người yêu cầu gửi thông tin yêu cầu hoàn trả chi phí với đầy đủ bối cảnh để được rà soát nhanh chóng.
Mẫu Yêu Cầu Hoàn Trả Chi Phí
Tạo luồng yêu cầu hiển thị việc rà soát hóa đơn, bàn giao phê duyệt và trạng thái hoàn trả trong một nơi trước khi công việc bị đình trệ.
Dành cho nhân viên, đội ngũ tài chính và người phê duyệt cần theo dõi thông tin yêu cầu, trạng thái phê duyệt và tiến độ chi trả trong một yêu cầu xuyên suốt từ tiếp nhận đến theo dõi tiếp.
Tùy chỉnh trường dữ liệu yêu cầu, quy tắc định tuyến, các bước phê duyệt và cập nhật trạng thái để phù hợp với quy trình của bạn. Xem trước mẫu yêu cầu hoàn trả chi phí, sau đó tùy chỉnh phần tiếp nhận, định tuyến và chế độ xem trạng thái cho nhóm của bạn.
Quy trình tương tácXem trước chính
Mở bản xem trước mẫu trực tiếpXem quy trình đang chạy trước khi dùng mẫu.Mở xem trước trực tiếp
Tổng quan
Mẫu này giúp bạn quản lý gì
Sử dụng mẫu này khi các nhóm cần rà soát yêu cầu chi phí trước khi bộ phận tài chính thực hiện hoàn trả. Mẫu mang đến cho người yêu cầu và người phụ trách góc nhìn chung về thông tin yêu cầu, trạng thái phê duyệt và tiến độ chi trả, giúp giảm chậm trễ sau khi gửi.
Phù hợp với ai
Những đội ngũ hưởng lợi nhiều nhất từ mẫu này
người phụ trách phân loại các yêu cầu mới đến và theo dõi mục nào cần xử lý tiếp theo.
quản lý theo dõi khối lượng yêu cầu, điểm nghẽn và việc theo dõi tiếp với người yêu cầu trong toàn nhóm.
Bao gồm những gì
Các quy trình và thành phần có trong mẫu này
Quy trình chính
Gửi yêu cầu bồi hoàn và đính kèm hóa đơn.
Thu thập yêu cầu hoàn trả, ngày phát sinh, danh mục, bằng chứng hóa đơn và tổng số tiền yêu cầu trong một quy trình có cấu trúc cho nhân viên.
Tiếp nhận yêu cầu và theo dõi tiếp với người yêu cầu.
Ghi nhận thông tin yêu cầu, định tuyến người phụ trách và hiển thị rõ các cập nhật cho người yêu cầu sau khi gửi.
Định tuyến phê duyệt và rà soát ngoại lệ theo chính sách.
Theo dõi phê duyệt của quản lý trực tiếp, rà soát của bộ phận tài chính và các ngoại lệ về hóa đơn trước khi yêu cầu được chuyển sang hoàn trả.
Hiển thị khoản chi trả đang chờ và chi tiêu.
Theo dõi các yêu cầu đang chờ, khoản hoàn trả đã thanh toán, tồn đọng ngoại lệ và chi tiêu theo từng nhóm trong một bảng tổng quan.
Thành phần bao gồm
- Yêu Cầu Khai Báo Chi Phí
- Nhật Ký Theo Dõi Tiếp Với Người Yêu Cầu
- Các Hạng Mục Chi Phí
- Nhật Ký Trạng Thái Hoàn Trả
- Yêu Cầu Chờ Phê Duyệt
- Hàng Đợi Yêu Cầu Đang Mở
- Hàng Đợi Trạng Thái Người Yêu Cầu
- Hàng Đợi Ngoại Lệ Hóa Đơn
- Nhắc Nhở Thiếu Hóa Đơn
- Thông Báo Cập Nhật Cho Người Yêu Cầu
- Nhắc Nhở Gửi Yêu Cầu
- Cảnh Báo Phê Duyệt Cho Quản Lý
- Nhân Viên Yêu Cầu
- Quản Lý Trực Tiếp
- Nhân Viên Xử Lý Tài Chính
Vì sao các đội ngũ sử dụng mẫu này
Vì sao quy trình này hiệu quả
- Mang đến cho người yêu cầu một nơi duy nhất để gửi yêu cầu chi phí với đầy đủ bối cảnh mà người rà soát cần ngay từ đầu.
- Định tuyến từng mục đến đúng người phụ trách, hiển thị rõ trạng thái và giảm trao đổi qua lại sau khi gửi.
- Gắn quyết định, bình luận và lịch sử theo dõi tiếp với yêu cầu cho đến khi hoàn tất.
