Руководство

Руководство по автоматизации процесса закупок

Спланируйте автоматизацию процесса закупок: от приема заявок и согласований до записей по поставщикам, заказов на покупку и последующих проверок на соответствие требованиям.

Автоматизация закупок работает эффективно, когда процесс понятен еще до настройки системы. Используйте это руководство, чтобы определить, какие записи по закупкам должны запускать проверку, какие подтверждающие данные нужны согласующим, когда требуются проверки поставщика или договора и как сохранять прозрачность последующих действий по заказу на покупку.

Посмотреть этапы автоматизацииОткрыть шаблон закупок

Начните с: Форма приема заявок на закупку

Начните с надежной записи по закупке

Автоматизация должна начинаться с записи, которой команда может доверять: заявки, запроса на закупку, проверки поставщика, передачи задачи по PO или проверки на соответствие требованиям.

Фиксируйте заявителя, подразделение, нужную дату, товар или услугу, сумму и обоснование закупки.
Добавляйте информацию о поставщике, коммерческом предложении, договоре, бюджете и требованиях политики, если закупка нестандартная.
Сохраняйте видимость ответственного за согласование, ответственного со стороны команды закупок, причины возврата и статуса последующего действия.
Прикрепляйте файлы, историю решений и примечания по исключениям для проверки.

Автоматизируйте маршрутизацию после определения полей

Правила согласования полезны только тогда, когда поля суммы, категории, поставщика, бюджета и риска заполняются последовательно и единообразно.

Используйте пороговые значения и бюджетные исключения для проверки финансовым отделом.
Используйте риск поставщика, соответствие требованиям или статус квалификации для проверки поставщика.
Используйте флаги договора, политики или категории для проверки юридическим отделом или командой закупок.
Используйте статус возврата, если запись еще не готова.

Сохраняйте прозрачность передачи задачи после согласования

Автоматизация закупок должна показывать, нужно ли команде закупок сравнить поставщиков, создать PO, отследить поставку или обработать изменение.

Отслеживайте назначение команды закупок, статус подбора поставщиков, сравнение поставщиков и обоснование выбора.
Свяжите поля запроса на PO, согласования PO, трекера PO и ожидаемой даты поставки.
Фиксируйте причину изменения закупки, скорректированную сумму, влияние на согласование и ответственного.
Показывайте обновления для заявителя и представления с заблокированными последующими действиями.

Используйте дашборды для исключений

Наиболее полезные дашборды по закупкам показывают заблокированную работу: неполные заявки, просроченные согласования, отсутствующие подтверждающие данные по поставщику, задержанные PO и исключения по соответствию требованиям.

Ожидающие согласования по ответственным и сроку ожидания.
Заявки, возвращенные из-за нехватки контекста.
Проверки поставщика или соответствия требованиям, блокирующие выпуск.
PO с задержкой, изменениями или в ожидании подтверждения.

Схема автоматизации

Этапы закупок, которые нужно определить до автоматизации

Используйте эту схему, чтобы определить, какие записи, поля и правила маршрутизации должны входить в ваш рабочий процесс закупок.

ШагПоля записиТриггер автоматизацииСледующий ответственный

Прием заявкиЗаявитель, потребность, товар, сумма, срок, файлы.Заявка отправлена со всеми обязательными полями.Руководитель или команда закупок

СогласованиеБюджет, порог, исключение, согласующий, решение.Сумма, категория или флаг политики.Руководитель, финансовый отдел или команда закупок

Проверка поставщикаПоставщик, коммерческое предложение, риск, соответствие требованиям, квалификация.Новый поставщик или флаг риска/соответствия требованиям.Ответственный за поставщика

Передача задачи по POКоманда закупок, статус PO, подтверждение поставщика, дата поставки.Согласованная заявка готова к оформлению заказа.Команда закупок

Последующее действие по исключениямБлокирующий фактор, ответственный, срок, причина изменения, закрытие.Просроченный, возвращенный, измененный или заблокированный статус.Назначенный ответственный

Шаблоны

Свяжите автоматизацию с записями по закупкам

Определите триггеры приема заявок, логику согласования, подтверждающие данные по поставщикам, передачу PO и обработку исключений, прежде чем открывать подходящие шаблоны Jodoo.

