Bộ quy trình

Bộ quy trình yêu cầu nhân sự & onboarding nhân viên

Kết nối các quy trình yêu cầu nghỉ phép, tác vụ onboarding, phê duyệt bảng chấm công, đào tạo nhân viên, hoàn phí, chấm công và thiết lập quyền truy cập.

Bộ này dành cho đội ngũ nhân sự, quản lý, bảng lương và vận hành cần đảm bảo các yêu cầu của nhân viên và công việc theo dõi tiếp luôn minh bạch từ khâu tiếp nhận đến phê duyệt, hoàn tất và bàn giao.

Xem các giai đoạn quy trìnhMở mẫu khởi đầu

Đội ngũ HR đang chuẩn hóa việc tiếp nhận và theo dõi tiếp các yêu cầu của nhân viên.Quản lý phê duyệt nghỉ phép, thời gian làm việc, đào tạo và tác vụ onboarding.Các bên phối hợp thuộc bảng lương và tài chính đang rà soát các bước bàn giao liên quan đến bảng chấm công và hoàn phí.

Biểu mẫu Yêu cầu nghỉ phép

Trình theo dõi hội nhập nhân viên

Danh sách kiểm tra tiếp nhận nhân viên mới

01Tiếp nhận yêu cầu của nhân viên02Định tuyến phê duyệt của quản lý và HR03Quản lý mức độ sẵn sàng onboarding04Theo dõi đào tạo và công việc theo dõi tiếp với nhân viên

Các giai đoạn quy trình

Cách các mẫu được kết nối trong toàn bộ quy trình

Tiếp nhận yêu cầu của nhân viên

Thu thập thông tin nhân viên, loại yêu cầu, ngày tháng, lý do, quản lý phụ trách và thông tin hỗ trợ trước khi bắt đầu rà soát.

Biểu mẫu Yêu cầu nghỉ phépThu thập yêu cầu PTO và nghỉ phép với ngày nghỉ, loại nghỉ, kiểm tra số dư, kế hoạch bàn giao, phê duyệt của quản lý và trạng thái của người yêu cầu trong một quy trình.Yêu Cầu Hoàn Trả Chi PhíThu thập yêu cầu hoàn trả chi phí kèm hóa đơn, bối cảnh chính sách và trạng thái chi trả để các nhóm có thể phân loại ngoại lệ và theo dõi tiến độ rõ ràng.

Định tuyến phê duyệt của quản lý và HR

Chuyển các đầu việc nghỉ phép, bảng chấm công và hoàn phí qua các bước ra quyết định rõ ràng của quản lý, HR, bảng lương hoặc tài chính.

Biểu mẫu Yêu cầu nghỉ phépThu thập yêu cầu PTO và nghỉ phép với ngày nghỉ, loại nghỉ, kiểm tra số dư, kế hoạch bàn giao, phê duyệt của quản lý và trạng thái của người yêu cầu trong một quy trình.Quy trình phê duyệt bảng chấm côngĐịnh tuyến bảng chấm công qua phê duyệt của quản lý, rà soát giờ còn thiếu, yêu cầu chỉnh sửa, kiểm tra mốc chốt lương và theo dõi tiếp ngoại lệ.Yêu Cầu Hoàn Trả Chi PhíThu thập yêu cầu hoàn trả chi phí kèm hóa đơn, bối cảnh chính sách và trạng thái chi trả để các nhóm có thể phân loại ngoại lệ và theo dõi tiến độ rõ ràng.

Quản lý mức độ sẵn sàng onboarding

Theo dõi tác vụ cho nhân sự mới, giấy tờ, thiết bị, xác nhận chính sách, thiết lập tài khoản và các khâu bàn giao bị chặn trước ngày bắt đầu làm việc.

