Chia tách hóa đơn thường xuyên từ dữ liệu thiếu, không phù hợp, giữ và xác nhận trả lại.
Cẩm nang
Hướng dẫn tự động hóa quy trình công nợ phải trả
Xây dựng quy trình tự động cho tiếp nhận, đối chiếu và hạch toán hóa đơn, phê duyệt, xử lý ngoại lệ, chuẩn bị thanh toán và báo cáo công nợ phải trả.
Tự động hóa quy trình công nợ phải trả liên kết từng hóa đơn với dữ liệu, người phụ trách, quyết định, ngoại lệ và trạng thái sẵn sàng thanh toán cần thiết. Hướng dẫn này giúp xác định quy trình vận hành, phân định hệ thống chịu trách nhiệm cho từng lớp và xem một ứng dụng theo dõi công nợ Jodoo đang hoạt động trước khi điều chỉnh theo quy trình tài chính của bạn.
Bắt đầu từ: Trình theo dõi công nợ phải trảCâu trả lời trực tiếp
Tự động hóa quy trình làm việc phải trả bằng tài khoản là gì?
Tài khoản thanh toán tự động hóa quy trình làm việc phối hợp cách thức hóa đơn được nhận, xác thực, phù hợp, mã hóa, chấp thuận, giải quyết, chuẩn bị cho thanh toán và hòa giải. Nó kết nối hóa đơn với người phụ trách, các quy tắc quyết định, ngày hết hạn, ngoại lệ, bằng chứng và lịch sử trạng thái để AP có thể thấy những gì đã sẵn sàng, bị chặn và ai hành động tiếp theo.
Việc tự động hóa quy trình thanh toán tài khoản không đòi hỏi một sản phẩm phải sở hữu từng bước. Một quy trình công việc thanh toán tài khoản tự động thường sử dụng OCR hoặc xử lý tài liệu để thu thập, Jodoo để xem xét và theo dõi ngoại lệ có thể cấu hình được, và một nền tảng ERP hoặc kế toán để đăng tải và thanh toán.
Cấp ưu tiên công việc theo ngày hết hạn, tuổi tác, giá trị, người chặn và sẵn sàng thay vì thứ tự hộp thư đến.
Giữ bối cảnh được xem xét, kết quả, bình luận, lý do trả lại và lịch sử trạng thái có thể tìm kiếm.
Quá trình tự động hóa tài khoản phải trả
Xây dựng dòng công việc từ nhận hóa đơn đến hòa giải
Cho mỗi giai đoạn một hồ sơ tối thiểu, kiểm soát rõ ràng và một người phụ trách tên. Tự động hóa giao hàng thường xuyên trong khi giữ cho sự không phù hợp, dữ liệu bị thiếu, quyết định trả lại và tích hợp thất bại hiển thị như công việc phải được giải quyết.
- 01
Nhận và đăng ký
Tài liệu hóa đơn, nhà cung cấp, số, số tiền, ngày, đồng tiền, nguồn và người phụ trách nhập khẩu.
Các trường yêu cầu và kiểm tra tham chiếu hai lần trước khi hóa đơn được xem xét. - 02
Đứng minh và phù hợp
PO, biên nhận, hợp đồng, thuế, chi tiết ngân hàng và bối cảnh khai thác-trách nhiệm khi có thể.
Không phù hợp đường hoặc các giá trị không chắc chắn cho một người phụ trách xác thực được đặt tên. - 03
Mã và phân loại
Cơ quan, bộ phận, tài khoản GL, trung tâm chi phí, dự án, danh mục và chủ kế toán.
Thiết lập mã hóa bị mất hoặc tranh chấp. - 04
Thỏa thuận hoặc giải quyết
Phúc thuận, ngưỡng cửa, quyết định, bình luận, trả lời lý do, giữ lý do và ngày leo thang.
