Daftar

Platform

PlatformPembuat aplikasiPembuat formulirAlur kerjaDasborIntegrasi

Solusi

Pesanan & inventarisPerintah produksiManajemen leanPemeliharaan peralatanWork order purnajualCRMManajemen proyekManajemen tugasKonstruksi

Template AI

Template AI

Sumber daya

Dokumentasi bantuanPanduan mulai cepatMitraKomunitasTemplatBlogTentang kamiKeamanan

Harga

Harga
Daftar
Template AI
Panduan
Panduan Workflow Pengadaan
Panduan Otomatisasi Proses Pengadaan
Panduan

Panduan Otomatisasi Proses Pengadaan

Rencanakan otomatisasi proses pengadaan di seluruh intake permintaan, persetujuan, record pemasok, purchase order, dan tindak lanjut kepatuhan.

Otomatisasi pengadaan akan efektif ketika prosesnya sudah jelas sebelum software dikonfigurasi. Gunakan panduan ini untuk menentukan record pengadaan mana yang harus memicu review, bukti apa yang dibutuhkan approver, kapan pemeriksaan pemasok atau kontrak diperlukan, dan bagaimana tindak lanjut purchase order tetap terlihat.

Tinjau langkah otomatisasiBuka template pengadaan
Formulir Intake PengadaanMulai dari: Formulir Intake Pengadaan
01

Mulai dengan record pengadaan yang andal

Otomatisasi sebaiknya dimulai dari record yang bisa dipercaya tim: permintaan, requisition, review pemasok, handoff PO, atau pemeriksaan kepatuhan.

  • Catat pengaju, departemen, tanggal dibutuhkan, item atau layanan, jumlah, dan alasan bisnis.
  • Tambahkan pemasok, penawaran, kontrak, anggaran, dan konteks kebijakan saat pembelian tidak bersifat rutin.
  • Pastikan approval owner, owner tim pembelian, alasan pengembalian, dan status tindak lanjut tetap terlihat.
  • Lampirkan file, riwayat keputusan, dan catatan pengecualian untuk review.
02

Atur routing otomatis setelah field ditetapkan

Aturan persetujuan hanya berguna jika field jumlah, kategori, pemasok, anggaran, dan risiko dicatat secara konsisten.

  • Gunakan ambang batas dan pengecualian anggaran untuk review keuangan.
  • Gunakan status risiko, kepatuhan, atau kualifikasi pemasok untuk review vendor.
  • Gunakan penanda kontrak, kebijakan, atau kategori untuk review legal atau pengadaan.
  • Gunakan status dikembalikan saat record belum siap.
03

Pastikan handoff tetap terlihat setelah persetujuan

Otomatisasi pengadaan harus menunjukkan apakah tim pembelian perlu membandingkan pemasok, membuat PO, melacak pengiriman, atau menangani perubahan.

  • Lacak penugasan tim pembelian, status sourcing, perbandingan pemasok, dan alasan penetapan pemenang.
  • Hubungkan field permintaan PO, persetujuan PO, pelacak PO, dan perkiraan tanggal pengiriman.
  • Catat alasan perubahan pengadaan, jumlah revisi, dampak persetujuan, dan owner.
  • Tampilkan update untuk pengaju dan tampilan tindak lanjut yang terhambat.
04

Gunakan dashboard untuk pengecualian

Dashboard pengadaan yang paling bernilai menunjukkan pekerjaan yang terhambat: permintaan tidak lengkap, persetujuan terlambat, bukti pemasok yang belum ada, PO tertunda, dan pengecualian kepatuhan.

  • Persetujuan tertunda berdasarkan owner dan usia.
  • Permintaan yang dikembalikan karena konteks belum lengkap.
  • Pemeriksaan pemasok atau kepatuhan yang menghambat proses rilis.
  • PO yang tertunda, berubah, atau menunggu konfirmasi.
Peta otomatisasi

Tahapan pengadaan yang perlu ditetapkan sebelum otomatisasi

Gunakan peta ini untuk menentukan record, field, dan aturan routing mana yang harus ada dalam workflow pengadaan Anda.

LangkahField recordPemicu otomatisasiOwner berikutnya
IntakePengaju, kebutuhan, item, jumlah, tanggal jatuh tempo, file.Permintaan diajukan dengan field wajib terisi.Manajer atau tim pengadaan
PersetujuanAnggaran, ambang batas, pengecualian, approver, keputusan.Jumlah, kategori, atau penanda kebijakan.Manajer, keuangan, atau tim pengadaan
Review pemasokPemasok, penawaran, risiko, kepatuhan, kualifikasi.Pemasok baru atau penanda risiko/kepatuhan.Owner vendor
Handoff POTim pembelian, status PO, konfirmasi pemasok, tanggal pengiriman.Permintaan yang disetujui siap diproses menjadi pesanan.Tim pembelian
Tindak lanjut pengecualianPenghambat, owner, tanggal jatuh tempo, alasan perubahan, penutupan.Status terlambat, dikembalikan, diubah, atau terhambat.Owner yang ditugaskan
Templat

Hubungkan otomatisasi ke record pengadaan

Tentukan pemicu intake, logika persetujuan, bukti pemasok, handoff PO, dan penanganan pengecualian sebelum membuka template Jodoo yang sesuai.

