คู่มือ

คู่มือระบบอัตโนมัติกระบวนการจัดซื้อ

วางแผนระบบอัตโนมัติกระบวนการจัดซื้อครอบคลุมการรับคำขอ การอนุมัติ เรคคอร์ดผู้ขาย ใบสั่งซื้อ และการติดตามด้านการปฏิบัติตามข้อกำหนด

ระบบอัตโนมัติด้านจัดซื้อจะได้ผลเมื่อกระบวนการชัดเจนก่อนเริ่มตั้งค่าซอฟต์แวร์ ใช้คู่มือนี้เพื่อกำหนดว่าเรคคอร์ดจัดซื้อใดควรทริกเกอร์การตรวจสอบ ผู้อนุมัติต้องใช้หลักฐานอะไร เมื่อใดที่ต้องมีการตรวจสอบผู้ขายหรือสัญญา และควรทำให้การติดตามใบสั่งซื้อยังมองเห็นได้อย่างไร

ดูขั้นตอนการทำงานอัตโนมัติเปิดเทมเพลตจัดซื้อ

เริ่มจาก: ฟอร์มรับคำขอจัดซื้อ

เริ่มจากเรคคอร์ดจัดซื้อที่เชื่อถือได้

ระบบอัตโนมัติควรเริ่มจากเรคคอร์ดที่ทีมเชื่อถือได้ เช่น คำขอ ใบขอซื้อ การตรวจสอบผู้ขาย การส่งต่อ PO หรือการตรวจสอบการปฏิบัติตามข้อกำหนด

เก็บข้อมูลผู้ขอ แผนก วันที่ต้องการ รายการสินค้าหรือบริการ จำนวนเงิน และเหตุผลทางธุรกิจ
เพิ่มข้อมูลผู้ขาย ใบเสนอราคา สัญญา งบประมาณ และบริบทด้านนโยบายเมื่อการซื้อไม่ใช่งานประจำ
แสดงเจ้าของงานอนุมัติ เจ้าของงานฝั่งจัดซื้อ เหตุผลที่ตีกลับ และสถานะติดตามงานให้เห็นชัดเจน
แนบไฟล์ ประวัติการตัดสินใจ และบันทึกข้อยกเว้นสำหรับการตรวจสอบ

ทำการส่งต่ออัตโนมัติหลังจากกำหนดฟิลด์แล้ว

กฎการอนุมัติจะมีประโยชน์ก็ต่อเมื่อมีการเก็บฟิลด์จำนวนเงิน หมวดหมู่ ผู้ขาย งบประมาณ และความเสี่ยงอย่างสม่ำเสมอ

ใช้เกณฑ์วงเงินและข้อยกเว้นด้านงบประมาณสำหรับการตรวจสอบโดยทีมการเงิน
ใช้สถานะความเสี่ยง การปฏิบัติตามข้อกำหนด หรือคุณสมบัติของผู้ขายสำหรับการตรวจสอบผู้ขาย
ใช้ตัวบ่งชี้สัญญา นโยบาย หรือหมวดหมู่สำหรับการตรวจสอบโดยฝ่ายกฎหมายหรือทีมจัดซื้อ
ใช้สถานะตีกลับเมื่อเรคคอร์ดยังไม่พร้อม

ทำให้การส่งต่องานมองเห็นได้หลังการอนุมัติ

ระบบอัตโนมัติด้านจัดซื้อควรแสดงให้เห็นว่าทีมจัดซื้อต้องเปรียบเทียบผู้ขาย สร้าง PO ติดตามการส่งมอบ หรือจัดการการเปลี่ยนแปลงหรือไม่

ติดตามการมอบหมายทีมจัดซื้อ สถานะการจัดหา การเปรียบเทียบผู้ขาย และเหตุผลในการคัดเลือก
เชื่อมฟิลด์คำขอ PO การอนุมัติ PO ตัวติดตาม PO และวันที่คาดว่าจะส่งมอบ
เก็บเหตุผลของการเปลี่ยนแปลงด้านจัดซื้อ จำนวนเงินที่แก้ไข ผลกระทบต่อการอนุมัติ และเจ้าของงาน
แสดงความคืบหน้าให้ผู้ขอเห็นและมุมมองติดตามงานที่ถูกบล็อก

ใช้แดชบอร์ดสำหรับข้อยกเว้น

แดชบอร์ดจัดซื้อที่มีคุณค่าที่สุดคือแดชบอร์ดที่แสดงงานติดขัด เช่น คำขอที่ไม่ครบถ้วน การอนุมัติที่เกินกำหนด หลักฐานผู้ขายที่ขาดหาย PO ที่ล่าช้า และข้อยกเว้นด้านการปฏิบัติตามข้อกำหนด

