Mẫu Sổ đăng ký rủi ro mua sắm

Theo dõi rủi ro nhà cung cấp và mua sắm với bằng chứng, mức độ tác động, khả năng xảy ra, người phụ trách biện pháp giảm thiểu, trạng thái rà soát và theo dõi quyết định trong một sổ đăng ký duy nhất.

Xem trước mẫu trực tiếpDùng mẫu

Được xây dựng cho đội ngũ mua sắm cần gắn việc rà soát rủi ro với đánh giá nhà cung cấp, tiếp nhận nhà cung cấp và bằng chứng chất lượng nhà cung cấp.

Tùy chỉnh biểu mẫu, chế độ xem, vai trò và tự động hóa cho phù hợp với quy trình của bạn. Xem trước quy trình Sổ đăng ký rủi ro mua sắm đang hoạt động, rồi tùy chỉnh mẫu cho đội ngũ của bạn.

Quy trình tương tácXem trước chính

Mở bản xem trước mẫu trực tiếpXem quy trình đang chạy trước khi dùng mẫu.Mở xem trước trực tiếp

Tổng quan

Mẫu này giúp bạn quản lý gì

Sổ đăng ký rủi ro mua sắm này giúp đội ngũ ghi nhận rủi ro tìm nguồn cung ứng, bằng chứng nhà cung cấp, người phụ trách biện pháp giảm thiểu, trạng thái và theo dõi tiếp trước khi quyết định về nhà cung cấp được triển khai.

Phù hợp với ai

Những đội ngũ hưởng lợi nhiều nhất từ mẫu này

Ghi nhận rủi ro về nhà cung cấp, tìm nguồn cung ứng, giao hàng, chất lượng và thương mại trong quá trình rà soát mua sắm.

Phân công người phụ trách biện pháp giảm thiểu và ngày đến hạn trước khi phê duyệt nhà cung cấp hoặc bàn giao mua hàng.

Liên kết bằng chứng rủi ro với các bản ghi đánh giá nhà cung cấp, tiếp nhận và theo dõi chất lượng.

Bao gồm những gì

Các quy trình và thành phần có trong mẫu này

Quy trình chính

Tiếp nhận quy trình Rủi ro mua sắm.

Thu thập các trường dữ liệu chính, bối cảnh, người phụ trách và thông tin hỗ trợ cần thiết cho từng sổ đăng ký rủi ro mua sắm.

Cập nhật trạng thái và cộng tác.

Theo dõi tiến độ, phê duyệt, bình luận, nhắc nhở và bàn giao trong một quy trình dùng chung.

Khả năng hiển thị của Sổ đăng ký rủi ro mua sắm.

Cung cấp cho đội ngũ các bản ghi có thể tìm kiếm, lịch sử người phụ trách và khả năng hiển thị trạng thái để báo cáo và xử lý công việc lặp lại.

Thành phần bao gồm

Biểu mẫu

Sổ đăng ký rủi ro mua sắm
Nhật ký hành động

Chế độ xem

Danh sách Sổ đăng ký rủi ro mua sắm
Hàng đợi Sổ đăng ký rủi ro mua sắm
Bảng tổng quan Sổ đăng ký rủi ro mua sắm

Tự động hóa

Thông báo cho người phụ trách
Nhắc nhở trạng thái

Vai trò

Thành viên nhóm
Quản lý
Đội ngũ vận hành

Vì sao các đội ngũ sử dụng mẫu này

Vì sao quy trình này hiệu quả

Giúp rủi ro mua sắm có người phụ trách rõ ràng, mức độ nghiêm trọng và dấu vết bằng chứng.
Duy trì khả năng hiển thị trạng thái giảm thiểu trước khi phê duyệt quyết định về nhà cung cấp hoặc hợp đồng.
Kết nối các bản ghi chất lượng và đánh giá nhà cung cấp với hoạt động rà soát rủi ro mua sắm.

Xác minh trực tiếpXem trước trong tab mới

Xem quy trình trong ngữ cảnh thực tếXem quy trình đang chạy trước khi dùng mẫu.Xác minh trực tiếp

Xem trước mẫu

Xem mẫu hiển thị trên các chế độ xem chính

Procurement Risk Register preview. — Sổ đăng ký rủi ro mua sắm.
Ghi nhận danh mục rủi ro mua sắm, tác động đến nhà cung cấp, khả năng xảy ra, mức độ nghiêm trọng, kế hoạch giảm thiểu và người phụ trách.

