Nhân sự vận hành thực hiện danh sách kiểm tra tuân thủ mua sắm với các mục đạt-không đạt và thu thập bằng chứng.
Mẫu danh sách kiểm tra tuân thủ mua sắm
Kiểm tra tuân thủ mua sắm theo yêu cầu chính sách, thu thập bằng chứng, mục không đạt, hành động khắc phục, người phụ trách và trạng thái theo dõi tiếp.
Được thiết kế cho các đội ngũ mua sắm, tìm nguồn cung ứng, tuân thủ và tài chính cần kiểm soát mua hàng và sẵn sàng cho kiểm toán.
Tùy chỉnh biểu mẫu, chế độ xem, vai trò và tự động hóa để phù hợp với quy trình của bạn. Xem trước quy trình Danh sách kiểm tra tuân thủ mua sắm đang hoạt động, sau đó tùy chỉnh mẫu cho đội ngũ của bạn.
Quy trình tương tácXem trước chính
Mở bản xem trước mẫu trực tiếpXem quy trình đang chạy trước khi dùng mẫu.Mở xem trước trực tiếp
Tổng quan
Mẫu này giúp bạn quản lý gì
Danh sách kiểm tra này giúp đội ngũ xác minh các yêu cầu về chính sách mua hàng, phê duyệt, nhà cung cấp, tài liệu và kiểm soát chi tiêu trước hoặc sau giao dịch.
Phù hợp với ai
Những đội ngũ hưởng lợi nhiều nhất từ mẫu này
Người giám sát rà soát các mục chưa hoàn tất, mục không đạt và hành động theo dõi tiếp từ mỗi lần chạy danh sách kiểm tra.
Đội ngũ tuân thủ hoặc chất lượng lưu trữ lịch sử hoàn thành lặp lại để phục vụ kiểm toán và rà soát vận hành.
Đội ngũ vận hành chuẩn hóa khâu tiếp nhận và theo dõi tiếp cho danh sách kiểm tra tuân thủ mua sắm.
Quản lý xem khối lượng công việc của người phụ trách, cơ cấu trạng thái và các hạng mục theo dõi tiếp quá hạn.
Bao gồm những gì
Các quy trình và thành phần có trong mẫu này
Quy trình chính
Ghi nhận danh sách kiểm tra tuân thủ mua sắm
Ghi nhận các trường dữ liệu chính, bối cảnh, người phụ trách và thông tin hỗ trợ cần thiết cho mỗi lần kiểm tra tuân thủ mua sắm.
Hoàn thành danh sách kiểm tra và thu thập bằng chứng
Theo dõi các mục bắt buộc, kết quả đạt-không đạt, bằng chứng còn thiếu và trách nhiệm hoàn thành cho mỗi lần chạy danh sách kiểm tra.
Cập nhật trạng thái và cộng tác
Theo dõi tiến độ, phê duyệt, bình luận, nhắc việc và bàn giao trong một quy trình dùng chung.
Thành phần bao gồm
- Danh sách kiểm tra tuân thủ mua sắm
- Ghi chú hoàn thành danh sách kiểm tra
- Danh sách kiểm tra tuân thủ mua sắm
- Hàng chờ mục chưa hoàn tất
- Bản ghi danh sách kiểm tra đã hoàn thành
- Thông báo cho người phụ trách
- Nhắc nhở theo dõi tiếp danh sách kiểm tra
- Nhắc nhở trạng thái
- Người kiểm tra
- Người giám sát
Vì sao các đội ngũ sử dụng mẫu này
Vì sao quy trình này hiệu quả
- Theo dõi các bước kiểm tra tuân thủ, bằng chứng, kết quả đạt/không đạt, hành động khắc phục, người phụ trách và hạn xử lý.
- Xác định các phê duyệt còn thiếu, tài liệu nhà cung cấp chưa đầy đủ và ngoại lệ chính sách trước khi lan rộng.
- Lưu trữ hồ sơ kiểm soát mua sắm để phục vụ kiểm toán, rà soát và cải tiến quy trình.
- Giúp người phụ trách mua sắm và tuân thủ có một chế độ xem thống nhất về các mục không đạt, hành động quá hạn và việc theo dõi tiếp bằng nhắc việc.
- Giúp quản lý và người phụ trách có chế độ xem chung về trạng thái, ngoại lệ và các bước tiếp theo.
Xác minh trực tiếpXem trước trong tab mới
Xem quy trình trong ngữ cảnh thực tếXem quy trình đang chạy trước khi dùng mẫu.Xác minh trực tiếp
Xem trước mẫu
Xem mẫu hiển thị trên các chế độ xem chính
Danh sách kiểm tra tuân thủ mua sắm
Ghi lại các bước kiểm tra chính sách, bằng chứng mua sắm, mục không đạt, hành động khắc phục, người phụ trách và hạn xử lý.
Hàng chờ theo dõi tiếp danh sách kiểm tra tuân thủ mua sắm
Rà soát các vấn đề tuân thủ theo danh mục, nhà cung cấp, người phụ trách, mức độ rủi ro và trạng thái theo dõi tiếp.
