Руководство

Руководство по автоматизации процессов закупок

Спланируйте автоматизацию процессов закупок для приема заявок, согласований, записей поставщиков, заказов на покупку и последующих проверок соответствия.

Автоматизация закупок работает, когда процесс понятен еще до настройки системы. Используйте это руководство, чтобы определить, какие записи по закупкам должны запускать проверку, какие подтверждающие материалы нужны согласующим, когда требуются проверки поставщика или договора и как сделать последующие действия по заказу на покупку видимыми.

Посмотреть этапы автоматизацииОткрыть шаблон закупок

Начните с: Форма заявки на закупку

Начните с надежной записи по закупке

Автоматизацию стоит запускать на основе записи, которой команда может доверять: заявки, запроса на закупку, проверки поставщика, передачи задачи по PO или проверки соответствия.

Фиксируйте заявителя, подразделение, требуемую дату, товар или услугу, сумму и обоснование закупки.
Добавляйте данные о поставщике, коммерческом предложении, договоре, бюджете и политике, если закупка не является типовой.
Держите на виду ответственного за согласование, ответственного со стороны команды закупок, причину возврата и статус последующего действия.
Прикрепляйте файлы, историю решений и заметки по исключениям для проверки.

Автоматизируйте маршрутизацию после определения полей

Правила согласования полезны только тогда, когда поля суммы, категории, поставщика, бюджета и риска заполняются последовательно.

Используйте пороговые значения и бюджетные исключения для проверки финансовой командой.
Используйте риск поставщика, статус соответствия или квалификации для проверки поставщика.
Используйте флаги договора, политики или категории для проверки юридической командой или отделом закупок.
Используйте статус возврата, если запись еще не готова.

Сделайте передачу задачи видимой после согласования

Автоматизация закупок должна показывать, нужно ли команде закупок сравнить поставщиков, создать PO, отслеживать поставку или обработать изменение.

Отслеживайте назначение ответственного из команды закупок, статус подбора поставщика, сравнение поставщиков и обоснование выбора.
Свяжите запрос на PO, согласование PO, трекер PO и поля ожидаемой даты поставки.
Фиксируйте причину изменения в закупке, скорректированную сумму, влияние на согласование и ответственного.
Показывайте обновления для заявителя и представления с заблокированными последующими действиями.

Используйте дашборды для исключений

Наиболее полезные дашборды закупок показывают заблокированную работу: неполные заявки, просроченные согласования, отсутствие подтверждающих данных по поставщику, задержанные PO и исключения по соответствию.

Ожидающие согласования по ответственным и сроку ожидания.
Заявки, возвращенные из-за нехватки контекста.
Проверки поставщика или соответствия, блокирующие выпуск.
PO с задержкой, изменениями или в ожидании подтверждения.

Карта автоматизации

Этапы закупок, которые нужно определить до автоматизации

Используйте эту карту, чтобы решить, какие записи, поля и правила маршрутизации должны входить в ваш рабочий процесс закупок.

ЭтапПоля записиТриггер автоматизацииСледующий ответственный

Прием заявкиЗаявитель, потребность, позиция, сумма, срок, файлы.Заявка отправлена со всеми обязательными полями.Руководитель или отдел закупок

СогласованиеБюджет, порог, исключение, согласующий, решение.Сумма, категория или флаг политики.Руководитель, финансы или отдел закупок

Проверка поставщикаПоставщик, коммерческое предложение, риск, соответствие, квалификация.Новый поставщик или флаг риска/соответствия.Ответственный за поставщика

Передача задачи по POКоманда закупок, статус PO, подтверждение поставщика, дата поставки.Согласованная заявка готова к оформлению заказа.Команда закупок

Последующее действие по исключениюБлокер, ответственный, срок, причина изменения, закрытие.Просроченный, возвращенный, измененный или заблокированный статус.Назначенный ответственный

Шаблоны

Свяжите автоматизацию с записями по закупкам

Определите триггеры приема заявок, логику согласования, подтверждающие данные по поставщикам, передачу задачи по PO и обработку исключений перед открытием подходящих шаблонов Jodoo.

Лучший шаблон для стартаОптимальная отправная точка: форма приема заявок на закупку

Начните здесь, если заявки на закупку, данные поставщика, контекст бюджета и передача задачи команде закупок должны проходить через один структурированный рабочий процесс до начала согласования или работы с PO.

Форма заявки на закупкуНаправляйте первичные заявки на закупку с описанием бизнес-потребности, бюджетным контекстом, предварительными сведениями о поставщиках, вложениями и проверкой команды закупок до начала сорсинга.

Форма запроса на закупкуФиксируйте детали запроса на закупку, спецификации позиций, бюджетный контекст, согласующих и нужные даты до начала сорсинга или работы с PO.

Форма общей заявки на закупкуПодавайте общие заявки на закупку с кодами бюджета, бизнес-обоснованием и данными для согласования до начала подбора поставщиков.

Трекер заказов на закупкуОтслеживайте выпущенные заказы на закупку после согласования: подтверждения от поставщиков, обещанные даты поставки, просрочку и следующие действия — в одном актуальном трекере.

Чек-лист соответствия закупокИспользуйте чек-лист соответствия закупок, чтобы фиксировать проверки по политикам, подтверждающие материалы, несоответствия, корректирующие действия, ответственных и последующие действия.

Реестр рисков закупокИспользуйте реестр рисков закупок, чтобы отслеживать риски снабжения, их влияние, вероятность, ответственных за меры снижения, статус проверки, подтверждающие материалы и последующие действия.

Форма основных данных поставщикаИспользуйте форму основных данных поставщика, чтобы собирать сведения о поставщике, налоговые документы, банковские подтверждения, статус проверки, согласования и последующие действия.

Форма квалификации поставщикаИспользуйте форму квалификации поставщика, чтобы собирать сведения о компании, файлы, подтверждения комплаенса, статус проверки, решение по согласованию и последующие действия.

Связанные группы шаблонов

Продолжите с рабочими процессами закупок и поставщиков

ПО для электронных закупок ПО для управления заказами на покупку Шаблоны рабочих процессов закупок Шаблоны согласования для финансов Шаблоны управления поставщиками

Связанный рабочий процесс

Посмотрите, как автоматизация вписывается в процесс от заявки до PO

Пакет рабочих процессов от заявки на закупку до PO

Часто задаваемые вопросы

Вопросы об автоматизации процессов закупок

Что такое автоматизация процессов закупок?

Это использование структурированных записей, правил маршрутизации, напоминаний и дашбордов для ведения закупочной работы через прием заявок, согласование, проверку поставщиков, передачу задачи по PO и последующие действия.

С чего начинать автоматизацию закупок: с шаблона или с полноценной системы?

Начните с рабочего процесса, который чаще всего дает сбои. Сфокусированный шаблон поможет проверить логику приема заявок, согласования и передачи задачи до расширения в более широкую систему закупок.

Что не стоит автоматизировать в первую очередь?

Не автоматизируйте сначала разрозненные переписки или неполные таблицы. Сначала определите обязательные поля, ответственных и правила обработки исключений, чтобы автоматизация не ускоряла движение некачественных данных.

Следующий шаг

Открыть шаблон рабочего процесса закупок

Просмотрите стартовый шаблон, затем адаптируйте поля приема заявок, этапы согласования, проверки поставщиков, передачу задачи по PO и напоминания под ваш процесс закупок.

Предпросмотр этого шаблона

Платформа

Решения

ИИ-шаблоны

Ресурсы

Тарифы