Leitfaden

Leitfaden zur Automatisierung von Beschaffungsprozessen

Planen Sie die Automatisierung von Beschaffungsprozessen für Anfrageerfassung, Freigaben, Lieferantendatensätze, Bestellungen und Compliance-Nachverfolgung.

Beschaffungsautomatisierung funktioniert dann am besten, wenn der Prozess klar definiert ist, bevor die Software eingerichtet wird. Nutzen Sie diesen Leitfaden, um festzulegen, welche Beschaffungsdatensätze eine Prüfung auslösen sollen, welche Nachweise Freigebende benötigen, wann Lieferanten- oder Vertragsprüfungen erforderlich sind und wie die Nachverfolgung von Bestellungen sichtbar bleibt.

Automatisierungsschritte prüfenBeschaffungsvorlage öffnen

Starten Sie mit: Formular für die Beschaffungsanfrage

Mit einem verlässlichen Beschaffungsdatensatz starten

Automatisierung sollte mit einem Datensatz beginnen, auf den sich das Team verlassen kann: eine Anfrage, Anforderung, Lieferantenprüfung, PO-Übergabe oder Compliance-Prüfung.

Erfassen Sie anfragende Person, Abteilung, Bedarfsdatum, Artikel oder Dienstleistung, Betrag und geschäftlichen Grund.
Ergänzen Sie Lieferant, Angebot, Vertrag, Budget und Richtlinienkontext, wenn der Einkauf nicht routinemäßig ist.
Halten Sie Freigabe-Owner, Owner im Einkaufsteam, Rückgabegrund und Status der Nachverfolgung sichtbar.
Fügen Sie Dateien, Entscheidungshistorie und Ausnahmenotizen für die Prüfung hinzu.

Routing automatisieren, nachdem die Felder definiert sind

Freigaberegeln sind nur dann nützlich, wenn Betrag, Kategorie, Lieferant, Budget und Risikofelder konsistent erfasst werden.

Verwenden Sie Schwellenwerte und Budgetausnahmen für die Prüfung durch das Finanzteam.
Verwenden Sie Lieferantenrisiko sowie Compliance- oder Qualifizierungsstatus für die Lieferantenprüfung.
Verwenden Sie Vertrags-, Richtlinien- oder Kategoriekennzeichen für die Prüfung durch Recht oder Einkauf.
Verwenden Sie den Rückgabestatus, wenn der Datensatz noch nicht bereit ist.

Übergaben nach der Freigabe sichtbar halten

Die Beschaffungsautomatisierung sollte zeigen, ob das Einkaufsteam Lieferanten vergleichen, eine PO erstellen, die Lieferung nachverfolgen oder eine Änderung bearbeiten muss.

Verfolgen Sie Zuweisung an das Einkaufsteam, Sourcing-Status, Lieferantenvergleich und Begründung der Vergabe.
Verknüpfen Sie Felder für PO-Anfrage, PO-Freigabe, PO-Tracking und erwartetes Lieferdatum.
Erfassen Sie Grund für die Beschaffungsänderung, angepassten Betrag, Auswirkungen auf die Freigabe und Owner.
Stellen Sie Statusupdates für anfragende Personen und Ansichten für blockierte Nachverfolgung bereit.

Dashboards für Ausnahmen nutzen

Die wertvollsten Beschaffungs-Dashboards zeigen blockierte Arbeit: unvollständige Anfragen, überfällige Freigaben, fehlende Lieferantennachweise, verzögerte POs und Compliance-Ausnahmen.

Ausstehende Freigaben nach Owner und Alter.
Zurückgesendete Anfragen wegen fehlendem Kontext.
Lieferanten- oder Compliance-Prüfungen, die die Freigabe blockieren.
POs mit Verzögerung, Änderungen oder ausstehender Bestätigung.

Automatisierungsübersicht

Beschaffungsschritte vor der Automatisierung definieren

Nutzen Sie diese Übersicht, um zu entscheiden, welche Datensätze, Felder und Routing-Regeln in Ihren Beschaffungs-Workflow gehören.

SchrittDatensatzfelderAutomatisierungsauslöserNächster Owner

ErfassungAnfragende Person, Bedarf, Artikel, Betrag, Fälligkeitsdatum, Dateien.Anfrage mit erforderlichen Feldern eingereicht.Management oder Einkauf

FreigabeBudget, Schwellenwert, Ausnahme, freigebende Person, Entscheidung.Betrag, Kategorie oder Richtlinienkennzeichen.Management, Finanzteam oder Einkauf

LieferantenprüfungLieferant, Angebot, Risiko, Compliance, Qualifizierung.Neuer Lieferant oder Risiko-/Compliance-Kennzeichen.Lieferanten-Owner

PO-ÜbergabeEinkaufsteam, PO-Status, Lieferantenbestätigung, Lieferdatum.Freigegebene Anfrage ist bereit für die Bestellung.Einkaufsteam

Nachverfolgung von AusnahmenBlocker, Owner, Fälligkeitsdatum, Änderungsgrund, Abschluss.Überfälliger, zurückgesendeter, geänderter oder blockierter Status.Zugewiesener Owner

Vorlagen

Automatisierung mit Beschaffungsdatensätzen verknüpfen

Definieren Sie Auslöser für die Erfassung, Freigabelogik, Lieferantennachweise, PO-Übergaben und das Handling von Ausnahmen, bevor Sie die passenden Jodoo-Vorlagen öffnen.

