Lập kế hoạch quy trình yêu cầu thiết bị cho nhân viên với khâu tiếp nhận yêu cầu, phê duyệt, người phụ trách IT hoặc cơ sở vật chất, phân bổ tài sản, bằng chứng xác nhận, trạng thái hoàn trả và hoàn tất.
Yêu cầu thiết bị của nhân viên không nên dừng lại ở bước phê duyệt. Quy trình cần thể hiện rõ đã yêu cầu gì, ai phê duyệt, tài sản nào được phân bổ, nhân viên đã xác nhận tiếp nhận hay chưa, và việc hoàn trả hoặc thay thế sẽ được hoàn tất như thế nào sau đó.
Bắt đầu từ: Biểu mẫu yêu cầu cấp phát thiết bị cho nhân viênYêu cầu cần thể hiện nhân viên cần gì, vì sao cần, khi nào cần và ai cần phê duyệt trước khi bắt đầu thực hiện.
Phê duyệt của quản lý và thực hiện cấp phát là hai bước khác nhau. Quy trình cần thể hiện cả quyết định lẫn người phụ trách phân bổ thiết bị.
Tài sản được phân bổ cần có thể truy vết sau khi bàn giao. Hãy kết nối phê duyệt yêu cầu với mã tài sản, bằng chứng xác nhận và việc nhân viên tiếp nhận tài sản.
Quy trình thiết bị nên bao gồm lộ trình hoàn trả hoặc thay thế về sau. Điều này đặc biệt quan trọng với làm việc từ xa, điều chuyển và nghỉ việc.
Dùng các trường dữ liệu này để kết nối khâu tiếp nhận yêu cầu thiết bị, phê duyệt, bàn giao và theo dõi tiếp việc hoàn trả.
Dùng cẩm nang này để xác định các trường dữ liệu cho yêu cầu thiết bị, sau đó kết nối với thỏa thuận thiết bị, yêu cầu laptop, bản ghi bàn giao, biểu mẫu hoàn trả và hoàn tất khi nghỉ việc.
Bắt đầu từ đây khi nhân viên hoặc quản lý cần một nơi duy nhất để yêu cầu thiết bị, định tuyến phê duyệt, phân công người phụ trách và theo dõi việc thực hiện.
Biểu mẫu yêu cầu cấp phát thiết bị cho nhân viênĐịnh tuyến yêu cầu cấp laptop, đồng phục, thẻ, dụng cụ và thiết bị cho nhân viên với bước quản lý xét duyệt, người phụ trách cấp phát, theo dõi trạng thái và theo dõi tiếp việc hoàn trả.
Biểu mẫu thỏa thuận thiết bị cho nhân viênSử dụng biểu mẫu thỏa thuận thiết bị cho nhân viên để thu thập thông tin tài sản, tệp đính kèm, xác nhận đã đọc chính sách, trạng thái chữ ký và theo dõi việc hoàn trả.
Phiếu hoàn trả tài sản nhân viênTheo dõi laptop, thẻ ra vào, đồng phục, công cụ đã được hoàn trả, tình trạng, hạng mục bị thiếu, rà soát của người phụ trách, minh chứng và xác nhận hoàn tất.
Yêu cầu cấp laptopThu thập yêu cầu cấp laptop với vai trò nhân viên, yêu cầu thiết bị, trạng thái phê duyệt, người phụ trách cấp phát và ghi chú bàn giao trước khi IT thực hiện.
Mẫu biểu mẫu yêu cầu tài sản CNTTTiếp nhận yêu cầu tài sản CNTT với thông tin thiết bị, lý do nghiệp vụ, mã trung tâm chi phí, phê duyệt, bản ghi cấp phát, bằng chứng bàn giao và theo dõi hoàn trả.
Biểu Mẫu Mượn Thiết BịDùng biểu mẫu mượn thiết bị để ghi nhận thông tin người mượn, mã tài sản, tệp đính kèm, rà soát phê duyệt, trạng thái mượn và theo dõi hoàn trả.
Biểu mẫu trả thiết bịDùng biểu mẫu trả thiết bị để ghi nhận chi tiết tài sản được trả lại, ảnh tình trạng, trạng thái rà soát, vật dụng bị thiếu và theo dõi tiếp.
Danh sách kiểm tra nhân viên mớiTheo dõi các đầu việc onboarding cho nhân viên mới, người phụ trách, hạn hoàn thành, thiết bị, thiết lập quyền truy cập, xác nhận chính sách, đào tạo và trạng thái sẵn sàng.
Danh sách kiểm tra nghỉ việc nhân viênQuản lý các đầu việc nghỉ việc, thu hồi quyền truy cập, hoàn trả thiết bị, bàn giao kiến thức, tài liệu cuối cùng, người phụ trách và bằng chứng hoàn tất.Nên bao gồm thông tin nhân viên, loại thiết bị, lý do nghiệp vụ, phê duyệt của quản lý, người phụ trách cấp phát, mã tài sản, bằng chứng xác nhận, trạng thái giao thiết bị, trạng thái hoàn trả và ghi chú hoàn tất.
Có, khi thiết bị ảnh hưởng đến mức độ sẵn sàng. Onboarding nhân viên mới nên thể hiện liệu các thiết bị, quyền truy cập hoặc công cụ cần thiết đã sẵn sàng trước ngày bắt đầu hay chưa.
Quy trình này quản lý yêu cầu, phê duyệt, phân bổ, bằng chứng bàn giao và theo dõi tiếp việc hoàn trả. Doanh nghiệp vẫn có thể cần một hệ thống tài sản chuyên dụng cho khấu hao, định giá tồn kho hoặc hạch toán tài sản phức tạp.
Xem trước mẫu Jodoo, sau đó điều chỉnh các trường dữ liệu thiết bị, định tuyến phê duyệt, chế độ xem theo người phụ trách, bằng chứng xác nhận và theo dõi việc hoàn trả theo quy trình của bạn.
