文档审批工作流
控制谁审查哪个版本，他们决定什么，改变什么，以及何时可以发布文件。
为了负责审查和释放。文档审批工作流
文档审批工作流：审核、修订与发布
让同一个受控文档版本依次经过提交、审核、批准、修订、发布和确认，同时完整保留决策记录。
文档审批工作流协调人员与凭证，把特定文档版本从草稿推进到批准和发布状态。流程应保留被审核的版本、审核人、决定、意见、退回修改内容、生效日期和后续确认记录，避免把“已批准”误认为“已发布或已投入使用”。
经营，质量，法律，HR，金融和项目团队审查多家业务文件。团队在电子邮件，聊天，共享驱动器或表格跟踪器中取代批准决定。需要可配置的审查路径和可见证据，而没有采用完整的企业文件管理套件。
直接答案
文件审批工作流控制版本，决定和发布
工作流应该使一个文件无法批准并发布另一个。 将拟议的版本，审查者路线，决定，返回的变更，批准的版本和有效日期以及后来的确认连接到同一记录中。
- 01
提交
文件负责人确定文件，拟议版本，审查理由，审核者，期限和源档案。
- 02
验证
协调员或文件控制检查完整性，所需的参考文件，准备审查的文件，所有权和路由条件。
- 03
审查和决定
分配审查员和批准者批准，返回，拒绝或要求另一个审查者对提交的准确版本进行审核。
- 04
修改
文件负责人解决评论，创建下一个建议版本，然后通过所需的审查路径返回它。
- 05
释放和后续
释放负责人设置已批准的版本，生效日期，观众，确认日期和过时状态。
已加工的批准记录
按照返回的V1草案到已释放的V2文件
这种例子使用下面显示的Jodoo应用程序中的仓库接收标准记录和批准日志结构。 它展示了必须存活返回和重新提交而不是模拟形式相互作用的证据。
- 01
提交的V1
文件负责人仓库接收标准 v2.4进入文件控制审查。
证据： 文件身份证，拟议版本，变更总结，源文件，审查器和到期日期。 - 02
返回进行修订
质量评审员由于隔离所有权和审查证据不完整，
证据： 返回原因，审查者，决定时间，评论和查看的V1文件。 - 03
复出的V2
过程主经理通过所需的路线解决了这些意见，并提交了修正版本。
证据： 文件，变更响应，重新提交日期，保留V1决定和当前的负责人。 - 04
批准并发布
部门批准和释放的负责人V2成为批准的版本；开始分发和取代复制。
证据： 认可，决定，批准版本，生效日期，观众和过时复制行动。
选择合适的层
别混批准路由与存储，签署或提取
这些工具可以连接， 但它们解决了不同的瓶。 界限的定义使工作流保持有用，而不过度夸大可配置批准层所取代的东西。
文件管理系统
增加存储结构，权限，搜索，保留，记录管理和更广泛的文档生命周期控制。
使用当存储库是主要要求时。电子签名
记录需要正式签署的文件身份，同意，签名证据和填写。
使用签名证明是强制性的。OCR或文件AI
在一个人或工作流验证和对信息采取行动之前，将文件分类并提取字段。
使用当抽取量是瓶时。Jodoo文件工作流
检查实际工作流，文件记录，审核队列和仪表板
这个Jodoo应用程序将文档元数据和工作流状态保持在一起。打开每个视图以验证提交，文件控制审查，部门批准，返回路径，发布，所有权和报告如何适合一个可配置的工作空间。
路由逻辑
规则审查和记录异常的路径不同
有用的文件复核工作流不会强迫每个文件都通过一个快乐的路径。返回草案，并行审查，更高风险的批准和取代版本需要明确的证据。
工作流路径控制信号路线保存的证据
标准审查完整的草案，已知负责人，普通风险，没有特殊变化影响。准备检查 →分配审查 →批准 →控制释放。审查版本，决定，评论，审稿人，时间标签和生效日期。
