เครื่องมือติดตามและทะเบียนสัญญาที่ลงนามแล้ว
ซอฟต์แวร์ติดตามสัญญา: วัน ผู้รับผิดชอบ และงานถัดไป
เปลี่ยนจากรายการสัญญาแบบคงที่มาเป็นทะเบียนที่ใช้งานได้จริง ซึ่งเชื่อมข้อตกลงที่ลงนามแล้วแต่ละฉบับกับเรคคอร์ดการต่ออายุ ภาระผูกพัน หลักฐาน การขยายระยะเวลาสัญญา และข้อยกเว้น เพื่อให้ข้อมูลเป็นปัจจุบันอยู่เสมอ
ใช้ฟรีได้สูงสุด 5 คน โดยไม่ต้องใช้บัตรเครดิต
ปรับฟิลด์ เวิร์กโฟลว์ และแดชบอร์ดได้โดยไม่ต้องเขียนโค้ด สำรวจเทมเพลตแอปและกรณีใช้งานกว่า 1,000 รายการ
ลงชื่อเข้าใช้เพื่อตรวจสอบมุมมองที่มีข้อมูลนี้ จากนั้นติดตั้งแอปพร้อมข้อมูลตัวอย่างเพื่อทดสอบความสัมพันธ์ เวิร์กโฟลว์ และแดชบอร์ด
เครื่องมือติดตามสัญญาที่ใช้งานได้จริงต้องแสดงอะไรบ้าง
ซอฟต์แวร์ติดตามสัญญาควรเก็บเรคคอร์ดข้อตกลงหลักที่เชื่อถือได้เพียงหนึ่งรายการ และแสดงวันสำคัญ ผู้รับผิดชอบ มูลค่า ความเสี่ยง และการดำเนินการถัดไปที่ขับเคลื่อนงานหลังลงนาม ผู้ใช้ควรเจาะจากสัญญาณระดับพอร์ตไปยังเรคคอร์ดการต่ออายุ ภาระผูกพัน หรือข้อยกเว้นที่เกี่ยวข้องได้โดยตรง โดยไม่ต้องสร้างบริบทใหม่ในสเปรดชีตอื่น
- ใช้ข้อตกลงหนึ่งรายการเป็นศูนย์กลางของเรคคอร์ดที่เกี่ยวข้อง
- ไม่ปล่อยให้กำหนดเวลาแจ้งตามสัญญาถูกกลบด้วยวันหมดอายุ
- สัญญาณบนแดชบอร์ดเปิดไปยังทะเบียนทำงานได้โดยตรง
สมุดงานที่แก้ไขได้สำหรับเลือกใช้
ดาวน์โหลดเวิร์กบุ๊กเริ่มต้นสำหรับการดำเนินงานด้านสัญญา
ใช้เวิร์กบุ๊กที่แก้ไขได้เมื่อผู้ประสานงานหนึ่งคนต้องการทะเบียนสัญญาที่พร้อมใช้งาน โดย 4 ชีตครอบคลุมข้อตกลง การทบทวนการต่ออายุ ภาระผูกพัน และคำขอขยายระยะเวลาสัญญา ส่วนแอป Jodoo ที่มีข้อมูลตัวอย่างยังคงเป็นช่องทางที่เชื่อมโยงเวิร์กโฟลว์และประวัติสำหรับการทำงานร่วมกัน
- เรคคอร์ดตัวอย่างสมมติ
- สูตรวันที่และรายการสถานะที่ควบคุมไว้
- ชีตข้อตกลง การต่ออายุ ภาระผูกพัน และการขยายระยะเวลาสัญญา
เรคคอร์ดข้อตกลง
รักษาทะเบียนสัญญาให้คงที่ แม้เรคคอร์ดที่เกี่ยวข้องจะเปลี่ยนแปลง
ข้อตกลงคือเรคคอร์ดหลัก ไม่ใช่ที่สำหรับยัดทุกเหตุการณ์ที่เกิดซ้ำและทุกการตัดสินใจไว้ด้วยกัน
| ฟิลด์ข้อตกลง | เหตุผลที่ควรเก็บไว้ที่นี่ | ข้อมูลที่ควรเก็บไว้ส่วนอื่น |
|---|---|---|
| ข้อมูลระบุตัวตนและคู่สัญญา | เป็นคีย์อ้างอิงระดับพอร์ตที่คงที่ | งานและหลักฐานที่เกิดซ้ำ |