Template terbaik untuk memulaiTitik awal terbaik: Formulir Intake Pengadaan

Mulai di sini saat permintaan pembelian, detail pemasok, konteks anggaran, dan handoff ke tim pembelian perlu masuk ke satu workflow terstruktur sebelum persetujuan atau proses PO dimulai.

Formulir Intake PengadaanFormulir Intake PengadaanTangkap intake pengadaan dengan kebutuhan bisnis, detail pemasok, konteks anggaran, file, catatan risiko, routing persetujuan, dan handoff ke tim pembelian.Formulir Permintaan PembelianFormulir Permintaan PembelianMengumpulkan permintaan pembelian dengan rincian item, konteks anggaran, catatan pemasok, routing persetujuan, handoff pembeli, dan PO mengikuti.Formulir Permintaan Pembelian UmumFormulir Permintaan Pembelian UmumAjukan permintaan pembelian umum dengan kode anggaran, kebutuhan bisnis, dan detail siap persetujuan sebelum proses sourcing dimulai.Checklist Perbandingan VendorChecklist Perbandingan VendorPuaskan vendor dengan kriteria yang tertimbang, nilai konteks, catatan risiko, bukti, dan rekomendasi shortlist dalam satu aliran kerja pilihan pemasok.Formulir Evaluasi PemasokFormulir Evaluasi PemasokEvaluasi pemasok dengan skor kriteria, bukti kualitas, catatan risiko, komentar reviewer, status rekomendasi, dan tindak lanjut onboarding.Formulir Onboarding VendorFormulir Onboarding VendorKumpulkan detail setup vendor, dokumen yang diperlukan, kesiapan pajak dan pembayaran, catatan risiko, review owner, file yang belum lengkap, dan status aktivasi.Pelacak Purchase OrderPelacak Purchase OrderLacak purchase order (PO) yang sudah diterbitkan setelah persetujuan dengan konfirmasi pemasok, tanggal pengiriman yang dijanjikan, status aging, dan tindakan berikutnya.Checklist Kepatuhan PengadaanChecklist Kepatuhan PengadaanGunakan checklist kepatuhan pengadaan untuk mencatat pemeriksaan kebijakan, bukti, item yang gagal, tindakan korektif, owner, dan tindak lanjut.Register Risiko PengadaanRegister Risiko PengadaanGunakan template register risiko pengadaan untuk melacak contoh risiko, bukti pemasok, dampak, kemungkinan, owner mitigasi, jadwal review, status, dan tindakan.Formulir Data Master VendorFormulir Data Master VendorGunakan formulir data master vendor untuk mengumpulkan detail vendor, file pajak, bukti perbankan, status review, persetujuan, dan tindak lanjut.Formulir Kualifikasi PemasokFormulir Kualifikasi PemasokGunakan formulir kualifikasi pemasok untuk mencatat detail perusahaan, file, bukti kepatuhan, status review, keputusan persetujuan, dan tindak lanjut.
Pertanyaan Umum

Pertanyaan tentang otomatisasi proses pengadaan

Apa itu otomatisasi proses pengadaan?

Ini adalah penggunaan record terstruktur, aturan routing, pengingat, dan dashboard untuk menggerakkan pekerjaan pembelian melalui intake permintaan, persetujuan, review pemasok, handoff PO, dan tindak lanjut.

Apakah otomatisasi pengadaan sebaiknya dimulai dari template atau sistem lengkap?

Mulailah dari workflow yang paling sering bermasalah. Template yang terfokus dapat membuktikan logika intake, persetujuan, dan handoff sebelum sistem pengadaan yang lebih luas diperluas.

Apa yang sebaiknya tidak diotomatisasi terlebih dahulu?

Hindari mengotomatiskan thread pesan yang tidak jelas atau spreadsheet yang tidak lengkap. Tentukan dulu field wajib, owner, dan aturan pengecualian agar otomatisasi tidak hanya mempercepat data yang buruk.

Langkah berikutnya

Buka template workflow pengadaan

Pratinjau template awal, lalu sesuaikan field intake, langkah persetujuan, pemeriksaan pemasok, handoff PO, dan pengingat untuk proses pengadaan Anda.

Pratinjau template ini