การอนุมัติที่รอดำเนินการตามเจ้าของงานและอายุงาน
คำขอที่ถูกตีกลับเพราะข้อมูลไม่ครบ
การตรวจสอบผู้ขายหรือการปฏิบัติตามข้อกำหนดที่ขัดขวางการปล่อยงาน
PO ที่ล่าช้า มีการเปลี่ยนแปลง หรือรอการยืนยัน

แผนผังระบบอัตโนมัติ

ขั้นตอนจัดซื้อที่ควรกำหนดก่อนทำเป็นอัตโนมัติ

ใช้แผนผังนี้เพื่อตัดสินใจว่าเรคคอร์ด ฟิลด์ และกฎการส่งต่อใดควรอยู่ในเวิร์กโฟลว์จัดซื้อของคุณ

ขั้นตอนฟิลด์ในเรคคอร์ดทริกเกอร์อัตโนมัติเจ้าของงานถัดไป

การรับคำขอผู้ขอ ความต้องการ รายการสินค้า จำนวนเงิน วันที่ครบกำหนด ไฟล์แนบส่งคำขอพร้อมฟิลด์ที่จำเป็นครบถ้วนผู้จัดการหรือทีมจัดซื้อ

การอนุมัติงบประมาณ เกณฑ์วงเงิน ข้อยกเว้น ผู้อนุมัติ การตัดสินใจจำนวนเงิน หมวดหมู่ หรือตัวบ่งชี้ตามนโยบายผู้จัดการ ทีมการเงิน หรือทีมจัดซื้อ

การตรวจสอบผู้ขายผู้ขาย ใบเสนอราคา ความเสี่ยง การปฏิบัติตามข้อกำหนด คุณสมบัติผู้ขายรายใหม่ หรือตัวบ่งชี้ความเสี่ยง/การปฏิบัติตามข้อกำหนดเจ้าของงานดูแลผู้ขาย

การส่งต่อ POทีมจัดซื้อ สถานะ PO การยืนยันจากผู้ขาย วันที่ส่งมอบคำขอที่อนุมัติแล้วพร้อมสำหรับงานสั่งซื้อทีมจัดซื้อ

การติดตามข้อยกเว้นสิ่งที่บล็อก เจ้าของงาน วันที่ครบกำหนด เหตุผลการเปลี่ยนแปลง การปิดงานสถานะเกินกำหนด ตีกลับ เปลี่ยนแปลง หรือถูกบล็อกเจ้าของงานที่ได้รับมอบหมาย

เทมเพลต

เชื่อมระบบอัตโนมัติกับเรคคอร์ดจัดซื้อ

กำหนดทริกเกอร์การรับคำขอ ลอจิกการอนุมัติ หลักฐานของผู้ขาย การส่งต่อ PO และการจัดการข้อยกเว้นก่อนเปิดเทมเพลต Jodoo ที่ตรงกับงาน

เทมเพลตที่เหมาะที่สุดสำหรับการเริ่มต้นจุดเริ่มต้นที่เหมาะที่สุด: ฟอร์มรับคำขอจัดซื้อ

เริ่มที่นี่เมื่อคำขอซื้อ รายละเอียดผู้ขาย ข้อมูลงบประมาณ และการส่งต่องานให้ทีมจัดซื้อต้องเข้าสู่เวิร์กโฟลว์ที่มีโครงสร้างเดียวกันก่อนเริ่มการอนุมัติหรือการทำงานด้าน PO

ฟอร์มรับคำขอจัดซื้อส่งต่อการรับคำขอจัดซื้อเบื้องต้นโดยระบุความต้องการทางธุรกิจ บริบทด้านงบประมาณ ข้อมูลผู้ขายเบื้องต้น ไฟล์แนบ และการตรวจสอบโดยทีมจัดซื้อก่อนเริ่มจัดหา

ฟอร์มคำขอจัดซื้อรวบรวมรายละเอียดคำขอจัดซื้อ สเปกรายการ บริบทงบประมาณ ผู้อนุมัติ และวันที่ต้องการใช้ ก่อนเริ่มงานจัดหา หรือ PO

ฟอร์มคำขอจัดซื้อทั่วไปส่งคำขอจัดซื้อทั่วไปพร้อมรหัสงบประมาณ เหตุผลทางธุรกิจ และรายละเอียดที่พร้อมสำหรับการอนุมัติก่อนเริ่มจัดหา

