คู่มือ

คู่มือการทำให้กระบวนการจัดซื้อเป็นอัตโนมัติ

วางแผนการทำให้กระบวนการจัดซื้อเป็นอัตโนมัติ ครอบคลุมการรับคำขอ การอนุมัติ เรคคอร์ดซัพพลายเออร์ ใบสั่งซื้อ และการติดตามด้านการปฏิบัติตามข้อกำหนด

ระบบจัดซื้ออัตโนมัติจะได้ผลเมื่อกระบวนการชัดเจนก่อนเริ่มตั้งค่าซอฟต์แวร์ ใช้คู่มือนี้เพื่อกำหนดว่าเรคคอร์ดจัดซื้อใดควรกระตุ้นการตรวจสอบ ผู้อนุมัติต้องใช้หลักฐานอะไร เมื่อใดที่ต้องตรวจสอบซัพพลายเออร์หรือสัญญา และจะทำให้การติดตามใบสั่งซื้อยังมองเห็นได้อย่างไร

ดูขั้นตอนการทำงานอัตโนมัติเปิดเทมเพลตจัดซื้อ

เริ่มจาก: ฟอร์มรับคำขอจัดซื้อ

เริ่มจากเรคคอร์ดจัดซื้อที่เชื่อถือได้

ระบบอัตโนมัติควรเริ่มจากเรคคอร์ดที่ทีมเชื่อถือได้ เช่น คำขอ ใบขอซื้อ การตรวจสอบซัพพลายเออร์ การส่งต่องาน PO หรือการตรวจสอบด้านการปฏิบัติตามข้อกำหนด

เก็บข้อมูลผู้ขอ แผนก วันที่ต้องการ รายการสินค้าหรือบริการ จำนวนเงิน และเหตุผลทางธุรกิจ
เพิ่มข้อมูลซัพพลายเออร์ ใบเสนอราคา สัญญา งบประมาณ และบริบทด้านนโยบาย เมื่อการสั่งซื้อไม่ใช่งานประจำ
ทำให้มองเห็นเจ้าของงานอนุมัติ เจ้าของงานฝั่งทีมจัดซื้อ เหตุผลที่ตีกลับ และสถานะการติดตามงาน
แนบไฟล์ ประวัติการตัดสินใจ และบันทึกข้อยกเว้นเพื่อใช้ในการตรวจสอบ

ทำให้การส่งต่อเป็นอัตโนมัติหลังจากกำหนดฟิลด์แล้ว

กฎการอนุมัติจะมีประโยชน์ก็ต่อเมื่อมีการเก็บฟิลด์จำนวนเงิน หมวดหมู่ ซัพพลายเออร์ งบประมาณ และความเสี่ยงอย่างสม่ำเสมอ

ใช้เกณฑ์วงเงินและข้อยกเว้นงบประมาณสำหรับการตรวจสอบโดยฝ่ายการเงิน
ใช้สถานะความเสี่ยง การปฏิบัติตามข้อกำหนด หรือคุณสมบัติของซัพพลายเออร์สำหรับการตรวจสอบผู้ขาย
ใช้แฟล็กสัญญา นโยบาย หรือหมวดหมู่สำหรับการตรวจสอบโดยฝ่ายกฎหมายหรือฝ่ายจัดซื้อ
ใช้สถานะตีกลับเมื่อเรคคอร์ดยังไม่พร้อม

ทำให้การส่งต่องานมองเห็นได้หลังการอนุมัติ

ระบบจัดซื้ออัตโนมัติควรแสดงให้เห็นว่าทีมจัดซื้อต้องเปรียบเทียบซัพพลายเออร์ สร้าง PO ติดตามการส่งมอบ หรือจัดการการเปลี่ยนแปลงหรือไม่

ติดตามการมอบหมายทีมจัดซื้อ สถานะการจัดหา การเปรียบเทียบซัพพลายเออร์ และเหตุผลในการคัดเลือก
เชื่อมคำขอ PO การอนุมัติ PO ตัวติดตาม PO และฟิลด์วันที่คาดว่าจะส่งมอบ
เก็บเหตุผลในการเปลี่ยนแปลงการจัดซื้อ จำนวนเงินที่ปรับใหม่ ผลกระทบต่อการอนุมัติ และเจ้าของงาน
แสดงความคืบหน้าให้ผู้ขอทราบ และมุมมองการติดตามงานที่ถูกบล็อก

ใช้แดชบอร์ดสำหรับข้อยกเว้น

แดชบอร์ดจัดซื้อที่มีคุณค่าที่สุดคือแดชบอร์ดที่แสดงงานที่ติดขัด เช่น คำขอไม่ครบถ้วน การอนุมัติล่าช้า หลักฐานซัพพลายเออร์ไม่ครบ PO ล่าช้า และข้อยกเว้นด้านการปฏิบัติตามข้อกำหนด

การอนุมัติที่รอดำเนินการ แยกตามเจ้าของงานและอายุงาน
คำขอที่ถูกตีกลับเพราะข้อมูลประกอบไม่ครบ
การตรวจสอบซัพพลายเออร์หรือ compliance ที่ขัดขวางการปล่อยงาน
PO ที่ล่าช้า มีการเปลี่ยนแปลง หรือรอการยืนยัน