Trình theo dõi hội nhập nhân viênTheo dõi các tác vụ hội nhập với người phụ trách, hạn xử lý, trạng thái giấy tờ, mức độ sẵn sàng của thiết bị, các bước bàn giao bị chặn và rủi ro ngày bắt đầu làm việc.Danh sách kiểm tra tiếp nhận nhân viên mớiSử dụng danh sách kiểm tra thiết lập cho nhân viên mới có thể lặp lại để bao quát công việc, lưu bằng chứng hoàn thành, đảm bảo trách nhiệm bàn giao và đẩy nhanh việc khép lại các công việc khắc phục.Biểu mẫu xác nhận chính sáchThu thập xác nhận chính sách của nhân viên với phiên bản, thời hạn, chữ ký, ghi chú ngoại lệ và trạng thái hoàn tất sẵn sàng cho kiểm toán.Yêu cầu cấp laptopThu thập yêu cầu cấp laptop với vai trò nhân viên, yêu cầu thiết bị, trạng thái phê duyệt, người phụ trách cấp phát và ghi chú bàn giao trước khi IT thực hiện.Biểu mẫu yêu cầu tài khoản người dùngThu thập chi tiết yêu cầu tài khoản, định tuyến phê duyệt quyền truy cập, phân công người phụ trách cấp quyền và đảm bảo mọi yêu cầu tài khoản người dùng đều có thể truy vết từ lúc tiếp nhận đến khi kích hoạt.

Theo dõi đào tạo và công việc theo dõi tiếp với nhân viên

Giúp các hạng mục đào tạo được giao, minh chứng hoàn thành, trạng thái quá hạn, gia hạn, bối cảnh chấm công và theo dõi tiếp của HR luôn hiển thị rõ.

Trình Theo Dõi Đào Tạo Nhân ViênTheo dõi các đợt phân công đào tạo cho nhân viên với ngày đến hạn, bằng chứng hoàn thành, học viên quá hạn, trạng thái chứng nhận, ngày hết hạn và theo dõi gia hạn.Trình theo dõi chấm công nhân viênTheo dõi các ngoại lệ chấm công, xu hướng vắng mặt và việc theo dõi tiếp của quản lý trước khi các vấn đề lặp lại trở thành sự cố về lương thưởng hoặc nhân sự.

Chi tiết được kết nối

Giữ nhất quán thông tin quan trọng từ yêu cầu đến theo dõi tiếp

Nhân viên, quản lý, loại yêu cầu, ngày tháng và lý do được chuyển từ bước tiếp nhận sang phê duyệt.
Quyết định phê duyệt, lý do trả lại, ngoại lệ chính sách và trạng thái bảng lương luôn được gắn với yêu cầu của nhân viên.
Ngày bắt đầu, người phụ trách tác vụ, trạng thái thiết bị, thiết lập quyền truy cập và xác nhận chính sách kết nối với mức độ sẵn sàng onboarding.
Ngày đến hạn đào tạo, minh chứng, trạng thái hoàn thành, ngày gia hạn và người phụ trách quá hạn giúp công việc theo dõi tiếp với nhân viên luôn rõ ràng.

Điểm bắt đầu phù hợp nhất

Chọn mẫu đầu tiên theo điểm nghẽn

Bắt đầu với yêu cầu nghỉ phép nếu các bước phê duyệt của quản lý tạo ra nhiều trao đổi qua lại nhất.
Bắt đầu với onboarding nếu mức độ sẵn sàng theo ngày bắt đầu và trách nhiệm phụ trách chưa rõ ràng.
Bắt đầu với quy trình bảng chấm công, đào tạo hoặc hoàn phí nếu bàn giao cho bảng lương và khâu hoàn tất là điểm nghẽn.

Mẫu đi kèm

Các mẫu hỗ trợ gói quy trình này

Biểu mẫu Yêu cầu nghỉ phép

Thu thập yêu cầu PTO và nghỉ phép với ngày nghỉ, loại nghỉ, kiểm tra số dư, kế hoạch bàn giao, phê duyệt của quản lý và trạng thái của người yêu cầu trong một quy trình.

Trình theo dõi hội nhập nhân viên

Theo dõi các tác vụ hội nhập với người phụ trách, hạn xử lý, trạng thái giấy tờ, mức độ sẵn sàng của thiết bị, các bước bàn giao bị chặn và rủi ro ngày bắt đầu làm việc.

Danh sách kiểm tra tiếp nhận nhân viên mới

Sử dụng danh sách kiểm tra thiết lập cho nhân viên mới có thể lặp lại để bao quát công việc, lưu bằng chứng hoàn thành, đảm bảo trách nhiệm bàn giao và đẩy nhanh việc khép lại các công việc khắc phục.

Quy trình phê duyệt bảng chấm công

Định tuyến bảng chấm công qua phê duyệt của quản lý, rà soát giờ còn thiếu, yêu cầu chỉnh sửa, kiểm tra mốc chốt lương và theo dõi tiếp ngoại lệ.

