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Leitfäden für Einkaufs-Workflows
Leitfaden zur Automatisierung von Beschaffungsprozessen
Leitfaden

Leitfaden zur Automatisierung von Beschaffungsprozessen

Planen Sie die Automatisierung von Beschaffungsprozessen über Anfrageerfassung, Freigaben, Lieferantendatensätze, Bestellungen und Compliance-Nachverfolgung hinweg.

Beschaffungsautomatisierung funktioniert dann am besten, wenn der Prozess klar ist, bevor die Software konfiguriert wird. Nutzen Sie diesen Leitfaden, um festzulegen, welche Beschaffungsdatensätze eine Prüfung auslösen sollen, welche Nachweise Freigebende benötigen, wann Lieferanten- oder Vertragsprüfungen erforderlich sind und wie die Nachverfolgung von Bestellungen sichtbar bleibt.

Automatisierungsschritte prüfenBeschaffungsvorlage öffnen
Formular für die BeschaffungsanfrageStarten Sie mit: Formular für die Beschaffungsanfrage
01

Mit einem verlässlichen Beschaffungsdatensatz starten

Die Automatisierung sollte mit einem Datensatz beginnen, dem das Team vertrauen kann: eine Anfrage, eine Bestellanforderung, eine Lieferantenprüfung, eine PO-Übergabe oder eine Compliance-Prüfung.

  • Erfassen Sie anfragende Person, Abteilung, Bedarfsdatum, Artikel oder Leistung, Betrag und geschäftlichen Grund.
  • Ergänzen Sie Lieferant, Angebot, Vertrag, Budget und Richtlinienkontext, wenn der Einkauf nicht routinemäßig ist.
  • Behalten Sie Freigabe-zuständige Person, zuständige Person im Einkaufsteam, Rückgabegrund und Status der Nachverfolgung im Blick.
  • Hängen Sie Dateien, Entscheidungshistorie und Ausnahmenotizen zur Prüfung an.
02

Weiterleitung automatisieren, nachdem Felder definiert sind

Freigaberegeln sind nur dann nützlich, wenn Betrag, Kategorie, Lieferant, Budget und Risikofelder konsistent erfasst werden.

  • Verwenden Sie Schwellenwerte und Budgetausnahmen für die Prüfung durch das Finanzteam.
  • Verwenden Sie Lieferantenrisiko sowie Compliance- oder Qualifizierungsstatus für die Lieferantenprüfung.
  • Verwenden Sie Vertrags-, Richtlinien- oder Kategoriekennzeichen für die Prüfung durch Recht oder Einkauf.
  • Verwenden Sie den Rückgabestatus, wenn der Datensatz noch nicht bereit ist.
03

Übergaben nach der Freigabe sichtbar halten

Die Beschaffungsautomatisierung sollte zeigen, ob das Einkaufsteam Lieferanten vergleichen, eine PO erstellen, die Lieferung verfolgen oder eine Änderung bearbeiten muss.

  • Verfolgen Sie Zuweisung an das Einkaufsteam, Sourcing-Status, Lieferantenvergleich und Begründung der Vergabe.
  • Verbinden Sie Felder für PO-Anfrage, PO-Freigabe, PO-Tracker und voraussichtliches Lieferdatum.
  • Erfassen Sie den Grund für die Beschaffungsänderung, den angepassten Betrag, die Auswirkung auf die Freigabe und den zuständige Person.
  • Machen Sie Aktualisierungen für die anfragende Person und blockierte Nachverfolgungsansichten sichtbar.
04

Dashboards für Ausnahmen nutzen

Die wertvollsten Dashboards in der Beschaffung zeigen blockierte Vorgänge: unvollständige Anfragen, überfällige Freigaben, fehlende Lieferantennachweise, verzögerte POs und Compliance-Ausnahmen.

  • Ausstehende Freigaben nach zuständige Person und Alter.
  • Anfragen, die wegen fehlendem Kontext zurückgegeben wurden.
  • Lieferanten- oder Compliance-Prüfungen, die die Freigabe blockieren.
  • POs, die verzögert sind, geändert wurden oder auf Bestätigung warten.
Automatisierungsübersicht

Beschaffungsschritte, die Sie vor der Automatisierung definieren sollten

Verwenden Sie diese Übersicht, um zu entscheiden, welche Datensätze, Felder und Weiterleitungsregeln in Ihren Beschaffungs-Workflow gehören.

SchrittDatensatzfelderAutomatisierungsauslöserNächster zuständige Person
ErfassungAnfragende Person, Bedarf, Artikel, Betrag, Fälligkeitsdatum, Dateien.Anfrage mit erforderlichen Feldern eingereicht.Management oder Einkauf
FreigabeBudget, Schwellenwert, Ausnahme, Freigebende Person, Entscheidung.Betrag, Kategorie oder Richtlinienkennzeichen.Management, Finanzteam oder Einkauf
LieferantenprüfungLieferant, Angebot, Risiko, Compliance, Qualifizierung.Neuer Lieferant oder Risiko-/Compliance-Kennzeichen.Lieferanten-zuständige Person
PO-ÜbergabeEinkaufsteam, PO-Status, Lieferantenbestätigung, Lieferdatum.Freigegebene Anfrage ist bereit für die Bestellung.Einkaufsteam
Nachverfolgung von AusnahmenHindernisse, zuständige Person, Fälligkeitsdatum, Änderungsgrund, Abschluss.Überfälliger, zurückgegebener, geänderter oder blockierter Status.Zugewiesener zuständige Person
Vorlagen

Automatisierung mit Beschaffungsdatensätzen verknüpfen

Definieren Sie Erfassungsauslöser, Freigabelogik, Lieferantennachweise, PO-Übergaben und Ausnahmebehandlung, bevor Sie die passenden Jodoo-Vorlagen öffnen.