| วันที่มีผล วันหมดอายุ และกำหนดเวลาแจ้ง | กำหนดจังหวะเวลาตลอดวงจรสัญญา | ประวัติการแจ้งเตือนแต่ละครั้ง |
| ผู้รับผิดชอบและแผนก | ระบุความรับผิดชอบอย่างชัดเจน | ผู้ร่วมงานหรือผู้อนุมัติทุกคน |
| มูลค่าและสกุลเงิน | ช่วยจัดลำดับความสำคัญและทบทวน | ใบแจ้งหนี้และรายการบันทึกบัญชี |
| ความเสี่ยงและสถานะ | ช่วยจัดลำดับเรื่องที่ต้องให้ความสนใจ | คำถามและผลการประเมินความเสี่ยงโดยละเอียด |
| การดำเนินการสำคัญถัดไป | ทำให้เรคคอร์ดนำไปดำเนินการต่อได้ | ประวัติการต่ออายุหรือข้อยกเว้นทั้งหมด |
ก้าวข้ามการเก็บข้อมูลในแถวเดียว
เชื่อมงานที่ทำซ้ำได้แทนการเพิ่มคอลัมน์
เรคคอร์ดที่เกี่ยวข้องซึ่งแยกออกมาจะช่วยรักษาประวัติ และเปิดให้งานแต่ละประเภทมีฟิลด์ที่เหมาะกับงานนั้น
การทบทวนการต่ออายุ
วันสำคัญ ชุดเอกสาร ข้อเสนอแนะ มูลค่าที่เสนอ และการตัดสินใจขั้นสุดท้าย
ภาระผูกพันตามสัญญา
ผู้รับผิดชอบ รอบการเกิดซ้ำ วันครบกำหนด หลักฐาน และสถานะการดำเนินงาน
การส่งหลักฐาน
เอกสารหรือข้อมูล วันที่ของหลักฐาน สถานะการตรวจสอบ และข้อสรุปของผู้ตรวจสอบ
ข้อยกเว้น
ระดับความรุนแรง ผู้รับผิดชอบ ผลกระทบ วันครบกำหนดแก้ไข และการปิดงานที่ตรวจสอบยืนยันได้
การขยายระยะเวลาและการแก้ไขสัญญา
ระยะเวลาสัญญาปัจจุบัน ระยะเวลาที่เสนอ ผลกระทบ มูลค่า และผลการอนุมัติ
บริบทของคู่สัญญา
สถานะความสัมพันธ์ ขอบเขตตามสัญญา ผู้รับผิดชอบ และระดับความเสี่ยงในข้อตกลงต่างๆ
มุมมองสำหรับคำถามที่ต่างกัน
ใช้แหล่งข้อมูลเดียวพร้อมมุมมองการทำงานที่เจาะจง
ผู้ดูแลพอร์ต เจ้าของสัญญา และผู้ตรวจสอบภาระผูกพันไม่ควรต้องไล่ดูตาราง 30 คอลัมน์เดียวกันทั้งหมด
ทะเบียนพอร์ตสัญญา
กรองตามคู่สัญญา หมวดหมู่ ผู้รับผิดชอบ สถานะ วันหมดอายุ กำหนดเวลาแจ้ง มูลค่า และความเสี่ยง
คิวงานต่ออายุ
จัดลำดับความสำคัญตามความเร่งด่วนของกำหนดเวลาแจ้ง ความครบถ้วนของชุดเอกสาร ข้อเสนอแนะ และการตัดสินใจ
คิวภาระผูกพัน
จัดการภาระผูกพันที่ถึงกำหนด เกินกำหนด ขาดหลักฐาน และมีข้อโต้แย้ง
บอร์ดข้อยกเว้น
ยกระดับกรณีสำคัญที่ไม่เป็นไปตามกำหนด พร้อมระบุผลกระทบ เจ้าของงาน วันที่แก้ไข และการดำเนินการ
เมื่อใช้ตัวติดตามก็เพียงพอ
เลือกระดับความละเอียดให้เหมาะกับงาน
ตัวติดตามที่ปรับแต่งได้ช่วยประสานงานหลังลงนาม โดยไม่จำเป็นต้องอ้างว่ารองรับความสามารถทั้งหมดของ CLM
ใช้รูปแบบนี้เมื่อ