Bảng tổng quan kiểm soát danh sách kiểm tra tuân thủ mua sắm
Theo dõi các mục kiểm tra không đạt, hành động khắc phục quá hạn, lượt rà soát đã hoàn thành và mức độ sẵn sàng cho kiểm toán.
Cách hoạt động
Từ thiết lập đến triển khai
Người vận hành thực hiện danh sách kiểm tra tuân thủ mua sắm và ghi lại các mục đạt-không đạt, ghi chú và bằng chứng.
Người giám sát rà soát các mục chưa hoàn tất hoặc không đạt và phân công hành động theo dõi tiếp khi cần.
Hàng chờ và nhắc việc giúp các hành động khắc phục luôn được theo dõi cho đến khi mọi vấn đề trong danh sách kiểm tra được xử lý xong.
Các bản ghi danh sách kiểm tra đã hoàn thành vẫn có thể tìm kiếm để phục vụ rà soát tuân thủ, kiểm toán và các lần thực hiện sau.
Một thành viên trong nhóm gửi bản ghi danh sách kiểm tra tuân thủ mua sắm kèm các thông tin và bằng chứng bắt buộc.
Câu hỏi thường gặp
Câu hỏi thường gặp về mẫu này
Mẫu Danh sách kiểm tra tuân thủ mua sắm này bao gồm những gì?
Mẫu bao gồm bản ghi danh sách kiểm tra, các chế độ xem theo dõi tiếp và nhắc việc để đội ngũ có thể thực hiện kiểm tra tuân thủ mua sắm và giữ các mục không đạt luôn hiển thị cho đến khi theo dõi tiếp hoàn tất.
Có thể tùy chỉnh các trường dữ liệu và quy trình không?
Có. Bạn có thể thay đổi các mục trong danh sách kiểm tra, trường dữ liệu bằng chứng, trạng thái theo dõi tiếp, chế độ xem và nhắc việc để phù hợp với quy trình của mình.
Đội ngũ có thể sử dụng trên thiết bị di động không?
Có. Đội ngũ có thể gửi, rà soát và cập nhật bản ghi từ máy tính hoặc thiết bị di động.
Mẫu này có thể quản lý các mục không đạt và công việc theo dõi tiếp không?
Có. Đội ngũ có thể ghi lại các mục không đạt, phân công hành động khắc phục và dùng nhắc việc để giữ cho việc theo dõi tiếp danh sách kiểm tra luôn hiển thị đến khi hoàn tất.
Mẫu này phù hợp nhất với ai?
Mẫu này hữu ích cho các đội ngũ mua sắm, tìm nguồn cung ứng, tuân thủ và tài chính quản lý kiểm soát mua hàng và bằng chứng kiểm toán.
Tình huống sử dụng
Xem các tình huống sử dụng liên quan cho mẫu này
23 mẫu
Mẫu quy trình mua sắm
So sánh các mẫu mua sắm cho tiếp nhận yêu cầu mua hàng, phiếu đề nghị, phê duyệt, kiểm soát hợp đồng và theo dõi tiếp quy trình tìm nguồn cung ứng.
Biểu mẫu tiếp nhận mua sắm / Theo dõi đơn đặt hàng / Yêu cầu đơn đặt hàng8 mẫuPhần mềm mua sắm điện tử
Xây dựng quy trình mua sắm điện tử cho tiếp nhận nhu cầu mua hàng, bản ghi nhà cung cấp, phê duyệt, theo dõi PO, tuân thủ và rủi ro nhà cung cấp.
Biểu mẫu tiếp nhận mua sắm / Biểu mẫu yêu cầu mua hàng / Biểu mẫu yêu cầu mua hàng chungSo sánh phần mềm
So sánh các lựa chọn phần mềm liên quan đến mẫu này
8 mẫu
Phần mềm mua hàng tốt nhất cho doanh nghiệp nhỏ
So sánh các lựa chọn phần mềm mua hàng cho yêu cầu mua hàng, phê duyệt, bản ghi nhà cung cấp, theo dõi đơn đặt hàng, kiểm tra tuân thủ và rủi ro nhà cung cấp.
Biểu mẫu tiếp nhận mua sắm / Biểu mẫu yêu cầu mua hàng / Biểu mẫu yêu cầu mua hàng chung8 mẫuPhần mềm quản lý đơn đặt hàng tốt nhất để kiểm soát quy trình
So sánh các lựa chọn phần mềm đơn đặt hàng cho yêu cầu PO, định tuyến phê duyệt, bàn giao cho nhà cung cấp, theo dõi đơn hàng, tiếp nhận hàng và kiểm soát thay đổi.
Yêu cầu đơn đặt hàng / Phê duyệt đơn đặt hàng / Theo dõi đơn đặt hàngHướng dẫn
Lập kế hoạch quy trình liên quan đến mẫu này
Mẫu liên quan
Thêm mẫu gần với quy trình này
Bắt đầu với mẫu này
Xem trước trước, rồi tùy chỉnh cho đội ngũ của bạn
Bắt đầu từ quy trình dựng sẵn, điều chỉnh trường dữ liệu và trạng thái, rồi triển khai một ứng dụng Jodoo phù hợp với đội ngũ của bạn.