清楚記錄設備需求
申請內容應顯示員工需要什麼設備、為何需要、何時需要，以及在開始處理前應由誰簽核。
- 員工、主管、部門、地點、職務與申請原因。
- 設備類型、數量、規格、急迫性、成本中心與需求日期。
- 新進人員、汰換、損壞、遠端工作、專案或職務異動情境。
- 必填檔案、備註，以及希望配送或領取的方式。
指南
員工設備申請流程指南
規劃員工設備申請流程，涵蓋設備進件、簽核、IT 或總務負責權、資產分配、協議佐證、歸還狀態與結案。
員工設備申請不應只停留在簽核完成。流程應清楚顯示申請了什麼、由誰核准、分配了哪項資產、員工是否已確認保管責任，以及後續如何完成歸還或更換結案。
從這裡開始： 員工設備申請表分開處理簽核與發放
主管簽核與設備發放是不同步驟。工作流程應同時顯示簽核結果，以及負責分配設備的人員。
- 主管簽核結果、退回原因、預算或政策備註，以及簽核日期。
- 負責發放的 IT、總務、倉儲或營運負責人。
- 可用、已下單、缺貨待補、已完成設定、已交付或已取消狀態。
- 逾期或卡關時的提醒負責人。
記錄設備分配與保管證明
設備交付後，分配出去的資產應可持續追蹤。將申請簽核與資產 ID、協議佐證及員工保管責任串接起來。
- 資產標籤、序號、物品狀況、分配日期與資產負責人。
- 員工設備協議、簽收確認或保管證明。
- 設定備註、存取相依項目，以及保固或更換資訊。
- 已分配、待處理、逾期與已歸還資產的儀表板檢視。
從一開始就規劃歸還與結案
設備工作流程應納入最終的歸還或更換路徑。對遠端工作、內部調動與離職情境尤其重要。
- 應歸還日期、歸還負責人、歸還時狀況、缺少項目與損壞備註。
- 當設備歸還屬於離職結案的一部分時，應串接離職流程。
- 若設備損壞或無法提供，應安排更換或維修的後續追蹤。
- 最終結案佐證與審核人備註。
設備工作流程欄位
員工設備申請流程欄位
使用這些欄位串接設備申請進件、簽核、保管與歸還後續追蹤。
區域需記錄內容工作流程問題負責人
申請員工、設備類型、原因、需求日期。需要什麼設備？員工或主管
簽核主管決定、預算備註、退回原因。是否應進行發放？主管
發放負責人、項目狀態、是否已完成設定、是否已交付。由誰提供？IT 或總務
保管資產 ID、協議、分配日期、物品狀況。資產由誰保管？資產負責人
歸還歸還日期、物品狀況、缺少項目、結案佐證。資產是否已結案？HR 或營運
範本
將設備申請串接到資產保管
依照本指南定義設備申請欄位，再串接設備協議、筆電申請、領用記錄、歸還表單與離職結案。
最適合開始使用的範本最佳起點：員工設備申請表單
當員工或主管需要在同一處提出設備申請、分派簽核、指派負責人並追蹤處理進度時，請從這裡開始。
員工設備申請表透過主管審核、履行負責人、狀態追蹤與歸還後續追蹤，分派員工筆電、制服、識別證、工具及設備申請。
員工設備領用同意書使用員工設備領用同意書表單，記錄資產明細、檔案、政策確認、簽署狀態與歸還後續追蹤。
員工資產歸還表單追蹤歸還的筆記型電腦、識別證、制服與工具，以及資產狀況、缺漏項目、負責人審查、佐證資料與結案證明。
筆電申請在 IT 配發前，蒐集筆電申請所需的員工角色、裝置需求、簽核狀態、配發負責人與交接備註。
IT 資產申請表單範本集中收集 IT 資產申請，包含裝置明細、申請原因、成本中心、簽核、領用記錄、交接佐證與歸還追蹤。
設備借用表單使用設備借用表單，收集借用人資料、資產 ID、檔案、簽核審查、借用狀態與歸還後續追蹤。
設備歸還表單使用設備歸還表單，擷取歸還資產明細、狀況照片、審查狀態、缺漏項目與後續追蹤。
新進員工到職檢查清單追蹤新進員工的到職任務、負責人、到期日、設備、權限設定、政策確認、培訓與就緒狀態。
員工離職交接清單管理離職交接任務、權限移除、設備歸還、知識交接、最終文件、負責人與結案證明。探索相關設備與 HR 範本
查看員工設備申請工作流程
常見問題
關於員工設備申請的常見問題
員工設備申請流程應包含哪些內容？
應包含員工資料、設備類型、業務原因、主管簽核、發放負責人、資產 ID、協議佐證、交付狀態、歸還狀態與結案備註。
員工設備申請是否應串接到到職流程？
若設備會影響到職準備，就應該串接。新進人員到職流程應顯示必要裝置、存取權限或工具是否已在到職日前準備完成。
這和資產管理軟體有什麼不同？
這套流程管理的是申請、簽核、分配、保管佐證與歸還後續追蹤。若您需要處理折舊、庫存估值或更複雜的資產會計，仍可能需要專門的資產系統。
下一步
開啟員工設備申請範本
先預覽 Jodoo 範本，再依您的流程調整設備欄位、簽核分派、負責人檢視、協議佐證與歸還後續追蹤。