Beste Vorlage für den EinstiegBester Startpunkt: Formular zur Beschaffungsanfrage

Starten Sie hier, wenn Bestellanforderungen, Lieferantendetails, Budgetkontext und die Übergabe an das Einkaufsteam in einen strukturierten Workflow einfließen sollen, bevor Freigaben oder PO-Aufgaben beginnen.

Formular für die BeschaffungsanfrageFormular für die BeschaffungsanfrageErfassen Sie Beschaffungsanfragen mit fachlichem Bedarf, Lieferantendetails, Budgetkontext, Dateien, Risikohinweisen, Freigabe-Weiterleitung und Übergabe an das Einkaufsteam.Formular für BeschaffungsanfragenFormular für BeschaffungsanfragenErfassen Sie Kaufanfragen, Artikelspezifikationen, Budgetkontext, Freigeber und Bedarfstermine, bevor Sourcing oder PO-Arbeit beginnt.Formular für allgemeine BestellanforderungenFormular für allgemeine BestellanforderungenErfassen Sie allgemeine Bestellanforderungen mit Budgetcodes, geschäftlichem Bedarf und freigabefertigen Details, bevor die Beschaffung beginnt.Checkliste für den LieferantenvergleichCheckliste für den LieferantenvergleichVergleichen Sie Lieferanten mit gewichteten Kriterien, Preiskontext, Risikohinweisen, Nachweisen und Empfehlungen für die Shortlist in einem Workflow zur Lieferantenauswahl.LieferantenbewertungsformularLieferantenbewertungsformularBewerten Sie Lieferanten mit Kriterienbewertungen, Qualitätsnachweisen, Risikohinweisen, Kommentaren der Prüfenden, Empfehlungsstatus und Nachverfolgung für das Onboarding.Formular für das Vendor OnboardingFormular für das Vendor OnboardingErfassen Sie Stammdaten für die Lieferanteneinrichtung, erforderliche Dokumente, Steuer- und Zahlungsbereitschaft, Risikohinweise, die Prüfung durch den zuständige Person, fehlende Dateien und den Aktivierungsstatus.Bestell-TrackerBestell-TrackerVerfolgen Sie freigegebene Bestellungen nach der Genehmigung mit Lieferantenbestätigungen, zugesagten Lieferterminen, Überfälligkeitsstatus und nächsten Schritten in einem zentralen Live-Tracker.Checkliste zur Compliance im EinkaufCheckliste zur Compliance im EinkaufNutzen Sie eine Checkliste zur Compliance im Einkauf, um Richtlinienprüfungen, Nachweise, nicht bestandene Punkte, Korrekturmaßnahmen, zuständige Person und Nachverfolgung zu dokumentieren.Risikoregister für den EinkaufRisikoregister für den EinkaufVerwenden Sie eine Vorlage für ein Risikoregister im Einkauf, um Risikobeispiele, Lieferantennachweise, Auswirkungen, Eintrittswahrscheinlichkeit, verantwortliche Personen für Maßnahmen, Prüffrequenz, Status und Maßnahmen zu verfolgen.Formular für LieferantenstammdatenFormular für LieferantenstammdatenVerwenden Sie ein Formular für Lieferantenstammdaten, um Lieferantendaten, Steuerunterlagen, Banknachweise, Prüfstatus, Freigaben und Nachverfolgung zu erfassen.Formular zur LieferantenqualifizierungFormular zur LieferantenqualifizierungNutzen Sie ein Formular zur Lieferantenqualifizierung, um Unternehmensdaten, Dateien, Compliance-Nachweise, Prüfstatus, Freigabeentscheidung und Nachverfolgung zu erfassen.
Häufige Fragen

Fragen zur Automatisierung von Beschaffungsprozessen

Was ist die Automatisierung von Beschaffungsprozessen?

Dabei werden strukturierte Datensätze, Weiterleitungsregeln, Erinnerungen und Dashboards genutzt, um Einkaufsprozesse durch Anfrageerfassung, Freigabe, Lieferantenprüfung, PO-Übergabe und Nachverfolgung zu steuern.

Sollte die Beschaffungsautomatisierung mit einer Vorlage oder mit einem vollständigen System starten?

Starten Sie mit dem Workflow, der am häufigsten stockt. Eine gezielte Vorlage kann die Logik für Erfassung, Freigabe und Übergabe belegen, bevor ein umfassenderes Beschaffungssystem erweitert wird.

Was sollte nicht zuerst automatisiert werden?

Vermeiden Sie es, vage Nachrichtenverläufe oder unvollständige Tabellen zuerst zu automatisieren. Definieren Sie zunächst erforderliche Felder, zuständige Person und Ausnahmeregeln, damit die Automatisierung schlechte Daten nicht nur schneller weiterbewegt.

Nächster Schritt

Eine Vorlage für einen Beschaffungs-Workflow öffnen

Sehen Sie sich die Ausgangsvorlage in der Vorschau an und passen Sie dann Erfassungsfelder, Freigabeschritte, Lieferantenprüfungen, PO-Übergaben und Erinnerungen an Ihren Beschaffungsprozess an.

Vorschau dieser Vorlage