ตัวติดตามใบสั่งซื้อติดตามใบสั่งซื้อที่ออกแล้วหลังการอนุมัติ พร้อมการยืนยันจากซัพพลายเออร์ วันที่คาดว่าจะส่งมอบ สถานะค้างนาน และขั้นตอนถัดไปในตัวติดตามแบบเรียลไทม์เดียว

เช็กลิสต์การปฏิบัติตามข้อกำหนดด้านจัดซื้อใช้เช็กลิสต์การปฏิบัติตามข้อกำหนดด้านจัดซื้อเพื่อบันทึกการตรวจสอบตามนโยบาย หลักฐาน รายการที่ไม่ผ่าน การแก้ไข เจ้าของงาน และการติดตามงาน

ทะเบียนความเสี่ยงด้านจัดซื้อใช้ทะเบียนความเสี่ยงด้านจัดซื้อเพื่อติดตามความเสี่ยงในการจัดหา ผลกระทบ โอกาสเกิด เจ้าของแผนลดความเสี่ยง สถานะการทบทวน หลักฐาน และการติดตามงาน

ฟอร์มข้อมูลหลักผู้ขายใช้ฟอร์มข้อมูลหลักผู้ขายเพื่อเก็บรายละเอียดผู้ขาย ไฟล์ภาษี หลักฐานบัญชีธนาคาร สถานะการตรวจสอบ การอนุมัติ และการติดตามงาน

ฟอร์มประเมินคุณสมบัติซัพพลายเออร์ใช้ฟอร์มประเมินคุณสมบัติซัพพลายเออร์เพื่อเก็บข้อมูลบริษัท ไฟล์ หลักฐานด้านคอมพลายแอนซ์ สถานะการตรวจสอบ ผลการอนุมัติ และการติดตามงาน

กลุ่มเทมเพลตที่เกี่ยวข้อง

ต่อยอดด้วยเวิร์กโฟลว์จัดซื้อและผู้ขาย

ซอฟต์แวร์ E-Procurement ซอฟต์แวร์จัดการใบสั่งซื้อ เทมเพลตเวิร์กโฟลว์จัดซื้อ เทมเพลตการอนุมัติการเงิน เทมเพลตการจัดการผู้ขาย

เวิร์กโฟลว์ที่เชื่อมโยง

ดูว่าระบบอัตโนมัติเข้ากับงานตั้งแต่คำขอถึง PO อย่างไร

ชุดเวิร์กโฟลว์คำขอซื้อถึง PO

คำถามที่พบบ่อย

คำถามเกี่ยวกับระบบอัตโนมัติกระบวนการจัดซื้อ

ระบบอัตโนมัติกระบวนการจัดซื้อคืออะไร

คือการใช้เรคคอร์ดที่มีโครงสร้าง กฎการส่งต่อ การแจ้งเตือน และแดชบอร์ด เพื่อขับเคลื่อนงานจัดซื้อผ่านการรับคำขอ การอนุมัติ การตรวจสอบผู้ขาย การส่งต่อ PO และการติดตามงาน

ควรเริ่มระบบอัตโนมัติด้านจัดซื้อด้วยเทมเพลตหรือระบบเต็มรูปแบบ

เริ่มจากเวิร์กโฟลว์ที่มีปัญหาบ่อยที่สุดก่อน เทมเพลตที่โฟกัสชัดเจนช่วยพิสูจน์ลอจิกการรับคำขอ การอนุมัติ และการส่งต่องาน ก่อนขยายไปสู่ระบบจัดซื้อที่กว้างขึ้น

อะไรคือสิ่งที่ไม่ควรทำให้เป็นอัตโนมัติก่อน

หลีกเลี่ยงการทำเธรดข้อความที่ไม่ชัดเจนหรือสเปรดชีตที่ข้อมูลไม่ครบให้เป็นอัตโนมัติ ควรกำหนดฟิลด์ที่จำเป็น เจ้าของงาน และกฎข้อยกเว้นก่อน เพื่อไม่ให้ระบบอัตโนมัติเร่งการส่งต่อข้อมูลที่ไม่ดี

ขั้นตอนถัดไป

เปิดเทมเพลตเวิร์กโฟลว์จัดซื้อ

ดูตัวอย่างเทมเพลตเริ่มต้น แล้วปรับฟิลด์รับคำขอ ขั้นตอนการอนุมัติ การตรวจสอบผู้ขาย การส่งต่อ PO และการแจ้งเตือนให้เหมาะกับกระบวนการจัดซื้อของคุณ

ดูตัวอย่างเทมเพลตนี้

แพลตฟอร์ม

โซลูชัน

เทมเพลต AI

แหล่งข้อมูล

ราคา