Xác minh trực tiếpXem trước trong tab mới
Xem quy trình trong ngữ cảnh thực tếXem quy trình đang chạy trước khi dùng mẫu.Xác minh trực tiếp
Xem trước mẫu
Xem mẫu hiển thị trên các chế độ xem chính
Yêu Cầu Chờ Phê Duyệt.
Ghi nhận thông tin yêu cầu, hóa đơn và ghi chú của người phê duyệt để mỗi yêu cầu sẵn sàng cho việc rà soát, định tuyến và theo dõi tiếp.
Yêu Cầu Khai Báo Chi Phí.
Ghi nhận thông tin yêu cầu, hóa đơn và ghi chú của người phê duyệt để mỗi yêu cầu sẵn sàng cho việc rà soát, định tuyến và theo dõi tiếp.
Bảng Tổng Quan Đã Thanh Toán So Với Đang Chờ.
Theo dõi tồn đọng, tuổi hồ sơ và thông lượng từ một bảng tổng quan.
Cách hoạt động
Từ thiết lập đến triển khai
Người yêu cầu gửi yêu cầu chi phí với các thông tin mà người phụ trách cần để rà soát hoặc xử lý mục đó.
Người phụ trách được chỉ định rà soát yêu cầu đã gửi, yêu cầu cập nhật khi cần và chuyển yêu cầu sang đúng trạng thái.
Hàng đợi, lời nhắc và bình luận giúp người yêu cầu và người rà soát nắm rõ nội dung nào đang chờ, đã được phê duyệt hoặc đang bị chặn.
Các yêu cầu đã hoàn tất vẫn có thể tìm kiếm để phục vụ báo cáo, kiểm tra và theo dõi tiếp sau này.
Câu hỏi thường gặp
Câu hỏi thường gặp về mẫu này
Mẫu Yêu Cầu Hoàn Trả Chi Phí này bao gồm những gì?
Trong mẫu có các bản ghi yêu cầu như Yêu Cầu Khai Báo Chi Phí, Nhật Ký Theo Dõi Tiếp Với Người Yêu Cầu và Các Hạng Mục Chi Phí; các chế độ xem hàng đợi như Yêu Cầu Chờ Phê Duyệt, Hàng Đợi Yêu Cầu Đang Mở và Hàng Đợi Trạng Thái Người Yêu Cầu; cùng các tự động hóa như Nhắc Nhở Thiếu Hóa Đơn và Thông Báo Cập Nhật Cho Người Yêu Cầu, giúp thông tin yêu cầu, trạng thái phê duyệt và tiến độ chi trả luôn hiển thị rõ khi yêu cầu di chuyển qua các bước định tuyến, rà soát và cập nhật trạng thái.
Có thể tùy chỉnh trường dữ liệu và quy trình không?
Có. Bạn có thể điều chỉnh các trường dữ liệu tiếp nhận, định tuyến người phụ trách, cập nhật cho người yêu cầu và các chế độ xem hàng đợi xoay quanh thông tin yêu cầu, trạng thái phê duyệt và tiến độ chi trả.
Các nhóm có thể dùng trên thiết bị di động không?
Có. Người yêu cầu có thể gửi từ thiết bị di động và người phụ trách có thể rà soát thông tin yêu cầu, trạng thái phê duyệt và tiến độ chi trả trong cùng một bản ghi khi việc theo dõi tiếp vẫn đang mở.
Người yêu cầu và người phụ trách có thể xem cập nhật trạng thái tại một nơi không?
Có. Người yêu cầu và người phụ trách có thể xem thông tin yêu cầu, trạng thái phê duyệt và tiến độ chi trả tại một nơi, để các câu hỏi về trạng thái và việc theo dõi tiếp không bị phân tán qua nhiều tin nhắn.
Mẫu này phù hợp nhất với ai?
Mẫu này hữu ích cho nhân viên, đội ngũ tài chính và người phê duyệt cần rà soát yêu cầu chi phí trước khi bộ phận tài chính thực hiện hoàn trả.
AI có thể giúp điều chỉnh mẫu này không?
Có. AI có thể giúp tùy chỉnh trường dữ liệu, chế độ xem, tự động hóa và các bước quy trình theo cách bạn rà soát yêu cầu chi phí trước khi bộ phận tài chính thực hiện hoàn trả.
Tình huống sử dụng
Xem các tình huống sử dụng liên quan cho mẫu này
Bộ quy trình
Xem mẫu này phù hợp ở đâu trong một quy trình đầy đủ
Mẫu liên quan
Thêm mẫu gần với quy trình này
Bắt đầu với mẫu này
Xem trước trước, rồi tùy chỉnh cho đội ngũ của bạn
Bắt đầu từ quy trình dựng sẵn, điều chỉnh trường dữ liệu và trạng thái, rồi triển khai một ứng dụng Jodoo phù hợp với đội ngũ của bạn.