先建立可信賴的採購記錄
自動化應從團隊可放心依據的記錄開始：例如申請、請購、供應商審查、PO 交接或合規檢查。
- 記錄申請人、部門、需求日期、品項或服務、金額與業務原因。
- 若非例行採購，請補充供應商、報價、合約、預算與政策背景。
- 讓簽核負責人、採購團隊負責人、退回原因與後續追蹤狀態保持清楚可見。
- 附上檔案、決策歷程與例外說明，方便審查。
指南
採購流程自動化指南
規劃採購流程自動化，涵蓋申請進件、簽核、供應商記錄、採購訂單與合規後續追蹤。
採購自動化要發揮效果，前提是先釐清流程，再設定軟體。您可用這份指南定義哪些採購記錄需要觸發審查、簽核人需要哪些佐證、何時必須進行供應商或合約檢查，以及如何讓採購訂單的後續追蹤保持透明可見。
從這裡開始： 採購進件表單欄位定義完成後再自動分派
只有在金額、類別、供應商、預算與風險欄位都一致記錄時，簽核規則才真正有用。
- 以金額門檻與預算例外情況觸發財務審查。
- 以供應商風險、合規或資格狀態觸發供應商審查。
- 以合約、政策或類別標記觸發法務或採購審查。
- 當記錄尚未準備完成時，使用退回狀態處理。
核准後也要讓交接清楚可見
採購自動化應清楚顯示採購團隊是否需要比價、建立 PO、追蹤交期或處理變更。
- 追蹤採購團隊指派、採購進度、供應商比較與決標理由。
- 串接 PO 申請、PO 簽核、PO 追蹤與預計交付欄位。
- 記錄採購變更原因、修正後金額、對簽核的影響與負責人。
- 提供申請人更新資訊與受阻後續追蹤檢視。
用儀表板掌握例外情況
最有價值的採購儀表板會直接呈現受阻作業：資訊不完整的申請、逾期簽核、缺少供應商佐證、延遲的 PO 與合規例外。
- 依負責人與等待時間查看待簽核項目。
- 追蹤因背景資訊不足而被退回的申請。
- 找出阻擋放行的供應商或合規檢查。
- 掌握延遲、變更中或等待確認的 PO。
自動化地圖
自動化前應先定義的採購步驟
用這份對照表決定您的採購工作流程需要哪些記錄、欄位與分派規則。
步驟記錄欄位自動化觸發條件下一位負責人
進件申請人、需求、品項、金額、到期日、檔案。已提交且必填欄位完整的申請。主管或採購團隊
簽核預算、門檻、例外情況、簽核人、決策。依金額、類別或政策標記觸發。主管、財務或採購團隊
供應商審查供應商、報價、風險、合規、資格。新供應商或出現風險／合規標記。供應商負責人
PO 交接採購人員、PO 狀態、供應商確認、交付日期。已核准且可進入下單作業的申請。採購人員
例外後續追蹤阻塞原因、負責人、到期日、變更原因、結案。逾期、退回、變更中或受阻狀態。指派負責人
範本
讓自動化對應採購記錄
先定義進件觸發條件、簽核邏輯、供應商佐證、PO 交接與例外處理，再開啟對應的 Jodoo 範本。
最適合開始使用的範本最佳起點：採購進件表單
當採購申請、供應商資料、預算背景與採購團隊交接，需要先進入同一套結構化工作流程，再展開簽核或 PO 作業時，請從這裡開始。
採購進件表單在正式啟動採購前，先依業務需求、預算背景、供應商線索、附件與採購團隊審查，完成前期採購進件分派。
採購申請表單在尋源或 PO 作業開始前，收集採購申請明細、品項規格、預算脈絡、簽核人與需求日期。
一般採購申請表單在採購尋源開始前，先提交包含預算代碼、業務需求與可供簽核細節的一般採購申請。
採購訂單追蹤器在簽核完成後，於同一個即時追蹤器中追蹤已發出的採購訂單，掌握供應商確認、承諾交期、逾期狀況與下一步行動。
採購合規檢查清單使用採購合規檢查清單，記錄政策檢查、佐證資料、不合格項目、矯正措施、負責人與後續追蹤。
採購風險登錄表使用採購風險登錄表追蹤採購風險、影響程度、發生可能性、應對負責人、審查狀態、佐證資料與後續追蹤。
供應商主檔資料表單使用供應商主檔資料表單，收集供應商詳細資料、稅務文件、銀行證明、審查狀態、簽核與後續追蹤。
供應商資格審查表單使用供應商資格審查表單，收集公司資料、檔案、合規佐證、審查狀態、核准決策與後續追蹤。常見問題
採購流程自動化常見問題
什麼是採購流程自動化？
就是透過結構化記錄、分派規則、提醒與儀表板，推動採購作業依序完成申請進件、簽核、供應商審查、PO 交接與後續追蹤。
採購自動化應該先從範本開始，還是直接導入完整系統？
先從最常出錯的工作流程著手。聚焦的範本能先驗證進件、簽核與交接邏輯，再逐步擴展成更完整的採購系統。
哪些內容不適合一開始就自動化？
避免先自動化模糊的訊息往來或不完整的試算表。請先定義必填欄位、負責人與例外規則，避免自動化只是讓錯誤資料流動得更快。
下一步
開啟採購工作流程範本
先預覽起始範本，再依您的採購流程調整進件欄位、簽核步驟、供應商檢查、PO 交接與提醒設定。