Hướng dẫn

Hướng dẫn tự động hóa quy trình khoản phải trả

Lập kế hoạch quy trình tự động hóa khoản phải trả cho tiếp nhận hóa đơn, hạch toán, phê duyệt, tạm giữ, sẵn sàng thanh toán và bảng tổng quan theo dõi tiếp.

Tự động hóa khoản phải trả hiệu quả khi hóa đơn, hạch toán, phê duyệt, tạm giữ và sẵn sàng thanh toán cùng đi qua một quy trình minh bạch. Dùng hướng dẫn này để xác định các trường dữ liệu và bước bàn giao đằng sau tự động hóa khoản phải trả trước khi chọn mẫu Jodoo phù hợp nhất.

Xem các trường dữ liệu tự động hóa khoản phải trảMở trình theo dõi khoản phải trả

Bắt đầu từ: Trình theo dõi công nợ phải trả

Ghi nhận bối cảnh hóa đơn trước khi rà soát khoản phải trả

Tự động hóa khoản phải trả phụ thuộc vào các bản ghi hóa đơn đầy đủ. Thiếu thông tin về nhà cung cấp, hạch toán hoặc bối cảnh mua hàng vẫn sẽ tạo thêm việc theo dõi tiếp thủ công.

Nhà cung cấp, số hóa đơn, ngày hóa đơn, ngày đến hạn, số tiền và tệp đính kèm.
Đơn đặt hàng (PO), hợp đồng, người yêu cầu, trung tâm chi phí, phòng ban và các trường dữ liệu hạch toán.
Người phụ trách khoản phải trả, trạng thái hạch toán, trạng thái rà soát lần đầu và đánh dấu thiếu thông tin.
Chỉ báo trùng lặp, sai lệch hoặc ngoại lệ.

Hiển thị rõ các mục tạm giữ và bị trả lại

Một hóa đơn bị chặn không nên trông giống như tồn đọng thông thường. Hóa đơn đó cần có lý do, người phụ trách, hành động tiếp theo và ngày đến hạn.

Lý do tạm giữ, lý do trả lại, người phụ trách xử lý vướng mắc và ngày theo dõi tiếp.
Người phê duyệt, trạng thái quyết định, ghi chú rà soát và đánh dấu leo thang.
Tuổi nợ theo ngày đến hạn, lý do tạm giữ, người phụ trách và nhà cung cấp.
Sẵn sàng gỡ tạm giữ sau khi vướng mắc được xử lý.

Kết nối phê duyệt với thực hiện thanh toán

Hóa đơn đã được phê duyệt vẫn cần bước chuẩn bị thanh toán có kiểm soát. Hãy liên kết phương thức thanh toán, sẵn sàng thanh toán qua ACH và trạng thái thực hiện thanh toán với bản ghi khoản phải trả.

Phương thức thanh toán, đợt thanh toán, người phụ trách thực hiện thanh toán và trạng thái thanh toán.
Rà soát ACH hoặc ngân hàng khi cần.
Trình theo dõi thanh toán cho nhà cung cấp và ghi chú chuyển tiền.
Mốc thanh toán theo hợp đồng hoặc nghĩa vụ theo lịch khi có liên quan.

Trường dữ liệu quy trình khoản phải trả

Trường dữ liệu tự động hóa khoản phải trả

Dùng các trường dữ liệu này để giữ tiếp nhận hóa đơn, rà soát khoản phải trả, tạm giữ, phê duyệt và sẵn sàng thanh toán trong một quy trình.

Bước khoản phải trảThông tin cần ghi nhậnVướng mắc tránh đượcNgười phụ trách

Tiếp nhậnNhà cung cấp, hóa đơn, số tiền, ngày đến hạn, tệp đính kèm, đơn đặt hàng (PO).Thiếu bối cảnh hóa đơn.Nhóm khoản phải trả

Hạch toánTài khoản sổ cái (GL), phòng ban, dự án, trung tâm chi phí.Không thể phê duyệt hoặc thanh toán.Kế toán

Phê duyệtNgười phê duyệt, quyết định, ghi chú, lý do trả lại.Không có quyết định thanh toán.Người phê duyệt

Tạm giữLý do tạm giữ, người phụ trách xử lý vướng mắc, ngày theo dõi tiếp.Tồn đọng khoản phải trả bị che khuất.Nhóm khoản phải trả hoặc người yêu cầu

Sẵn sàng thanh toánPhương thức thanh toán, người phụ trách thực hiện thanh toán, trạng thái đợt thanh toán.Hóa đơn đã phê duyệt nhưng chưa được thanh toán.Nhóm khoản phải trả hoặc bộ phận ngân quỹ

Mẫu

Kết nối phê duyệt hóa đơn với sẵn sàng thanh toán

Dùng hướng dẫn này để xác định các trường dữ liệu trong quy trình khoản phải trả, sau đó kết nối phê duyệt hóa đơn, yêu cầu thanh toán, phát hành thanh toán ACH, theo dõi thanh toán cho nhà cung cấp và lịch thanh toán theo hợp đồng.