Procurement Risk Register Follow-up Queue preview. — Hàng đợi theo dõi Sổ đăng ký rủi ro mua sắm.
Rà soát các rủi ro đang mở theo điểm số, nhà cung cấp, danh mục, trạng thái giảm thiểu và ngày rà soát tiếp theo.

Procurement Risk Register Control Dashboard preview. — Bảng tổng quan kiểm soát Sổ đăng ký rủi ro mua sắm.
Theo dõi các mục rủi ro cao, biện pháp giảm thiểu quá hạn, xu hướng rủi ro và khối lượng công việc của người phụ trách.

Cách hoạt động

Từ thiết lập đến triển khai

Ghi lại danh mục rủi ro, nhà cung cấp, bản ghi nguồn, khả năng xảy ra, tác động, bằng chứng và người phụ trách.

Rà soát các hành động giảm thiểu, ngày đến hạn, trạng thái hiện tại và các yếu tố cản trở quyết định.

Kết nối các nhà cung cấp rủi ro cao với hoạt động đánh giá, tiếp nhận, chất lượng nhà cung cấp hoặc theo dõi hành động khắc phục.

Đóng hoặc escalte rủi ro với ghi chú của người rà soát và bằng chứng hỗ trợ.

Câu hỏi thường gặp

Câu hỏi thường gặp về mẫu này

Sổ đăng ký rủi ro mua sắm nên theo dõi những gì?

Nên theo dõi danh mục rủi ro, nhà cung cấp hoặc yêu cầu, tác động, khả năng xảy ra, bằng chứng, người phụ trách biện pháp giảm thiểu, ngày đến hạn, trạng thái rà soát, ghi chú quyết định và các hành động theo dõi tiếp.

Bằng chứng chất lượng nhà cung cấp phù hợp như thế nào?

Bằng chứng chất lượng nhà cung cấp có thể giúp người rà soát mua sắm quyết định liệu nhà cung cấp có cần đánh giá thêm, hành động khắc phục hoặc giảm thiểu rủi ro trước khi phê duyệt hay không.

Mẫu này có cung cấp tư vấn pháp lý hoặc tuân thủ không?

Không. Đây là một quy trình theo dõi rủi ro vận hành. Đội ngũ nên tuân theo các yêu cầu rà soát riêng về mua sắm, pháp lý, tài chính và tuân thủ của mình.

Tình huống sử dụng

Xem các tình huống sử dụng liên quan cho mẫu này

17 mẫu

Tự động hóa quy trình mua sắm

Tự động hóa tiếp nhận mua sắm, định tuyến phê duyệt, kiểm tra nhà cung cấp, so sánh nhà cung cấp, rà soát rủi ro, bàn giao cho bộ phận mua hàng và theo dõi trạng thái.

Biểu mẫu tiếp nhận mua sắm / Biểu mẫu yêu cầu mua hàng / Đơn yêu cầu mua hàng chung 29 mẫu

Mẫu quy trình mua sắm

So sánh các mẫu mua sắm cho tiếp nhận yêu cầu mua hàng, phiếu đề nghị, phê duyệt, kiểm soát hợp đồng và theo dõi tiếp quy trình tìm nguồn cung ứng.

Biểu mẫu tiếp nhận mua sắm / Trình theo dõi đơn mua hàng / Yêu cầu đơn mua hàng 11 mẫu

Phần mềm mua sắm điện tử

Xây dựng quy trình mua sắm điện tử cho tiếp nhận yêu cầu mua hàng, bản ghi nhà cung cấp, phê duyệt, theo dõi PO, tuân thủ và rủi ro nhà cung cấp.

Biểu mẫu tiếp nhận mua sắm / Biểu mẫu yêu cầu mua hàng / Đơn yêu cầu mua hàng chung 11 mẫu

Hệ thống quản lý chất lượng nhà cung cấp

Xây dựng quy trình chất lượng nhà cung cấp cho bằng chứng nhà cung cấp, hỗ trợ đánh giá, đánh giá định kỳ, hành động khắc phục, rủi ro và rà soát hiệu suất.

Biểu mẫu đánh giá điều kiện nhà cung cấp / Biểu mẫu đánh giá nhà cung cấp / Danh sách kiểm tra tiếp nhận hàng 9 mẫu

Phần mềm quản lý rủi ro nhà cung cấp

Lập kế hoạch phần mềm quản lý rủi ro nhà cung cấp cho sổ đăng ký rủi ro, thẩm định, đánh giá, kiểm tra đủ điều kiện, bằng chứng tuân thủ và theo dõi biện pháp giảm thiểu.

