Lập kế hoạch quy trình kiểm soát tồn kho cho nhận hàng, luân chuyển tồn kho, kiểm kê định kỳ, điều chỉnh, đối soát, kiểm soát vị trí lưu kho và truy xuất.
Một quy trình kiểm soát tồn kho cần giúp bản ghi tồn kho đủ tin cậy cho các quyết định hằng ngày. Dùng hướng dẫn này để xác định cách kết nối phiếu nhận hàng, luân chuyển, kiểm kê, điều chỉnh, đối soát, vị trí lưu kho, lô hàng và số sê-ri trước khi mở một mẫu Jodoo.
Đánh giá mỗi giai đoạn là thiếu, không nhất quán hoặc đã định rõ. Kết quả xác định điểm kiểm soát có điểm số thấp nhất, người quản lý, chu kỳ, chỉ số, chế độ thất bại khả dĩ, bản ghi tiếp theo, và nơi phần mềm quy trình làm việc giúp đỡ so với khi ERP hoặc WMS chuyên dụng là lựa chọn tốt hơn. Nếu các giai đoạn hòa nhau, kết quả liệt kê các giai đoạn hòa nhau và bắt đầu với giai đoạn đầu tiên trong thứ tự quá trình.
Điểm: 5/10. Bắt đầu với mẫu đơn hóa đơn và xem lại trong thời gian nhận séc hàng ngày.
Một đơn vị 5 bị thiếu hụt thông tin được mở ra chống lại biên nhận mua hàng. và để lại một tờ ghi chú khi danh sách đóng gói vẫn cần sửa chữa.
Kiểm soát tồn kho bắt đầu từ khâu nhận hàng. Nếu phiếu nhận hàng không đầy đủ, mọi lần kiểm kê, luân chuyển hoặc điều chỉnh sau đó sẽ khó đáng tin cậy hơn.
Số dư tồn kho chỉ hữu ích khi đội ngũ có thể xem các lần luân chuyển đã tạo ra số dư đó.
Kiểm kê định kỳ và kiểm toán không nên chỉ ghi đè số lượng trong hệ thống. Chúng cần giải thích đã kiểm kê gì, khác biệt ở đâu và việc điều chỉnh đã được phê duyệt như thế nào.
Không phải mặt hàng nào cũng cần theo dõi lô hoặc số sê-ri. Hãy dùng các trường dữ liệu này khi bảo hành, hạn dùng, tuân thủ, an toàn hoặc cam kết với khách hàng phụ thuộc vào khả năng hiển thị đến từng đơn vị.
Quy trình không nên dừng ở chênh lệch kiểm đếm hoặc phiếu nhận hàng bị hư hỏng. Mỗi ngoại lệ cần một hướng quyết định để tồn kho được bổ sung, điều chỉnh, giải phóng, giữ lại để điều tra hoặc bàn giao cho người phụ trách tiếp theo với trạng thái còn nguyên vẹn.
Dùng các bản ghi này để kết nối độ chính xác tồn kho, lịch sử luân chuyển và các điều chỉnh tồn kho.
Dùng hướng dẫn quy trình để định hình quy trình kiểm soát tồn kho, sau đó kết nối các mẫu nhận hàng, luân chuyển, kiểm kê, điều chỉnh, đối soát, vị trí lưu kho, lô hàng và số sê-ri.
Bắt đầu tại đây khi các thay đổi tồn kho cần mã lý do, bằng chứng, trạng thái phê duyệt và lịch sử điều chỉnh sẵn sàng cho kiểm toán.
Biểu mẫu điều chỉnh tồn khoGhi lại những điều chỉnh về kho lưu trữ với SKU, bin, thay đổi số lượng, mã lý do, tình trạng chấp thuận, bằng chứng, và kiểm toán đã sẵn sàng.
Phiếu kiểm kê chu kỳChạy vòng quay tính với SKU, bin, tính số lượng, số lượng hệ thống, lý do biến đổi, chấp thuận và sửa chữa tiếp theo.
Giải hòa trong khoHãy điều chỉnh lại số lượng của cổ phiếu với số lượng hệ thống, số lượng vật lý, lý do biến đổi, sự điều chỉnh đề xuất, sự chấp thuận và bằng chứng.
Danh sách kiểm tra kiểm kê hàng tồn khoBản kiểm kê thử nghiệm với kiểm tra địa điểm, tính cả bằng chứng, tìm kiếm biến đổi, kiểm soát lỗ hổng, chủ sở hữu, và theo dõi.
Công cụ theo dõi luân chuyển tồn khoTheo dõi các hoạt động cổ phiếu qua các biên lai, vấn đề, chuyển nhượng, trả lại, điều chỉnh, chủ sở hữu, địa điểm, và ngoại lệ tiếp theo.
Biểu mẫu nhận hàngGhi nhận phiếu nhận hàng với PO, nhà cung cấp, SKU, số lượng, tình trạng, chênh lệch, ảnh và trạng thái cất kho trong một quy trình.
Trình theo dõi vị trí thùngCác địa điểm nhà kho có SKU, khu vực kho, thích chỗ làm, chỗ ở, địa vị, chủ sở hữu và di chuyển hoặc ghi chú bổ sung.
Theo dõi & sốTheo dõi với SKU nhà cung cấp, ngày biên nhận, số lượng, hạn sử dụng, kiểm tra tình trạng, giải phóng trạng và ghi chú có thể theo dõi.
Theo dõi số kế tiếpTheo dõi số sê-ri với danh tính mục, vị trí, chủ sở hữu, biên lai, bài tập, thay đổi trạng thái, bảo hành và lịch sử dịch vụ.Một quy trình thực tế bao gồm nhận hàng, đưa vào vị trí lưu kho, theo dõi luân chuyển, kiểm kê định kỳ, rà soát chênh lệch, điều chỉnh đã phê duyệt, đối soát, truy xuất và theo dõi kiểm toán.
Theo dõi tồn kho ghi nhận mặt hàng đang ở đâu và di chuyển như thế nào. Kiểm soát tồn kho bổ sung kiểm tra số lượng, rà soát chênh lệch, phê duyệt, đối soát và theo dõi kiểm toán để giữ bản ghi chính xác.
Dùng theo dõi lô hoặc số sê-ri khi bảo hành, hạn dùng, tuân thủ, an toàn, thu hồi, cam kết với khách hàng hoặc lịch sử dịch vụ đến từng đơn vị là yếu tố quan trọng.