แผนผังระบบอัตโนมัติ

ขั้นตอนจัดซื้อที่ควรกำหนดก่อนทำให้อัตโนมัติ

ใช้แผนผังนี้เพื่อตัดสินใจว่าเรคคอร์ด ฟิลด์ และกฎการส่งต่อใดควรอยู่ในเวิร์กโฟลว์จัดซื้อของคุณ

ขั้นตอนฟิลด์ในเรคคอร์ดทริกเกอร์อัตโนมัติเจ้าของงานถัดไป

การรับคำขอผู้ขอ ความต้องการ รายการสินค้า จำนวนเงิน วันที่ครบกำหนด ไฟล์ส่งคำขอพร้อมฟิลด์ที่จำเป็นครบถ้วนผู้จัดการหรือฝ่ายจัดซื้อ

การอนุมัติงบประมาณ เกณฑ์วงเงิน ข้อยกเว้น ผู้อนุมัติ การตัดสินใจจำนวนเงิน หมวดหมู่ หรือแฟล็กนโยบายผู้จัดการ ฝ่ายการเงิน หรือฝ่ายจัดซื้อ

การตรวจสอบซัพพลายเออร์ซัพพลายเออร์ ใบเสนอราคา ความเสี่ยง การปฏิบัติตามข้อกำหนด คุณสมบัติซัพพลายเออร์รายใหม่ หรือแฟล็กความเสี่ยง/การปฏิบัติตามข้อกำหนดเจ้าของงานผู้ขาย

การส่งต่องาน POทีมจัดซื้อ สถานะ PO การยืนยันจากซัพพลายเออร์ วันที่ส่งมอบคำขอที่อนุมัติแล้วพร้อมเข้าสู่งานสั่งซื้อทีมจัดซื้อ

การติดตามข้อยกเว้นสิ่งที่ติดขัด เจ้าของงาน วันครบกำหนด เหตุผลการเปลี่ยนแปลง การปิดงานสถานะล่าช้า ตีกลับ เปลี่ยนแปลง หรือถูกบล็อกเจ้าของงานที่ได้รับมอบหมาย

เทมเพลต

เชื่อมระบบอัตโนมัติเข้ากับเรคคอร์ดจัดซื้อ

กำหนดทริกเกอร์การรับคำขอ ตรรกะการอนุมัติ หลักฐานของซัพพลายเออร์ การส่งต่องาน PO และการจัดการข้อยกเว้น ก่อนเปิดใช้เทมเพลต Jodoo ที่ตรงกับงานของคุณ

เทมเพลตที่เหมาะที่สุดสำหรับการเริ่มต้นจุดเริ่มต้นที่ดีที่สุด: ฟอร์มรับคำขอจัดซื้อ

เริ่มที่นี่เมื่อคำขอซื้อ รายละเอียดซัพพลายเออร์ ข้อมูลงบประมาณ และการส่งต่องานให้ทีมจัดซื้อ ต้องเข้าสู่เวิร์กโฟลว์ที่มีโครงสร้างเดียวกันก่อนเริ่มงานอนุมัติหรือ PO

ฟอร์มรับคำขอจัดซื้อเก็บคำขอจัดซื้อพร้อมความต้องการทางธุรกิจ รายละเอียดซัพพลายเออร์ บริบทงบประมาณ ไฟล์ บันทึกความเสี่ยง การส่งต่อการอนุมัติ และการส่งต่องานให้ทีมจัดซื้อ

ฟอร์มคำขอซื้อสะสมการร้องขอการซื้อพร้อมกับรายละเอียดของรายการ, บริบทงบประมาณ, บันทึกผู้จําหน่าย, การอนุมัติการปล่อยเงิน, ผู้ซื้อ, และ PO

ฟอร์มคำขอจัดซื้อทั่วไปส่งคำขอจัดซื้อทั่วไปพร้อมรหัสงบประมาณ ความจำเป็นทางธุรกิจ และรายละเอียดที่ครบถ้วนพร้อมอนุมัติก่อนเริ่มกระบวนการจัดหา

เช็กลิสต์เปรียบเทียบผู้ขายการเปรียบเทียบผู้ซื้อที่มีมาตรฐานที่ถ่วงน้ําหนัก, การประเมินค่าตัวเลข, หมายเหตุเสี่ยง, หลักฐาน, และข้อเสนอแนะสั้นๆในงานเลือกหนึ่งชิ้น.