สิ่งสำคัญที่สุดของคุณคือทะเบียนสัญญารวมศูนย์ที่ปรับแต่งวันที่ เจ้าของงาน การต่ออายุ ภาระผูกพัน และงานด้านข้อยกเว้นได้
เพิ่ม CLM เฉพาะทางเมื่อ
การร่างสัญญา คลังข้อสัญญา การแก้ไขแบบติดตาม การเจรจา การลงนาม หรือการดึงข้อมูลด้วย AI เป็นความต้องการหลัก
เชื่อมต่อ ERP เมื่อ
ภาระผูกพันด้านการจัดซื้อ การชำระเงิน ใบแจ้งหนี้ ภาษี และการบันทึกบัญชีแยกประเภทควรอยู่ในระบบการเงิน
เก็บคลังเอกสารไว้
เก็บเอกสารที่ลงนามและเวอร์ชันที่อยู่ภายใต้การควบคุมไว้ในคลังที่ได้รับอนุมัติ แล้วเชื่อมโยงกับตัวติดตาม
คำถามที่พบบ่อยในการใช้งานจริง
คำถามเกี่ยวกับการแทนที่สเปรดชีตติดตามสัญญา
กำหนดทะเบียน ความสัมพันธ์ การแจ้งเตือน และขอบเขตของระบบให้ชัดเจนก่อนย้ายข้อมูล
ตัวติดตามสัญญาควรมีฟิลด์ใดบ้าง
เริ่มจาก ID สัญญา ชื่อ คู่สัญญา หมวดหมู่ สถานะ เจ้าของงาน แผนก วันที่มีผล วันสิ้นสุดอายุสัญญา กำหนดเส้นตายในการแจ้ง เงื่อนไขการต่ออายุ มูลค่า สกุลเงิน ความเสี่ยง และการดำเนินการสำคัญลำดับถัดไป
ทำไมจึงไม่ควรเก็บภาระผูกพันไว้ในคอลัมน์ของแถวสัญญา
สัญญาหนึ่งฉบับอาจมีภาระผูกพันและการส่งหลักฐานที่เกิดซ้ำหลายรายการ เรคคอร์ดที่เกี่ยวข้องช่วยแยกเจ้าของงาน วันครบกำหนด สถานะ และประวัติของแต่ละรายการ โดยไม่ทำให้แถวสัญญาจัดการได้ยาก
Jodoo แทนที่สเปรดชีตสัญญาของเราได้หรือไม่
ได้ หากความต้องการหลักคือเรคคอร์ด ความสัมพันธ์ มุมมอง การแจ้งเตือน เวิร์กโฟลว์ สิทธิ์ และแดชบอร์ดที่ปรับแต่งได้ ควรตรวจสอบข้อมูลต้นทางและรูปแบบการกำหนดเจ้าของงานก่อนนำเข้า
ผู้ใช้ปรับเปลี่ยนตัวติดตามได้โดยไม่ต้องพึ่งนักพัฒนาหรือไม่
ผู้ดูแลระบบฝ่ายธุรกิจที่ผ่านการฝึกอบรมมักเพิ่มฟิลด์ สถานะ มุมมองตามบทบาท หรือตัวชี้วัดบนแดชบอร์ดได้ภายในไม่กี่นาทีถึงไม่กี่ชั่วโมง แต่ ID สัญญาที่คงที่และฟิลด์ข้อมูลต้นทางที่ควบคุมไว้ควรอยู่ภายใต้การกำกับดูแลต่อไป
ควรจัดเก็บไฟล์สัญญาที่ลงนามแล้วไว้ที่ใด
ใช้คลังเอกสารที่อยู่ภายใต้การกำกับดูแลหรือกระบวนการแนบไฟล์ที่ได้รับอนุมัติเป็นแหล่งข้อมูลหลักอย่างเป็นทางการ ตัวติดตามควรเชื่อมโยงเวอร์ชันที่ลงนามอย่างถูกต้องกับเรคคอร์ดสัญญา
ดูการทำงานของทะเบียนในฐานะระบบปฏิบัติงาน
เปิดดูสัญญา การตัดสินใจที่เกี่ยวข้อง และข้อยกเว้นเบื้องหลังพอร์ตสัญญา
แอปที่มีข้อมูลตัวอย่างแสดงให้เห็นความแตกต่างระหว่างรายการแบบคงที่กับการดำเนินงานหลังลงนามที่เชื่อมโยงกัน