Giữ sự chấp thuận và ngoại lệ liên kết với phiên bản hóa đơn và bối cảnh kinh doanh được xem xét. - 05
Chuẩn bị để thanh toán
Phương pháp thanh toán, chạy, ngày hết hạn, trạng thái sẵn sàng, người phụ trách phát hành và người chặn cuối cùng.
Sự chấp thuận riêng biệt từ việc ủy quyền và thực hiện thanh toán. - 06
Đặt và hòa giải
ERP hoặc tài khoản tham chiếu, tình trạng thanh toán, chuyển tiền, kết quả hòa giải và lịch sử đóng cửa.
Chỉ đóng cửa khi hệ thống tài chính có thẩm quyền xác nhận kết quả.
Hướng dẫn vs AP tự động
Thay thế việc truy đuổi hộp thư đến bằng các điều khiển và ngoại lệ hiển thị
Tự động hóa nên thay đổi cách làm việc được kiểm soát, không chỉ di chuyển cùng một chuỗi email vào công cụ khác. So sánh điểm thất bại thủ công với hồ sơ, quy tắc, người phụ trách và biện pháp nên thay thế nó.
Bước APGiai đoạn làm việc thủ côngKiểm soát tự độngĐường đo
Nhập hóa đơnCác hóa đơn đến qua các hộp thư nhập hoặc tệp riêng biệt và AP tái phát cùng một ngữ cảnh.Một hồ sơ nhập được cấu trúc xác nhận các trường yêu cầu và giữ tệp nguồn gắn liền.Sự hoàn chỉnh và tốc độ làm lại lần qua đầu tiên
Đối chiếuCác nhà phê bình so sánh hóa đơn, lệnh mua hàng, biên nhận và hợp đồng trong các hệ thống khác nhau.Kết quả phù hợp và sự khác biệt sẽ dẫn đến người phụ trách ngoại lệ đúng với bằng chứng.Tỷ lệ không phù hợp, tuổi ngoại lệ và giá trị
Mã hóaGL, trung tâm chi phí, dự án và các câu hỏi thuế chuyển qua email hoặc trò chuyện.Các trường mã hóa yêu cầu, tình trạng xác thực và lý do trả lại vẫn nằm trong hồ sơ hóa đơn.Thời gian chu kỳ mã hóa và tỷ lệ trả lại
Ưu điểmAP chuyển hóa đơn và liên tục hỏi ai nên quyết định hoặc tại sao nó bị trì hoãn.Các quy tắc chỉ định người phê duyệt, bảo vệ bối cảnh quyết định và tăng cường công việc trễ.Thời gian phê duyệt và quyết định trễ
Sự sẵn sàng thanh toánViệc chấp thuận được coi là bằng chứng cho thấy hóa đơn đã được lên lịch hoặc thanh toán.Sự chấp thuận, sẵn sàng thanh toán, giải phóng, trạng thái trả tiền và hòa giải vẫn là các tiểu bang riêng biệt.Số tiền trễ sẵn sàng trả và thời hạn bị bỏ lỡ
Theo dõi kiểm toánTài chính xây dựng lại lịch sử từ tin nhắn, tập tin và ghi chú hệ thống kế toán.Hóa đơn lưu giữ người phụ trách, quyết định, ngoại lệ, bằng chứng và hệ thống tài chính tham khảo.Các hồ sơ có thể theo dõi và các khoảng trống bằng chứng
Hình lý phù hợp và ngoại lệ
Đưa cho mỗi con đường hóa đơn một kiểm soát khác nhau
Đừng mô tả từng hóa đơn như là tích hợp. Định nghĩa những gì đã được so sánh, sự dung nạp nào thất bại, ai sở hữu sự khác biệt và bằng chứng nào cần thiết trước khi có thể giải phóng kho lưu giữ.
Thiết lập bối cảnh kinh doanh trước khi phê duyệt
yêu cầu nhà cung cấp, người yêu cầu, hợp đồng hoặc chứng minh dịch vụ, mã hóa, chủ doanh nghiệp và lý do ngoại lệ khi không có đơn đặt hàng mua.