返回进行修订没有相关文本，未解决的评论，错误内容或未能准备检查。返回负责人 →记录所要求的变更 →提交下一个建议版本。返回原因，评论负责人，修改版本，重新提交日期和保存历史记录。
条件认可文件类型，部门，价值，风险或变化影响需要另一个权威。应用条件 → 添加专家或更高权威审查 →继续或停止。条件结果，权威基础，添加审查员，决定和异常路径。
并行审查几个函数必须在不等待彼此的情况下审查相同的版本。发送一个版本到并行审查员 → 结合决策 →解决冲突。所有审查结果，评论，完成状态，冲突和最终批准负责人。
释放或取代已批准的文件准备有效或取代之前版本。设置发布日期 → 分布 →确认 →退出取代版本。已批准版本，生效日期，观众，确认和过时记录。
工作流阶段
模板如何跨流程衔接
01
提交文件和批准文本
在审查开始之前，请查看文件ID，标题，类型，负责人，拟议版本，变更原因，审核人员，期限，源档案以及支持证据。
02
验证准备复核版本
在要求批准者决定之前，请确认所需的部分，附件，参考文件，所有权和确切文件版本已完整。
03
路线审查和批准
指定连续，并行或有条件审查员，同时在文件记录中保持决定权力，截止日期，评论和升级的可见性。
04
返回修订，没有破历史
记录所要求的变更，将文件返还给其负责人，创建下一个审查版本，并保存每个评论员评估的版本。
05
释放，确认和重新审查
设置批准版本，生效日期，发行受众，确认要求，下一次审查日期以及替换文件的过时状态。
关键信息交接
让关键信息从申请到跟进保持连续
- 文件身份，负责人，文件类型，拟议版本和变更原因从提交转向准备审查。
- 准备审查文件，支持参考，审核员的角色和到期日期进入批准路线。
- 决定，评论，返回理由，审查版本，审稿人身份和时间标签仍然在一个历史中联系在一起。
- 批准版本，生效日期，发布者，发行受众以及确认要求开始出版。
- 接下来审查日期，取代版本，过时状态和开放的异常负责人使控制周期可见。
最佳起点
根据当前瓶颈选择第一个模板
- 开始使用控制文件登记器，当版本，负责人，状态和审查历史不清楚。
- 增加条件或并行批准，当文件类型，价值，风险，部门或变更影响改变审查者路径时。
- 如果未完整的草案多次到达批准者时，添加准备检查清单。
- 加入确认和审查日期，如果批准必须导致控制分布或重复更新。
包含的模板
支撑这个工作流套件的模板
相关业务流程
了解这个流程背后的应用场景
9 个模板
文档工作流管理与自动化软件
通过可配置工作流管理文档接收、复核、审批、生成、发布、分发、签收、异常处理和状态报告。
受控文档台账 / 客户文件申请表模板 / 合同审批工作流模板10 个模板审批工作流软件：规则，路由和审计轨道
设计审批工作流以数量，风险，部门或政策方式调整请求，然后将决定，返回的工作，证据和状态保持可见。
受控文档台账 / 采购订单审批 / 预算审批应用模板9 个模板工作流自动化软件
评估表格，记录，路由规则，批准，提醒，异常，集成，仪表板和准备审计历史的工作流自动化软件。
费用审批工作流 / 采购审批工作流 / 发票审批工作流8 个模板文件管控与 SOP 管理
通过关联模板管理 SOP、作业指导书、文件修订、确认回执、变更审批和培训交接。
受控文档台账 / 作业指导书软件 / 变更控制软件8 个模板合同管理自动化
自动化合同工作流，覆盖受理、审核、审批、风险评估、续约跟进和结案跟进。
合同受理表单 / 合同审批工作流模板 / 合同跟踪器更多工作流套件
对比相近的工作流套件
8 个模板
文件控制与 SOP 审核工作流套件
连接受控文件记录、SOP 修订、作业指导书、变更控制、审批、确认阅读和培训交接。
