Yêu cầu hành động khắc phục đối với nhà cung cấp
Xác định vấn đề của nhà cung cấp, tách biện pháp ngăn chặn tức thời khỏi hành động khắc phục và giữ yêu cầu mở cho đến khi hiệu lực được đánh giá. Khám phá ứng dụng SCAR mẫu đang hoạt động hoặc tải mẫu Excel tiếng Anh.
Sổ tính tiếng Anh: Tải mẫu SCAR bằng Excel tiếng Anh · XLSX
Đăng nhập để khám phá ứng dụng mẫu. Cài đặt kèm dữ liệu mẫu để phân công đội ngũ và dùng thử các nhiệm vụ xét duyệt.
Yêu cầu lời giải thích đủ cụ thể để xử lý
Yêu cầu hành động khắc phục đối với nhà cung cấp bắt đầu từ vấn đề cụ thể: mặt hàng và lô hàng bị ảnh hưởng, yêu cầu, sai lệch quan sát được và tác động đến hoạt động. Ví dụ giá đỡ nêu hai đường kính đo được vượt 10.10 mm. Yêu cầu không buộc nhà cung cấp điều tra một “vấn đề chất lượng” chưa được xác định.
| Nội dung phản hồi | Quá mơ hồ để xử lý | Ví dụ hữu ích hơn |
|---|---|---|
| Biện pháp ngăn chặn tức thời | Chúng tôi đã kiểm tra hàng tồn kho. | Tạm giữ hàng tiếp nhận bị ảnh hưởng, xác định hàng tồn kho được sản xuất với cùng thiết lập gia công và lưu kết quả kiểm tra sàng lọc. |
| Nguyên nhân phát sinh | Lỗi người vận hành. | Chu kỳ thay dụng cụ chưa được gắn với xu hướng mòn dao doa đã quan sát. |
| Nguyên nhân lọt lỗi | Kiểm tra đã bỏ sót. | Phiếu kiểm tra cuối cùng bỏ sót đặc tính đường kính lỗ đối với thiết lập gia công này. |
| Hành động khắc phục | Đào tạo lại toàn bộ nhân viên. | Bổ sung ngưỡng kích hoạt thay dụng cụ theo tuổi thọ và đưa đặc tính đường kính trở lại kế hoạch kiểm tra cuối cùng. |
| Hiệu lực | Không có thêm khiếu nại. | Kiểm tra các lô hàng tiếp theo đã thống nhất để xác định lỗi đường kính có tái diễn hay không và lưu kết quả kiểm tra. |
Đây là ví dụ giả định, không phải nguyên nhân gốc rễ đã được xác định trước. Kết quả điều tra của nhà cung cấp phải làm căn cứ cho lời giải thích; biểu mẫu được điền đầy đủ, đẹp mắt không chứng minh nguyên nhân đã xác định là đúng.
Không dùng một trạng thái để khép lại ba quyết định khác nhau
Lô hàng này đã được kiểm soát để ngăn ảnh hưởng trước mắt chưa?
Phân loại, cách ly hoặc trả lại giúp xử lý nguy cơ trước mắt. Ghi phạm vi bị ảnh hưởng và quyết định xử lý. Lô hàng đã khắc phục có thể được phê duyệt đưa vào sử dụng sau quyết định chất lượng phù hợp, trong khi hành động dài hạn của nhà cung cấp vẫn mở.
Kế hoạch hành động có cơ sở thuyết phục không?
Xét duyệt nguyên nhân phát sinh, nguyên nhân lọt lỗi, người phụ trách thực hiện và hạn hoàn thành. Chấp nhận kế hoạch nghĩa là có thể triển khai công việc được đề xuất; không chứng minh thay đổi đó đã ngăn được lỗi tái diễn.
Biện pháp khắc phục có hiệu quả không?
Đối chiếu bằng chứng tiếp theo với tiêu chí đã thống nhất. Trong ví dụ ứng dụng, lỗi tái diễn khiến SCAR tiếp tục mở. Lần kiểm tra sau đó không còn tái diễn lỗi và đã qua xét duyệt sẽ đóng đúng SCAR đó, đồng thời giữ lại cả hai lần kiểm tra.
Tạo yêu cầu dễ phản hồi và dễ theo dõi
Xác định nội dung yêu cầu
Liên kết lô hàng đã tiếp nhận với lần kiểm tra không đạt. Nêu yêu cầu, lỗi quan sát được, mức độ nghiêm trọng, hạn phản hồi và người phụ trách chất lượng nhà cung cấp. Kèm tham chiếu bằng chứng để nhà cung cấp xác định vấn đề mà không phải đoán bạn đang nói đến đợt giao hàng nào.
Chuyển cấp xử lý theo rủi ro: lỗi tái diễn hoặc lọt lỗi nghiêm trọng có thể cần SCAR chính thức, còn một sai sót giấy tờ đơn lẻ có thể chỉ cần theo dõi đơn giản hơn. Tránh tạo thêm thủ tục hành chính không mang lại giá trị khắc phục.
Theo dõi phản hồi
Ghi biện pháp ngăn chặn tức thời, tách riêng nguyên nhân phát sinh và nguyên nhân lọt lỗi, ghi hành động khắc phục, ngày thực hiện và kế hoạch đánh giá hiệu lực. Nhiệm vụ xét duyệt tích hợp ghi nhận chấp nhận hoặc yêu cầu sửa lại. Một bước đánh giá hiệu lực riêng quyết định có thể đóng hành động của nhà cung cấp hay không.