ฟอร์มประเมินซัพพลายเออร์ประเมินซัพพลายเออร์ด้วยคะแนนตามเกณฑ์ หลักฐานด้านคุณภาพ บันทึกความเสี่ยง ความคิดเห็นของผู้ตรวจทาน สถานะคำแนะนำ และการติดตามการเริ่มต้นใช้งาน

ฟอร์มเริ่มต้นใช้งานผู้ขายรวบรวมรายละเอียดการตั้งค่าผู้ขาย เอกสารที่จำเป็น ความพร้อมด้านภาษีและการชำระเงิน บันทึกความเสี่ยง การตรวจทานโดยเจ้าของงาน ไฟล์ที่ขาด และสถานะการเปิดใช้งาน

ตัวติดตามใบสั่งซื้อติดตามใบสั่งซื้อที่ออกแล้วหลังการอนุมัติ พร้อมการยืนยันจากซัพพลายเออร์ วันที่คาดว่าจะส่งมอบ รายการค้างนาน และขั้นตอนถัดไปในตัวติดตามเดียว

เช็กลิสต์การปฏิบัติตามข้อกำหนดด้านจัดซื้อใช้เช็กลิสต์การปฏิบัติตามข้อกำหนดด้านจัดซื้อเพื่อบันทึกการตรวจสอบตามนโยบาย หลักฐาน รายการที่ไม่ผ่าน การแก้ไข เจ้าของงาน และการติดตามงาน

ทะเบียนความเสี่ยงการจัดซื้อใช้เทมเพลตทะเบียนความเสี่ยงการจัดซื้อเพื่อติดตามตัวอย่างความเสี่ยง หลักฐานจากซัพพลายเออร์ ผลกระทบ โอกาสเกิด เจ้าของงานแผนลดความเสี่ยง รอบการทบทวน สถานะ และการดำเนินการ

ฟอร์มข้อมูลหลักผู้ขายใช้ฟอร์มข้อมูลหลักผู้ขายเพื่อเก็บรายละเอียดผู้ขาย ไฟล์ภาษี หลักฐานบัญชีธนาคาร สถานะการตรวจสอบ การอนุมัติ และการติดตามงาน

ฟอร์มประเมินคุณสมบัติซัพพลายเออร์ใช้ฟอร์มประเมินคุณสมบัติซัพพลายเออร์เพื่อเก็บข้อมูลบริษัท ไฟล์ หลักฐานด้านคอมพลายแอนซ์ สถานะการตรวจสอบ ผลการอนุมัติ และการติดตามงาน

กลุ่มเทมเพลตที่เกี่ยวข้อง

ไปต่อกับเวิร์กโฟลว์จัดซื้อและผู้ขาย

ซอฟต์แวร์ E-Procurement ซอฟต์แวร์จัดการใบสั่งซื้อ เทมเพลตเวิร์กโฟลว์สำหรับงานจัดซื้อ การทำให้กระบวนการจัดซื้อเป็นอัตโนมัติ ระบบใบขอซื้อ ซอฟต์แวร์จัดการซัพพลายเออร์เทมเพลตการอนุมัติทางการเงิน เทมเพลตการจัดการผู้ขาย ซอฟต์แวร์เวิร์กโฟลว์สำหรับการผลิต

เวิร์กโฟลว์ที่เชื่อมโยง

ดูว่าระบบอัตโนมัติเข้ากับงานตั้งแต่คำขอจนถึง PO อย่างไร

ชุดเวิร์กโฟลว์จากคำขอซื้อถึง PO

คำถามที่พบบ่อย

คำถามเกี่ยวกับการทำให้กระบวนการจัดซื้อเป็นอัตโนมัติ

การทำให้กระบวนการจัดซื้อเป็นอัตโนมัติคืออะไร?

คือการใช้เรคคอร์ดที่มีโครงสร้าง กฎการส่งต่อ การแจ้งเตือน และแดชบอร์ด เพื่อให้งานจัดซื้อเดินต่อจากการรับคำขอ การอนุมัติ การตรวจสอบซัพพลายเออร์ การส่งต่องาน PO และการติดตามงาน

ควรเริ่มระบบจัดซื้ออัตโนมัติด้วยเทมเพลตหรือระบบเต็มรูปแบบ?

เริ่มจากเวิร์กโฟลว์ที่มีปัญหาบ่อยที่สุดก่อน เทมเพลตที่เจาะจงสามารถช่วยพิสูจน์ตรรกะของการรับคำขอ การอนุมัติ และการส่งต่องาน ก่อนขยายไปสู่ระบบจัดซื้อที่ครอบคลุมมากขึ้น

อะไรที่ไม่ควรทำให้อัตโนมัติก่อน?

หลีกเลี่ยงการทำให้ชุดข้อความที่คลุมเครือหรือสเปรดชีตที่ข้อมูลไม่ครบเป็นอัตโนมัติ กำหนดฟิลด์ที่จำเป็น เจ้าของงาน และกฎข้อยกเว้นให้ชัดเจนก่อน เพื่อไม่ให้ระบบอัตโนมัติพาข้อมูลที่ไม่ดีไหลเร็วขึ้น

ขั้นตอนถัดไป

เปิดเทมเพลตเวิร์กโฟลว์จัดซื้อ

ดูตัวอย่างเทมเพลตเริ่มต้น แล้วปรับฟิลด์รับคำขอ ขั้นตอนการอนุมัติ การตรวจสอบซัพพลายเออร์ การส่งต่องาน PO และการแจ้งเตือนให้เหมาะกับกระบวนการจัดซื้อของคุณ

ดูตัวอย่างเทมเพลตนี้

แพลตฟอร์ม

โซลูชัน

เทมเพลต AI

แหล่งข้อมูล

ราคา