วางแผนฟิลด์การตรวจรับสินค้า การจัดการความคลาดเคลื่อน หลักฐาน และการส่งต่องานเข้าจัดเก็บ ก่อนเปิดใช้เทมเพลตการรับสินค้าเข้าคลัง
การตรวจรับสินค้าเป็นจุดที่ข้อมูลการจัดซื้อและข้อมูลคลังสินค้ามาบรรจบกัน คู่มือนี้ช่วยให้ทีมกำหนดได้ว่าต้องตรวจอะไรเมื่อสินค้าเข้ามาถึง ควรบันทึกความคลาดเคลื่อนอย่างไร และควรส่งต่อสต็อกที่รับเข้าแล้วไปยังพื้นที่จัดเก็บหรืองานติดตามต่ออย่างไร
เริ่มจาก: เช็กลิสต์การตรวจรับสินค้าผู้รับสินค้าต้องรู้ว่าคาดว่าจะได้รับอะไร จากใคร และเมื่อใด บริบทของ PO และซัพพลายเออร์ช่วยให้ตรวจสอบความสอดคล้องกับผลการตรวจได้ง่ายขึ้นในภายหลัง
เช็กลิสต์การรับสินค้าควรทำให้การตรวจสภาพ จำนวน และเอกสารมีความสอดคล้องกัน เพื่อไม่ให้ข้อยกเว้นถูกกลบอยู่ในบันทึกหมายเหตุ
ความคลาดเคลื่อนต้องมีฟิลด์เจ้าของงานและการดำเนินการถัดไป หากไม่มี ปัญหาการรับสินค้าจะค้างอยู่ที่จุดรับสินค้า ในอีเมล หรือในสเปรดชีต แทนที่จะกลายเป็นงานที่มองเห็นได้
หลังการตรวจ สต็อกที่รับเข้าแล้วควรมีการส่งต่องานเพื่อนำเข้าจัดเก็บหรือเข้าพื้นที่เก็บรักษา วิธีนี้ช่วยป้องกันไม่ให้สินค้าถูกบันทึกรับเข้าบนเอกสารแล้ว แต่ยังมองไม่เห็นในคลังจริง
ใช้ฟิลด์เหล่านี้เพื่อเชื่อมความคาดหวังจากใบสั่งซื้อ สินค้าที่รับเข้า ผลการตรวจ และการส่งต่อเข้าระบบสินค้าคงคลัง
ใช้เช็กลิสต์เพื่อกำหนดฟิลด์การรับสินค้า จากนั้นเชื่อมผลการตรวจเข้ากับเทมเพลตบันทึกรับสินค้า การปรับปรุงสต็อก การตรวจสอบคลัง การเติมสินค้า และการติดตาม PO
เริ่มจากตรงนี้เมื่อทีมรับสินค้าต้องการบริบทของ PO การตรวจสอบจำนวน ผลการตรวจสภาพ หลักฐานความคลาดเคลื่อน และสถานะการนำเข้าจัดเก็บไว้ในเรคคอร์ดเดียว
เช็กลิสต์การตรวจรับสินค้าตรวจสอบสินค้าที่รับเข้าเพื่อหาความเสียหาย จำนวนไม่ตรงกัน ข้อบกพร่องของบรรจุภัณฑ์ และรายการที่ไม่ผ่านการตรวจ ก่อนนำสต็อกที่รับเข้าไปจัดเก็บหรือใช้งาน
บันทึกรับสินค้าเข้าบันทึกการจัดส่งขาเข้าพร้อมข้อมูลอ้างอิง PO รายละเอียดผู้ขาย ปริมาณ การตรวจสภาพ ข้อยกเว้น เอกสาร และการติดตามการจัดเก็บสินค้าเข้าที่ใน Jodoo
ตัวติดตามใบสั่งซื้อติดตามใบสั่งซื้อที่ออกแล้วหลังการอนุมัติ พร้อมการยืนยันจากซัพพลายเออร์ วันที่คาดว่าจะส่งมอบ สถานะค้างนาน และขั้นตอนถัดไปในตัวติดตามแบบเรียลไทม์เดียว
ฟอร์มปรับสต็อกรวบรวมเหตุผลในการปรับสต็อก การเปลี่ยนแปลงจำนวน ไฟล์แนบ และบันทึกการตรวจสอบไว้ในฟอร์มที่มีโครงสร้างเดียว
เช็กลิสต์การตรวจสอบคลังสินค้าตรวจการจัดเก็บ การขนย้าย ความปลอดภัย และความเป็นระเบียบ พร้อมติดตามรายการที่ไม่ผ่าน หลักฐาน เจ้าของงาน และการแก้ไขในเวิร์กโฟลว์เดียว
ฟอร์มตรวจประเมินคลังสินค้าบันทึกผลการตรวจประเมินคลังสินค้า หลักฐาน และบันทึกความเสี่ยงไว้ในฟอร์มเดียว เพื่อให้ทีมตรวจสอบประเด็นและมอบหมายการแก้ไขได้รวดเร็วยิ่งขึ้นควรมี PO, ซัพพลายเออร์, สินค้า, จำนวนที่สั่ง, จำนวนที่รับ, สภาพสินค้า, เอกสาร, ประเภทความคลาดเคลื่อน, หลักฐาน, การตัดสินใจ และสถานะการนำเข้าจัดเก็บ
บันทึกรับสินค้าใช้จดว่าสินค้าอะไรเข้ามาถึงแล้ว ส่วนการตรวจรับสินค้าจะเพิ่มการตรวจคุณภาพ จำนวน ความคลาดเคลื่อน หลักฐาน และการตัดสินใจรับเข้า ก่อนที่สินค้าจะเข้าสู่พื้นที่จัดเก็บ
ให้สร้างการปรับสต็อกเมื่อจำนวนที่รับเข้าแล้ว สต็อกที่เสียหาย สินค้าที่ถูกปฏิเสธ หรือผลการนำเข้าจัดเก็บ แตกต่างจากที่เรคคอร์ดสินค้าคงคลังคาดไว้
ดูตัวอย่างเทมเพลต Jodoo แล้วปรับฟิลด์ PO หมวดหมู่ความคลาดเคลื่อน หลักฐานภาพถ่าย สถานะการตรวจ และการส่งต่องานเข้าจัดเก็บให้เหมาะกับกระบวนการรับสินค้าของคุณ
