工作流自动化：定义，例子和它如何运作

工作流自动化是什么？

工作流动自动化是使用软件规则协调可重复的业务过程。它捕捉一个请求或事件，评估条件，分配或路线下一步，记录人的决定在需要判断的地方，执行批准的行动，并保持当前状态和历史可见。

• 一个工作流是整个工作序列，负责人，决策和结果。
• 自动化是该序列内的规则驱动的运动或行动。
• 目标是可靠的过程记录，而不是简单地减少点击。

如何从触发到关闭的工作流自动化

一个工作流由一个触发器开始，例如提交的表格，更改记录，计划日期或系统事件。 工作流随后应用条件，分配工作，在需要时请求批准，执行自动操作，并记录最终结果或未解决的异常。

• 触发器启动过程；所需的字段使输入可用。
• 条件评估数量，风险，部门，类别或地位。
• 人类审查仍然是关于判断，政策异常和问责的循环。
• 自动操作可以更新记录，分配负责人，发送提醒，安排工作，集成系统或生成文件。
• 仪表板和历史显示等待工作，迟到的步骤，异常以及完成结果。

跨企业团队的工作流自动化示例

财务审批，购买请求，员工加入，IT访问，文件控制，检查和工作订单是常见的例子，因为它们结合结构化接入，可识别的决定，多次交付以及完成的清晰定义。上面的示例矩阵将每个过程与其触发器，自动输出和成功指标联系起来。

数字化，商业，低代码和智能工作流自动化

这些术语描述了不同的范围或构建方法，而不是四个不相关的产品类别。数字工作流自动化取代了手工交付与连接记录和规则。商业工作流自動化将该模式应用于操作过程中。低代码的工作流自動化允许团队视觉配置进程，而智能工作流 自动化添加了AI辅助分类，提取，建议或决策。

• 数字工作流自动化强调通过可追踪的数字过程将信息和决策移动。
• 业务工作流动自动化强调团队，角色和系统中的运营结果。
• 低代码或无代码工作流动自动化强调表格，规则，视图和集成是如何配置的。
• 智能或AI工作流自动化可以分类，提取，总结或推，但负责人仍然需要管理信任，异常和最终问责。

企业流程自动化是什么？

业务流程自动化将个人工作流，人员，规则，记录和系统操作连接起来，从而使更广泛的业务过程实现端到端结果。这句话结合了两个范围：工作流动自动化的协调一个定义的任务和决策序列，而业务进程自动性的协调在更大的运营过程中多个工作流和系统。

• 使用工作流自动化来实现一个有限的序列，例如批准，登录请求，文件审查或异常解决。
• 使用业务流程自动化，当结果跨越多个工作流，团队，源系统，交付和绩效措施时。
• 保持一个命名的过程负责人，系统记录界限，异常负责人和端到端成功指标，即使单个工作流是独立自动化的。
• 选择BPM或过程调整，当正式建模，工艺挖掘，企业治理，高量跨系统执行或持续的流程优化是核心。

单独自动化工作流与集成，RPA和BPM

这些方法可以一起工作，但它们解决不同的层次。工作流自动化协调可重复的业务过程及其负责人。集成将数据传递到系统之间.RPA模仿用户在接口中的行动。商业进程管理控制和改善团队和系统中更广泛的端到端流程。

• 使用可配置的工作流，当表格，批准，分配，提醒，证据和状态是主要缺口时。
• 当可信系统需要交换数据或触发行动时，使用集成。
• 使用RPA，如果已旧的界面没有实用的API并且必须自动化可重复屏幕任务。
• 组织需要过程架构，建模，治理和在许多工作流中持续改进时使用BPM。

工作流自动化的好处和证明它们的指标

自动化创造了价值，当它改善一个可测量的运营结果时。比较前后的过程在速度，质量，问责制和异常处理方面，而不是只报告自动化的步骤数量。

• 从接入到决定或关闭的周期时间。
• 第一次通过的完整性和返回或重复工作率。
• 时间等待一步步，负责人，团队或批准层次。
• 过度过期，异常年龄，升级数量和重新开放的工作。
• 政策遵守，决策历史完整性和审计证据。

根据过程适应选择工作流自动化软件

合适的平台应该符合你的团队实际运作的记录和决定。 评估您可以多快配置表格和视图， 具体路由规则， 保护人类审查， 处理异常， 连接系统， 控制接入， 报告工作流，而不会造成维护负担。

• 首先要从过程，数据模型，负责人，条件，异常和成功指标开始。
• 测试一个真正的工作流，而不是单独比较功能列表。
• 保持财务，ERP， CRM， HRIS，文件或专业系统责任清晰。
• 选择一个更广泛的BPM或编排平台，当跨系统流程治理是首要要求时。