Jadwalkan demoDaftar

Platform

PlatformPembuat aplikasiPembuat formulirAlur kerjaDashboardIntegrasi

Solusi

Pesanan & inventarisPerintah produksiManajemen leanPemeliharaan peralatanWork order purnajualCRMManajemen proyekManajemen tugasKonstruksi

Template AI

Template AI

Sumber daya

Dokumentasi bantuanPanduan mulai cepatMitraKomunitasTemplateBlogTentang kamiKeamanan

Harga

Harga
Jadwalkan demoDaftar
Template AI
Panduan
Panduan Workflow Pengadaan
Panduan Otomatisasi Proses Pengadaan
Panduan

Panduan Otomatisasi Proses Pengadaan

Rencanakan otomatisasi proses pengadaan untuk intake permintaan, persetujuan, record pemasok, purchase order, dan tindak lanjut kepatuhan.

Otomatisasi pengadaan akan efektif jika prosesnya sudah jelas sebelum software dikonfigurasi. Gunakan panduan ini untuk menentukan record pengadaan mana yang harus memicu review, bukti apa yang dibutuhkan approver, kapan pemeriksaan pemasok atau kontrak diperlukan, dan bagaimana tindak lanjut purchase order tetap terlihat.

Tinjau langkah otomatisasiBuka template pengadaan
Formulir Intake PengadaanMulai dari: Formulir Intake Pengadaan
01

Mulai dengan record pengadaan yang andal

Otomatisasi sebaiknya dimulai dari record yang dapat dipercaya tim: permintaan, requisition, review pemasok, handoff PO, atau pemeriksaan kepatuhan.

  • Catat Pengaju, departemen, tanggal kebutuhan, item atau layanan, nominal, dan alasan bisnis.
  • Tambahkan pemasok, penawaran, kontrak, konteks anggaran, dan kebijakan saat pembelian bukan transaksi rutin.
  • Pastikan owner persetujuan, owner tim pembelian, alasan pengembalian, dan status tindak lanjut tetap terlihat.
  • Lampirkan file, riwayat keputusan, dan catatan pengecualian untuk review.
02

Otomatiskan routing setelah field ditentukan

Aturan persetujuan hanya berguna jika field nominal, kategori, pemasok, anggaran, dan risiko dicatat secara konsisten.

  • Gunakan ambang batas dan pengecualian anggaran untuk review keuangan.
  • Gunakan status risiko, kepatuhan, atau kualifikasi pemasok untuk review vendor.
  • Gunakan penanda kontrak, kebijakan, atau kategori untuk review legal atau pengadaan.
  • Gunakan status dikembalikan saat record belum siap.
03

Pastikan handoff tetap terlihat setelah persetujuan

Otomatisasi pengadaan harus menunjukkan apakah tim pembelian perlu membandingkan pemasok, membuat PO, melacak pengiriman, atau menangani perubahan.

  • Lacak penugasan tim pembelian, status sourcing, perbandingan pemasok, dan alasan penetapan pemenang.
  • Hubungkan field permintaan PO, persetujuan PO, pelacak PO, dan perkiraan tanggal pengiriman.
  • Catat alasan perubahan pengadaan, nominal revisi, dampak persetujuan, dan owner.
  • Tampilkan pembaruan untuk Pengaju dan tampilan tindak lanjut yang terhambat.
04

Gunakan dashboard untuk pengecualian

Dashboard pengadaan yang paling bernilai menunjukkan pekerjaan yang terhambat: permintaan yang belum lengkap, persetujuan yang terlambat, bukti pemasok yang belum ada, PO yang tertunda, dan pengecualian kepatuhan.

  • Persetujuan tertunda berdasarkan owner dan usia permintaan.
  • Permintaan yang dikembalikan karena konteks belum lengkap.
  • Pemeriksaan pemasok atau kepatuhan yang menghambat rilis.
  • PO yang tertunda, berubah, atau menunggu konfirmasi.
Peta otomatisasi

Langkah pengadaan yang perlu ditentukan sebelum otomatisasi

Gunakan peta ini untuk menentukan record, field, dan aturan routing yang perlu ada dalam workflow pengadaan Anda.

