Đặt lịch demoĐăng ký

Nền tảng

Nền tảngTrình tạo ứng dụngTrình tạo biểu mẫuquy trìnhBảng tổng quanTích hợp

Giải pháp

Đơn hàng & tồn khoLệnh sản xuấtQuản lý tinh gọnBảo trìPhiếu công việc hậu mãiCRMQuản lý dự ánQuản lý công việcXây dựng

Mẫu AI

Mẫu AI

Tài nguyên

Tài liệu trợ giúpHướng dẫn bắt đầu nhanhĐối tácCộng đồngMẫuBlogVề chúng tôiBảo mật

Bảng giá

Bảng giá
Đặt lịch demoĐăng ký
Mẫu AI
Hướng dẫn
Cẩm nang quy trình mua sắm
Cẩm nang tự động hóa quy trình mua sắm
Cẩm nang

Cẩm nang tự động hóa quy trình mua sắm

Lập kế hoạch tự động hóa quy trình mua sắm cho khâu tiếp nhận yêu cầu, phê duyệt, bản ghi nhà cung cấp, đơn đặt hàng và theo dõi tuân thủ.

Tự động hóa mua sắm chỉ hiệu quả khi quy trình đã rõ ràng trước khi cấu hình phần mềm. Hãy dùng cẩm nang này để xác định bản ghi mua sắm nào cần kích hoạt rà soát, người phê duyệt cần những bằng chứng gì, khi nào cần kiểm tra nhà cung cấp hoặc hợp đồng và cách theo dõi tiếp đơn đặt hàng luôn minh bạch.

Xem các bước tự động hóaMở mẫu mua sắm
Biểu mẫu tiếp nhận mua sắmBắt đầu từ: Biểu mẫu tiếp nhận mua sắm
01

Bắt đầu với một bản ghi mua sắm đáng tin cậy

Tự động hóa nên bắt đầu từ một bản ghi mà đội ngũ có thể tin cậy: yêu cầu, đề nghị mua hàng, rà soát nhà cung cấp, bàn giao PO hoặc kiểm tra tuân thủ.

  • Ghi nhận người yêu cầu, phòng ban, ngày cần, mặt hàng hoặc dịch vụ, số tiền và lý do kinh doanh.
  • Thêm bối cảnh về nhà cung cấp, báo giá, hợp đồng, ngân sách và chính sách khi giao dịch mua không mang tính thường lệ.
  • Hiển thị rõ người phụ trách phê duyệt, người phụ trách mua hàng, lý do trả lại và trạng thái theo dõi tiếp.
  • Đính kèm tệp, lịch sử quyết định và ghi chú ngoại lệ để rà soát.
02

Tự động hóa định tuyến sau khi đã xác định trường dữ liệu

Quy tắc phê duyệt chỉ hữu ích khi các trường dữ liệu về số tiền, danh mục, nhà cung cấp, ngân sách và rủi ro được ghi nhận nhất quán.

  • Dùng ngưỡng giá trị và ngoại lệ ngân sách để chuyển sang rà soát tài chính.
  • Dùng trạng thái rủi ro, tuân thủ hoặc năng lực nhà cung cấp để chuyển sang rà soát nhà cung cấp.
  • Dùng cờ hợp đồng, chính sách hoặc danh mục để chuyển sang rà soát pháp lý hoặc mua sắm.
  • Dùng trạng thái trả lại khi bản ghi chưa sẵn sàng.
03

Giữ các bước bàn giao luôn minh bạch sau phê duyệt

Tự động hóa mua sắm cần cho thấy liệu bộ phận mua hàng có phải so sánh nhà cung cấp, tạo PO, theo dõi giao hàng hay xử lý thay đổi hay không.