Trình Theo Dõi Đào Tạo Nhân Viên

Theo dõi các đợt phân công đào tạo cho nhân viên với ngày đến hạn, bằng chứng hoàn thành, học viên quá hạn, trạng thái chứng nhận, ngày hết hạn và theo dõi gia hạn.

Yêu Cầu Hoàn Trả Chi Phí

Thu thập yêu cầu hoàn trả chi phí kèm hóa đơn, bối cảnh chính sách và trạng thái chi trả để các nhóm có thể phân loại ngoại lệ và theo dõi tiến độ rõ ràng.

Trình theo dõi chấm công nhân viên

Theo dõi các ngoại lệ chấm công, xu hướng vắng mặt và việc theo dõi tiếp của quản lý trước khi các vấn đề lặp lại trở thành sự cố về lương thưởng hoặc nhân sự.

Biểu mẫu xác nhận chính sách

Thu thập xác nhận chính sách của nhân viên với phiên bản, thời hạn, chữ ký, ghi chú ngoại lệ và trạng thái hoàn tất sẵn sàng cho kiểm toán.

Yêu cầu cấp laptop

Thu thập yêu cầu cấp laptop với vai trò nhân viên, yêu cầu thiết bị, trạng thái phê duyệt, người phụ trách cấp phát và ghi chú bàn giao trước khi IT thực hiện.

Biểu mẫu yêu cầu tài khoản người dùng

Thu thập chi tiết yêu cầu tài khoản, định tuyến phê duyệt quyền truy cập, phân công người phụ trách cấp quyền và đảm bảo mọi yêu cầu tài khoản người dùng đều có thể truy vết từ lúc tiếp nhận đến khi kích hoạt.

Quy trình kinh doanh liên quan

Khám phá các tình huống sử dụng đằng sau quy trình này

12 mẫu

Mẫu Yêu Cầu Nhân Sự Cho Nhân Viên

Khám phá các mẫu nhân sự cho yêu cầu nghỉ phép, tác vụ onboarding, phê duyệt bảng chấm công, đào tạo nhân viên, hoàn ứng chi phí và theo dõi tiếp nhân viên.

Biểu mẫu Yêu cầu nghỉ phép / Trình theo dõi hội nhập nhân viên / Danh sách kiểm tra tiếp nhận nhân viên mới 20 mẫu

Mẫu phê duyệt tài chính

Bắt đầu tại đây với các quy trình phê duyệt ngân sách, chi phí, hóa đơn, thanh toán, tín dụng và bút toán cần kiểm soát chặt chẽ hơn.

Quy trình phê duyệt ngân sách / Quy trình phê duyệt chi phí / Trình theo dõi công nợ phải trả 12 mẫu

Mẫu quy trình truy cập và bảo mật

Dùng trung tâm này cho yêu cầu truy cập, rà soát quyền hạn, kiểm soát khách đến thăm, xử lý ngoại lệ và các quy trình vận hành liên quan đến bảo mật.

Yêu cầu cấp quyền truy cập VPN / Yêu cầu cấp quyền truy cập đặc quyền / Yêu cầu truy cập dữ liệu của chủ thể dữ liệu 23 mẫu

Mẫu kiểm soát tài sản & thiết bị

Khám phá mẫu kiểm soát tài sản và thiết bị cho hoàn trả, thanh lý, gắn thẻ, bàn giao, yêu cầu laptop, đặt thiết bị, checkout, bảo trì và theo dõi công cụ.

Biểu mẫu bàn giao tài sản / Biểu mẫu hoàn trả tài sản / Biểu mẫu bàn giao tài sản

Thêm gói quy trình

So sánh các gói quy trình tương tự

9 mẫu

Bộ quy trình từ yêu cầu mua hàng đến PO

Kết nối tiếp nhận yêu cầu mua hàng, rà soát ngân sách, theo dõi tiếp của bộ phận mua hàng, tạo đơn đặt hàng và theo dõi trạng thái PO trong một quy trình mua sắm duy nhất.

01 Ghi nhận yêu cầu mua hàng02 Định tuyến phê duyệt và rà soát ngân sách03 Chuyển nhu cầu đã phê duyệt sang xử lý PO04 Theo dõi thay đổi và trạng thái đơn hàngMẫu quy trình mua sắm / Mẫu phê duyệt tài chính / Mẫu Quản lý nhà cung cấpBiểu Mẫu Yêu Cầu Vật Tư / Biểu mẫu yêu cầu mua hàng / Biểu mẫu yêu cầu mua hàng chung 11 mẫu

Bộ mẫu quy trình kiểm soát phê duyệt tài chính

Chuẩn hóa phê duyệt ngân sách, chi phí, hóa đơn, thanh toán, CapEx, tín dụng và bút toán vào một quy trình kiểm soát tài chính rõ ràng hơn.

