Cẩm nang

Hướng dẫn quy trình phê duyệt đơn nghỉ phép

Lên kế hoạch cho các trường dữ liệu của đơn nghỉ phép, kiểm tra số dư, kế hoạch bàn giao công việc, phê duyệt của quản lý, bàn giao cho bộ phận tính lương và trạng thái của người yêu cầu trước khi mở một mẫu nhân sự.

Đơn nghỉ phép thường gây ra trao đổi qua lại không cần thiết khi ngày nghỉ, loại nghỉ, số dư phép, phương án bàn giao và phê duyệt của quản lý không được ghi nhận cùng lúc. Hướng dẫn này giúp đội ngũ HR xác định các trường dữ liệu và bước bàn giao trạng thái cần có trước khi yêu cầu được chuyển sang bộ phận tính lương hoặc sắp xếp lịch.

Rà soát các trường dữ liệu của đơn nghỉ phépMở mẫu đơn nghỉ phép

Bắt đầu từ: Biểu mẫu Yêu cầu nghỉ phép

Ghi nhận rõ ràng đơn nghỉ phép

Nhân viên không nên phải gửi thêm tin nhắn riêng để giải thích một yêu cầu cơ bản. Bản ghi nên thể hiện loại nghỉ phép, ngày nghỉ, lý do, ngữ cảnh số dư phép và yêu cầu bàn giao công việc trước khi bắt đầu rà soát.

Nhân viên, phòng ban, quản lý, loại nghỉ phép, ngày bắt đầu, ngày kết thúc và chi tiết nghỉ nửa ngày hoặc theo giờ.
Nhóm lý do, ghi chú bổ sung, tệp bắt buộc và trạng thái khẩn cấp hoặc đã lên kế hoạch.
Số dư còn lại, ngày phép chuyển kỳ, cờ nghỉ không lương và lý do ngoại lệ so với chính sách.
Trạng thái cho người yêu cầu để nhân viên biết yêu cầu đang chờ xử lý, bị trả lại, được phê duyệt hay bị từ chối.

Lập kế hoạch bàn giao giúp giảm việc làm lại cho quản lý

Người phê duyệt thường cần biết công việc đã có phương án thay thế hay chưa. Hãy thêm các trường dữ liệu cho người phụ trách thay thế, ảnh hưởng đến ca làm, nhiệm vụ bàn giao hoặc phạm vi hỗ trợ khách hàng trước khi phê duyệt.

Người phụ trách thay thế, ghi chú bàn giao, người thay ca và công việc bị ảnh hưởng.
Năng lực của nhóm, ngày không thể nghỉ, xung đột với các trường hợp vắng mặt khác hoặc giai đoạn cao điểm.
Ghi chú của quản lý, lý do trả lại và thay đổi được yêu cầu.
Chuyển lên HR khi cần rà soát do ảnh hưởng đến chính sách hoặc nhân sự.

Trạng thái phê duyệt cần được bàn giao rõ ràng

Nghỉ phép đã được phê duyệt có thể ảnh hưởng đến chấm công, bảng chấm công, tính lương và lịch làm việc. Quy trình nên thể hiện rõ điều gì xảy ra sau quyết định của quản lý.

Quyết định của quản lý, ngày phê duyệt, lý do từ chối và trạng thái rà soát của HR.
Bàn giao cho bộ phận tính lương, cập nhật chấm công, cập nhật lịch và ghi chú cho bảng chấm công.
Nhắc nhở đối với các yêu cầu đang chờ xử lý trước ngày nghỉ.
Dấu vết kiểm tra cho các ngoại lệ hoặc thay đổi sau khi phê duyệt.

Kết nối nghỉ phép với các quy trình nhân viên liên quan

Đơn nghỉ phép là một phần của nhóm quy trình vận hành nhân sự rộng hơn. Chúng thường kết nối với chấm công, theo dõi nghỉ phép, phê duyệt bảng chấm công, hoàn ứng chi phí và theo dõi việc tuân thủ chính sách.

Dùng công cụ theo dõi nghỉ phép để quản lý số dư, các kỳ nghỉ sắp tới và khả năng hiển thị trong nhóm.
Dùng công cụ theo dõi chấm công khi việc vắng mặt ảnh hưởng đến bản ghi thời gian.
Dùng phê duyệt bảng chấm công khi nghỉ phép ảnh hưởng đến hạn chốt lương hoặc số giờ được phê duyệt.
Dùng hoàn ứng chi phí khi việc đi lại hoặc vắng mặt đã được phê duyệt tạo ra khoản yêu cầu thanh toán cho nhân viên.

Trường dữ liệu phê duyệt nghỉ phép

Các trường dữ liệu cho phê duyệt đơn nghỉ phép

Dùng các trường dữ liệu này để đơn nghỉ phép dễ rà soát, bám sát chính sách và dễ bàn giao sau khi được phê duyệt.