  • Theo dõi người được giao cho bộ phận mua hàng, trạng thái tìm nguồn cung ứng, so sánh nhà cung cấp và lý do lựa chọn.
  • Kết nối yêu cầu PO, phê duyệt PO, trình theo dõi PO và các trường dữ liệu về ngày giao dự kiến.
  • Ghi nhận lý do thay đổi trong mua sắm, số tiền điều chỉnh, tác động đến phê duyệt và người phụ trách.
  • Hiển thị cập nhật cho người yêu cầu và các chế độ xem theo dõi tiếp đang bị chặn.
04

Dùng bảng tổng quan cho các ngoại lệ

Các bảng tổng quan mua sắm có giá trị nhất là những bảng thể hiện công việc đang bị chặn: yêu cầu chưa hoàn chỉnh, phê duyệt quá hạn, thiếu bằng chứng nhà cung cấp, PO bị chậm và ngoại lệ tuân thủ.

  • Các phê duyệt đang chờ theo người phụ trách và thời gian tồn đọng.
  • Các yêu cầu bị trả lại do thiếu bối cảnh.
  • Kiểm tra nhà cung cấp hoặc tuân thủ đang chặn việc phát hành.
  • PO bị chậm, thay đổi hoặc đang chờ xác nhận.
Bản đồ tự động hóa

Các bước mua sắm cần xác định trước khi tự động hóa

Dùng bản đồ này để quyết định bản ghi, trường dữ liệu và quy tắc định tuyến nào thuộc quy trình mua sắm của bạn.

BướcTrường dữ liệu bản ghiĐiều kiện kích hoạt tự động hóaNgười phụ trách tiếp theo
Tiếp nhậnNgười yêu cầu, nhu cầu, mặt hàng, số tiền, ngày đến hạn, tệp đính kèm.Yêu cầu được gửi với đầy đủ trường dữ liệu bắt buộc.Quản lý hoặc bộ phận mua sắm
Phê duyệtNgân sách, ngưỡng, ngoại lệ, người phê duyệt, quyết định.Số tiền, danh mục hoặc cờ chính sách.Quản lý, tài chính hoặc bộ phận mua sắm
Rà soát nhà cung cấpNhà cung cấp, báo giá, rủi ro, tuân thủ, năng lực.Nhà cung cấp mới hoặc có cờ rủi ro/tuân thủ.Người phụ trách nhà cung cấp
Bàn giao POBộ phận mua hàng, trạng thái PO, xác nhận từ nhà cung cấp, ngày giao hàng.Yêu cầu đã được phê duyệt và sẵn sàng cho bước đặt hàng.Bộ phận mua hàng
Theo dõi tiếp ngoại lệYếu tố chặn, người phụ trách, ngày đến hạn, lý do thay đổi, hoàn tất.Trạng thái quá hạn, bị trả lại, thay đổi hoặc bị chặn.Người phụ trách được giao
Mẫu

Kết nối tự động hóa với bản ghi mua sắm

Xác định điều kiện kích hoạt tiếp nhận, logic phê duyệt, bằng chứng nhà cung cấp, bàn giao PO và cách xử lý ngoại lệ trước khi mở các mẫu Jodoo tương ứng.

Mẫu phù hợp nhất để bắt đầuĐiểm bắt đầu phù hợp nhất: Biểu mẫu tiếp nhận mua sắm

Bắt đầu tại đây khi yêu cầu mua hàng, thông tin nhà cung cấp, bối cảnh ngân sách và bước bàn giao cho bộ phận mua hàng cần đi vào một quy trình có cấu trúc trước khi bắt đầu phê duyệt hoặc xử lý PO.