Ví dụ công khai minh họa việc phối hợp nội bộ về chất lượng nhà cung cấp. Đây không phải cổng thông tin bên ngoài đã cấu hình sẵn cho nhà cung cấp. Cấu hình quyền truy cập của nhà cung cấp hoặc thu thập phản hồi qua kênh đã được phê duyệt trước khi nhập vào.
Quản trị viên nghiệp vụ có thể thay đổi trường phản hồi và phân công xét duyệt khi rủi ro nhà cung cấp thay đổi. Giữ nguyên liên kết lô hàng và quy tắc đóng hồ sơ, để việc thêm nhóm nhà cung cấp không biến kế hoạch đã chấp nhận thành hành động đã đóng.
Gửi nhà cung cấp yêu cầu có cấu trúc bằng Excel tiếng Anh
Mẫu yêu cầu hành động khắc phục đối với nhà cung cấp
Các trường có thể chỉnh sửa về vấn đề, biện pháp ngăn chặn tức thời, nguyên nhân phát sinh và lọt lỗi, kế hoạch hành động và hiệu lực. Có ví dụ giả định và công thức xác định mức độ sẵn sàng đóng hồ sơ, không phải phê duyệt tự động.
Tệp Excel tiếng Anh hữu ích khi nhà cung cấp phản hồi bằng tệp. Jodoo bổ sung hồ sơ kiểm tra liên kết, phân công xét duyệt và lưu hồ sơ theo dõi mà đội ngũ nội bộ cần. Tệp tải xuống không đồng bộ với ứng dụng và không cấp quyền đưa lô hàng vào sử dụng.
Để quản lý quan hệ ở phạm vi rộng hơn, gồm hồ sơ nhà cung cấp, rủi ro và hiệu suất qua các kỳ, xem quản lý chất lượng nhà cung cấp. Để tìm hiểu quy trình xử lý lỗi nội bộ tổng thể hơn, xem quản lý sự không phù hợp.
Giữ hành động của nhà cung cấp liên kết với bằng chứng ban đầu
Báo cáo kiểm tra
Lưu số liệu đo và phiên bản tiêu chuẩn kỹ thuật làm cơ sở xác định vấn đề của nhà cung cấp.
Kiểm tra đầu vào
Tách việc phê duyệt đưa lô hàng vào sử dụng khỏi việc đóng hành động khắc phục dài hạn.
Danh mục kiểm tra khi nhận hàng
Ghi sai lệch tiếp nhận cụ thể thay vì nhận xét chất lượng chung chung.
Thiết lập kiểm tra tiếp nhận
Xác định ai phụ trách biện pháp ngăn chặn tức thời, phản hồi của nhà cung cấp và quyết định cuối cùng về hiệu lực.
Câu hỏi về mẫu SCAR và theo dõi xử lý
Khi nào vấn đề lúc tiếp nhận cần được chuyển thành SCAR?
Áp dụng tiêu chí rủi ro và chuyển cấp xử lý của bạn. Lỗi tái diễn, sự cố lọt lỗi nghiêm trọng, biện pháp khắc phục trước đó không hiệu quả hoặc lỗ hổng có tính hệ thống trong kiểm soát của nhà cung cấp có thể cần một SCAR chính thức. Một sai sót hành chính đơn lẻ không phải lúc nào cũng cần điều tra sâu như vậy.
Nguyên nhân phát sinh và nguyên nhân lọt lỗi khác nhau thế nào?
Nguyên nhân phát sinh giải thích vì sao lỗi được tạo ra. Nguyên nhân lọt lỗi giải thích vì sao các bước kiểm tra của nhà cung cấp không phát hiện lỗi trước khi giao hàng. Dụng cụ bị mòn và thiếu một đặc tính trong kiểm tra cuối cùng là hai vấn đề khác nhau, có thể cần các hành động khắc phục khác nhau.
Phân loại lô hàng có phải là hành động khắc phục không?
Phân loại giúp ngăn chặn vấn đề trước mắt, nhưng chưa chắc đã loại bỏ nguyên nhân tái diễn. Hãy yêu cầu làm rõ thay đổi nào về quy trình, biện pháp kiểm soát hoặc thiết bị sẽ ngăn lỗi tương tự, ai thực hiện và hiệu lực sẽ được kiểm tra ra sao.
Có thể phê duyệt đưa lô hàng vào sử dụng khi SCAR vẫn đang mở không?
Có, nếu quyết định chất lượng của người có thẩm quyền cho phép sử dụng lô hàng sau khi đã khắc phục và xác minh phù hợp. Hành động dài hạn của nhà cung cấp vẫn có thể cần được theo dõi ở các lô hàng sau. Vì vậy, ví dụ tách riêng việc phê duyệt đưa lô hàng vào sử dụng và việc đóng SCAR.
Cần bằng chứng gì để đóng SCAR?
Lưu hành động đã thực hiện, tiêu chí đánh giá hiệu lực đã thống nhất, kết quả theo dõi và quyết định của người xét duyệt. Trong ví dụ, lỗi tái diễn khiến SCAR tiếp tục mở. Một lần kiểm tra sau đó không còn tái diễn lỗi và đã qua xét duyệt có thể đóng yêu cầu; chỉ chấp nhận kế hoạch của nhà cung cấp thì chưa thể.