Đặt lịch demoĐăng ký

Nền tảng

Nền tảngTrình tạo ứng dụngTrình tạo biểu mẫuquy trìnhBảng tổng quanTích hợp

Giải pháp

Đơn hàng & tồn khoLệnh sản xuấtQuản lý tinh gọnBảo trìPhiếu công việc hậu mãiCRMQuản lý dự ánQuản lý công việcXây dựng

Mẫu AI

Mẫu AI

Tài nguyên

Tài liệu trợ giúpHướng dẫn bắt đầu nhanhĐối tácCộng đồngMẫuBlogVề chúng tôiBảo mật

Bảng giá

Bảng giá
Đặt lịch demoĐăng ký
Mẫu AI
Hướng dẫn
Cẩm nang kho hàng và tồn kho
Hướng dẫn danh sách kiểm tra kiểm nhận hàng và các trường dữ liệu
Hướng dẫn

Hướng dẫn danh sách kiểm tra kiểm nhận hàng và các trường dữ liệu

Lập kế hoạch cho các trường dữ liệu kiểm nhận hàng, cách xử lý sai lệch, bằng chứng và bàn giao nhập kho trước khi mở mẫu tiếp nhận kho.

Kiểm nhận hàng là nơi dữ liệu mua hàng và dữ liệu kho gặp nhau. Hướng dẫn này giúp đội ngũ xác định những gì cần kiểm tra khi hàng đến, cách ghi nhận sai lệch và cách chuyển hàng đạt yêu cầu vào lưu kho hoặc sang công việc theo dõi tiếp.

Xem danh sách kiểm tra kiểm nhận hàngMở mẫu kiểm nhận hàng
Danh sách kiểm tra tiếp nhận hàngBắt đầu từ: Danh sách kiểm tra tiếp nhận hàng
01

Đưa ngữ cảnh PO và nhà cung cấp vào khâu tiếp nhận

Nhân sự tiếp nhận cần biết hàng dự kiến gồm gì, đến từ ai và khi nào phải giao. Thông tin PO và nhà cung cấp giúp đối soát kết quả kiểm tra về sau dễ hơn.

  • Số PO, nhà cung cấp, mã tham chiếu giao hàng, đơn vị vận chuyển và ngày giao dự kiến.
  • Mặt hàng, SKU, số lượng đặt, số lượng nhận, đơn vị tính và thông tin lô hoặc số sê-ri.
  • Người tiếp nhận, ngày tiếp nhận, địa điểm và khu vực lưu trữ.
  • Bản ghi theo dõi đơn mua hàng được liên kết hoặc bản ghi theo dõi tiếp của bộ phận mua hàng.
02

Chuẩn hóa việc kiểm tra tình trạng và số lượng

Danh sách kiểm tra tiếp nhận nên giúp việc kiểm tra tình trạng, số lượng và chứng từ được nhất quán để các ngoại lệ không bị chìm trong ghi chú.

  • Đối chiếu số lượng, giao thiếu, giao dư hoặc giao sai mặt hàng.
  • Hư hỏng, tình trạng bao bì, vấn đề về nhiệt độ hoặc xử lý nếu có liên quan.
  • Chứng từ bắt buộc, chứng nhận, phiếu đóng gói và ảnh.
  • Trạng thái chấp nhận, từ chối, cách ly hoặc tạm giữ.
03

Biến sai lệch thành một quy trình theo dõi tiếp

Sai lệch cần có trường dữ liệu về người phụ trách và hành động tiếp theo. Nếu không, các vấn đề tiếp nhận sẽ nằm ở bến hàng, trong email hoặc bảng tính thay vì trở thành công việc hiển thị rõ ràng.

  • Loại sai lệch, mức độ nghiêm trọng, số lượng bị ảnh hưởng và bằng chứng.
  • Người phụ trách theo dõi tiếp với nhà cung cấp, người phụ trách bên mua hàng và hạn xử lý.
  • Quyết định ghi có, thay thế, trả hàng, điều chỉnh tồn kho hoặc chấp nhận.
  • Trạng thái hoàn tất sau khi sai lệch được xử lý.
04

Kết nối hàng đạt yêu cầu với lưu kho và tồn kho

Sau khi kiểm tra, hàng đạt yêu cầu cần được bàn giao để nhập kho hoặc lưu trữ. Điều này giúp tránh tình trạng tồn kho đã được ghi nhận trên giấy tờ nhưng lại không hiển thị trong kho.

  • Người phụ trách nhập kho, vị trí đích, vị trí thực tế và ngày lưu kho.
  • Trạng thái sẵn dùng, cách ly, tạm giữ, hư hỏng hoặc đã trả lại.
  • Điều chỉnh tồn kho nếu số lượng nhận khác với số lượng dự kiến.
  • Theo dõi tiếp việc kiểm tra hoặc kiểm toán kho đối với các vấn đề tiếp nhận lặp lại.
Trường dữ liệu tiếp nhận

Các trường dữ liệu trong danh sách kiểm tra kiểm nhận hàng

Dùng các trường dữ liệu này để kết nối kỳ vọng từ đơn mua hàng, hàng đã nhận, kết quả kiểm tra và bàn giao tồn kho.