Biểu mẫu tiếp nhận mua sắmBiểu mẫu tiếp nhận mua sắmĐịnh tuyến khâu tiếp nhận mua sắm ban đầu với nhu cầu kinh doanh, bối cảnh ngân sách, gợi ý nhà cung cấp, tệp đính kèm và phần rà soát của bộ phận mua hàng trước khi bắt đầu tìm nguồn cung ứng.Biểu mẫu yêu cầu mua hàngBiểu mẫu yêu cầu mua hàngThu thập chi tiết yêu cầu mua hàng, thông số mặt hàng, bối cảnh ngân sách, người phê duyệt và ngày cần có trước khi bắt đầu tìm nguồn cung ứng hoặc xử lý PO.Biểu mẫu yêu cầu mua hàng chungBiểu mẫu yêu cầu mua hàng chungGửi yêu cầu mua hàng chung với mã ngân sách, nhu cầu kinh doanh và đầy đủ thông tin sẵn sàng cho phê duyệt trước khi bắt đầu tìm nguồn cung ứng.Theo dõi đơn đặt hàngTheo dõi đơn đặt hàngTheo dõi các đơn đặt hàng đã phát hành sau khi phê duyệt với xác nhận từ nhà cung cấp, ngày giao hàng cam kết, trạng thái tồn đọng theo thời gian và các bước tiếp theo trong một trình theo dõi trực tiếp.Danh sách kiểm tra tuân thủ mua sắmDanh sách kiểm tra tuân thủ mua sắmSử dụng danh sách kiểm tra tuân thủ mua sắm để ghi lại các bước kiểm tra chính sách, bằng chứng, mục không đạt, hành động khắc phục, người phụ trách và theo dõi tiếp.Sổ đăng ký rủi ro mua sắmSổ đăng ký rủi ro mua sắmSử dụng sổ đăng ký rủi ro mua sắm để theo dõi rủi ro thu mua, mức độ tác động, khả năng xảy ra, người phụ trách biện pháp giảm thiểu, trạng thái rà soát, bằng chứng và theo dõi tiếp.Biểu mẫu dữ liệu gốc nhà cung cấpBiểu mẫu dữ liệu gốc nhà cung cấpDùng biểu mẫu dữ liệu gốc nhà cung cấp để thu thập thông tin nhà cung cấp, hồ sơ thuế, chứng từ ngân hàng, trạng thái rà soát, phê duyệt và theo dõi tiếp.Biểu mẫu đánh giá điều kiện nhà cung cấpBiểu mẫu đánh giá điều kiện nhà cung cấpDùng biểu mẫu đánh giá điều kiện nhà cung cấp để thu thập thông tin doanh nghiệp, tệp đính kèm, minh chứng tuân thủ, trạng thái rà soát, quyết định phê duyệt và theo dõi tiếp.
Câu hỏi thường gặp

Câu hỏi về tự động hóa quy trình mua sắm

Tự động hóa quy trình mua sắm là gì?

Đây là việc sử dụng bản ghi có cấu trúc, quy tắc định tuyến, lời nhắc và bảng tổng quan để đưa công việc mua hàng đi qua các bước tiếp nhận yêu cầu, phê duyệt, rà soát nhà cung cấp, bàn giao PO và theo dõi tiếp.

Nên bắt đầu tự động hóa mua sắm bằng mẫu hay một hệ thống hoàn chỉnh?

Hãy bắt đầu với quy trình thường gặp trục trặc nhất. Một mẫu tập trung có thể chứng minh logic tiếp nhận, phê duyệt và bàn giao trước khi mở rộng sang một hệ thống mua sắm toàn diện hơn.

Điều gì không nên tự động hóa trước?

Tránh tự động hóa các chuỗi trao đổi mơ hồ hoặc bảng tính chưa đầy đủ. Hãy xác định trước các trường dữ liệu bắt buộc, người phụ trách và quy tắc ngoại lệ để tự động hóa không làm dữ liệu kém chất lượng di chuyển nhanh hơn.

Bước tiếp theo

Mở mẫu quy trình mua sắm

Xem trước mẫu khởi đầu, sau đó điều chỉnh các trường dữ liệu tiếp nhận, bước phê duyệt, kiểm tra nhà cung cấp, bàn giao PO và lời nhắc cho quy trình mua sắm của bạn.

Xem trước mẫu này