01 登记受控文件02 分派审核与审批03 发布确认阅读与培训04 审核有效性与续期文件管控与 SOP 管理 / 质量、CAPA 与不合格管理 / 培训与能力管理 / 适用于审计、CAPA 与检验工作流的质量管理软件 / 适用于纠正和预防措施工作流的 CAPA 软件 / 质量与安全模板 / 制造业工作流软件受控文档台账 / 作业指导书软件 / 变更控制软件8 个模板培训、能力与认证工作流包
打通基于角色的培训要求、员工认证、到期跟踪、续期负责人、完成证明和就绪度仪表板。
01 映射基于角色的要求02 分配或申请培训03 跟踪证明和到期04 审核就绪度差距培训与能力管理 / 文件管控与 SOP 管理 / 质量、CAPA 与不合格管理 / 员工运营的HR工作流动自动化 / HR 员工申请模板 / 质量与安全模板 / EHS 软件 / 制造业工作流软件基于角色的培训矩阵 / 员工认证跟踪器 / 认证到期跟踪器12 个模板付款申请工作流套件
连接财务申请受理、付款申请、发票背景信息、审批依据、ACH 或支票付款发放，以及付款跟进。
01 采集财务申请02 核实发票和履约背景信息03 分派审批与发放就绪检查04 跟踪付款后续后台控制 / 财务申请与审批管控 / 财务审批模板 / 应付账款自动化 / 发票审批软件 / 审批工作流软件：规则，路由和审计轨道 / 采购工作流模板 / 供应商管理模板财务申请跟踪器 / 付款申请表 / 采购付款申请11 个模板报销审批工作流套件
连接费用报销申请、经理审批、财务审核、收据依据、例外处理和付款跟进。
01 采集报销详情02 分派经理审批03 完成财务审核04 跟踪付款后续后台控制 / 财务申请与审批管控 / 财务审批模板 / 应付账款自动化 / 发票审批软件 / 审批工作流软件：规则，路由和审计轨道 / 采购工作流模板 / 供应商管理模板费用报销申请 / 费用审批工作流 / 差旅费用报销表单7 个模板CapEx 审批工作流包
打通资本支出申请、预算审核、财务审批、支持文件、资产交接和审批后跟踪。
01 收集 CapEx 申请02 审核预算和审批门槛03 关联资产、项目或合同04 跟踪审批和付款跟进后台控制 / 财务申请与审批管控 / 财务审批模板 / 应付账款自动化 / 发票审批软件 / 审批工作流软件：规则，路由和审计轨道 / 采购工作流模板 / 供应商管理模板资本支出申请表 / 预算审批应用模板 / 财务申请跟踪器11 个模板发票审批工作流包
打通发票受理、AP 审核、编码、审批分派、暂缓处理、付款就绪状态、供应商背景和结项。
01 收集发票背景信息02 审核 AP 和供应商就绪状态03 分派审批和例外处理04 进入付款就绪阶段后台控制 / 财务申请与审批管控 / 财务审批模板 / 应付账款自动化 / 发票审批软件 / 审批工作流软件：规则，路由和审计轨道 / 采购工作流模板 / 供应商管理模板发票审批工作流 / 发票申请 / 应付账款跟踪器11 个模板访问申请工作流套件
打通访问申请受理、经理审批、文件夹访问、软件申请、IT 资产、开通状态和结案证明记录。
01 收集访问需求02 审核审批与例外03 协调开通与资产04 完成访问结案证明后台控制 / IT 访问与服务申请管控 / 访问与安全工作流模板 / 用户访问权限审查软件 / 审批工作流软件：规则，路由和审计轨道 / 资产与设备管控模板 / 财务申请与审批管控访问权限申请表 / 用户账号申请表 / 文件夹访问申请表模板12 个模板IT 变更申请工作流套件
打通变更控制、软件申请、访问影响、许可证审核、IT 资产、审批、实施任务和验证证明记录。
01 收集变更申请02 审核访问、许可证与风险影响03 协调实施执行04 验证并结案后台控制 / IT 访问与服务申请管控 / 访问与安全工作流模板 / 用户访问权限审查软件 / 审批工作流软件：规则，路由和审计轨道 / 资产与设备管控模板 / 财务申请与审批管控变更控制软件 / 软件申请表 / 软件许可证申请表模板8 个模板项目受理与变更控制工作流包
