Lập kế hoạch quy trình kiểm soát tồn kho cho tiếp nhận hàng, luân chuyển hàng tồn, kiểm kê định kỳ, điều chỉnh, đối soát, kiểm soát vị trí lưu trữ và truy xuất nguồn gốc.
Một quy trình kiểm soát tồn kho cần giúp bản ghi tồn kho đủ đáng tin cậy để hỗ trợ quyết định hằng ngày. Dùng hướng dẫn này để xác định cách phiếu nhận hàng, luân chuyển, kiểm kê, điều chỉnh, đối soát, vị trí lưu trữ, lô hàng và số sê-ri kết nối với nhau trước khi mở một mẫu Jodoo.
Bắt đầu từ: Mẫu biểu mẫu điều chỉnh tồn khoKiểm soát tồn kho bắt đầu từ khâu tiếp nhận. Nếu phiếu nhận hàng không đầy đủ, mọi lần kiểm kê, luân chuyển hoặc điều chỉnh sau đó đều khó tin cậy hơn.
Số dư tồn kho chỉ hữu ích khi đội ngũ có thể xem các lần luân chuyển đã tạo ra số dư đó.
Kiểm kê định kỳ và kiểm toán không nên chỉ ghi đè số lượng trong hệ thống. Chúng cần giải thích đã kiểm đếm gì, khác biệt ở đâu và việc điều chỉnh được phê duyệt như thế nào.
Không phải mặt hàng nào cũng cần theo dõi theo lô hoặc số sê-ri. Hãy dùng các trường dữ liệu này khi bảo hành, hạn sử dụng, tuân thủ, an toàn hoặc cam kết với khách hàng phụ thuộc vào khả năng hiển thị ở cấp từng đơn vị.
Dùng các bản ghi này để kết nối độ chính xác tồn kho, lịch sử luân chuyển và các chỉnh sửa tồn kho.
Dùng hướng dẫn quy trình để định hình quy trình kiểm soát tồn kho, sau đó kết nối các mẫu tiếp nhận, luân chuyển, kiểm kê, điều chỉnh, đối soát, vị trí lưu trữ, lô hàng và số sê-ri.
Bắt đầu tại đây khi các thay đổi tồn kho cần mã lý do, bằng chứng, trạng thái phê duyệt và lịch sử chỉnh sửa sẵn sàng cho kiểm toán.
Mẫu biểu mẫu điều chỉnh tồn khoGhi nhận điều chỉnh tồn kho với SKU, ô lưu trữ, thay đổi số lượng, mã lý do, trạng thái phê duyệt, bằng chứng và theo dõi tiếp sẵn sàng cho kiểm toán.
Mẫu phiếu kiểm kê luân phiênThực hiện kiểm kê luân phiên với SKU, ô chứa, số lượng kiểm đếm, số lượng hệ thống, lý do chênh lệch, phê duyệt và theo dõi tiếp việc điều chỉnh.
Mẫu đối soát tồn khoĐối soát số dư tồn kho với số lượng trên hệ thống, số lượng kiểm đếm thực tế, lý do chênh lệch, đề xuất điều chỉnh, phê duyệt và bằng chứng.
Mẫu danh sách kiểm tra kiểm toán tồn khoKiểm toán bản ghi tồn kho với kiểm tra vị trí, bằng chứng kiểm đếm, phát hiện chênh lệch, lỗ hổng kiểm soát, người phụ trách và theo dõi tiếp hành động khắc phục.
Mẫu trình theo dõi biến động tồn khoTheo dõi biến động tồn kho qua nhận hàng, xuất hàng, điều chuyển, trả hàng, điều chỉnh, người phụ trách, địa điểm và theo dõi tiếp ngoại lệ.
Mẫu biểu mẫu nhận hàngGhi nhận hàng nhập với PO, nhà cung cấp, SKU, số lượng, tình trạng, chênh lệch, ảnh và trạng thái đưa vào vị trí lưu kho trong một quy trình.
Mẫu theo dõi vị trí ô lưu khoTheo dõi vị trí ô lưu kho với SKU, khu vực kho, vị trí ưu tiên, sức chứa, trạng thái, người phụ trách và ghi chú dịch chuyển hoặc bổ sung hàng.
Mẫu theo dõi lô hàngTheo dõi lô hàng với SKU, nhà cung cấp, ngày nhận, số lượng, hạn sử dụng, trạng thái kiểm tra, trạng thái xuất dùng và ghi chú truy xuất nguồn gốc.
Mẫu theo dõi số sê-riTheo dõi số sê-ri với định danh mặt hàng, vị trí, người phụ trách, thông tin nhận hàng, phân công, thay đổi trạng thái, bảo hành và lịch sử dịch vụ.Một quy trình thực tế bao gồm tiếp nhận, đưa vào vị trí lưu trữ, theo dõi luân chuyển, kiểm kê định kỳ, rà soát sai lệch, điều chỉnh đã phê duyệt, đối soát, truy xuất nguồn gốc và theo dõi sau kiểm toán.
Theo dõi tồn kho ghi nhận mặt hàng đang ở đâu và di chuyển như thế nào. Kiểm soát tồn kho bổ sung kiểm tra số lượng, rà soát sai lệch, phê duyệt, đối soát và theo dõi sau kiểm toán để giữ bản ghi chính xác.
Dùng theo dõi theo lô hoặc số sê-ri khi bảo hành, hạn sử dụng, tuân thủ, an toàn, thu hồi, cam kết với khách hàng hoặc lịch sử dịch vụ ở cấp từng đơn vị là yếu tố quan trọng.
Xem trước mẫu Jodoo, sau đó điều chỉnh các trường dữ liệu tiếp nhận, luân chuyển, kiểm kê, điều chỉnh, đối soát và truy xuất nguồn gốc theo quy trình kiểm soát tồn kho của bạn.
