัน กระบวนการทํางานของ AP จากนั้นนํา ใบแจ้งหนี้ ที่ได้รับการยืนยันผ่านการตรงกัน, การเขียนโค้ด, การอนุมัติ, การแก้ไขข้อยกเว้น และความพร้อมในการจ่ายเงิน
วิธีการทดสอบกระบวนการทํางานอัตโนมัติบัญชีที่ต้องจ่าย
จัดบัญชีสะอาด สําเนาสองตัว การไม่ตรงกันของ PO ราคาโคดิ้งที่หายไป ยอมรับกลับ ผู้ตรวจสอบชําระเวลา และการหยุดจ่าย ยืนยันว่าการยกเว้นแต่ละครั้ง มีผู้รับผิดชอบ, วันชําระอายุ, ประวัติศาสตร์ และเส้นทางที่เห็นกลับสู่ความพร้อมในการจ่าย
ขั้นตอนถัดไป
เปิดเทมเพลตตัวติดตาม AP
ดูตัวอย่างเทมเพลต Jodoo แล้วปรับสถานะใบแจ้งหนี้ การลงรหัส คิวการอนุมัติ เหตุผลการพักรายการ ความพร้อมในการชำระเงิน และแดชบอร์ด AP ให้เข้ากับกระบวนการของคุณ