Cẩm nang

Cẩm nang về danh sách kiểm tra và trường dữ liệu kiểm tra hàng tiếp nhận

Lập kế hoạch các trường dữ liệu kiểm tra hàng tiếp nhận, xử lý sai lệch, bằng chứng và bàn giao nhập kho trước khi mở mẫu tiếp nhận hàng trong kho.

Kiểm tra hàng tiếp nhận là nơi bản ghi mua hàng và kho hàng gặp nhau. Cẩm nang này giúp đội ngũ xác định những gì cần kiểm tra khi hàng đến, cách ghi nhận sai lệch và cách chuyển hàng được chấp nhận vào lưu trữ hoặc công việc theo dõi tiếp.

Xem danh sách kiểm tra hàng tiếp nhậnMở mẫu kiểm tra hàng tiếp nhận

Bắt đầu từ: Danh sách kiểm tra tiếp nhận hàng

Đưa ngữ cảnh PO và nhà cung cấp vào bước tiếp nhận

Người tiếp nhận cần biết hàng được kỳ vọng là gì, đến từ ai và vào thời điểm nào. Ngữ cảnh PO và nhà cung cấp giúp đối soát kết quả kiểm tra dễ dàng hơn về sau.

Số PO, nhà cung cấp, tham chiếu giao hàng, đơn vị vận chuyển và ngày giao hàng dự kiến.
Mặt hàng, SKU, số lượng đặt hàng, số lượng nhận, đơn vị và thông tin lô hoặc số sê-ri.
Người tiếp nhận, ngày tiếp nhận, địa điểm và khu vực lưu trữ.
Trình theo dõi đơn mua hàng được liên kết hoặc bản ghi theo dõi tiếp của bộ phận mua hàng.

Chuẩn hóa kiểm tra tình trạng và số lượng

Danh sách kiểm tra hàng tiếp nhận nên giữ cho các bước kiểm tra tình trạng, số lượng và chứng từ nhất quán để các ngoại lệ không bị chôn vùi trong ghi chú.

Khớp số lượng, giao một phần, giao thừa, giao thiếu hoặc sai mặt hàng.
Hư hỏng, tình trạng bao bì, vấn đề về nhiệt độ hoặc xử lý hàng khi có liên quan.
Chứng từ bắt buộc, chứng nhận, phiếu đóng gói và ảnh.
Trạng thái chấp nhận, từ chối, cách ly hoặc tạm giữ.

Biến sai lệch thành quy trình theo dõi tiếp

Sai lệch cần có các trường dữ liệu về người phụ trách và hành động tiếp theo. Nếu không, vấn đề tiếp nhận sẽ nằm lại ở khu vực bốc dỡ, email hoặc bảng tính thay vì trở thành công việc có thể theo dõi.

Loại sai lệch, mức độ nghiêm trọng, số lượng bị ảnh hưởng và bằng chứng.
Người phụ trách theo dõi tiếp với nhà cung cấp, người phụ trách bên bộ phận mua hàng và ngày đến hạn.
Quyết định về ghi có, thay thế, trả hàng, điều chỉnh tồn kho hoặc chấp nhận.
Trạng thái đóng việc sau khi sai lệch được giải quyết.

Kết nối hàng được chấp nhận với lưu trữ và tồn kho

Sau khi kiểm tra, hàng được chấp nhận cần có bước bàn giao nhập kho hoặc lưu trữ. Điều này giúp tránh tình trạng hàng đã được tiếp nhận trên giấy tờ nhưng không hiển thị trong kho.

Người phụ trách nhập kho, vị trí mục tiêu, vị trí thực tế và ngày lưu trữ.
Trạng thái sẵn sàng, cách ly, tạm giữ, hư hỏng hoặc đã trả lại.
Điều chỉnh tồn kho nếu số lượng nhận khác với số lượng dự kiến.
Theo dõi tiếp qua kiểm tra kho hoặc kiểm kê cho các vấn đề tiếp nhận lặp lại.

Trường dữ liệu tiếp nhận

Trường dữ liệu trong danh sách kiểm tra hàng tiếp nhận

Dùng các trường dữ liệu này để kết nối kỳ vọng từ đơn mua hàng, hàng đã nhận, kết quả kiểm tra và bàn giao tồn kho.

Khu vực kiểm traNội dung cần kiểm traBằng chứngBước tiếp theo

Đối chiếu PONhà cung cấp, PO, mặt hàng, số lượng đặt và số lượng nhận.PO, phiếu đóng gói, nhật ký tiếp nhận.Chấp nhận, nhận một phần hoặc theo dõi tiếp với bộ phận mua hàng.

Tình trạngHư hỏng, bao bì, xử lý hàng, rủi ro lưu trữ.Ảnh, ghi chú, kết quả kiểm tra.Chấp nhận, cách ly, từ chối hoặc khiếu nại nhà cung cấp.

Chứng từChứng nhận, nhãn, dữ liệu lô hoặc số sê-ri, tệp bắt buộc.Tệp và ghi chú của người tiếp nhận.Tạm giữ cho đến khi chứng từ đầy đủ.

Sai lệchThiếu hàng, thừa hàng, sai mặt hàng, hàng hư hỏng.Số lượng bị ảnh hưởng và bằng chứng.Thay thế, ghi có, trả hàng hoặc điều chỉnh.