Chuyển lại các hóa đơn không đầy đủ hoặc không hỗ trợ trước khi họ bước vào hàng đợi phê duyệt.So sánh hóa đơn với lệnh mua hàng
Sự khác biệt về giá, số lượng, tiền tệ, thuế, nhà cung cấp và mức hàng giữa hóa đơn và PO.
Chuyển lỗi dung nạp đến một người mua, người yêu cầu hoặc người phụ trách ngoại lệ AP có tên.Thêm bằng chứng nhận vào quyết định
So sánh hóa đơn với cả đơn đặt hàng mua và biên nhận hàng hóa hoặc dịch vụ trước khi sẵn sàng thanh toán.
Hãy giữ cho sự thiếu hụt, các mặt hàng bị hư hại, biên nhận một phần và sự khác biệt về thời gian được nhìn thấy cho đến khi giải quyết.Giữ bản sao và thay đổi dữ liệu nhà cung cấp
Các tài liệu tham chiếu cờ, số tiền bất thường, thay đổi chi tiết ngân hàng, các vấn đề thuế hoặc giá trị thu được không chắc chắn để xem xét độc lập.
Chia tách người giải quyết ngoại lệ từ người cho phép thanh toán khi chính sách yêu cầu.Dòng làm việc Jodoo AP trong thực tế
Kiểm tra nhập hóa đơn, lịch sử trạng thái và bảng điều khiển già đi
Theo dõi các hồ sơ một nhóm AP sử dụng để di chuyển hóa đơn thông qua xem xét và theo dõi ngoại lệ. Mở bất kỳ khung cảnh nào để khám phá ứng dụng Jodoo và điều chỉnh dòng công việc cho quá trình của bạn.
Chọn lớp AP phù hợp
nơi Jodoo phù hợp và khi nào sử dụng một nền tảng AP chuyên nghiệp
Jodoo là mạnh nhất như một dòng chảy công việc có thể cấu hình và lớp ngoại lệ xung quanh hồ sơ tài chính. Giữ ghi lại, đăng tải và thanh toán trong hệ thống chuyên môn khi đó là yêu cầu chính.
- Các lĩnh vực hóa đơn, các con đường chấp thuận, lý do ngoại lệ và hàng người phụ trách phải phù hợp với quy trình của bạn.
- AP cần nhắc nhở, lịch sử trạng thái, bằng chứng hỗ trợ và bảng điều khiển có thể cấu hình.
- Bạn cần một lớp đánh giá có thể bổ sung cho hệ thống kế toán hoặc ERP hiện tại.
- OCR không chạm khối lượng cao, hóa đơn điện tử hoặc mạng lưới nhà cung cấp là bắt buộc.
- Sự phù hợp ERP bản địa, xác nhận thuế, kiểm soát gian lận hoặc thực hiện thanh toán là yêu cầu chính.
- Tài chính cần các sản phẩm AP tự sở hữu đăng ký, thanh toán và kết quả sổ cái có thẩm quyền.
Biên giới hệ thống
Quyết định hệ thống nào sở hữu sự nắm bắt, lưu lượng công việc và thực tế tài chính
Tự động hóa AP thường bao gồm nhiều hơn một sản phẩm. Đề xuất cho mỗi lớp một công việc rõ ràng và làm cho nhận dạng, hướng đồng bộ hóa, người phụ trách lỗi và bằng chứng hòa giải rõ ràng trước khi chọn phần mềm.
Việc xử lý tài liệu thông minh hoặc OCR
Sử dụng lớp này để phân loại các tệp hóa đơn, trích xuất các trường, ghi điểm sự tin cậy và định tuyến các giá trị không chắc chắn để xác thực.