Beste Vorlage für den EinstiegBester Einstiegspunkt: Formular für Beschaffungsanfragen

Starten Sie hier, wenn Bestellanforderungen, Lieferantendetails, Budgetkontext und die Übergabe an das Einkaufsteam in einen strukturierten Workflow vor Freigabe oder PO-Bearbeitung einfließen sollen.

Formular für die BeschaffungsanfrageErfassen Sie frühe Beschaffungsanfragen mit geschäftlichem Bedarf, Budgetrahmen, Lieferantenhinweisen, Anhängen und Prüfung durch das Einkaufsteam, bevor das Sourcing startet.

Formular für BeschaffungsanfragenErfassen Sie Kaufanfragen, Artikelspezifikationen, Budgetkontext, Freigeber und Bedarfstermine, bevor Sourcing oder PO-Arbeit beginnt.

Formular für allgemeine BestellanforderungenReichen Sie allgemeine Bestellanforderungen mit Budgetcodes, geschäftlicher Begründung und freigabefertigen Details ein, bevor die Beschaffung beginnt.

Bestell-TrackerVerfolgen Sie freigegebene Bestellungen nach der Genehmigung mit Lieferantenbestätigungen, zugesagten Lieferterminen, Überfälligkeitsstatus und nächsten Schritten in einem zentralen Live-Tracker.

Checkliste zur Compliance im EinkaufNutzen Sie eine Checkliste zur Compliance im Einkauf, um Richtlinienprüfungen, Nachweise, nicht bestandene Punkte, Korrekturmaßnahmen, Owner und Nachverfolgung zu dokumentieren.

Risikoregister für den EinkaufNutzen Sie ein Risikoregister für den Einkauf, um Beschaffungsrisiken, Auswirkungen, Eintrittswahrscheinlichkeit, Owner für Gegenmaßnahmen, Prüfstatus, Nachweise und Follow-up zu verfolgen.

Formular für LieferantenstammdatenVerwenden Sie ein Formular für Lieferantenstammdaten, um Lieferantendaten, Steuerunterlagen, Banknachweise, Prüfstatus, Freigaben und Nachverfolgung zu erfassen.

Formular zur LieferantenqualifizierungNutzen Sie ein Formular zur Lieferantenqualifizierung, um Unternehmensdaten, Dateien, Compliance-Nachweise, Prüfstatus, Freigabeentscheidung und Nachverfolgung zu erfassen.

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Mit Beschaffungs- und Lieferanten-Workflows fortfahren

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Verknüpfter Workflow

So passt Automatisierung in den Prozess von der Anfrage bis zur PO

Workflow-Paket von Bestellanforderung bis PO

FAQ

Fragen zur Automatisierung von Beschaffungsprozessen

Was ist die Automatisierung von Beschaffungsprozessen?

Dabei werden strukturierte Datensätze, Routing-Regeln, Erinnerungen und Dashboards genutzt, um Einkaufsprozesse durch Anfrageerfassung, Freigabe, Lieferantenprüfung, PO-Übergabe und Nachverfolgung zu steuern.

Sollte die Beschaffungsautomatisierung mit einer Vorlage oder einem kompletten System starten?

Starten Sie mit dem Workflow, der am häufigsten ins Stocken gerät. Eine fokussierte Vorlage kann die Logik für Erfassung, Freigabe und Übergabe validieren, bevor ein umfassenderes Beschaffungssystem ausgebaut wird.

Was sollte nicht zuerst automatisiert werden?

Automatisieren Sie nicht zuerst vage Nachrichtenverläufe oder unvollständige Tabellen. Definieren Sie zunächst Pflichtfelder, Owner und Regeln für Ausnahmen, damit die Automatisierung fehlerhafte Daten nicht nur schneller weiterleitet.

Nächster Schritt

Vorlage für einen Beschaffungs-Workflow öffnen

Sehen Sie sich die Einstiegsvorlage an und passen Sie dann Erfassungsfelder, Freigabeschritte, Lieferantenprüfungen, PO-Übergaben und Erinnerungen an Ihren Beschaffungsprozess an.

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