LangkahField recordPemicu otomatisasiOwner berikutnya
IntakePengaju, kebutuhan, item, nominal, tanggal jatuh tempo, file.Permintaan diajukan dengan field wajib lengkap.Manajer atau tim pengadaan
PersetujuanAnggaran, ambang batas, pengecualian, approver, keputusan.Nominal, kategori, atau penanda kebijakan.Manajer, keuangan, atau tim pengadaan
Review pemasokPemasok, penawaran, risiko, kepatuhan, kualifikasi.Pemasok baru atau penanda risiko/kepatuhan.Owner vendor
Handoff POTim pembelian, status PO, konfirmasi pemasok, tanggal pengiriman.Permintaan yang disetujui siap diproses menjadi pesanan.Tim pembelian
Tindak lanjut pengecualianHambatan, owner, tanggal jatuh tempo, alasan perubahan, penutupan.Status terlambat, dikembalikan, berubah, atau terhambat.Owner yang ditugaskan
Template

Hubungkan otomatisasi ke record pengadaan

Tentukan pemicu intake, logika persetujuan, bukti pemasok, handoff PO, dan penanganan pengecualian sebelum membuka template Jodoo yang sesuai.

Template terbaik untuk memulaiTitik awal terbaik: Formulir Intake Pengadaan

Mulai dari sini saat permintaan pembelian, detail pemasok, konteks anggaran, dan handoff ke tim pembelian perlu masuk ke satu workflow terstruktur sebelum persetujuan atau proses PO dimulai.

Formulir Intake PengadaanFormulir Intake PengadaanAtur perutean intake pengadaan tahap awal dengan kebutuhan bisnis, konteks anggaran, petunjuk pemasok, lampiran, dan review tim pembelian sebelum sourcing dimulai.Formulir Permintaan PembelianFormulir Permintaan PembelianCatat detail permintaan pembelian, spesifikasi item, konteks anggaran, approver, dan tanggal dibutuhkan sebelum sourcing atau pekerjaan PO dimulai.Formulir Permintaan Pembelian UmumFormulir Permintaan Pembelian UmumAjukan permintaan pembelian umum dengan kode anggaran, kebutuhan bisnis, dan detail siap persetujuan sebelum proses sourcing dimulai.Pelacak Purchase OrderPelacak Purchase OrderLacak purchase order (PO) yang sudah diterbitkan setelah persetujuan dengan konfirmasi pemasok, tanggal pengiriman yang dijanjikan, status aging, dan tindakan berikutnya dalam satu pelacak.Checklist Kepatuhan PengadaanChecklist Kepatuhan PengadaanGunakan checklist kepatuhan pengadaan untuk mencatat pemeriksaan kebijakan, bukti, item yang gagal, tindakan korektif, owner, dan tindak lanjut.Register Risiko PengadaanRegister Risiko PengadaanGunakan register risiko pengadaan untuk melacak risiko sourcing, dampak, kemungkinan, owner mitigasi, status review, bukti, dan tindak lanjut.Formulir Data Master VendorFormulir Data Master VendorGunakan formulir data master vendor untuk mengumpulkan detail vendor, file pajak, bukti perbankan, status review, persetujuan, dan tindak lanjut.Formulir Kualifikasi PemasokFormulir Kualifikasi PemasokGunakan formulir kualifikasi pemasok untuk mencatat detail perusahaan, file, bukti kepatuhan, status review, keputusan persetujuan, dan tindak lanjut.
FAQ

Pertanyaan tentang otomatisasi proses pengadaan

Apa itu otomatisasi proses pengadaan?

Ini adalah penggunaan record terstruktur, aturan routing, pengingat, dan dashboard untuk memindahkan pekerjaan pembelian melalui intake permintaan, persetujuan, review pemasok, handoff PO, dan tindak lanjut.

Apakah otomatisasi pengadaan sebaiknya dimulai dari template atau sistem penuh?

Mulailah dari workflow yang paling sering bermasalah. Template yang terfokus dapat membuktikan logika intake, persetujuan, dan handoff sebelum sistem pengadaan yang lebih luas dikembangkan.

Apa yang sebaiknya tidak diotomatisasikan terlebih dahulu?

Hindari mengotomatiskan thread pesan yang masih samar atau spreadsheet yang belum lengkap. Tentukan dulu field wajib, owner, dan aturan pengecualian agar otomatisasi tidak mempercepat perpindahan data yang buruk.

Langkah berikutnya

Buka template workflow pengadaan

Pratinjau template awal, lalu sesuaikan field intake, langkah persetujuan, pemeriksaan pemasok, handoff PO, dan pengingat untuk proses pengadaan Anda.

Pratinjau template ini