Лучший шаблон для стартаОптимальная отправная точка: форма приема заявок на закупку

Начните с этого шаблона, если заявки на закупку, данные поставщика, бюджетный контекст и передача задачи команде закупок должны попадать в один структурированный рабочий процесс до начала согласования или работы по PO.

Форма приема заявок на закупкуФиксируйте заявки на закупку с бизнес-обоснованием, данными поставщика, бюджетным контекстом, файлами, примечаниями по рискам, маршрутизацией согласования и передачей команде закупок.

Форма заявки на закупкуСоберите запросы на покупку с деталями пункта, бюджетным контекстом, заметками поставщика, маршрутизацией одобрения, передачей покупателя и последующими действиями PO.

Форма общей заявки на закупкуПодавайте общие заявки на закупку с кодами бюджета, обоснованием потребности и данными для согласования до начала поиска поставщика.

Чек-лист сравнения поставщиковСравните поставщиков с взвешенными критериями, контекстом ценообразования, примечаниями о рисках, доказательствами и рекомендациями по шорт-листу в одном рабочем процессе выбора поставщика.

Форма оценки поставщикаОценивайте поставщиков по баллам критериев, подтверждающим материалам по качеству, заметкам о рисках, комментариям проверяющих, статусу рекомендации и последующим действиям по онбордингу.

Форма онбординга поставщикаСобирайте данные для настройки поставщика, обязательные документы, информацию о налоговой и платежной готовности, примечания по рискам, результаты проверки ответственным, недостающие файлы и статус активации.

Трекер заказов на поставкуОтслеживайте выпущенные заказы на закупку после согласования: подтверждения поставщиков, обещанные даты поставки, просрочку и следующие действия.

Чек-лист соответствия закупокИспользуйте чек-лист соответствия закупок, чтобы фиксировать проверки по политикам, подтверждающие материалы, несоответствия, корректирующие действия, ответственных и последующие действия.

Реестр рисков закупокИспользуйте шаблон реестра рисков закупок, чтобы отслеживать примеры рисков, подтверждающие материалы от поставщика, влияние, вероятность, ответственных за снижение рисков, периодичность проверки, статус и действия.

Форма основных данных поставщикаИспользуйте форму основных данных поставщика, чтобы собирать сведения о поставщике, налоговые документы, банковские подтверждения, статус проверки, согласования и последующие действия.

Форма квалификации поставщикаИспользуйте форму квалификации поставщика, чтобы собирать сведения о компании, файлы, подтверждения комплаенса, статус проверки, решение по согласованию и последующие действия.

Связанные группы шаблонов

Продолжите с рабочими процессами закупок и поставщиков

ПО для электронных закупок Система управления заказами на закупку Шаблоны рабочих процессов для закупок Автоматизация процесса закупок Система заявок на закупку ПО для управления поставщиками Шаблоны согласования финансовых операций Шаблоны управления поставщиками ПО для управления производственными рабочими процессами

Связанный рабочий процесс

Посмотрите, как автоматизация вписывается в процесс от заявки до PO

Пакет рабочих процессов от заявки на закупку до PO

Часто задаваемые вопросы

Вопросы об автоматизации процесса закупок

Что такое автоматизация процесса закупок?

Это использование структурированных записей, правил маршрутизации, напоминаний и дашбордов, чтобы проводить закупочную работу через прием заявок, согласование, проверку поставщика, передачу задачи по PO и последующие действия.

С чего лучше начинать автоматизацию закупок: с шаблона или с полной системы?

Начните с того рабочего процесса, который чаще всего дает сбои. Точечный шаблон поможет проверить логику приема заявки, согласования и передачи задачи до расширения на более широкую систему закупок.

Что не стоит автоматизировать в первую очередь?

Не начинайте с неструктурированных переписок или неполных таблиц. Сначала определите обязательные поля, ответственных и правила обработки исключений, чтобы автоматизация не ускоряла движение некачественных данных.

Следующий шаг

Откройте шаблон рабочего процесса закупок

Просмотрите стартовый шаблон, а затем адаптируйте поля приема заявки, этапы согласования, проверки поставщиков, передачу PO и напоминания под ваш процесс закупок.

Предпросмотр этого шаблона

Платформа

Решения

ИИ-шаблоны

Ресурсы

Тарифы