วางแผนเวิร์กโฟลว์ระบบอัตโนมัติสำหรับเจ้าหนี้การค้า ครอบคลุมการรับใบแจ้งหนี้ การลงรหัส AP การอนุมัติ การพักรายการ ความพร้อมในการชำระเงิน และแดชบอร์ดติดตามงาน
ระบบอัตโนมัติของ AP มีประโยชน์เมื่อใบแจ้งหนี้ การลงรหัส การอนุมัติ การพักรายการ และความพร้อมในการชำระเงิน ถูกจัดการผ่านเวิร์กโฟลว์เดียวที่มองเห็นได้ชัดเจน ใช้คู่มือนี้เพื่อกำหนดฟิลด์และการส่งต่องานเบื้องหลังระบบอัตโนมัติของ AP ก่อนเลือกเทมเพลต Jodoo ที่เหมาะกับคุณที่สุด
เริ่มจาก: ตัวติดตามงานเจ้าหนี้การค้าระบบอัตโนมัติของ AP ต้องอาศัยเรคคอร์ดใบแจ้งหนี้ที่ครบถ้วน หากขาดข้อมูลผู้ขาย การลงรหัส หรือบริบทการจัดซื้อ ก็ยังต้องมีการติดตามงานด้วยตนเอง
ใบแจ้งหนี้ที่ถูกบล็อกไม่ควรดูเหมือนงานค้างทั่วไป ควรมีเหตุผล เจ้าของงาน ขั้นตอนถัดไป และวันครบกำหนดที่ชัดเจน
ใบแจ้งหนี้ที่อนุมัติแล้วก็ยังต้องมีการเตรียมการชำระเงินอย่างมีการควบคุม ให้ข้อมูลวิธีชำระเงิน ความพร้อมของ ACH และสถานะการปล่อยชำระเงินเชื่อมกับเรคคอร์ด AP ไว้เสมอ
ใช้ฟิลด์เหล่านี้เพื่อรวมการรับใบแจ้งหนี้ การตรวจสอบ AP การพักรายการ การอนุมัติ และความพร้อมในการชำระเงินไว้ในเวิร์กโฟลว์เดียว
ใช้คู่มือนี้เพื่อกำหนดฟิลด์ของเวิร์กโฟลว์ AP จากนั้นเชื่อมการอนุมัติใบแจ้งหนี้ คำขอชำระเงิน การปล่อย ACH การติดตามการชำระเงินให้ผู้ขาย และตารางการชำระเงินตามสัญญา
เริ่มที่นี่เมื่อทีมการเงินต้องการมุมมองงานค้างแบบรวมสำหรับใบแจ้งหนี้ รายการพัก การลงรหัส ความพร้อมในการชำระเงิน การติดตามเจ้าของงาน และสถานะค้างนาน
ตัวติดตามงานเจ้าหนี้การค้าติดตามใบแจ้งหนี้ AP ตามผู้ขาย หมายเลขใบแจ้งหนี้ ยอดเงิน วันครบกำหนด สถานะการลงรหัส เหตุผลการพักรายการ เจ้าของงานข้อยกเว้น และความพร้อมสำหรับรอบการจ่ายเงิน
เวิร์กโฟลว์การอนุมัติใบแจ้งหนี้ APส่งต่อใบแจ้งหนี้จากผู้ขายผ่านการตรวจสอบการลงบัญชี สถานะการอนุมัติ เหตุผลการพักรายการ ผู้รับผิดชอบกรณียกเว้น ประวัติการตรวจสอบ และความพร้อมก่อนปล่อยเข้ารอบการชำระเงิน
คำขอใบแจ้งหนี้รวบรวมคำขอใบแจ้งหนี้พร้อมรายละเอียดผู้รับเงิน ข้อมูลอ้างอิงใบแจ้งหนี้ และผู้รับผิดชอบ AP ที่มองเห็นได้ก่อนเริ่มการตรวจสอบหรือกำหนดรอบการชำระเงิน
ฟอร์มคำขอชำระเงินรวบรวมคำขอชำระเงินพร้อมรายละเอียดผู้รับเงิน เอกสารประกอบ และความพร้อมสำหรับการอนุมัติให้มองเห็นได้ก่อนปล่อยเงิน
ฟอร์มคำขอชำระเงินผ่าน ACHรวบรวมคำขอชำระเงินผ่าน ACH พร้อมรายละเอียดบัญชีธนาคารของผู้ขาย ยอดตามใบแจ้งหนี้ วันครบกำหนด รายละเอียดประกอบการโอนเงิน สถานะการอนุมัติ และการติดตามการปล่อยจ่ายในรอบการจ่ายเงิน
เทมเพลตแบบฟอร์มอนุมัติการชำระเงินใช้แบบฟอร์มอนุมัติการชำระเงินเพื่อรวบรวมรายละเอียดการชำระเงิน ไฟล์ประกอบ สถานะการตรวจทาน การตัดสินใจของผู้รับผิดชอบ และงานติดตามจาก AP.
ตัวติดตามการชำระเงินให้ผู้ขายติดตามการจ่ายเงินให้ผู้ขายด้วยการดูใบแจ้งหนี้ที่ถูกระงับ ช่วงเวลาการโอนเงิน และสถานะการชำระเงิน ก่อนที่การติดตามผู้ขายจะกลายเป็นงานค้างสะสม
ตัวติดตามกำหนดการชำระเงินตามสัญญาติดตามไมล์สโตนการชำระเงินตามสัญญาพร้อมข้อมูลผู้ขาย เลขที่ใบแจ้งหนี้ จำนวนเงิน วันครบกำหนด เอกสารหรือเงื่อนไขที่ต้องมีก่อน สถานะการอนุมัติ เหตุผลที่ถูกพักไว้ และความพร้อมสำหรับรอบการจ่ายเงินระบบอัตโนมัติสำหรับเจ้าหนี้การค้าช่วยจัดโครงสร้างการรับใบแจ้งหนี้ การลงรหัส การอนุมัติ การจัดการข้อยกเว้น และความพร้อมในการชำระเงิน เพื่อให้ทีม AP ลดการติดตามงานด้วยตนเองและเห็นภาพงานค้างได้ชัดเจน
ไม่เหมือนกัน การอนุมัติใบแจ้งหนี้คือการส่งต่อใบแจ้งหนี้แต่ละใบเข้าสู่การตรวจสอบ ส่วนตัวติดตาม AP จะแสดงภาพรวมของงานค้างทั้งหมด ทั้งใบแจ้งหนี้ รายการพัก เจ้าของงาน สถานะค้างนาน และความพร้อมในการชำระเงิน
การอนุมัติ ACH จะอยู่หลังการอนุมัติใบแจ้งหนี้หรือการอนุมัติการชำระเงิน เมื่อทีมการเงินต้องตรวจสอบรายละเอียดธนาคาร สถานะการปล่อยชำระเงิน ข้อมูลการโอนเงิน และการมองเห็นเจ้าของงานชำระเงิน
ดูตัวอย่างเทมเพลต Jodoo แล้วปรับสถานะใบแจ้งหนี้ การลงรหัส คิวการอนุมัติ เหตุผลการพักรายการ ความพร้อมในการชำระเงิน และแดชบอร์ด AP ให้เข้ากับกระบวนการของคุณ