Nhóm trường dữ liệuCần ghi nhậnTại sao quan trọngNgười chịu trách nhiệm

Yêu cầuNhân viên, loại nghỉ phép, ngày nghỉ, lý do, nghỉ nửa ngày hoặc theo giờ.Làm rõ nội dung vắng mặt.Nhân viên

Số dưSố dư còn lại, cờ nghỉ không lương, lý do ngoại lệ.Rà soát chính sách có đủ ngữ cảnh.HR

Bàn giao công việcNgười phụ trách thay thế, ảnh hưởng đến ca làm, ghi chú bàn giao.Quản lý có thể phê duyệt một cách phù hợp.Quản lý

Quyết địnhPhê duyệt, từ chối, lý do trả lại, ngày quyết định.Trạng thái được hiển thị rõ ràng.Người phê duyệt

Bàn giaoTính lương, chấm công, lịch làm việc, cập nhật bảng chấm công.Nghỉ phép đã phê duyệt được chuyển đến các hệ thống phía sau.HR hoặc bộ phận tính lương

Mẫu

Kết nối đơn nghỉ phép với vận hành HR

Dùng hướng dẫn này để xác định các trường dữ liệu của đơn nghỉ phép, sau đó kết nối với các mẫu theo dõi chấm công, theo dõi nghỉ phép, phê duyệt bảng chấm công và theo dõi tiếp cho nhân viên.

Mẫu phù hợp nhất để bắt đầuĐiểm bắt đầu phù hợp nhất: Biểu mẫu đơn nghỉ phép

Bắt đầu tại đây khi nhân viên cần một bản ghi yêu cầu duy nhất cho loại nghỉ, ngày nghỉ, ngữ cảnh số dư phép, kế hoạch bàn giao công việc, quyết định của quản lý và cập nhật trạng thái.

Biểu mẫu Yêu cầu nghỉ phépThu thập yêu cầu PTO và nghỉ phép với ngày nghỉ, loại nghỉ, kiểm tra số dư, kế hoạch bàn giao công việc, phê duyệt của quản lý và trạng thái người yêu cầu trong một quy trình duy nhất.

Trình theo dõi chấm công nhân viênTheo dõi các ngoại lệ chấm công, xu hướng vắng mặt và việc theo dõi tiếp của quản lý trước khi các vấn đề lặp lại trở thành sự cố về lương thưởng hoặc nhân sự.

Quy trình phê duyệt bảng chấm côngĐịnh tuyến bảng chấm công qua phê duyệt của quản lý, rà soát giờ còn thiếu, yêu cầu chỉnh sửa, kiểm tra hạn chốt lương và theo dõi tiếp ngoại lệ.

Yêu Cầu Hoàn Trả Chi PhíThu thập yêu cầu hoàn trả chi phí kèm hóa đơn, bối cảnh chính sách và trạng thái chi trả để các nhóm có thể phân loại ngoại lệ và theo dõi tiến độ rõ ràng.

Các nhóm mẫu liên quan

Khám phá các mẫu yêu cầu HR liên quan

Quy trình vận hành nhân sự cho nhân viên Phần mềm quản lý yêu cầu của nhân viên Mẫu yêu cầu nhân sự của nhân viên Mẫu phê duyệt tài chính Mẫu quy trình truy cập & bảo mật

Quy trình liên kết

Xem quy trình yêu cầu nhân sự của nhân viên

Bộ quy trình yêu cầu nhân sự và onboarding cho nhân viên Bộ quy trình onboarding nhân viên Bộ quy trình đơn nghỉ phép Bộ quy trình yêu cầu thiết bị cho nhân viên

Câu hỏi thường gặp

Câu hỏi về phê duyệt đơn nghỉ phép

Một quy trình đơn nghỉ phép nên bao gồm những gì?

Nên bao gồm thông tin nhân viên, loại nghỉ phép, ngày nghỉ, ngữ cảnh số dư phép, kế hoạch bàn giao công việc, quyết định của quản lý, bước rà soát của HR khi cần và bàn giao cho bộ phận tính lương hoặc chấm công.

Đơn nghỉ phép có nên kết nối với bảng chấm công không?

Có, khi nghỉ phép ảnh hưởng đến hạn chốt lương, số giờ đã phê duyệt, thời gian nghỉ không lương hoặc bản ghi chấm công. Hãy giữ bước bàn giao hiển thị rõ ràng để bộ phận tính lương không phải tự ghép lại ngữ cảnh.

Ai nên phê duyệt đơn nghỉ phép?

Quản lý thường phê duyệt về phương án bàn giao và thời điểm nghỉ. HR sẽ rà soát các ngoại lệ chính sách, vấn đề về số dư phép, nghỉ không lương hoặc các trường hợp cần tài liệu chính thức.

Bước tiếp theo

Mở mẫu đơn nghỉ phép

Xem trước mẫu Jodoo, sau đó điều chỉnh các loại nghỉ phép, định tuyến phê duyệt, kiểm tra số dư và chế độ xem trạng thái theo quy trình HR của bạn.

Xem trước mẫu này

Nền tảng

Giải pháp

Mẫu AI

Tài nguyên

Bảng giá