Việc khai thác không thay thế cho việc chấp thuận kinh doanh, quyền sở hữu ngoại lệ, đăng ký hoặc kiểm soát thanh toán.Các hồ sơ AP Jodoo và theo dõi
Sử dụng các hồ sơ có thể cấu hình, biểu mẫu, lịch sử trạng thái, xếp hàng người phụ trách, nhắc nhở, phê duyệt, nhật ký ngoại lệ và bảng điều khiển xung quanh hóa đơn.
Giữ hệ thống đăng tải và thanh toán hóa đơn xác nhận cho số dư tài chính và giao dịch.Tài khoản hoặc ERP
Sử dụng hệ thống tài chính cho dữ liệu chủ yếu của nhà cung cấp, đăng ký, xử lý thuế, sổ cái chung, thực hiện thanh toán và hòa giải.
Xác định hướng đồng bộ hóa, nhận dạng ghi chép, người phụ trách lỗi và bằng chứng được giữ lại trên giao hàng.Các biện pháp hoạt động
Đánh giá dòng chảy và ngoại lệ không chỉ khối lượng hóa đơn
Sử dụng các biện pháp cho thấy liệu quá trình có trở nên dễ dàng hơn để vận hành hay không và liệu hóa đơn bị chặn đang tiến tới kết quả được kiểm soát.
- Sự hoàn chỉnh của việc nhận
- Các hóa đơn nhập xem xét với nhà cung cấp, số tiền, ngày, tệp và ngữ cảnh mã hóa cần thiết.
- Lưu lượng dư thừa ngoại lệ
- Mở hóa đơn theo lý do không phù hợp hoặc giữ, người phụ trách, tuổi tác, ngày hết hạn và giá trị.
- Thời gian chu kỳ phê duyệt
- Thời gian trôi qua từ trạng thái sẵn sàng xem xét đến việc ghi nhận sự chấp thuận, trả lại hoặc từ chối.
- Sự sẵn sàng thanh toán
- Hóa đơn được chấp thuận vẫn có một dấu chặn phát hành, không có bối cảnh thanh toán hoặc bị trễ trong hành động tiếp theo.
- Khả năng truy vết
- Các hóa đơn có lịch sử tình trạng liên kết, bằng chứng về quyết định, tham chiếu hệ thống tài chính và kết quả đóng cửa.
Xác định bối cảnh hóa đơn trước khi xem xét AP
APtự động hóa phụ thuộc vào các hồ sơ hóa đơn hoàn chỉnh. Vị trường cung cấp, mã hóa hoặc mua hàng bị thiếu vẫn sẽ tạo ra theo dõi thủ công.
- Nhà cung cấp, số hóa đơn, ngày hóa đơn , ngày hết hạn, số tiền và hồ sơ.
- PO, hợp đồng, người yêu cầu, trung tâm chi phí, bộ phận và các lĩnh vực mã hóa.
- người phụ trách AP, trạng thái mã hóa, tình trạng xem xét đầu tiên và cờ thông tin bị mất.
- Chỉ số trùng lặp, không phù hợp hoặc ngoại lệ.
Làm cho việc giữ và trả lại các mặt hàng hiển thị
Một hóa đơn bị chặn không nên trông giống như một số dư bình thường. Nó cần một lý do, người phụ trách, hành động tiếp theo và ngày hạn.
- Giữ lý do, trả lại lý do người phụ trách và ngày tiếp theo.
- người phụ trách phê duyệt, tình trạng quyết định, ghi chú xem xét và cờ leo thang.
- Lớn lên đến thời hạn, giữ lý do, người phụ trách, và nhà cung cấp.
- Thả sẵn sàng sau khi ngăn chặn được xóa.
Kết nối sự chấp thuận với việc phát hành thanh toán
Các hóa đơn được phê duyệt vẫn cần chuẩn bị thanh toán kiểm soát. Giữ phương thức thanh toán, sẵn sàng ACH và trạng thái phát hành liên kết với hồ sơ AP.
