先建立可信賴的採購記錄
自動化應從團隊可放心依據的記錄開始，例如申請、採購申請單、供應商審查、 PO 交接或合規檢查。
- 記錄申請人、部門、需求日期、品項或服務、金額與業務原因。
- 若非例行採購，請補充供應商、報價、合約、預算與政策背景資訊。
- 讓簽核負責人、採購團隊負責人、退回原因與後續追蹤狀態保持可見。
- 附上檔案、決策歷程與例外說明，供後續審查使用。
指南
採購流程自動化指南
規劃採購流程自動化，覆蓋申請受理、核准、供應商記錄、採購訂單和合規跟進。
當流程在軟體設定前就已清楚定義，採購自動化才會真正發揮效益。您可以用這份指南釐清：哪些採購記錄應觸發審查、簽核人需要哪些佐證資料、何時需要進行供應商或合約檢查，以及如何讓採購單的後續追蹤保持清楚可見。
從這裡開始： 採購進件表單定義好欄位後再自動分派
只有在金額、類別、供應商、預算與風險欄位都能一致記錄時，簽核規則才真正有用。
- 以金額門檻與預算例外條件觸發財務審查。
- 以供應商風險、合規或資格狀態觸發供應商審查。
- 以合約、政策或類別標記觸發法務或採購審查。
- 當記錄尚未準備完成時，使用退回狀態處理。
簽核後也要讓交接狀態清楚可見
採購自動化應清楚呈現採購團隊是否需要比價、建立 PO、追蹤交期，或處理異動。
- 追蹤採購團隊指派、尋源狀態、供應商比較與決標依據。
- 串接 PO 申請、 PO 簽核、 PO 追蹤與預計交付欄位。
- 記錄採購變更原因、調整後金額、對簽核的影響與負責人。
- 提供申請人更新狀態與受阻案件的後續追蹤檢視。
用儀表板掌握例外狀況
最有價值的採購儀表板，應該能看見受阻作業：資料不完整的申請、逾期簽核、缺少供應商佐證、延誤的 PO 與合規例外。
- 依負責人與逾期時間查看待簽核項目。
- 查看因背景資訊不足而被退回的申請。
- 查看阻礙放行的供應商或合規檢查。
- 查看延遲、異動中或等待確認的 PO。
自動化對應圖
自動化前應先定義的採購步驟
用這份對應圖判斷哪些記錄、欄位與分派規則應納入您的採購工作流程。
步驟記錄欄位自動化觸發條件下一位負責人
進件申請人、需求、品項、金額、到期日、附件。申請提交且必填欄位完整。主管或採購
核准預算、門檻、例外、簽核人、決策。金額、類別或政策標記。主管、財務或採購
供應商審查供應商、報價、風險、合規、資格。新增供應商或出現風險／合規標記。供應商負責人
PO 交接採購人員、 PO 狀態、供應商確認、交付日期。已核准的申請可進入下單作業。採購團隊
例外後續追蹤阻塞原因、負責人、到期日、變更原因、結案。逾期、退回、異動或受阻狀態。指派負責人
範本
讓自動化連接採購記錄
在開啟對應的 Jodoo 範本前，先定義進件觸發條件、簽核邏輯、供應商佐證、採購單交接與例外處理方式。
最適合開始使用的範本最佳起點：採購進件表單
如果您的採購申請、供應商資料、預算背景與採購團隊交接，需要先進入同一套結構化工作流程，再展開簽核或採購單作業，就從這裡開始。
採購進件表單透過業務需求、供應商詳細資料、預算背景、檔案、風險備註、簽核分派與採購團隊交接，完整掌握採購進件。
採購申請表在尋源或 PO 工作開始前，記錄採購申請詳情、物料規格、預算背景、核准人和期望到貨日期。
通用採購申請表在啟動尋源前，提交包含預算編碼、業務需求和可供核准詳情的通用採購申請。
供應商比較清單在一個供應商選擇工作流程中，使用加權標準、價格背景、風險說明、佐證材料和入圍建議來比較供應商。
供應商評估表單以評分標準、品質佐證、風險備註、審查者意見、建議狀態與導入後續追蹤來評估供應商。
供應商導入表單蒐集供應商建檔資料、必要文件、稅務與付款準備情況、風險備註、負責人審查、缺漏檔案與啟用狀態。
採購訂單追蹤器在核准透過後，用一個即時追蹤器統一追蹤已發出的採購訂單，包括供應商確認、承諾交付日期、逾期狀態和下一步動作。
採購合規檢查清單使用採購合規檢查清單，記錄政策檢查、佐證資料、不合格項目、矯正措施、負責人與後續追蹤。
採購風險登錄表使用採購風險登錄表範本，追蹤風險範例、供應商佐證資料、影響程度、發生可能性、緩解措施負責人、審查頻率、狀態與處理行動。
供應商主檔資料表單使用供應商主檔資料表單，收集供應商詳細資料、稅務文件、銀行證明、審查狀態、簽核與後續追蹤。
供應商資格審查表單使用供應商資格審查表單，收集公司資料、檔案、合規佐證、審查狀態、核准決策與後續追蹤。常見問題
關於採購流程自動化的常見問題
什麼是採購流程自動化？
採購流程自動化，是利用結構化記錄、分派規則、提醒與儀表板，推動採購作業依序完成申請進件、簽核、供應商審查、 PO 交接與後續追蹤。
採購自動化應該先從範本開始，還是直接導入完整系統？
先從最常出問題的工作流程開始。聚焦的範本能先驗證進件、簽核與交接邏輯，再逐步擴展成更完整的採購系統。
哪些內容不適合一開始就自動化？
不要先自動化模糊的訊息往來或不完整的試算表。應先定義必要欄位、負責人與例外規則，避免自動化只是讓錯誤資料流動得更快。
下一步
開啟採購工作流程範本
先預覽起始範本，再依您的採購流程調整進件欄位、簽核步驟、供應商檢查、 PO 交接與提醒設定。