Nhập khoVị trí lưu trữ, người phụ trách, ngày, trạng thái sẵn sàng sử dụng.Bản ghi nhập kho và ghi chú vị trí.Tồn kho sẵn sàng hoặc tạm giữ để theo dõi tiếp.

Mẫu

Kết nối kiểm tra hàng tiếp nhận với kiểm soát tồn kho

Dùng danh sách kiểm tra để xác định các trường dữ liệu tiếp nhận, sau đó kết nối kết quả kiểm tra với nhật ký tiếp nhận, điều chỉnh tồn kho, kiểm kê kho, bổ sung hàng và các mẫu theo dõi PO.

Mẫu phù hợp nhất để bắt đầuĐiểm bắt đầu phù hợp nhất: Danh sách kiểm tra hàng tiếp nhận

Bắt đầu tại đây khi đội ngũ tiếp nhận cần ngữ cảnh PO, kiểm tra số lượng, kết quả tình trạng, bằng chứng sai lệch và trạng thái nhập kho trong một bản ghi.

Danh sách kiểm tra tiếp nhận hàngSử dụng danh sách kiểm tra để kiểm tra hàng hóa, khuyết tật ghi chép, giữ hay từ chối các mục, gắn kết bằng chứng và tiếp tục cung cấp lộ trình.

Nhật ký tiếp nhậnGhi lại các lô hàng đến với tham chiếu PO, thông tin nhà cung cấp, số lượng, kiểm tra tình trạng, ngoại lệ, tài liệu và theo dõi việc cất kho trong Jodoo.

Trình theo dõi đơn mua hàngTheo dõi đơn đặt hàng đã phát hành sau phê duyệt với xác nhận nhà cung cấp, ngày giao cam kết, trạng thái tồn đọng và bước tiếp theo trong một nơi.

Biểu mẫu điều chỉnh tồn khoThu thập lý do điều chỉnh tồn kho, thay đổi số lượng, tệp đính kèm và ghi chú rà soát trong một biểu mẫu có cấu trúc.

Danh sách kiểm tra kho hàngSử dụng danh sách kiểm tra kho hàng để rà soát khu vực lưu trữ, vệ sinh, vấn đề an toàn, tình trạng thiết bị, người phụ trách, bằng chứng và theo dõi tiếp.

Biểu mẫu kiểm tra khoGhi lại phát hiện kiểm tra kho, bằng chứng và ghi chú rủi ro trong một biểu mẫu để đội ngũ có thể rà soát vấn đề và phân công hành động khắc phục nhanh hơn.

Danh sách kiểm tra trước chuyến điThực hiện kiểm tra trước chuyến đi với các bước kiểm tra phương tiện, chỉ số công tơ mét, ghi chú lỗi, ảnh, xác nhận của tài xế và theo dõi sửa chữa.

Danh sách kiểm tra DOTThực hiện kiểm tra DOT với thông tin xe, bằng chứng DVIR, hạng mục không đạt, trạng thái sửa chữa, ghi chú của tài xế và theo dõi trước khi cho phép vận hành.

Các nhóm mẫu liên quan

Khám phá các mẫu liên quan đến tiếp nhận hàng và tồn kho

Phần mềm tiếp nhận hàng trong kho Phần mềm kiểm kê luân phiên Mẫu quản lý kho và tồn kho Phần mềm kiểm soát tồn kho trong kho hàng Hệ thống luân chuyển tồn kho Mẫu quy trình mua sắm Mẫu chất lượng & an toàn Phần mềm quy trình sản xuất Phần mềm quản lý xưởng

Quy trình liên kết

Xem quy trình nhận hàng kho và kiểm soát tồn kho

Bộ quy trình nhận hàng và kiểm soát tồn kho Gói quy trình kiểm soát tồn kho Gói quy trình nhận hàng kho

Câu hỏi thường gặp

Câu hỏi về danh sách kiểm tra hàng tiếp nhận

Danh sách kiểm tra hàng tiếp nhận nên bao gồm những gì?

Nên bao gồm PO, nhà cung cấp, mặt hàng, số lượng đặt, số lượng nhận, tình trạng, chứng từ, loại sai lệch, bằng chứng, quyết định và trạng thái nhập kho.

Nhật ký tiếp nhận khác gì so với kiểm tra hàng tiếp nhận?

Nhật ký tiếp nhận ghi lại những gì đã đến. Kiểm tra hàng tiếp nhận bổ sung các quyết định về chất lượng, số lượng, sai lệch, bằng chứng và chấp nhận trước khi hàng vào kho.

Khi nào bước tiếp nhận nên tạo điều chỉnh tồn kho?

Tạo điều chỉnh khi số lượng được chấp nhận, hàng hư hỏng, mặt hàng bị từ chối hoặc kết quả nhập kho khác với kỳ vọng trong bản ghi tồn kho.

Bước tiếp theo

Mở danh sách kiểm tra hàng tiếp nhận

Xem trước mẫu Jodoo, sau đó điều chỉnh các trường dữ liệu PO, danh mục sai lệch, bằng chứng ảnh, trạng thái kiểm tra và bàn giao nhập kho theo quy trình tiếp nhận của bạn.

Xem trước mẫu này

Nền tảng

Giải pháp

Mẫu AI

Tài nguyên

Bảng giá