- Phương pháp thanh toán, thời gian thanh toán và trạng thái thanh toán.
- ACH hoặc kiểm tra ngân hàng khi cần thiết.
- Đồ theo dõi thanh toán của nhà cung cấp và giấy tờ chuyển tiền.
- Khi có liên quan, milestone thanh toán hợp đồng hoặc nghĩa vụ theo kế hoạch.
Các trường workflow AP
Các lĩnh vực tự động hóa tài khoản phải trả
Sử dụng các trường này để giữ nhập hóa đơn, xem xét AP, giữ, chấp thuận và sẵn sàng thanh toán trong một dòng công việc.
Bước APCần ghi nhậnBlocker được tránhNgười chịu trách nhiệm
Tiêu thụNhà cung cấp, hóa đơn, số tiền, ngày hết hạn, hồ sơ, PO.Mối liên quan đến hóa đơn bị mất tích.AP
Mã hóaTài khoản GL, bộ phận, dự án, trung tâm chi phí.Không thể chấp thuận hay trả tiền.Kế toán
Phê duyệtChứng nhận, quyết định, ghi chú, trả lời lý do.Không có quyết định thanh toán.Chứng nhận
Chờ đợiĐợi lý, chủ nhà chặn, ngày tiếp theo.Lưu trữ AP im lặng.AP hoặc người yêu cầu
Sự sẵn sàng thanh toánPhương pháp thanh toán, phát hành người phụ trách, tình trạng chạy.Hóa đơn được chấp thuận nhưng chưa thanh toán.AP hoặc kho bạc
Mẫu
Kết nối sự chấp thuận hóa đơn với khả năng thanh toán
Sử dụng hướng dẫn để xác định các lĩnh vực dòng công việc AP, sau đó kết nối chấp thuận hóa đơn, yêu cầu thanh toán, phát hành ACH, theo dõi thanh toán của nhà cung cấp và lịch thanh toán hợp đồng.
Mẫu phù hợp nhất để bắt đầuĐiểm khởi đầu tốt nhất: Trình theo dõi các khoản thanh toán
Bắt đầu từ đây khi tài chính cần một xem backlog cho hóa đơn, giữ, mã hóa, sẵn sàng thanh toán, theo dõi người phụ trách và tình trạng lão hóa.
Trình theo dõi công nợ phải trảTheo dõi hóa đơn AP theo nhà cung cấp, số hóa đơn, số tiền, ngày đến hạn, trạng thái hạch toán, lý do tạm giữ, người phụ trách ngoại lệ và mức độ sẵn sàng cho đợt thanh toán.
Giai đoạn công việc chấp thuận hóa đơnSử dụng mô hình quy trình công việc phê duyệt hóa đơn để xác nhận AP, đánh giá tài chính, phê chuẩn ngân sách, ngoại lệ, lịch sử quyết định và sẵn sàng thanh toán.
Yêu cầu hóa đơnThu thập yêu cầu hóa đơn với thông tin người thụ hưởng, tham chiếu hóa đơn và người phụ trách AP được hiển thị rõ trước khi bắt đầu rà soát hoặc lên lịch thanh toán.
Biểu mẫu yêu cầu thanh toánGhi nhận yêu cầu thanh toán, tài liệu đính kèm, phê duyệt và trạng thái chi trả trong một quy trình tài chính được xây dựng trên Jodoo.
Báo xin thanh toán ACHThu thập yêu cầu ACH, thông tin ngân hàng nhà cung cấp, số tiền, ngày đến hạn, phê duyệt và trạng thái phát hành thanh toán.
Mẫu biểu mẫu ủy quyền thanh toánSử dụng Biểu mẫu ủy quyền thanh toán để thu thập thông tin thanh toán, tệp đính kèm, trạng thái rà soát, quyết định của người phụ trách và các bước AP cần theo dõi.