连接项目申请、受理审核、审批决策、变更申请、问题跟踪和状态跟进。
01 提交项目申请02 审核并审批工作03 控制变更和问题04 关闭申请记录链路工作申请管理模板 / 审批工作流软件：规则，路由和审计轨道 / 施工运营模板项目受理表单 / 项目申请表 / 项目变更申请表模板45 个模板质量与安全纠正措施工作流包
将危险评估、安全观察、SDS 记录、许可证、CAPA、变更控制、作业指导书和批记录跟进串联起来。
01 识别风险和观察结果02 管理安全记录和许可证03 检查质量和流程记录04 分派纠正措施质量、CAPA 与不合格管理 / 文件管控与 SOP 管理 / 培训与能力管理 / 适用于审计、CAPA 与检验工作流的质量管理软件 / 质量控制软件 / 质量不符合项管理软件 / 适用于纠正和预防措施工作流的 CAPA 软件 / 适用于发现项、依据与纠正措施的审计管理软件 / 适用于现场、安全与质量检查的检验管理软件 / 制造分层过程审核软件 / EHS 软件 / 安全管理软件 / 质量与安全模板 / 现场服务与维护模板 / 仓库与库存模板 / 制造业工作流软件 / 车间管理软件危害评估表 / 安全观察表单 / 作业危害分析表15 个模板访问与安全申请管控工作流包
打通访问申请、账户开通、VPN 与特权访问、策略例外、确认记录、访客管控和钥匙交接等工作流。
01 收集访问需求02 审核特权与远程访问03 管控确认记录与钥匙04 跟踪访客访问访问与安全工作流模板 / 用户访问权限审查软件 / 资产与设备管控模板 / 审批工作流软件：规则，路由和审计轨道 / 质量与安全模板访问权限申请表 / 用户账号申请表 / VPN 访问申请11 个模板IT 变更管理工作流套件
规划 IT 变更申请、影响评审、审批分派、实施任务、回退计划、验证以及可供审计的结案流程。
01 收集变更申请02 评审风险与审批03 协调实施04 验证并结案访问与安全工作流模板 / 用户访问权限审查软件 / 审批工作流软件：规则，路由和审计轨道 / 资产与设备管控模板变更控制软件 / 政策例外申请 / 访问权限申请表常见问题
关于这个工作流套件的常见问题
文件审批工作流是什么？
文件审批工作流是定义的过程，通过提交，准备检查，审查，批准或返回，发布和后续处理，同时保留审核者，决定，评论，日期和历史记录。
文件批准过程中需要采取哪些步骤？
典型的步骤是提交，验证，审查，批准或返回，修订，发布，确认和安排下一次审查。准确的路线应取决于文档类型，风险，价值，部门或变化影响。
工作流应该如何处理文件修改？
每次评价都与评估的版本保持联系。 记录返回的变更， 保留意见和决定， 创建下一个拟议的版本， 防止错误地发布旧复核的文件。
文件审批与文件管理是一样的吗？
文件批准控制了关于文档版本的决策路径。一个文档管理系统也可以提供存储库结构，搜索，保留，权限，记录管理，共同编写和更广泛的治理。
文件批准是否需要电子签名？
内部批准可能只需要验证的决定和审计历史。在申请签名身份，同意，证书证明或规范签名要求时使用专门的电子签名功能。
Jodoo可支持文件审批工作流软件需求吗？
Jodoo可支持可配置的输入表单，审查者路由，条件决策，返回路径，提醒，版本字段，队列，仪表板和工作流历史。当这些更深层次的能力成为核心时选择专业 DMS，电子签名，OCR或记录平台。
下一步
从最接近的模板开始，再调整工作流
先预览这个工作流套件中的第一个模板，再为您的团队调整字段、负责人、状态和自动化。