01 Tiếp nhận yêu cầu tài chính02 Rà soát ngân sách và bối cảnh chính sách03 Định tuyến phê duyệt có kiểm soát04 Theo dõi thanh toán và các bước tiếp theoMẫu phê duyệt tài chính / Mẫu quy trình mua sắm / Mẫu Quản lý nhà cung cấpQuy trình phê duyệt ngân sách / Quy trình phê duyệt chi phí / Yêu cầu hóa đơn 8 mẫu

Gói quy trình công nợ phải trả, phê duyệt hóa đơn và kiểm soát thanh toán

Kết nối tiếp nhận hóa đơn AP, phê duyệt mã hạch toán, kiểm soát giải ngân ACH, trạng thái thanh toán và lịch thanh toán theo hợp đồng.

01 Thu thập bối cảnh hóa đơn và thanh toán02 Luân chuyển mã hạch toán AP và phê duyệt hóa đơn03 Chuẩn bị giải ngân có kiểm soát04 Theo dõi tuổi nợ AP và nghĩa vụ hợp đồngMẫu phê duyệt tài chính / Mẫu Quản lý nhà cung cấp / Mẫu quy trình mua sắmTrình theo dõi công nợ phải trả / Quy trình phê duyệt hóa đơn AP / Biểu mẫu yêu cầu thanh toán ACH 16 mẫu

Bộ quy trình tiếp nhận nhà cung cấp & đánh giá năng lực nhà cung cấp

Kết nối tiếp nhận nhà cung cấp, thiết lập nhà cung cấp, rà soát đủ điều kiện, so sánh, kiểm toán và theo dõi hành động khắc phục trong một quy trình quản lý nhà cung cấp.

01 Thu thập thông tin tiếp nhận nhà cung cấp02 Thiết lập bản ghi nhà cung cấp03 Đánh giá và so sánh nhà cung cấp04 Kiểm toán và theo dõi hành động khắc phụcMẫu Quản lý nhà cung cấp / Mẫu quy trình mua sắm / Mẫu phê duyệt tài chínhBiểu mẫu tiếp nhận nhà cung cấp / Biểu mẫu thiết lập nhà cung cấp / Biểu mẫu thông tin nhà cung cấp 15 mẫu

Bộ quy trình tiếp nhận kho & kiểm soát tồn kho

Kết nối yêu cầu vật tư, kiểm tra tiếp nhận, xuất kho, hoàn trả, cảnh báo sắp hết hàng, bổ sung hàng, kiểm tra và điều chỉnh tồn kho.

01 Yêu cầu và xuất vật tư02 Tiếp nhận và kiểm tra hàng nhập kho03 Kiểm soát hàng hoàn trả và ngoại lệ04 Bổ sung hàng và kiểm tra khu vực lưu khoMẫu Kho hàng & Tồn kho / Mẫu quy trình mua sắm / Mẫu chất lượng & an toàn / Mẫu kiểm soát tài sản & thiết bịBiểu mẫu yêu cầu vật tư / Biểu Mẫu Yêu Cầu Vật Tư / Biểu Mẫu Yêu Cầu Vật Tư Trường Học 26 mẫu

Bộ quy trình điều phối dịch vụ hiện trường và bảo trì

Kết nối yêu cầu công việc, điều phối, lên lịch kỹ thuật viên, theo dõi bảo trì, dịch vụ tòa nhà và các quy trình đặt lịch cho từng dịch vụ chuyên ngành.

01 Tiếp nhận nhu cầu dịch vụ02 Điều phối và phân công công việc03 Lên lịch cuộc hẹn theo dịch vụ chuyên ngành04 Theo dõi tiếp công việc bảo trìMẫu Dịch vụ tại hiện trường & Bảo trì / Mẫu vận hành xây dựng / Mẫu kiểm soát tài sản & thiết bị / Mẫu chất lượng & an toànPhiếu yêu cầu công việc / Phần mềm điều phối lệnh công việc / Điều phối dịch vụ 11 mẫu

Bộ quy trình kiểm soát cấp phát tài sản & thiết bị

Kết nối quy trình bàn giao, hoàn trả, chuyển giao, thanh lý, gắn thẻ, đặt thiết bị, cấp phát, theo dõi công cụ và theo dõi tiếp việc hiệu chuẩn.