Mẫu phù hợp nhất để bắt đầuĐiểm bắt đầu phù hợp nhất: Trình theo dõi khoản phải trả

Bắt đầu tại đây khi bộ phận tài chính cần một chế độ xem tồn đọng duy nhất cho hóa đơn, mục tạm giữ, hạch toán, sẵn sàng thanh toán, việc theo dõi tiếp của người phụ trách và trạng thái tuổi nợ.

Trình theo dõi công nợ phải trảTheo dõi hóa đơn AP theo nhà cung cấp, số hóa đơn, số tiền, ngày đến hạn, trạng thái hạch toán, lý do tạm giữ, người phụ trách ngoại lệ và mức độ sẵn sàng cho đợt thanh toán.

Quy trình phê duyệt hóa đơn APĐịnh tuyến hóa đơn nhà cung cấp qua bước rà soát mã hạch toán, trạng thái phê duyệt, lý do tạm giữ, người phụ trách ngoại lệ, dấu vết kiểm toán và mức độ sẵn sàng để phát hành trong đợt thanh toán.

Yêu cầu hóa đơnThu thập yêu cầu hóa đơn với thông tin người thụ hưởng, tham chiếu hóa đơn và người phụ trách AP được hiển thị rõ trước khi bắt đầu rà soát hoặc lên lịch thanh toán.

Biểu mẫu yêu cầu thanh toánThu thập yêu cầu thanh toán với thông tin người thụ hưởng, tài liệu đính kèm và trạng thái sẵn sàng phê duyệt hiển thị rõ trước khi giải ngân.

Biểu mẫu yêu cầu thanh toán ACHThu thập yêu cầu thanh toán ACH với thông tin ngân hàng của nhà cung cấp, số tiền hóa đơn, ngày đến hạn, thông tin chuyển tiền, trạng thái phê duyệt và theo dõi phát hành đợt thanh toán.

Mẫu biểu mẫu ủy quyền thanh toánSử dụng Biểu mẫu ủy quyền thanh toán để thu thập thông tin thanh toán, tệp đính kèm, trạng thái rà soát, quyết định của người phụ trách và các bước AP cần theo dõi.

Trình theo dõi thanh toán nhà cung cấpTheo dõi chi trả cho nhà cung cấp với các hóa đơn bị chặn, thời điểm chuyển tiền và trạng thái thanh toán trước khi việc theo dõi tiếp với nhà cung cấp trở thành tồn đọng.

Trình theo dõi lịch thanh toán hợp đồngTheo dõi các mốc thanh toán hợp đồng với nhà cung cấp, số hóa đơn, số tiền, ngày đến hạn, điều kiện tiên quyết, trạng thái phê duyệt, lý do tạm giữ và mức độ sẵn sàng cho đợt thanh toán.

Các nhóm mẫu liên quan

Khám phá các mẫu khoản phải trả và tài chính liên quan

Tự động hóa khoản phải trả Phần mềm phê duyệt hóa đơn Mẫu phê duyệt tài chính Mẫu quy trình mua sắm Mẫu quản lý nhà cung cấp

Quy trình liên kết

Xem quy trình hóa đơn và thanh toán khoản phải trả

Bộ quy trình phê duyệt thanh toán Bộ quy trình khoản phải trả, phê duyệt hóa đơn và kiểm soát thanh toán Bộ quy trình kiểm soát phê duyệt tài chính

Câu hỏi thường gặp

Câu hỏi về quy trình tự động hóa khoản phải trả

Tự động hóa khoản phải trả là gì?

Tự động hóa khoản phải trả cấu trúc việc tiếp nhận hóa đơn, hạch toán, phê duyệt, xử lý ngoại lệ và chuẩn bị thanh toán để đội ngũ khoản phải trả giảm theo dõi tiếp thủ công và nhìn rõ lượng tồn đọng.

Trình theo dõi khoản phải trả có giống phê duyệt hóa đơn không?

Không. Phê duyệt hóa đơn chuyển một hóa đơn cụ thể qua các bước rà soát. Trình theo dõi khoản phải trả hiển thị lượng tồn đọng rộng hơn trên nhiều hóa đơn, mục tạm giữ, người phụ trách, tuổi nợ và sẵn sàng thanh toán.

Phê duyệt ACH nằm ở đâu trong tự động hóa khoản phải trả?

Phê duyệt ACH nằm sau bước phê duyệt hóa đơn hoặc phê duyệt thanh toán, khi bộ phận tài chính cần kiểm tra thông tin ngân hàng, trạng thái phát hành thanh toán, bối cảnh chuyển tiền và hiển thị rõ người phụ trách thanh toán.

Bước tiếp theo

Mở mẫu trình theo dõi khoản phải trả

Xem trước mẫu Jodoo, sau đó điều chỉnh trạng thái hóa đơn, hạch toán, hàng đợi phê duyệt, lý do tạm giữ, sẵn sàng thanh toán và bảng tổng quan khoản phải trả theo quy trình của bạn.

Xem trước mẫu này

Nền tảng

Giải pháp

Mẫu AI

Tài nguyên

Bảng giá