Trình theo dõi thanh toán nhà cung cấpTheo dõi chi trả cho nhà cung cấp với các hóa đơn bị chặn, thời điểm chuyển tiền và trạng thái thanh toán trước khi việc theo dõi tiếp với nhà cung cấp trở thành tồn đọng.
Trình theo dõi lịch thanh toán hợp đồngTheo dõi các mốc thanh toán hợp đồng với nhà cung cấp, số hóa đơn, số tiền, ngày đến hạn, điều kiện tiên quyết, trạng thái phê duyệt, lý do tạm giữ và mức độ sẵn sàng cho đợt thanh toán.Khám phá các mẫu AP và tài chính liên quan
Xem hóa đơn AP và quy trình làm việc thanh toán
Câu hỏi thường gặp
Các câu hỏi về dòng công việc tự động hóa AP
Tự động hóa quy trình làm việc phải trả bằng tài khoản là gì?
Tự động hóa quy trình công việc phải trả tài khoản kết nối nhập hóa đơn, xác nhận hoặc phù hợp, mã hóa, phê duyệt, xử lý ngoại lệ, sẵn sàng thanh toán và lịch sử trạng thái trong một quá trình được quản lý. Nó cung cấp cho mỗi hóa đơn một người phụ trách hiện tại, trạng thái quyết định, chặn và hành động tiếp theo thay vì dựa vào việc theo dõi email.
Một máy theo dõi AP có giống như việc chấp thuận hóa đơn không?
Không, không. Việc chấp thuận hóa đơn hướng đến một hóa đơn cụ thể thông qua xem xét. Một máy theo dõi AP cho thấy số dư lớn hơn trong hóa đơn, giữ, người phụ trách, lão hóa và sẵn sàng thanh toán.
Việc chấp thuận của ACH phù hợp với việc tự động hóa AP ở đâu?
Việc chấp thuận ACH phù hợp sau khi hóa đơn hoặc thanh toán được chấp thuận, khi tài chính cần kiểm tra chi tiết ngân hàng, trạng thái phát hành, bối cảnh chuyển tiền và khả năng hiển thị người phụ trách thanh toán.
Liệu tự động hóa quy trình làm việc AP có thay thế phần mềm kế toán hoặc ERP?
Thường thì không. Phần mềm kế toán hoặc ERP nên vẫn có thẩm quyền đối với dữ liệu chủ yếu của nhà cung cấp, đăng ký, sổ cái chung, thực hiện thanh toán và hòa giải. Một lớp lưu lượng công việc có thể phối hợp nhập, phê duyệt, ngoại lệ, bằng chứng và sẵn sàng xung quanh hệ thống đó.
OCR và xử lý tài liệu thông minh phù hợp ở đâu?
OCR hoặc xử lý tài liệu thông minh đọc hóa đơn đến, phân loại các tài liệu, trích xuất trường và đánh dấu giá trị không chắc chắn để xác thực. Hành trình làm việc AP sau đó định tuyến hóa đơn được xác nhận thông qua phù hợp, mã hóa, phê duyệt, giải quyết ngoại lệ và sẵn sàng thanh toán.
Làm thế nào để kiểm tra dòng công việc tự động hóa tài khoản phải trả?
Thực hiện một hóa đơn sạch, một bản sao, không phù hợp PO, một giá trị mã hóa bị thiếu, sự chấp thuận trở lại, một nhà phê duyệt trễ và một khoản thanh toán. Đảm bảo rằng mỗi ngoại lệ đều có người phụ trách, ngày hết hạn, lịch sử và con đường nhìn thấy trở lại sẵn sàng thanh toán.
Bước tiếp theo
Mở mẫu AP tracker
Xem trước mẫu Jodoo, sau đó điều chỉnh tình trạng hóa đơn, mã hóa, xếp hàng phê duyệt, giữ lý do, sẵn sàng thanh toán và bảng điều khiển AP xung quanh quy trình của bạn.