01 Yêu cầu và phân công tài sản02 Gắn thẻ và đăng ký thiết bị03 Đặt chỗ và cấp phát tài sản dùng chung04 Hoàn trả, hiệu chuẩn hoặc thanh lýMẫu kiểm soát tài sản & thiết bị / Mẫu Kho hàng & Tồn kho / Mẫu Dịch vụ tại hiện trường & Bảo trì / Mẫu vận hành xây dựngBiểu mẫu bàn giao tài sản / Biểu mẫu hoàn trả tài sản / Biểu mẫu bàn giao tài sản 12 mẫu

Bộ quy trình kiểm soát yêu cầu truy cập và bảo mật

Kết nối các quy trình yêu cầu truy cập, thiết lập tài khoản, truy cập VPN và truy cập đặc quyền, ngoại lệ chính sách, xác nhận, kiểm soát khách đến thăm và bàn giao chìa khóa.

01 Thu thập nhu cầu truy cập02 Rà soát truy cập đặc quyền và truy cập từ xa03 Kiểm soát xác nhận và chìa khóa04 Theo dõi quyền ra vào của khách đến thămMẫu quy trình truy cập và bảo mật / Mẫu kiểm soát tài sản & thiết bị / Mẫu chất lượng & an toànBiểu mẫu yêu cầu cấp quyền truy cập / Biểu mẫu yêu cầu tài khoản người dùng / Yêu cầu cấp quyền truy cập VPN 6 mẫu

Bộ quy trình tiếp nhận, phê duyệt và gia hạn hoặc kéo dài thời hạn hợp đồng

Kết nối tiếp nhận hợp đồng, định tuyến phê duyệt, theo dõi hợp đồng, thông tin nhà cung cấp, ngoại lệ chính sách và theo dõi việc gia hạn hoặc kéo dài thời hạn hợp đồng.

01 Thu thập thông tin tiếp nhận hợp đồng02 Định tuyến phê duyệt và ngoại lệ03 Theo dõi nghĩa vụ và các mốc thời gian04 Quản lý kéo dài và gia hạn hợp đồngMẫu quy trình mua sắm / Mẫu Quản lý nhà cung cấp / Mẫu phê duyệt tài chínhBiểu mẫu tiếp nhận hợp đồng / Quy trình phê duyệt hợp đồng / Theo dõi hợp đồng

Hướng dẫn

Làm rõ tiêu chí cho quy trình này

Cẩm nang

Cẩm nang Checklist Onboarding và Đào tạo Nhân viên

Lập kế hoạch các đầu việc onboarding nhân viên, phân công người phụ trách, hồ sơ đào tạo, hạn hoàn thành, bằng chứng hoàn thành và theo dõi tiếp từ HR trước khi mở mẫu.

Câu hỏi thường gặp

Các câu hỏi thường gặp về gói quy trình này

Đây có phải là một HRIS đầy đủ không?

Không. Đây là kế hoạch quy trình cho các yêu cầu của nhân viên, phê duyệt, tác vụ onboarding, bản ghi đào tạo và công việc theo dõi tiếp cần một lớp vận hành rõ ràng hơn.

Hoàn phí nên thuộc HR hay tài chính?

Nó thường bắt đầu như một yêu cầu của nhân viên và kết thúc bằng bước rà soát của tài chính hoặc bảng lương. Quy trình nên thể hiện cả bối cảnh của người yêu cầu và bước bàn giao thanh toán.

HR nên bắt đầu từ đâu?

Hãy bắt đầu với quy trình nhân viên tạo ra nhiều hoạt động theo dõi tiếp lặp lại nhất: nghỉ phép, onboarding, phê duyệt bảng chấm công, đào tạo hoặc hoàn phí.

Bước tiếp theo

Bắt đầu từ mẫu phù hợp nhất, rồi điều chỉnh quy trình

Xem trước mẫu đầu tiên trong gói quy trình này, sau đó tùy chỉnh trường dữ liệu, người phụ trách, trạng thái và tự động hóa cho đội ngũ của bạn.

Xem trước mẫu khởi đầu