Sổ đăng ký rủi ro nhà cung cấp / Danh sách kiểm tra đánh giá rủi ro nhà cung cấp / Danh sách kiểm tra thẩm định nhà cung cấp 7 mẫu

Quản lý rủi ro hợp đồng

Quản lý rủi ro hợp đồng với các trường dữ liệu đánh giá, kiểm tra tuân thủ, theo dõi tiếp từ người phụ trách, rà soát gia hạn và theo dõi biện pháp giảm thiểu.

Biểu mẫu đánh giá rủi ro hợp đồng / Danh sách kiểm tra tuân thủ hợp đồng / Yêu cầu thay đổi hợp đồng 14 mẫu

Phần mềm quản lý nhà cung cấp

Lập kế hoạch các quy trình quản lý nhà cung cấp cho tiếp nhận, đánh giá, so sánh, dữ liệu nhà cung cấp, rủi ro, hợp đồng, hiệu suất và theo dõi tiếp.

Checklist tiếp nhận nhà cung cấp / Biểu mẫu đánh giá điều kiện nhà cung cấp / Biểu mẫu Đánh giá sơ bộ nhà cung cấp

Bộ quy trình

Xem mẫu này phù hợp ở đâu trong một quy trình đầy đủ

13 mẫu

Bộ quy trình tiếp nhận nhà cung cấp

Kết nối khâu tiếp nhận nhà cung cấp, tài liệu bắt buộc, rà soát thiết lập, kiểm tra rủi ro, trạng thái phê duyệt và bàn giao cho bộ phận mua hàng hoặc thanh toán.

01 Thu thập thông tin tiếp nhận nhà cung cấp02 Rà soát tài liệu và mức độ sẵn sàng03 Định tuyến rủi ro và phê duyệt04 Thiết lập bản ghi nhà cung cấpBiểu mẫu tiếp nhận nhà cung cấp / Biểu mẫu tiếp nhận nhà cung cấp / Biểu mẫu đánh giá nhà cung cấp 17 mẫu

Bộ quy trình quản lý nhà cung cấp

Kết nối khâu tiếp nhận nhà cung cấp, dữ liệu gốc, đánh giá điều kiện nhà cung cấp, kiểm tra rủi ro, kiểm toán, nghĩa vụ hợp đồng, gia hạn và theo dõi tiếp khắc phục.

01 Duy trì bản ghi nhà cung cấp02 Đánh giá điều kiện và rà soát nhà cung cấp03 Theo dõi hợp đồng và gia hạn04 Hoàn tất công việc kiểm toán và khắc phụcBiểu mẫu tiếp nhận nhà cung cấp / Biểu mẫu dữ liệu gốc nhà cung cấp / Biểu mẫu tiếp nhận nhà cung cấp

So sánh phần mềm

So sánh các lựa chọn phần mềm liên quan đến mẫu này

11 mẫu

Phần mềm quản lý tốt nhất cho việc kinh doanh nhỏ

So sánh các lựa chọn phần mềm mua sắm cho yêu cầu mua sắm, phê duyệt, hồ sơ cung cấp, theo dõi hàng, kiểm tra theo dõi, và rủi ro của người bán.

Biểu mẫu tiếp nhận mua sắm / Biểu mẫu yêu cầu mua hàng / Đơn yêu cầu mua hàng chung 8 mẫu

Phần mềm Sắp xếp Hàng hóa Hàng hóa tốt nhất cho việc điều khiển dòng chảy làm việc

So sánh các tùy chọn mua phần mềm cho yêu cầu P. P.A., định tuyến chấp thuận, giao hàng, theo dõi trật tự, nhận và thay đổi điều khiển.

Yêu cầu đơn mua hàng / Phê duyệt đơn mua hàng / Trình theo dõi đơn mua hàng 13 mẫu

Phần mềm quản lý kiểm toán tốt nhất cho theo dõi sau kiểm toán

So sánh các lựa chọn phần mềm quản lý kiểm toán cho danh sách kiểm tra, phát hiện, bằng chứng, hành động khắc phục, người phụ trách và bảng tổng quan hoàn tất.

Danh sách kiểm tra kiểm toán nội bộ / Danh sách kiểm tra đánh giá chất lượng / Danh sách kiểm tra đánh giá quy trình

Hướng dẫn