Hạng mục kiểm traNội dung cần kiểm traBằng chứngHành động tiếp theo
Đối chiếu PONhà cung cấp, PO, mặt hàng, số lượng đặt và số lượng nhận.PO, phiếu đóng gói, nhật ký tiếp nhận.Chấp nhận, nhận một phần hoặc theo dõi tiếp với bộ phận mua hàng.
Tình trạngHư hỏng, bao bì, cách xử lý, rủi ro lưu trữ.Ảnh, ghi chú, kết quả kiểm tra.Chấp nhận, cách ly, từ chối hoặc khiếu nại nhà cung cấp.
Chứng từChứng nhận, nhãn, dữ liệu lô hoặc số sê-ri, tệp bắt buộc.Tệp và ghi chú của người tiếp nhận.Tạm giữ cho đến khi chứng từ đầy đủ.
Sai lệchThiếu hàng, thừa hàng, sai mặt hàng, hàng hư hỏng.Số lượng bị ảnh hưởng và bằng chứng.Thay thế, ghi có, trả hàng hoặc điều chỉnh.
Nhập khoVị trí lưu trữ, người phụ trách, ngày, trạng thái sẵn dùng.Bản ghi nhập kho và ghi chú vị trí.Tồn kho sẵn dùng hoặc tạm giữ để theo dõi tiếp.
Mẫu

Kết nối kiểm nhận hàng với kiểm soát tồn kho

Dùng danh sách kiểm tra để xác định các trường dữ liệu tiếp nhận, sau đó kết nối kết quả kiểm tra với các mẫu nhật ký tiếp nhận, điều chỉnh tồn kho, kiểm toán kho, bổ sung hàng và theo dõi PO.

Mẫu phù hợp nhất để bắt đầuĐiểm bắt đầu phù hợp nhất: Danh sách kiểm tra kiểm nhận hàng

Bắt đầu tại đây khi đội ngũ tiếp nhận cần thông tin PO, kiểm tra số lượng, kết quả tình trạng, bằng chứng sai lệch và trạng thái nhập kho trong một bản ghi.

Danh sách kiểm tra tiếp nhận hàngDanh sách kiểm tra tiếp nhận hàngKiểm tra lô hàng đầu vào để phát hiện hư hỏng, sai lệch số lượng, lỗi đóng gói và các hạng mục không đạt trước khi hàng được đưa vào lưu kho hoặc sử dụng.Nhật ký nhập hàngNhật ký nhập hàngGhi nhận lô hàng đến với tham chiếu PO, thông tin nhà cung cấp, số lượng, kiểm tra tình trạng, ngoại lệ, tài liệu và theo dõi tiếp việc đưa hàng vào kho trong Jodoo.Theo dõi đơn đặt hàngTheo dõi đơn đặt hàngTheo dõi các đơn đặt hàng đã phát hành sau khi phê duyệt với xác nhận từ nhà cung cấp, ngày giao hàng cam kết, trạng thái tồn đọng theo thời gian và các bước tiếp theo trong một trình theo dõi trực tiếp.Biểu mẫu điều chỉnh tồn khoBiểu mẫu điều chỉnh tồn khoThu thập lý do điều chỉnh tồn kho, thay đổi số lượng, tệp đính kèm và ghi chú rà soát trong một biểu mẫu có cấu trúc.Danh sách kiểm tra kiểm định khoDanh sách kiểm tra kiểm định khoKiểm tra lưu kho, xử lý hàng hóa, an toàn và vệ sinh 5S; theo dõi hạng mục không đạt, bằng chứng, người phụ trách và việc khắc phục trong một quy trình.Biểu mẫu kiểm tra khoBiểu mẫu kiểm tra khoGhi nhận phát hiện kiểm tra kho, bằng chứng và ghi chú rủi ro trong một biểu mẫu để đội ngũ có thể rà soát vấn đề và phân công hành động khắc phục nhanh hơn.
Câu hỏi thường gặp

Câu hỏi về danh sách kiểm tra kiểm nhận hàng

Danh sách kiểm tra kiểm nhận hàng nên bao gồm những gì?

Nên bao gồm PO, nhà cung cấp, mặt hàng, số lượng đặt, số lượng nhận, tình trạng, chứng từ, loại sai lệch, bằng chứng, quyết định và trạng thái nhập kho.

Nhật ký tiếp nhận khác gì với kiểm nhận hàng?

Nhật ký tiếp nhận ghi lại những gì đã đến. Kiểm nhận hàng bổ sung đánh giá chất lượng, số lượng, sai lệch, bằng chứng và quyết định chấp nhận trước khi hàng được đưa vào lưu kho.

Khi nào khâu tiếp nhận nên tạo điều chỉnh tồn kho?

Hãy tạo điều chỉnh khi số lượng được chấp nhận, hàng hư hỏng, mặt hàng bị từ chối hoặc kết quả nhập kho khác với những gì bản ghi tồn kho dự kiến.

Bước tiếp theo

Mở danh sách kiểm tra kiểm nhận hàng

Xem trước mẫu Jodoo, sau đó điều chỉnh các trường dữ liệu PO, danh mục sai lệch, ảnh minh chứng, trạng thái kiểm tra và bàn giao nhập kho theo quy trình tiếp nhận của bạn.

Xem trước mẫu này